A maioria das pequenas e médias empresas usa o software de contabilidade QuickBook para simplificar seus registros financeiros. QuickBook, o software de contabilidade padrão do setor, ajuda contadores e empresas a acompanhar as contas a receber e a pagar, avaliar a lucratividade e planejar a temporada de impostos. Além disso, o software de contabilidade QuickBook ajuda você a organizar seus gastos no dia de trabalho e gerenciar o rastreamento de faturas em movimento.
Para reforçar ainda mais o assunto, este post fará uma revisão do software QuickBook que ajudará os contadores a gerar faturas e equilibrar contas. Além disso, sobre como usar o software de contabilidade QuickBook
Contadores QuickBook
O QuickBook é o melhor software de contabilidade geral para pequenas empresas e contadores, de acordo com as avaliações. O software é baseado em nuvem e pode ser acessado por um navegador da web ou aplicativo móvel.
Não apenas a grande maioria dos contadores utiliza o QuickBook Online, mas também há uma abundância de materiais de treinamento online e fóruns onde você pode obter ajuda quando precisar.
Além disso, todos os elementos contábeis são facilmente acessíveis a partir de uma única interface primária, tornando a contabilidade mais fluida e eficiente. Como resultado, ele fornece um software de contabilidade local que lida com suas contas comerciais e uma versão baseada em nuvem que aceita pagamentos e gerencia as operações de folha de pagamento.
Alguns pacotes existentes do QuickBook Online que são os melhores para você
O QuickBooks Online está disponível em quatro pacotes distintos, cada um com um conjunto diferente de funcionalidades com base nas necessidades de sua empresa. O pacote que sua empresa precisa é determinado pelo número de usuários necessários, o número de faturas e pagamentos processados mensalmente e o tipo de relatórios necessários.
No entanto, todos os pacotes controlam receitas e despesas, recolhem e organizam recibos, maximizam as deduções fiscais, faturam e aceitam pagamentos.
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#1. Início simples
O QuickBooks Online Simple Start, como o nome indica, é ideal para pequenas empresas que estão começando. O Simple Start é o pacote online mais básico de QuickBooks acessível, exceto para a edição Autônomo (para Freelancers). O software será capaz de lidar com as funções básicas de contabilidade que os usuários esperam da marca.
#2. Essenciais
O QuickBooks Online Essentials permite rastrear o status da fatura, registrar pagamentos e configurar pagamentos regulares diretamente do aplicativo. Você também pode pagar vários fornecedores e faturas de uma só vez, além de criar cheques de qualquer lugar e imprimi-los quando estiver pronto.
Essentials Package, com seus recursos de faturamento automatizado, auxilia no gerenciamento de uma pequena empresa em desenvolvimento. Ele possui todos os recursos do Simple Start, além da capacidade de organizar e pagar contas, controlar o tempo e conceder acesso a até três pessoas.
#3. Mais
O QuickBooks Online Plus contém todos os recursos disponíveis no Essentials, bem como a capacidade de gerenciar inventário e acompanhar a lucratividade do projeto. Consequentemente, o pacote é ideal para organizações baseadas em projetos, como empreiteiros, bem como empresas que lutam com gerenciamento de estoque. O QuickBooks Online Plus suporta até 5 usuários.
Além disso, o Plus gerencia custos de mão de obra, despesas por meio de custeio de trabalhos, permitindo avaliar a lucratividade do projeto por meio de painéis e relatórios claros. Até mesmo, os recursos de estoque permitem que você monitore os níveis de produtos, os custos dos itens e receba avisos quando o estoque estiver acabando, para que você possa pedir mais.
#4. Avançado
Advanced é o mais capaz dos pacotes do QuickBook Online, com a maior personalização e recursos de qualquer plano acessível. O software de contabilidade continuará a permitir que você gerencie contas, acompanhe o tempo e os custos do projeto, fature clientes, gerencie contratos e pague funcionários. No entanto, é um QuickBooks maior e melhor para negócios em expansão, com mais recursos, usuários e suporte do que as edições anteriores do software QuickBook.
Esta versão robusta do QuickBooks Online foi projetada para competir com o QuickBooks Enterprise – a versão local mais avançada que o QuickBooks oferece. Isso ocorre devido à capacidade única de acessar até 25 usuários com configurações de autorização de usuário.
Como funciona o software QuickBook Online
Após a avaliação gratuita de 30 dias, os planos de associação são os seguintes: Simple Start por US$ 25 por mês, Essentials por US$ 40 por mês, mais US$ 70 por mês e Advanced por US$ 150 por mês. Normalmente, um desconto substancial é concedido nos primeiros meses, e alguns contadores podem até oferecer preços de atacado para pequenas empresas.
A assinatura mensal deste software pode ser atualizada à medida que sua empresa se expande. Além disso, existem inúmeras opções de personalização com o aplicativo móvel, que pode servir para pagamentos, relatórios de verificações, gravar uma imagem de um recibo e rastrear milhas comerciais. O QuickBook Payroll conecta-se totalmente ao QuickBook Online para empresas que buscam uma solução de folha de pagamento.
Cada plano inclui recursos mais complexos, como gerenciamento de estoque, rastreamento de tempo, mais usuários e orçamento. Por exemplo, o Simple Start atenderá às demandas da maioria das pequenas empresas baseadas em serviços. Essentials ou Plus fornecerá inventário adicional e possibilidades de personalização para pequenas empresas que vendem produtos. Uma assinatura avançada é uma nova opção que fornece relatórios financeiros abrangentes fornecidos pela Fathom. Fathom é uma ferramenta de análise de relatórios financeiros on-line de ponta que é utilizada por muitas corporações importantes em todo o mundo.
Todas as opções oferecem suporte à interação com aplicativos de terceiros, como Stripe e PayPal. A loja de aplicativos QuickBooks categoriza todos os seus aplicativos por função e fornece exemplos úteis dos benefícios de cada produto.
Benefícios de contabilidade do QuickBook
Este software de contabilidade QuickBook é geralmente preferido por pequenas e médias empresas porque inclui a maioria dos recursos exigidos por pequenas e médias empresas.
#1. Painel
A rudimentar painel fornece um instantâneo da situação financeira da sua empresa. Por exemplo, gráficos para faturas, despesas, contas bancárias, lucros e perdas e vendas. À esquerda há um menu que permite percorrer os recursos mais usados. Além disso, no canto superior direito da tela, há um botão de adição e o botão de engrenagem que permite acessar atalhos e recursos mais complexos.
Além disso, há transações de pesquisa e um botão de ajuda, bem como um botão de bate-papo AI que permite nas configurações. Por fim, a opção de “ver todas as atividades” na parte inferior do painel levará você a um registro de auditoria completo e ao histórico de atividades recentes.
#2. Faturamento
O QuickBook inclui seis designs de faturas, bem como inúmeras automação de faturamento (você também pode importar um modelo de fatura existente via Microsoft Word). Esse recurso permite alterar o logotipo, fonte, esquema de cores, cabeçalho, rodapé, número de colunas e outros elementos. Além disso, você pode enviar lembretes de fatura do QuickBook aos clientes e definir faturas recorrentes se tiver a assinatura Essentials, Plus ou Advanced.
O recurso de fatura do QuickBook faz sua empresa parecer boa criando recibos de vendas profissionais e estima que sua empresa melhora como marca e reflete a empresa na categoria de marca.
Como resultado, o QuickBook oferece uma fatura on-line para pagamentos com um clique para que os consumidores possam pagar facilmente com cartão de débito, cartão de crédito ou transferência bancária. Como uma adição recente, o faturamento multilíngue permite enviar faturas em seis idiomas diferentes: inglês, espanhol, português, italiano, chinês e francês.
#3. Gerenciamento de contatos
As contas do QuickBook Online incluem um sistema abrangente de gerenciamento de contatos. Você pode salvar uma tonelada de informações sobre seus clientes, por exemplo, sua forma de pagamento, saldo inicial e códigos fiscais padrão.
Além disso, cada contato pode ter arquivos importantes, como contratos anexados a eles, o que permite enviar e-mails em massa. Ainda mais, você pode modificar o nome de seus clientes como um desenvolvimento recente. Para ilustrar, clientes, clientes, doadores, convidados, membros, pacientes ou inquilinos.
#4. Acompanhamento de despesas
O rastreamento de despesas permite inserir despesas individuais, importar manualmente extratos bancários ou ativar feeds bancários ao vivo. Além disso, você pode classificar seus gastos, configurar regras bancárias específicas e anexar recibos a elas. O QuickBooks fará a correspondência das transações automaticamente (mas você ainda precisará aprovar as correspondências manualmente)
O QuickBook Online, ao contrário da maioria dos sistemas de contabilidade, não usa o Yodlee para feeds bancários ao vivo. Ele recebe pontos de bônus por usar seu conector de banco, onde Yodlee é conhecido por violar os termos de alguns bancos.
#5. Importação e exportação
Quando comparado com a maioria dos outros aplicativos, o recurso de importação do QuickBooks é refrescante e simples de usar. Clientes, fornecedores, planos de contas, produtos e serviços podem ser importados, mas a exportação é mais restrita. Além disso, os relatórios podem ser exportados para o Excel, enquanto todos os outros dados devem ser exportados usando o Internet Explorer.
#6. Fluxos de trabalho
O recurso Rotinas Beta no QuickBooks foi renomeado para Fluxos de trabalho. Os fluxos de trabalho permitem automatizar processos como enviar lembretes para sua equipe ou emitir faturamento automatizado. Esta funcionalidade está disponível apenas para clientes do plano Advanced.
# 7. Orçamentação
Ao contrário da versão para desktop, que permite apenas um ano de orçamento, a contabilidade do QuickBook Online permite vários orçamentos. Ou seja, os orçamentos podem ser criados mensalmente, trimestralmente ou anualmente. Você também pode criar um orçamento usando dados de um ano fiscal anterior e executar vários relatórios de orçamento. Esse recurso, no entanto, só é acessível nas assinaturas Plus e Advanced.
#8. Plano de contas
O QuickBook de contabilidade vem com um plano de contas padrão que você pode alterar para atender às suas necessidades. Em vez de ter um cronograma de depreciação integrado para ativos, você pode rastreá-los manualmente usando o recurso de plano de contas.
#9. Reconciliação bancária:
Esse recurso de contabilidade do QuickBook permite simplesmente reconciliar contas bancárias e gerar um relatório de reconciliação.
#10. Gerenciamento de dinheiro
O QuickBook possui recursos específicos para auxiliar os contadores na gestão das finanças de uma empresa. Eles podem inserir as datas de vencimento e os detalhes de pagamento de todas as contas recorrentes em uma seção do programa. Os contadores também podem gerar faturas ou imprimir cheques imediatamente do QuickBook quando as contas vencerem.
Além disso, cada transação é documentada para acesso conveniente durante futuras auditorias.
Os usuários do QuickBook também podem conectar suas contas bancárias ao programa. Esta função QuickBook não só oferece aos contadores a facilidade de visualizar todos os registros financeiros em uma única tela, mas também elimina a necessidade de extratos bancários impressos.
#11. Acompanhamento do Tempo do Funcionário
A função de Rastreamento de Tempo de Funcionário por Cliente do QuickBooks Online permite que você conceda acesso de registro de horas a um número infinito de funcionários, permitindo que eles registrem seu tempo de forma independente no sistema. Além disso, isso permite que você rastreie rapidamente o tempo para que você possa cobrar e pagar sua equipe adequadamente.
Seus funcionários ou contratados simplesmente preencherão suas planilhas de horas em qualquer PC com conexão à Internet. Além disso, você pode alocar cada atividade de tempo para um projeto ou cliente e escolher se deseja ou não faturar seus clientes por esse tempo.
# 12. Comunicando
Os contadores podem usar o software QuickBook para gerar faturas e uma série de outros relatórios financeiros. Isso inclui comparações de receitas e gastos de ano para ano, bem como tendências e registros de previsão. Além disso, cada relatório pode ser exportado para o formato de planilha do Microsoft Excel e enviado por e-mail.
Como usar o software QuickBook
Depois de se inscrever no QuickBooks Online, você poderá fazer login e acessar a página principal do painel. Se você estiver mudando de outro software de contabilidade para o QuickBook, poderá importar seus arquivos anteriores para suas novas contas. O painel principal fornecerá uma visão geral de suas contas do QuickBook, incluindo fluxo de caixa, faturas, custos, vendas e outras informações.
Além disso, você pode conectar suas contas de cartão de crédito usando a guia Bancos no lado esquerdo do painel para que o QuickBooks categorize automaticamente as transações para você. Posteriormente, ao reconciliar seus livros, você poderá revisar essas transações no menu Banco
Depois disso, você pode personalizar faturas, ativar o monitoramento automatizado de impostos sobre vendas (se necessário) e aprender a inserir recibos e contas móveis. Usando o ícone de engrenagem no canto superior direito, você pode atualizar todas as configurações da conta da sua empresa. Por fim, você pode convidar seus contadores para suas contas do QuickBooks Online por meio da opção Meus especialistas; você também pode procurar um contador se não tiver um no momento.
QuickBooks é difícil de aprender?
Para alguém familiarizado com os princípios contábeis e como o software de contabilidade funciona, aprender a usar o QuickBooks é simples. No entanto, para alguém que não tem conhecimentos de informática ou experiência em contabilidade, pode ser um desafio. Ele depende do usuário final, embora a Intuit, empresa que criou o QuickBooks, o apresente como pronto para uso.
O QuickBooks é melhor que o Excel?
Você pode fazer cálculos sofisticados usando o Excel, pois suas fórmulas são muito mais robustas do que as do QuickBooks. O QuickBooks não tem capacidade para realizar atividades complexas como análises estatísticas e tabelas dinâmicas, tornando isso difícil ou impossível.
Você pode obter QuickBooks gratuitamente?
Por meio de nosso Programa de Educação Intuit, educadores e alunos têm acesso gratuito ao QuickBooks Online (IEP). Visite nosso site ou envie um e-mail para [email protegido] para apresentar um pedido e abrir uma conta. Após o registro, você receberá uma licença gratuita para a conta QuickBooks Online.
Posso me ensinar QuickBooks?
Além disso, você pode obter um curso intensivo em folha de pagamento ou contabilidade. O treinamento em vídeo on-line individualizado é uma opção se sua agenda estiver lotada. Você pode assistir aos vídeos sempre que quiser depois de recebê-los, para aprender no seu próprio ritmo.
Posso aprender QuickBooks em um dia?
Você aprenderá habilidades que permitem que você trabalhe com mais rapidez e eficiência, independentemente do seu nível de habilidade ou conhecimento com QuickBooks. Nosso curso de visão geral de um dia ensina os alunos a trabalhar com listas, planos de contas e contas bancárias, além de apresentá-los ao ambiente e aos fundamentos da configuração da empresa.
Por que todo mundo usa QuickBooks?
Devido à sua ampla capacidade de gerenciamento de receitas e despesas, faturamento e pagamentos, deduções fiscais e muito mais para empresas de todos os tamanhos - incluindo autônomos - o QuickBooks é um dos sistemas de software de contabilidade mais conhecidos e amplamente utilizados no mercado .
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Perguntas frequentes sobre QuickBooks
O QuickBook é difícil de aprender?
O QuickBooks pode ser uma curva de aprendizado para aqueles que são novos no software e no setor de contabilidade. No entanto, para aqueles que estão familiarizados com conceitos de contabilidade e software semelhante, o QuickBooks é bastante simples de aprender.
A contabilidade do QuickBooks é gratuita?
A missão do QuickBooks sempre foi apoiar pequenas empresas e profissionais de contabilidade em todo o mundo. Para esse fim, você tem o poder de trabalhar com seus clientes gratuitamente. Assim, o custo total é minimizado e quando você aceita novos clientes do QuickBooks Online, eles assumem novos negócios
Posso aprender QuickBooks por conta própria?
Depois de obter os vídeos, eles permanecem seus para sempre, para que você possa aprender no seu próprio ritmo. Além disso, se você preferir uma experiência de aprendizado em sala de aula, poderá optar por aulas ao vivo em um local perto de você. Verifique no site da Intuit os custos de treinamento.
Quanto tempo leva para se tornar certificado QuickBooks?
Você não precisa ser contador ou contador ou ter certificados ou diplomas de educação específicos. No entanto, investindo apenas uma ou duas horas por dia, você pode se tornar um QuickBooks ProAdvisor certificado em menos de duas semanas
Como me torno contador no QuickBooks?
Para se tornar um contador certificado, você deve ter uma experiência mínima de dois anos em contabilidade e também passar em um exame. Não obstante, você precisa continuar atendendo aos requisitos educacionais a cada três anos para manter a Certificação
