Software de folha de pagamento para pequenas empresas: 5 melhores softwares de folha de pagamento gratuitos

Software de folha de pagamento é um sistema usado por recursos humanos (RH) ou profissionais de folha de pagamento para gerenciar todo o ciclo de vida das atividades de folha de pagamento do início ao fim. Aqui estão alguns dos recursos, vantagens e fatores mais significativos do software de folha de pagamento a serem considerados ao selecionar o melhor software de folha de pagamento para sua pequena empresa. Além disso, temos uma análise de 5 softwares de folha de pagamento gratuitos para pequenas empresas.

Definição de software de folha de pagamento

Qualquer especialista em RH ou folha de pagamento lhe dirá que o processamento da folha de pagamento envolve mais do que apenas calcular contracheques. Todos os meses, uma sucessão de tarefas repetitivas são realizadas, desde o registro dos funcionários na folha de pagamento da empresa até a garantia do cumprimento impecável e a manutenção registros de folha de pagamento até a saída. O software de folha de pagamento permite que os profissionais acompanhem facilmente todas essas tarefas em um único local.

Importância do software de folha de pagamento para sua pequena empresa

O processamento e gerenciamento da folha de pagamento envolve uma ampla gama de ações para proteger o ativo mais valioso de uma empresa – seu pessoal. Torna-se complexo, demorado e, às vezes, errôneo quando feito manualmente, usando um sistema antiquado ou por meio de uma planilha. O software de folha de pagamento dedicado ajuda os especialistas em folha de pagamento a simplificar outras tarefas de folha de pagamento, permitindo que RHs e proprietários de pequenas empresas liberem tempo para projetos comerciais críticos.

#1. Automação da folha de pagamento

Quando você faz a folha de pagamento manualmente, você deixa a porta aberta para erros não intencionais que podem custar muito caro. O software de folha de pagamento pode automatizar atividades complexas e simples, permitindo que você gerencie melhor a folha de pagamento em seu negócio. Um bom software de folha de pagamento mantém o processo ordenado, simples e eficiente, desde a preparação da folha de pagamento até o fechamento do período de pagamento em seus negócios.

#2. Acompanhamento de despesas com folha de pagamento

A folha de pagamento é uma despesa recorrente para qualquer empresa. À medida que sua empresa se expande, suas despesas com folha de pagamento aumentam e você precisa de uma visão total de uma das contribuições mais significativas para sua demonstração de lucros e perdas mês após mês. O software de folha de pagamento pode fornecer todos esses relatórios, desde registros de salários de funcionários a estatutos e desembolsos de bônus, permitindo que você acompanhe os gastos até a última rúpia.

#3. Tornando os impostos menos onerosos

Já vimos casos em que empresas foram multadas por não pagarem impostos. O software de folha de pagamento ajuda você a se adaptar às novas leis tributárias, selecionando os estatutos que se aplicarão à sua organização, controlando as contribuições do PF e muito mais. Às vezes, diferenciar o imposto sobre a folha de pagamento do imposto de renda pode ser tedioso, você pode descobrir mais através desta postagem no blog. Com isso, sua empresa pode ter certeza de que está sempre fazendo deduções fiscais precisas.

#4. Integração com aplicativos de negócios pertinentes

Todos os meses, os funcionários da folha de pagamento trabalham com várias equipes para obter insumos para o processamento da folha de pagamento. O procedimento é complexo e demorado e, com uma empresa em crescimento, só se tornará mais difícil. As integrações seguras permitem que você acesse dados de várias equipes em um único local. O software de folha de pagamento fortemente conectado às plataformas de RH e contabilidade permite que você consolide três departamentos distintos, mas críticos, sob o mesmo teto.

#5. Mantendo seus dados de folha de pagamento seguros

O sistema de folha de pagamento armazena informações confidenciais sobre seus funcionários, como salários, impostos, contas bancárias e assim por diante. O software de folha de pagamento com controles de acesso refinados pode melhorar a integridade de seus dados de folha de pagamento. Você pode distinguir entre as muitas responsabilidades que cada departamento desempenha e impedir o acesso indesejado. Colabore de forma segura com a equipe, mostre a mesma interface, mas limite a equipe de folha de pagamento a apenas o que eles precisam ver com base em seus trabalhos.

Recursos do software de folha de pagamento para pequenas empresas

#1. Integração simplificada de funcionários

Todos os dias, como profissional de recursos humanos, você é inundado com papelada. Seu software de folha de pagamento de negócios deve permitir que você registre pessoas rapidamente na folha de pagamento, fornecendo informações completas sobre o perfil dos funcionários em um só local. Isso pode incluir informações gerais, dados salariais, informações fiscais e de pagamento e assim por diante.

#2. Os salários dos funcionários podem ser personalizados.

A hierarquia da sua organização pode abranger desde altos executivos até estagiários. O software de folha de pagamento atualizado permitirá que você personalize ganhos, subsídios, deduções, reembolsos e planos de benefícios às políticas da sua empresa.

#3. A folha de pagamento é executada com um único clique

Quando você estiver pronto para executar seu pagamento, o software deve realizar uma série de tarefas relacionadas à folha de pagamento com um único clique. Isso significa que o cálculo do salário deve ser automatizado, os impostos devem ser calculados seguindo a legislação tributária mais recente. Além disso, contracheques, salários e lançamentos contábeis da folha de pagamento devem ser tratados automaticamente.

#4. Pagamentos de salários feitos online

Pagar salários em dia é fundamental para qualquer empresa. O software de folha de pagamento que possui links ativos com bancos confiáveis ​​pode ajudá-lo com transferências salariais inseguras e pontuais para todos os seus funcionários. Alguns softwares ainda permitem que você envie os salários antecipadamente para os funcionários escolhidos, além de seus ciclos de pagamento habituais, permitindo que você responda às mudanças nas situações dos funcionários.

#5. Autoatendimento para funcionários

Isso agora é uma necessidade para o software de folha de pagamento porque esses portais são inerentemente digitais, permitindo que você economize uma quantidade significativa de tempo. Os funcionários podem usar os portais de autoatendimento para recuperar seus holerites e planilhas de impostos, enviar declarações e comprovantes de investimentos, solicitar reembolsos e receber lembretes de prazos em tempo real.

#6. Gestão de férias e assiduidade

Seu software de folha de pagamento deve permitir que você gerencie convenientemente os dados de licença e frequência de seus funcionários em sua organização comercial. Pode ser por meio de conexões com o HRMS ou pela capacidade de aceitar entradas de planilhas sobre licenças e dados de assiduidade. Seu pessoal de folha de pagamento pode concluir suas tarefas mais rapidamente recuperando automaticamente os dados de licença de um sistema HRMS.

#7. Declarações de imposto pré-formatadas

Para que sua empresa tenha um registro de conformidade fiscal limpo, seu software de folha de pagamento deve fornecer automaticamente relatórios sobre todos os estatutos essenciais (PF, ESI, LWF, PT). Esses relatórios fiscais pré-formatados podem ajudá-lo a preencher o procedimento de declaração de imposto rapidamente, economizando uma quantidade significativa de tempo na organização dos documentos. É muito melhor se você puder compartilhar os relatórios com seus auditores.

Fatores a serem considerados ao selecionar o software de folha de pagamento para seus negócios.

Escolher o melhor sistema de folha de pagamento é um investimento crítico para todos os negócios, não importa quão grande ou pequeno. Um sistema complicado e ineficiente desperdiçará tempo e dinheiro. Aqui estão algumas das variáveis ​​mais importantes a serem consideradas ao selecionar o software de folha de pagamento.

#1. Período de teste gratuito

Você deve ser capaz de testar as águas com uma avaliação gratuita com todos os recursos do software de folha de pagamento que você escolher para seus negócios. Antes de tomar uma decisão, você deve adicionar imediatamente alguns funcionários, construir algumas estruturas salariais, configurar um cronograma de pagamento e executar um teste de pagamento.

#2. Simples de usar

Como os profissionais de RH já estão com pressa, a curva de aprendizado do software de folha de pagamento deve ser a mais baixa possível. Uma interface de usuário organizada, indicações de recursos contextuais e uma experiência de usuário fácil garantem que você possa navegar rapidamente pelo software de folha de pagamento em seus negócios.

#3. Escalável

Ao considerar o software de folha de pagamento para o seu negócio, tenha em mente o longo prazo. Você não pode continuar trocando de um fornecedor para outro todo mês ou ano. Dependendo do volume de dados, o esforço de migração é intenso e demorado. O software de folha de pagamento que você usa deve estar de acordo com sua meta de crescimento e ser capaz de escalar com você.

#4. Acessível

Escolha um software de folha de pagamento baseado em nuvem para sua empresa que permita acessar informações de casa ou enquanto viaja usando apenas uma conexão com a Internet, um navegador da Web e um dispositivo adequado, como um celular ou tablet. Isso permite que você acesse seus dados de qualquer local a qualquer momento. Os funcionários podem acompanhar seus anúncios e acessar seus holerites nas versões móveis do ferramentas baseadas em nuvem mesmo quando não estão no escritório.

#5. Seguro

A folha de pagamento envolve a manutenção de algumas das informações mais confidenciais de seus funcionários, como informações pessoais, informações bancárias, dados salariais e números de contas pessoais (PANs). Escolha um fornecedor conhecido que leve a segurança a sério para proteger os dados de seus funcionários. O fornecedor deve estar em conformidade com os padrões internacionais de segurança, incluindo um certificado de segurança ISO/IEC 27001, para que você possa ter certeza de que eles seguem processos de alto nível.

# 6. Apoio, suporte

Este é um acéfalo. Você lida com contracheques todos os meses, e a equipe de suporte poderá ajudá-lo quando você precisar. Aproxime-se do vendedor e descubra se ele possui um bom sistema de suporte. Examine como é simples entrar em contato com eles, seja por e-mail, chat ou telefone, e selecione provedores que são conhecidos por fornecer assistência excelente.

5 melhores softwares gratuitos de folha de pagamento para pequenas empresas

#1. BambuHR

Em vez de gastar horas todos os meses transferindo dados manualmente e se preocupando com a precisão, o BambooHR torna a administração da folha de pagamento simples, rápida e sem estresse. As atualizações de dados do BambooHR fluem imediatamente para a folha de pagamento, praticamente eliminando a duplicação de dados. Além disso, com relatórios completos de folha de pagamento, atendimento ao cliente excepcional e declaração de impostos de serviço completo, você economizará tempo e ansiedade na configuração da folha de pagamento, permitindo que você se concentre em outras tarefas vitais.

#2. Pagamento Flexível

Paychex Flex é um software completo de folha de pagamento e recursos humanos que você pode expandir ou adaptar à medida que sua empresa se expande. Use-o para realizar a folha de pagamento e integrar sua administração de RH, aposentadoria e gestão de seguros com serviços adaptados às suas necessidades e nosso conhecimento especializado das regras que podem influenciar sua organização. Por tempo limitado, obtenha três meses de processamento gratuito de software de folha de pagamento.

# 3. Gusto

O Gusto é um software de gerenciamento de pessoas on-line de última geração que auxilia pequenas empresas no gerenciamento de sua equipe. Nossas ferramentas e serviços ajudam você a integrar, pagar, garantir e engajar sua força de trabalho em uma plataforma única, integrada e fácil de usar usada por mais de 100,000 empresas modernas. Gusto torna o cuidado de sua força de trabalho uma experiência agradável, ao mesmo tempo em que o ajuda a gerenciar seus resultados financeiros e a manter a conformidade. Não importa o quão complexo seja o cenário, você se sentirá como um profissional. Colabore com a Gusto para construir um local de trabalho onde todos prosperem.

# 4. SurePayroll

O Small Business Payroll da SurePayroll é um software líder de folha de pagamento online para pequenas empresas em todo o país. Uma equipe de atendimento ao cliente premiada sediada nos Estados Unidos oferece suporte personalizado por telefone, e-mail e chat. O Small Business Payroll agiliza e garante o processo, permitindo que a folha de pagamento seja arquivada de forma rápida e sem esforço de qualquer lugar a qualquer momento. Obtenha uma avaliação gratuita de 2 meses.

#5. Software de folha de pagamento Patriot

A Patriot Software fornece serviços de folha de pagamento online para ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro em seus negócios. Feito para proprietários de pequenas empresas nos Estados Unidos com 1 a 100 funcionários. Escolha a opção de folha de pagamento mais adequada para você: Folha de pagamento básica: uma taxa mensal de US$ 10 mais US$ 4 para cada funcionário adicional. Folha de pagamento de serviço completo: taxa mensal de US$ 30 mais US$ 4 por funcionário. Os cheques de pagamento podem ser depositados diretamente em sua conta bancária ou impressos.

Existem limitações no uso de software de folha de pagamento para pequenas empresas?

Pode haver um limite para o número de funcionários que podem ser processados ​​pelo software de folha de pagamento projetado para pequenas empresas, poucas oportunidades de personalização e falta de opções robustas de relatórios.

Qual é o processo de transição da folha de pagamento manual para o uso do software de folha de pagamento?

Ao mudar do processamento manual da folha de pagamento para o uso do software de folha de pagamento, é importante considerar todas as etapas envolvidas na alteração, como comparar as várias opções, criar uma conta, inserir informações do funcionário, testar o software e, finalmente, processar a folha de pagamento .

O que devo considerar ao escolher uma solução de software de folha de pagamento?

Pense em coisas como quantos funcionários você tem, que tipo de processamento de folha de pagamento você precisa, se o software é ou não compatível com seu software de contabilidade, quanto custará e como eles o apoiarão após a venda ao selecionar uma solução de folha de pagamento .

Como faço para começar a usar o software de folha de pagamento para minha pequena empresa?

Pesquise as opções disponíveis, compare recursos e preços, inscreva-se em uma conta e configure informações de funcionários e preferências de processamento de folha de pagamento para começar a usar o software de folha de pagamento para sua pequena empresa.

Quais são os requisitos de compatibilidade para usar o software de folha de pagamento?

O software de folha de pagamento que você usa determinará os requisitos do sistema para executá-lo. Acesso à Internet, um sistema operacional adequado e um navegador da Web adequado são exemplos de pré-requisitos típicos.

Software de folha de pagamento para pequenas empresas Perguntas frequentes

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