Quando uma empresa adquire produtos e serviços a prazo de um fornecedor ou credor que devem ser pagos rapidamente, o item contábil é conhecido como Contas a Pagar (AP). Em um balanço, é listado como passivo circulante. Um departamento AP em uma empresa é responsável por fazer os pagamentos devidos pela empresa a fornecedores e outros credores. Neste artigo, você aprenderá tudo sobre contas a pagar, incluindo seus exemplos, seus processos, o que são em um balanço e uma boa comparação entre AP e recebíveis. Vamos começar.
O que são contas a pagar (AP)?
Contas a pagar (AP) é uma dívida de curto prazo e um passivo de balanço no qual uma empresa deve dinheiro a seus vendedores/fornecedores que deram à empresa bens ou serviços a crédito. O AP também é conhecido como o departamento encarregado de lidar com faturas ou contas de fornecedores e registrar dívidas de curto prazo no livro razão geral (GL). Antes de efetuar o pagamento a seus fornecedores, o departamento de contas a pagar verificava as faturas em relação aos pedidos (de compra) e assegurava que os produtos ou serviços fossem recebidos.
O que faz o Contas a Pagar?
A função do departamento de AP é oferecer suporte financeiro, administrativo e administrativo à organização: essa equipe é responsável por supervisionar todo o processo de contas a pagar. Esta é uma função vital no departamento de contabilidade da empresa e envolve a codificação, aprovação, pagamento e reconciliação de faturas de fornecedores.
A responsabilidade de cada membro da equipe de contas a pagar contribui para a melhoria do processo de pagamento e garante que os pagamentos sejam feitos apenas em contas e faturas legítimas e precisas. Uma equipe de contas a pagar qualificada e bem gerenciada pode economizar para sua empresa uma quantidade significativa de tempo e dinheiro no processo de AP.
Com recursos de automação, as equipes de AP podem selecionar rapidamente quando pagar as faturas (para evitar taxas atrasadas ou aproveitar a economia de pagamento antecipado) e como pagá-las (por meio de cheque em papel, ACH ou cartões virtuais nos quais você ganha descontos em dinheiro) . Como resultado, as organizações obtêm maior controle sobre suas saídas de caixa e podem até mudar o AP de um centro de custo para um centro de lucro.
O que é o processo de contas a pagar?
Antes de efetuar o pagamento de um fornecedor, o departamento de contas a pagar completará uma série de procedimentos. Devido à magnitude e volume das transações em um determinado momento, diretrizes devem ser estabelecidas.
O procedimento envolve as seguintes etapas:
#1. Recebendo a fatura
Se os produtos foram comprados, a fatura auxilia na determinação da quantidade recebida. Durante esse período, a autenticidade da nota também pode ser determinada.
#2. Revise os detalhes da fatura
Verifique se a fatura inclui o nome do fornecedor, autorização, data e especificações que foram verificadas e correspondem ao pedido de compra.
#3. Atualização de registros assim que a conta é recebida
As contas no razão devem ser atualizadas dependendo das contas recebidas, e uma entrada de despesas é frequentemente necessária. Com a hierarquia de aprovação atrelada ao valor da fatura, pode ser necessária a aprovação gerencial nesta etapa.
#4. Fazendo o pagamento pontual
Todos os pagamentos de contas devem ser executados antes ou na data de vencimento acordada entre um fornecedor e uma empresa compradora. A documentação necessária deve ser preparada e verificada. As informações registradas no cheque, as informações da conta bancária do fornecedor, os comprovantes de pagamento, a fatura original e o pedido de compra devem ser revisados. Uma aprovação gerencial também pode ser necessária neste momento.
Os controles internos devem ser incluídos no processo de contas a pagar para garantir a segurança do caixa e dos ativos da empresa.
- Evite pagar uma fatura fraudulenta
- Evite pagar uma fatura incorreta
- Evite pagar uma fatura de fornecedor duas vezes
- Certifique-se de que todas as faturas do fornecedor sejam contabilizadas
Exemplos de contas a pagar
AP inclui faturamento business-to-business. Sua empresa deve pagar a outra empresa pelos itens ou serviços que oferece. Estes são vários exemplos envolvendo contas a pagar, entre eles:
#1. Serviço de Limpeza
Os serviços de limpeza são um dos exemplos de contas a pagar. O AP pode ser visto quando a Empresa A emprega a Empresa B para atender às suas necessidades de limpeza. Nesse caso, a Empresa A deve pagar à Empresa B regularmente em troca de serviços de limpeza pontuais e confiáveis.
#2. uniformes de funcionários
Esse é um dos exemplos de contas a pagar é quando uma empresa contrata outra empresa para fazer o uniforme de seus funcionários. Este é um exemplo de despesa recorrente ou contínua da empresa. Novos pedidos serão necessários devido à rotatividade de pessoal e uniformes perdidos ou danificados. Quando a Empresa B recebe um novo pedido, ela fatura a Empresa A e o departamento de contas a receber da Empresa A cuida do pagamento.
#3. Material de escritório
Para garantir que nunca fiquem sem suprimentos essenciais, muitas empresas compram em grandes quantidades e configuram compras recorrentes com base na frequência de uso. Para garantir uma produtividade efetiva, esses empresários frequentemente têm pagamentos pendentes a seus fornecedores de material de escritório.
#4. Saneamento
Muitas empresas contratam outras empresas para transportar seu lixo e materiais recicláveis. Estes serviços são geralmente prestados semanalmente. Este também é um dos bons exemplos de contas a pagar.
O que são contas a pagar e a receber?
Contas a receber (AR) e contas a pagar (AP) são fundamentalmente diametralmente opostas. As contas a pagar são os fundos devidos aos fornecedores, enquanto as contas a receber são os fundos devidos à empresa, geralmente pelos consumidores. Quando uma empresa realiza uma operação de crédito com outra, uma registrará uma entrada no AP em seus livros, enquanto a outra registrará uma entrada em contas a receber.
Contas a receber x contas a pagar: qual a diferença?
- Classificação
- Subsídios compensados
- Auditorias de planta
Os métodos contábeis para contas a receber e contas a pagar são muito semelhantes. O contraste essencial é que as contas a receber referem-se ao dinheiro que se espera que entre na organização, enquanto as contas a pagar se referem ao dinheiro que logo sairá da empresa. As distinções adicionais entre contas a receber e contas a pagar são as seguintes:
#1. Classificação
AP é uma conta de ativo corrente que relata o dinheiro que deve entrar na organização em breve. As contas a receber são um tipo de conta de passivo circulante que descreve o dinheiro que está prestes a sair da empresa.
#2. Subsídios compensados
As contas a receber, mas não o AP, podem ter um valor corrente conhecido como provisão de compensação. As provisões de compensação são projetadas para contabilizar a possibilidade de que algumas quantias de contas a receber nunca sejam pagas. Os contadores se referem a eles como “contas duvidosas”. Um subsídio de compensação é a quantia de dinheiro que a empresa pode perder se contas questionáveis não pagarem suas faturas. A corporação incorrerá em uma perda, o que terá um impacto em sua linha de fundo total.
Contadores e guarda-livros não podem construir provisões de compensação para AP. Se a corporação criar uma provisão para compensação de dívidas que ela (a empresa) tem, isso implica que a empresa não pretende pagar suas contas. Esse comportamento viola vários princípios contábeis amplamente aceitos (GAAP) que regem as finanças empresariais.
#3. auditorias
Os auditores examinam as contas a pagar e a receber para garantir transparência e honestidade, mas procuram coisas diferentes em cada razão.
- Ao auditar as contas a receber, eles garantem que cada item contábil corresponda às faturas do mundo real. Eles também procuram contas questionáveis e contas que provavelmente não serão pagas. Eles verificam se os contadores de uma empresa estão inflando o valor líquido da empresa, relatando receitas futuras que nunca serão realizadas. Se os clientes de uma empresa parecem não querer pagar suas faturas, seu valor deve ser transferido de contas a receber para despesas correntes. Os auditores também certificam que todos os AP estão corretamente listados pela empresa.
- Os auditores buscam o contrário ao auditar o AP - as empresas podem exagerar seu patrimônio líquido excluindo contas do AP. Isso efetivamente oculta obrigações conhecidas dos acionistas, credores e potenciais investidores da empresa.
Por que automatizar contas a pagar?
Toda empresa recebe contas e paga fornecedores. No entanto, o processamento manual dessas faturas e o pagamento dos pagamentos leva muito tempo e é muito caro. O custo típico do processamento manual de uma fatura é de US$ 12 a US$ 15, com um adicional de US$ 5 para pagamento em cheque impresso. O AP manual também pode sobrecarregar a visibilidade e os recursos operacionais, além de estressar a equipe de contabilidade.
As organizações podem reestruturar seus departamentos de AP usando a automação de AP para aliviar as ineficiências associadas aos procedimentos manuais e diminuir os custos físicos e indiretos em até 80%. A automação AP automatiza seu processo de contas a pagar, desde a cobrança da fatura até a execução do pagamento, e mantém seus dados atualizados e prontos para uso.
A automação AP automatiza seu processo de contas a pagar, desde a cobrança da fatura até a execução do pagamento, e mantém seus dados atualizados e prontos para uso. Seu processo de contas a pagar torna-se mais rápido, fácil e seguro com soluções de automação AP como MineralTree, economizando dois recursos críticos para sua empresa: dinheiro e tempo.
A habilidade que você precisa avaliar ao entrevistar o AP
Embora o AP seja principalmente um trabalho numérico, ele também requer fortes habilidades de comunicação. Os melhores funcionários de AP são hábeis em lidar com dados e uma variedade de interações humanas, dentro e fora de sua empresa. Eles trabalham não apenas com os principais aprovadores em vários departamentos, mas também com outras pessoas que contribuem com informações críticas para o processo e gerenciam relacionamentos críticos com fornecedores.
Contratar a pessoa certa com habilidades de comunicação e conhecimento contábil, bem como treiná-la para operar de forma eficaz dentro de sua organização, pode levar uma quantidade substancial de tempo longe de sua já sobrecarregada equipe de AP.
Contas a Pagar vs. Contas a Pagar
Embora os termos “contas a pagar” e “fornecedores” sejam às vezes usados de forma intercambiável, eles se referem a situações semelhantes, mas ligeiramente diferentes. As contas a pagar são os fundos devidos por uma empresa a seus fornecedores de mercadorias relacionadas ao estoque, como suprimentos ou materiais comerciais. AP engloba todos os passivos de curto prazo da empresa.
Se um restaurante deve dinheiro a uma empresa de alimentos ou bebidas, por exemplo, essas coisas fazem parte do estoque e, portanto, parte das contas a pagar. AP inclui responsabilidades com outras empresas, como a empresa que limpa os uniformes dos funcionários do restaurante. Cada uma dessas categorias faz parte da categoria AP mais ampla e muitas empresas as agrupam.
Quais são os dois tipos de contas a pagar?
AP são contas que tratam de dívidas contraídas, mas ainda não pagas. Salários e custos são as duas categorias de AP de negócios. O AP geralmente está na forma de faturas de fornecedores, embora também possam incluir contas, faturas e cheques.
Quais são as 4 Funções do Contas a Pagar?
- Gerenciar e priorizar contas a pagar.
- As faturas devem ser codificadas.
- Corrija quaisquer erros.
- Examine as declarações do fornecedor.
O que é o processo de contas a pagar na entrevista?
Antes de concluir um pagamento, é necessário conferir a fatura, comparar o pedido de compra e receber um relatório para autenticar os detalhes da transação.
Como me preparo para uma entrevista de contas a pagar?
Aqui estão algumas estratégias para manter a calma durante sua entrevista AP:
- Mantenha a calma.
- Solicitar esclarecimentos.
- Não seja um preguiçoso.
- Faça algum sentido disso.
- Não tenha pressa.
- Pergunte.
Quem Gerencia Contas a Pagar?
Com base nos controles internos de uma empresa, um departamento AP pode lidar com pedidos de compra pré-aprovados ou AP pode verificar as compras depois de feitas. O departamento de contas a receber também prepara relatórios de análise de vencimento no final do mês, que informam à administração quanto a empresa deve.
O que são habilidades essenciais para contas a pagar?
Algumas das habilidades importantes exigidas para uma posição AP incluem: Boas habilidades de entrada de dados são necessárias para relatórios de despesas. Proficiência em Microsoft Excel. Os princípios contábeis e os processos de AP devem ser compreendidos.
Como as contas a pagar são registradas em um balanço?
As contas a pagar estão incluídas no balanço patrimonial de uma empresa e, como é um passivo, o dinheiro devido aos credores é listado no “passivo circulante”. Os passivos circulantes geralmente são passivos de curto prazo com vencimento inferior a 90 dias.
Contas a Pagar é um Passivo ou uma Despesa?
AP são passivos porque representam dinheiro devido a um ou mais credores. As contas a pagar aparecem no balanço de uma empresa, mas as despesas aparecem em sua demonstração de resultados.
Onde encontro as contas a pagar de uma empresa?
As contas a pagar aparecem no balanço patrimonial de uma empresa e são classificadas como passivo circulante porque representam dinheiro devido a terceiros.
Conclusão
AP são os passivos incorridos por uma empresa durante suas operações que ainda vencem e devem ser pagos em um futuro próximo. Como resultado, a conta a pagar é classificada como uma obrigação circulante no balanço. Contas de fornecedores, custos legais, pagamentos de fornecedores e assim por diante são exemplos de itens típicos de contas a pagar.
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Referências
