A espinha dorsal da sua empresa é o estoque. Você deve manter estoque suficiente disponível para atender à demanda do cliente, mas não tanto que seus custos de armazenamento fiquem fora de controle. Nesta situação, um sistema de inventário pode ser usado. Um sistema de inventário periódico ou um sistema de inventário perpétuo pode ser usado por empresas que vendem mercadorias. Neste guia, explicaremos o que é um sistema de estoque permanente, forneceremos um exemplo, discutiremos seus benefícios e examinaremos o lançamento contábil manual para sistemas de estoque periódico e permanente para determinar se é a melhor prática de gerenciamento de estoque para a contabilidade de sua pequena empresa.
O que é Inventário Perpétuo?
O estoque permanente é uma prática contábil contínua que registra as alterações de estoque em tempo real, eliminando a necessidade de inventário físico e garantindo que o estoque contábil reflita com precisão o estoque real. Dispositivos de entrada, como sistemas de ponto de venda (POS) e scanners, são usados pelos armazéns para registrar o estoque perpétuo.
Os métodos de estoque permanente estão se tornando mais populares em armazéns e no setor de varejo. Exageros, também conhecidos como inventário fantasma, e subavaliações de inventário ausentes podem ser reduzidos ao mínimo com um inventário permanente. As empresas que usam um sistema de planejamento de requisitos de material (MRP) para produção também são obrigadas a manter estoque permanente.
O que é um Sistema de Inventário Perpétuo?
Um sistema de estoque permanente é baseado em um método de contabilidade conhecido como estoque permanente, que registra continuamente as alterações de estoque em tempo real com sistemas computadorizados de ponto de venda, eliminando a necessidade de verificações de estoque físico.
Nesse sistema, uma empresa não faz nenhum esforço para manter registros detalhados de estoque dos produtos disponíveis; em vez disso, as compras de mercadorias são registradas como um débito no banco de dados de estoque. Um sistema de estoque permanente difere de um sistema de estoque periódico, no qual uma empresa mantém registros de estoque por meio de contagens físicas regulares.
O que é o Sistema de Inventário Periódico?
Um método usado pelas empresas para contabilizar seus produtos é o sistema de inventário periódico, também conhecido como sistema descontínuo. Um inventário periódico não mantém um registro contínuo de mercadorias, compras, vendas e os custos associados a eles com base em um período contábil especificado.
Todas as compras são registradas em uma conta de compras pelo contador da empresa, que é como esse sistema funciona. A empresa conta o estoque físico e o contador transfere o saldo remanescente das compras para a conta de estoque. O contador então faz os ajustes necessários na conta de estoque para refletir o custo do estoque final.
Além disso, a contagem física de mercadorias é uma característica definidora de um sistema periódico. Esse número é crítico porque a empresa não rastreia transações únicas. Esse inventário inicia o processo de reconciliação de registros, seja ele feito semanalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente.
Compreendendo os Sistemas de Inventário Perpétuo
Como permitem o rastreamento imediato das vendas de itens individuais e dos níveis de estoque, os sistemas de estoque permanente podem ser preferíveis aos sistemas de estoque periódico mais antigos. Exceto nos casos em que se desvia da contagem do estoque físico devido a perda, quebra ou roubo, um estoque permanente não precisa ser ajustado manualmente pelos contadores da empresa.
Através do uso de scanners de código de barras ou outros registros computadorizados de aquisição, vendas e devoluções de produtos à medida que ocorrem, o software do sistema atualiza o estoque em tempo real. Um banco de dados perpétuo que está em constante atualização recebe essas informações.
O sistema permite a integração com outros departamentos, como financeiro e contábil. Isso ajuda a garantir a conformidade com os impostos e outros regulamentos. Os funcionários podem fornecer atendimento ao cliente mais preciso em relação à disponibilidade de produtos, peças de reposição e outros componentes físicos usando dados de estoque permanente.
Sistema de Inventário Periódico e Perpétuo
Um sistema perpétuo e periódico requer diferentes ferramentas e procedimentos de como os funcionários documentam o inventário, embora possam ser complementares. Os funcionários monitoram continuamente os produtos em um sistema perpétuo. Os funcionários apenas registram os produtos em intervalos pré-determinados em um sistema periódico.
Como há mais registros para o software e os funcionários acompanharem, um sistema perpétuo é mais complexo do que um sistema periódico. Muller diz: “Os fundamentos são os mesmos, independentemente de sua abordagem, ao considerar o sistema que você deseja usar. Se houver uma desconexão dentro do sistema básico, mesmo com o software mais avançado, você está simplesmente acelerando seus erros.
Você tomaria decisões de sistema com base na natureza de seus produtos, sua perecibilidade e seu manuseio físico, incluindo se eram grandes ou pequenos e quanto espaço ocupavam. A natureza do produto também é determinada pela forma como sua empresa o recebe e armazena. “Algumas mercadorias são unitizadas: têm peças pequenas e são divididas em caixas individuais.”
Os sistemas perpétuo e periódico também diferem das seguintes maneiras:
#1. Atualizando suas contas:
Em um sistema perpétuo, as atualizações do livro-razão de estoque e do livro-razão geral são feitas a cada transação. As atualizações no razão geral em um sistema periódico ocorrem apenas quando há uma contagem física, não baseada em transações.
#2. Cálculo do Custo das Mercadorias Vendidas (COGS):
Em um sistema perpétuo, o sistema de software mantém uma contagem contínua das transações, portanto, sempre é capaz de fornecer CPV. Em um sistema de inventário periódico, o COGS é calculado como um montante fixo no final de um período contábil após a realização de um inventário físico. Antes do final do período contábil, o CMV preciso não pode ser calculado.
#3. Registrar transações:
Um sistema de inventário permanente requer software porque pode haver milhares de transações para rastrear. No entanto, o software não é necessário para um sistema periódico. Você pode rastrear manualmente seu inventário em um sistema de inventário periódico.
#4. Contagem cíclica:
A contagem cíclica é o processo pelo qual as empresas contam partes de seu estoque para completar um estoque completo ao longo de um ciclo de tempo. Eles não contam todo o estoque de uma vez, mas fazem pequenos ajustes com base no que contam. As empresas usam a contagem cíclica apenas em um sistema perpétuo, também conhecido como amostragem. Devido à sua incapacidade de estabelecer uma linha de base, eles não usam a contagem cíclica em um sistema de inventário periódico.
#5. Acompanhando as compras:
As compras são registradas na conta de estoque de matérias-primas ou na conta de mercadorias em um sistema perpétuo. As compras são registradas na conta de ativos de compras em um sistema periódico sem que nenhuma informação de contagem de unidades seja adicionada.
#6. Realização de Investigações:
As transações estão disponíveis em um nível muito detalhado em um sistema perpétuo. Como resultado, você pode facilmente conduzir investigações sobre erros relacionados ao estoque. Como um sistema periódico agrega dados em alto nível, essas investigações são mais complicadas. É difícil usar esses dados para identificar erros de processo.
Mesmo que os padrões GAAP declarem que sistemas perpétuos ou periódicos são apropriados para qualquer negócio, cada um é mais adequado para um tamanho diferente de organização. Como os sistemas perpétuos são mais sensíveis ao tempo, eles geralmente são mais adequados para empresas com altos volumes de vendas ou vários locais de varejo. Sistemas periódicos podem impedir a tomada de decisões nessas organizações. Os sistemas periódicos são mais adequados para empresas que não experimentam atualizações lentas de estoque.
Exemplo de Sistema de Inventário Perpétuo
O uso de leitores de código de barras sem fio em uma mercearia é o exemplo mais comum de sistema de inventário perpétuo. Assim que uma transação é digitalizada no sistema, ela é imediatamente registrada. As empresas podem calcular facilmente o estoque atual e necessário dessa maneira.
Entrada de Diário para o Sistema de Inventário Perpétuo
Você provavelmente se encontrará registrando transações ao lidar com a contabilidade de estoque. Para fazer a contabilidade de estoque, você precisará dos lançamentos contábeis mais comuns listados abaixo.
- Compra de mercadorias a preço de custo: o estoque é debitado e as contas a pagar são creditadas para refletir a compra de mercadorias a preço de custo.
- Pagamento de AP: O lançamento contábil manual usado para efetuar o pagamento de uma fatura.
- Termos de crédito: fabricantes e atacadistas normalmente vendem mercadorias a crédito. A conta ou fatura do vendedor contém esses termos de crédito.
- Venda de Mercadorias: Quando uma empresa vende mercadorias, dois lançamentos contábeis devem ser feitos: um para reconhecer a venda e outro para registrar os custos das mercadorias vendidas.
- Cobrança de AR: A cobrança em dinheiro de contas a receber é registrada.
As vantagens e desvantagens do inventário permanente
Em comparação com outros métodos, o inventário permanente permite um rastreamento de inventário mais em tempo real. O sistema, no entanto, requer manutenção de registros e monitoramento consistentes e é mais caro de implementar do que métodos alternativos.
A seguir estão algumas maneiras pelas quais o inventário permanente pode ajudar você a economizar dinheiro:
- Não há necessidade de fechar instalações regularmente para realizar inventários físicos.
- Dados de códigos de barras digitalizados auxiliam na previsão de estoque.
- Você pode contabilizar todas as transações, dando total responsabilidade aos seus produtos.
Apesar de ser superior, o inventário permanente não é isento de falhas. Ainda existem maneiras de perder o controle positivo do estoque, mesmo que haja um sistema de rastreamento automático e constante de produtos.
As desvantagens de usar o estoque permanente incluem o seguinte:
- Para manter seus dados sincronizados, você ainda deve realizar um inventário anual.
- Cada transação deve ser inserida, o que requer uma manutenção e monitoramento de registros mais consistentes.
- Como exigem software e treinamento, os sistemas de estoque permanente são mais caros de configurar do que outros métodos.
Quando usar um sistema de inventário permanente
Quando uma empresa precisa saber exatamente quantas unidades estão em estoque o tempo todo, um sistema de estoque permanente deve ser usado. Além disso, quando há vários tipos de produtos em estoque e um grande investimento em estoque, isso é especialmente importante. Uma empresa seria incapaz de dizer com precisão a seus clientes quando seria capaz de atender seus pedidos sem um sistema perpétuo.
Também é um sistema útil para empresas que estão crescendo rapidamente, pois essas organizações precisam manter um controle rígido sobre seus investimentos em capital de giro. Além disso, qualquer empresa que se comprometa com o atendimento rápido dos pedidos dos clientes exige um conhecimento completo de seus saldos de estoque, o que somente um sistema perpétuo pode fornecer.
Quem usa um sistema de inventário perpétuo?
Os sistemas de estoque permanente são preferidos por grandes empresas com estoques massivos. Para empresas emergentes e de pequeno a médio porte que buscam escalabilidade, os sistemas de estoque perpétuo podem ser ideais.
As contagens cíclicas necessárias para um sistema periódico são difíceis de serem executadas pelas grandes corporações.
Além disso, uma empresa com vários locais de varejo pode achar mais fácil controlar o estoque quando um banco de dados de produtos é atualizado regularmente. Por exemplo, um varejista de ferramentas pode ter um cliente procurando por um tipo raro de chave inglesa. Possui seis unidades no bairro. Ele possui informações em tempo real sobre quais sites podem ter um em estoque usando um sistema perpétuo, para que o cliente possa ir buscar sua chave rapidamente, em vez de ir de loja em loja procurando por ela.
Outros negócios que exigem estoque perpétuo incluem remessa direta, na qual os fabricantes enviam diretamente aos clientes ou comércio e distribuição.
Como usar um sistema de inventário permanente
As empresas devem estabelecer um sistema no qual cada peça de estoque é inserida e deduzida à medida que é vendida para calcular o estoque. Terminais POS, leitores de código de barras e software de inventário permanente devem ser usados para atualizar o inventário estimado a cada compra e venda de produto.
Um sistema de inventário permanente não pode substituir um inventário físico periódico porque estima o estoque disponível. Um inventário físico precisa ser realizado em algum momento. A contagem cíclica, ou contagem física de uma parte do estoque para usar como linha de base para verificar a precisão do sistema perpétuo, é comumente usada por empresas que usam um sistema de estoque perpétuo. Um inventário físico completo será concluído ao longo do tempo.
Métricas a serem consideradas ao selecionar um sistema
Como você deve ter adivinhado na seção anterior, há argumentos a favor e contra o inventário perpétuo. A viabilidade de cada caso depende de aspectos específicos da sua empresa:
#1. Volume de Inventário e Transação
Qual dessas duas abordagens é melhor para você é determinada principalmente pela quantidade de estoque que você possui. Para a maioria das organizações com grandes estoques, os benefícios de um sistema de estoque permanente superam as desvantagens.
#2. Diversidade de localização
Se sua empresa opera em vários locais, o gerenciamento de estoque se torna extremamente difícil. Frequentemente muda seu inventário.
# 3. Despesas
A sua situação financeira é, sem dúvida, o fator mais visível. Se você puder investir nos custos iniciais de configuração de um sistema perpétuo, claro.
A infraestrutura necessária para implementar com precisão essa estratégia é substancial. Tem um preço que as pequenas empresas podem não conseguir pagar.
O que é um sistema de inventário permanente com exemplos?
O estoque permanente é uma prática contábil contínua que registra as alterações de estoque em tempo real, eliminando a necessidade de inventário físico e garantindo que o estoque contábil reflita com precisão o estoque real. Dispositivos de entrada, como sistemas de ponto de venda (POS) e scanners, são usados pelos armazéns para registrar o estoque perpétuo.
O sistema de estoque permanente usa LIFO ou FIFO?
Sim, como primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO), o método último a entrar, primeiro a sair (LIFO) pode ser usado tanto em sistemas de inventário permanente quanto em sistemas de inventário periódico.
Quais são os dois tipos de sistemas de estoque permanente?
- FIFO
- LIFO
- Custo médio ponderado
Como também é conhecido o inventário permanente?
Sistema de inventário contínuo
Um sistema de controle de estoque que permite às empresas manter uma conta de estoque em tempo real é conhecido como sistema de estoque permanente ou sistema de estoque contínuo.
Qual é o propósito do sistema perpétuo?
Um sistema de inventário permanente é um programa de computador que estima continuamente seu inventário com base em seus registros eletrônicos, em vez de um inventário físico.
Conclusão
Em vez do antigo sistema de inventário periódico de contagem física, as empresas estão usando cada vez mais um sistema de inventário permanente para rastrear o inventário. Os sistemas permanentes são caros de implementar, mas menos caros e demorados a longo prazo.
Uma grande desvantagem dos sistemas perpétuos é a incapacidade de rastrear itens perdidos, danificados ou roubados, apesar dos benefícios de uma estimativa de estoque constantemente atualizada e da interconectividade dos sistemas contábeis. Muitas empresas neutralizam isso conduzindo contagens de estoque parciais periódicas, que servem como linha de base para o sistema perpétuo e destinam-se a fornecer um inventário físico completo até o final do período.
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Referências
