A folha de pagamento é uma das tarefas mais importantes de um empresário. A folha de pagamento precisa e oportuna não apenas melhora a felicidade dos funcionários, mas também ajuda a manter a conformidade e evitar multas. No entanto, desde as informações necessárias dos funcionários até as retenções de impostos, há muito o que acertar e é aí que os serviços de folha de pagamento entram em ação.
Se você é uma pequena empresa com apenas um ou alguns funcionários e necessidades básicas, a folha de pagamento pode ser simples de lidar por conta própria. No entanto, à medida que sua empresa cresce, com funcionários em várias jurisdições, ou fica sujeita aos requisitos legais para folha de pagamento, isso pode se tornar rapidamente mais complicado.
As empresas de serviços de folha de pagamento têm auxiliado empresas de todos os tamanhos e setores na automatização de suas operações de folha de pagamento para maior precisão e uma força de trabalho mais feliz e produtiva.
Uma das perguntas mais frequentes que recebemos das empresas é: “Quais são as principais opções para pequenas empresas?” neste artigo, forneceremos tudo o que você precisa saber.
O que são os Serviços de Folha de Pagamento?
A frase “serviços de folha de pagamento” refere-se aos programas utilizados pelas empresas para processar sua folha de pagamento. Normalmente, um serviço de folha de pagamento oferece muitos outros recursos além de um mecanismo para conduzir a folha de pagamento em sua forma mais básica. Isso inclui um mecanismo para você emitir documentos de final de ano, como W2s e formulários 1099, para seus funcionários, integrações ou técnicas integradas para registro de horas, cálculos e processamento de impostos e uma maneira de pagar funcionários por meio de depósito direto.
Quais são os diferentes tipos de sistemas de folha de pagamento?
Planos de folha de pagamento mensais, quinzenais, quinzenais e semanais são as quatro variedades mais prevalentes, e cada um desses cronogramas tem seu próprio conjunto exclusivo de vantagens e desvantagens que ajudam a determinar qual método é mais adequado para uma determinada empresa.
Por que as empresas escolhem o serviço de folha de pagamento
O uso de um provedor de serviços de folha de pagamento pode ajudá-lo a simplificar seus procedimentos de folha de pagamento e eliminar a necessidade de uma equipe interna de folha de pagamento.
As empresas de serviços de folha de pagamento também são preferidas por muitos executivos de negócios porque fornecem o mais alto nível de conformidade legal e responsabilidade.
Quando os empresários lidam com especialistas em folha de pagamento, eles podem ter certeza de que quaisquer erros de pagamento ou arquivamento serão imediatamente reconhecidos e resolvidos.
É uma excelente abordagem para fornecer aos funcionários serviços de pagamento eficientes e confiáveis, reduzindo os riscos de responsabilidade.
Alguns provedores de serviços de folha de pagamento também oferecem suporte de RH aos seus clientes. Esses serviços destinam-se a auxiliar as empresas no cumprimento de suas obrigações legais e garantir que os programas da empresa cumpram vários regulamentos trabalhistas.
Como as informações oferecidas como parte desses serviços estão sempre atualizadas, os líderes da empresa e de RH não precisam perder tempo investigando os recentes desenvolvimentos da legislação trabalhista online.
Como escolher o melhor serviço de folha de pagamento para sua pequena empresa
Existem muitas opções, e decidir sobre o melhor sistema de folha de pagamento para o seu negócio pode ser um desafio.
Mas uma coisa é clara: mesmo que você tenha apenas alguns funcionários, geralmente é melhor contratar uma empresa de folha de pagamento em vez de tentar fazer tudo sozinho. No final das contas, pagar por serviços de folha de pagamento costuma ser um bom investimento.
Para escolher qual serviço é ideal para suas necessidades, tenha em mente os seguintes critérios:
- Preços
- Garantia Fiscal
- Especificações do setor
- Fácil de usar
- Atendimento ao Cliente
Preços
Os serviços de folha de pagamento para pequenas empresas geralmente têm um preço base mensal de US $ 20 a US $ 50, mais uma taxa por funcionário.
Por exemplo, um serviço de folha de pagamento pode custar US$ 39 por mês mais US$ 6 por funcionário por mês. Testes gratuitos estão disponíveis em algumas empresas, que incentivamos a aproveitar para adquirir uma ideia do software ou serviço de folha de pagamento. E, dependendo dos serviços que você precisa, as organizações frequentemente oferecem planos ou níveis diferentes.
Muitas empresas que fornecem serviços de folha de pagamento para pequenas empresas também fornecem outros serviços de RH, incluindo assistência de integração e contabilidade.
Garantia Fiscal
Para alguns proprietários de empresas, todo o objetivo de usar os serviços de folha de pagamento é evitar o pagamento de multas ou penalidades de impostos sobre a folha de pagamento.
Como resultado, existem várias empresas de folha de pagamento que fornecem uma garantia. Eles garantem que você não será multado e, se for, eles o reembolsarão.
No entanto, não considere a falta de garantia como um fator decisivo: tudo depende de quão automatizado ou manual é o serviço. Se você for o único responsável pelo upload e envio da folha de pagamento, é improvável que seus impostos sobre a folha de pagamento sejam garantidos.
Especificações do setor
Se você trabalha em um campo que possui requisitos especiais de folha de pagamento, verifique novamente se sua solução preferida pode gerenciá-los.
Restaurantes, por exemplo, exigem formulários de folha de pagamento específicos para gratificações. Há também papelada adicional para preencher se você contratar contratados independentes. Se o serviço de folha de pagamento escolhido não puder atender a essas necessidades exclusivas, você deve reavaliar sua decisão.
Fácil de usar
Sua solução de folha de pagamento deve ser simples de usar, seja com um aplicativo móvel, um aplicativo de desktop ou uma agência de serviço completo. Afinal, você não quer gastar tanto tempo aprendendo a usar seu software de folha de pagamento como faria se o fizesse manualmente.
Portanto, estude as análises on-line, veja as capturas de tela e, se possível, experimente uma avaliação gratuita para garantir que a solução de folha de pagamento que você está pensando faça sentido para você.
Atendimento ao Cliente
É possível contactar este serviço por telefone? Você quer se comunicar por e-mail? E se você tivesse suporte por chat ao vivo? Seu horário de trabalho é adequado para sua empresa? Você já tentou ligar para a linha de suporte ao cliente algumas vezes para ver se eles são amigáveis?
A folha de pagamento é complicada, mesmo com os maiores serviços de folha de pagamento para pequenas empresas. É essencial ter as soluções corretas de suporte ao cliente no caso de algo dar errado e, ainda mais importante, ajudá-lo com quaisquer dificuldades de conformidade com a folha de pagamento.
Serviços de folha de pagamento para pequenas empresas
“Como faço a folha de pagamento para minha pequena empresa?” é uma pergunta típica entre os proprietários de pequenas empresas. A boa notícia é que a folha de pagamento de pequenas empresas pode ser tratada de várias maneiras. Provedores de serviços de folha de pagamento, software, contadores e guarda-livros são fontes típicas de assistência de folha de pagamento.
Cada uma dessas soluções tem vantagens e desvantagens, e a decisão final será baseada em quanto tempo você deseja gastar com folha de pagamento e impostos, quão complexas são suas necessidades de folha de pagamento e quaisquer outros benefícios que você deseja fornecer aos seus funcionários.
Melhores serviços de folha de pagamento para pequenas empresas
Aqui estão os melhores serviços de folha de pagamento para pequenas empresas:
- Gusto Payroll
- Folha de pagamento do Intuit QuickBooks
- Folha de pagamento do Wave
- Cidade de pagamento
- SurePayroll
- Paychex
- Execução ADP
- NoPay
Gusto Payroll
Este é um sistema popular de folha de pagamento/RH/benefícios tudo-em-um que automatiza muitos dos processos tediosos, repetitivos e propensos a erros que o gerenciamento de RH e folha de pagamento às vezes envolve.
Ele também fornece tudo o que você precisa em um só lugar, desde folha de pagamento básica até 401(k) e compensação de trabalhadores—além disso, eles provavelmente estão vinculados ao software que você já usa para contabilidade, controle de horas e administração de benefícios.
Preços: O plano Gusto Core custa US$ 39 por mês, mais US$ 6 por funcionário a cada mês. As empresas contratadas somente podem usar o Gusto pagando o custo de US$ 6/empregado em vez do preço padrão.
Folha de pagamento do Intuit QuickBooks
O Gusto tem muitos dos mesmos recursos do Intuit QuickBooks Payroll, incluindo seguro de saúde para funcionários. Devido ao quão completo seu serviço é combinado com sua capacidade de se conectar tão facilmente com o QuickBooks, o software de contabilidade mais usado para pequenas empresas, o QuickBooks Payroll é nosso vice-campeão de melhor geral.
Embora o Intuit seja um pouco mais caro que o Gusto, ele ainda oferece um valor decente e um bom serviço, e é uma boa opção para quase todos, especialmente se você usar o QuickBooks.
Folha de pagamento do Wave
O Wave Payroll é nossa melhor opção de preço porque eles cobram um valor fixo com base no estado em que você está, em vez de aumentar o preço com base nos níveis de recursos.
Também possui um programa de contabilidade e faturamento gratuito que você pode usar em conjunto com o Folha de Pagamento para torná-lo ainda mais econômico.
É um programa de folha de pagamento simples que é simples de usar, e você pode experimentá-lo por 30 dias gratuitamente.
Cidade de pagamento
Paylocity tem tudo a ver com dados e eficiência. Eles cuidarão da folha de pagamento e da conformidade para você e fornecerão uma variedade de relatórios para ajudá-lo a entender melhor a folha de pagamento da sua empresa. Paylocity também inclui integrações online com provedores de aposentadoria, programas de bem-estar e sistemas de ponto de venda, se você quiser mais funcionalidade.
SurePayroll
SurePayroll é um aplicativo de desktop e móvel que permite gerenciar os serviços de folha de pagamento da sua pequena empresa a qualquer momento. Eles oferecem garantia de impostos federais, estaduais e municipais, permitindo que você fique tranquilo.
O SurePayroll atende a pequenas empresas fornecendo cronogramas flexíveis de folha de pagamento, relatórios on-line simples, garantia de imposto de folha de pagamento e possibilidades de contratação de contratos.
A folha de pagamento e outras operações podem ser convenientemente gerenciadas por meio de seu aplicativo móvel completo, ideal para proprietários de pequenas empresas em trânsito. Se você precisar pagar prestadores de cuidados infantis ou trabalhadores domiciliares, existem alternativas específicas para você.
Paychex
A Paychex oferece serviços de folha de pagamento para qualquer empresa, mas vale a pena investigar sua solução para pequenas empresas, Paychex Flex.
É uma excelente solução para folha de pagamento e impostos, seguro empresarial, 401(k)s e gerenciamento de RH se você tiver de um a 49 funcionários.
Paychex é um serviço de folha de pagamento baseado em nuvem e compatível com dispositivos móveis. Tem uma equipe de suporte de alto nível disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana para ajudá-lo com quaisquer dúvidas ou problemas complexos.
Execução ADP
ADP é o provedor de serviços de folha de pagamento mais experiente. Eles atendem a organizações de todos os tamanhos e, embora possam ser um pouco caros para empresas menores ou com apenas alguns funcionários, podem lidar facilmente com centenas.
NoPay
O OnPay é um serviço confiável de folha de pagamento que se integra a uma ampla gama de softwares de contabilidade e controle de horas. Mesmo que o OnPay não ofereça atualmente integração direta, sua API simplifica a integração.
Por isso, se você busca soluções de integração, recomendamos OnPay. O processamento da folha de pagamento é igualmente rápido e fácil com o OnPay. Além disso, você pode fazer tudo a partir do seu dispositivo móvel. Eles fornecem um sistema de preços simples e fixo que é razoável e compreensível.
Qual empresa de serviços de folha de pagamento é mais barata?
As 9 melhores empresas de folha de pagamento mais baratas incluem
- Gosto
- SurePayroll
- Folha de pagamento quadrada.
- Folha de pagamento QuickBooks.
- Controlo remoto.
- NoPay.
- Apenas funciona.
Leia SERVIÇOS DE FOLHA DE PAGAMENTO MAIS BARATOS E GRATUITOS PARA PEQUENAS EMPRESAS 2023 (Atualizado)
Quanto custa a folha de pagamento por funcionário?
A maioria dos serviços de folha de pagamento cobra entre US$ 30 e US$ 150 mensais, com um adicional de US$ 2 a US$ 15 por funcionário.
Qual é o programa de folha de pagamento mais fácil?
QuickBooks. Aqueles que já estão familiarizados com o QuickBooks não terão problemas para tirar o máximo proveito do QuickBooks, por isso é recomendado como o programa de inicialização mais fácil. Além de representantes úteis, seu serviço de folha de pagamento também oferece uma grande variedade de materiais informativos que podem ser acessados online.
Existe um aplicativo gratuito para folha de pagamento?
O TimeTrex é recomendado como o melhor software de folha de pagamento gratuito porque faz mais do que Payroll4Free e HR.my. Além do processamento de pagamentos, oferece rastreamento de tempo gratuito, agendamento, monitoramento de folga remunerada (PTO) e ferramentas de administração de RH.
Existe um software de folha de pagamento independente?
O Payroll Mate® é um software de folha de pagamento completo, autônomo e baseado em desktop, projetado para pequenas empresas e firmas de contabilidade. Baixe sua avaliação gratuita agora e comece a realizar a folha de pagamento internamente em um desktop, laptop ou tablet com Windows.
Conclusão
Como você escolhe entre alguns dos melhores serviços de folha de pagamento para sua pequena empresa listados aqui? Para tomar sua decisão, considere os fatores que discutimos anteriormente, como orçamento, recursos e setor.
Além disso, muitos dos melhores provedores de folha de pagamento para pequenas empresas oferecem avaliações gratuitas, simplificando a comparação de recursos e determinando qual oferece o maior valor para suas necessidades.
Experimente os pacotes que parecem perfeitos para você, veja com quais sistemas você e seus funcionários estão mais familiarizados e, em seguida, analise o custo para ver o que você pode pagar.
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SERVIÇOS DE FOLHA DE PAGAMENTO
O que são serviços de folha de pagamento?
Os serviços de folha de pagamento referem-se ao software e/ou fornecedores terceirizados que são usados para processar a folha de pagamento para empresas. Um provedor de folha de pagamento normalmente fornecerá não apenas um mecanismo para realizar a folha de pagamento básica, mas também uma série de outros recursos.
Como funcionam os serviços de folha de pagamento?
As empresas utilizam um serviço de folha de pagamento, muitas vezes conhecido como software de folha de pagamento, para calcular e executar a folha de pagamento automaticamente. Na maioria dos casos, você configurará uma conexão automática com qualquer sistema usado para coletar o tempo de seus funcionários ou inserir manualmente o tempo de trabalho em seu serviço de folha de pagamento a cada semana.
Quanto custam os serviços de folha de pagamento?
Se você tiver pelo menos um funcionário, esses serviços de folha de pagamento geralmente valem o dinheiro por causa do tempo e do risco que economizam para você e sua empresa. Você pode fazer isso sozinho se tiver uma compreensão completa dos regulamentos dos funcionários, impostos e contabilidade da sua empresa, mas a despesa e a responsabilidade de perder prazos ou pagar funcionários erroneamente podem acabar custando muito mais do que o custo de um simples serviço de folha de pagamento. ou software.
Uma pequena empresa pode fazer sua própria folha de pagamento?
Folha de pagamento do tipo faça você mesmo é uma alternativa popular para alguns novos negócios, mas só economizará dinheiro se você tiver a experiência e os recursos para executá-la de forma eficaz, assim como qualquer outro trabalho de bricolage. A quantidade de tempo que leva para lidar com a folha de pagamento por conta própria, bem como as multas potencialmente caras que podem resultar se você cometer erros, logo podem sobrecarregar você. Como resultado, muitas pequenas empresas procuram ajuda de um provedor de serviços de folha de pagamento.
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