NEGÓCIO DE SERVIÇOS DE FOLHA DE PAGAMENTO: Como se tornar um provedor (+ Guia de como começar)

NEGÓCIO DE SERVIÇOS DE FOLHA DE PAGAMENTO
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Você já tem experiência na preparação de folha de pagamento e gostaria de ter mais controle sobre sua agenda? Ou você está procurando capitalizar seu conhecimento, habilidade e atenção aos detalhes em seus próprios termos? De qualquer forma, você pode estar se perguntando como iniciar um negócio de serviços de folha de pagamento.

Com a complexidade e a natureza em constante mudança do sistema de folha de pagamento, a demanda sempre existirá por profissionais no negócio de folha de pagamento. Eles atendem a uma necessidade essencial.

Uma empresa de serviços de folha de pagamento é uma empresa terceirizada que pode ajudar uma empresa com administração de impostos sobre folha de pagamento e emprego.

A empresa ajuda os clientes a encontrar soluções de negócios, empregando conhecimento considerável de folha de pagamento, impostos e recursos humanos. Identificar as necessidades de negócios dos clientes, oferecer mudanças nos serviços de folha de pagamento ou práticas recomendadas e calcular pagamentos, deduções e informações fiscais fazem parte das tarefas de trabalho de uma agência de folha de pagamento.

Eles também podem analisar o desempenho dos membros da equipe, relatórios completos de impostos e processos de final de ano e fornecer análises estratégicas para atividades e projetos relacionados à folha de pagamento de acordo com as especificações do cliente.

Mas o que separa um bom negócio de serviços de folha de pagamento de outros é a paixão e a busca pela excelência. E – ah sim – uma boa empresa de serviços de folha de pagamento deve estar bem informada sobre o assunto em que está trabalhando.

Qualquer um pode estabelecer um negócio de serviço de folha de pagamento nos dias de hoje. Tudo o que você precisa fazer agora é descobrir qual é o seu dom exclusivo.

Por exemplo, você se sente muito confortável trabalhando com computadores?

Você acompanha as notícias mais recentes de software e hardware, que parecem mudar diariamente?

Continue lendo para saber mais sobre como iniciar seu próprio negócio de serviços de folha de pagamento neste setor em rápido crescimento.

O que são os Serviços de Folha de Pagamento?

Um provedor de serviços de folha de pagamento é uma organização que auxilia outra empresa com serviços de processamento de folha de pagamento ou o faz inteiramente. Os empregadores que valorizam seu tempo e desejam pagar seus funcionários e impostos de forma adequada e pontual podem se beneficiar desse acordo.

Empresa de serviços de folha de pagamento

Sua organização, como prestadora de serviços de folha de pagamento, é responsável por acompanhar os ganhos dos funcionários, deduções, horas trabalhadas e praticamente tudo relacionado à remuneração de seus clientes.

É sua responsabilidade converter todos esses dados em contracheques ou pagamentos diretos para cada funcionário.

Você pode optar por se especializar em uma área específica de serviços de folha de pagamento, o que pode ajudar sua empresa a atrair nichos de mercado, mas seus processadores quase certamente precisarão lidar com uma ampla gama de serviços relacionados à folha de pagamento.

Quais são os quatro tipos de folha de pagamento?

  1. Folha de pagamento gerenciada por software.
  2. Folha de pagamento interna.
  3. Folha de pagamento gerenciada por contadores/CPA.
  4. Folha de pagamento gerenciada pela agência.

Quanto você paga pelos serviços de folha de pagamento?

O preço do processamento regular da folha de pagamento geralmente inclui um custo de conta base mais uma cobrança por funcionário ou cheque. A cobrança mensal da conta básica pode variar de US$ 20 a US$ 100, dependendo do provedor de serviços que você escolher.

Coisas a considerar antes de iniciar um negócio de serviços de folha de pagamento

Certificações e requisitos especiais de licenciamento

Para trabalhar como prestador de serviços de folha de pagamento, você normalmente precisará de um diploma de associado em contabilidade, administração de empresas ou disciplina semelhante, bem como experiência anterior em folha de pagamento.

Se você quiser trabalhar em administração mais tarde em sua carreira, quase sempre precisará de um diploma de bacharel.

Para obter uma vantagem competitiva sobre os colegas do setor, você também pode buscar a certificação voluntária, como o certificado Certified Payroll Professional em seu país.

Também são necessárias excelentes habilidades interpessoais, de pensamento crítico e organizacionais, bem como aptidão para resolver problemas e experiência em software de folha de pagamento e contabilidade.

Você está qualificado para se tornar um provedor de negócios de folha de pagamento

Antes de colocar sua corda para fora e esperar que as pessoas venham bater à sua porta para contratá-lo, certifique-se de ter as qualificações para concluir o trabalho. Certifique-se de estar atualizado sobre todas as últimas tendências e desenvolvimentos no negócio de folha de pagamento.

Você é organizado o suficiente para se tornar um empresário de folha de pagamento?

Gosto de fazer planos para o meu dia? É verdade que sou um especialista em gerenciamento de tempo? Todas essas três perguntas deveriam ter sido respondidas afirmativamente!

Você gosta de rede? 

Hoje, o networking é crucial para o sucesso de qualquer organização. Comece imediatamente a criar sua rede de contatos.

Você definiu metas de longo e curto prazo?

Se seus objetivos não estiverem alinhados com o tempo e o esforço necessários para iniciar e executar um serviço de folha de pagamento, você deve pensar duas vezes antes de avançar!

Uma empresa de folha de pagamento é lucrativa?

Um serviço de folha de pagamento é lucrativo se puder ser vendido por mais do que o custo de fazer o trabalho. O software em nuvem pode ajudar nessa situação, reduzindo o tempo e o esforço necessários para gerenciar a folha de pagamento. Isso terá consequências de longo alcance: os clientes logo esperarão serviços de folha de pagamento de seus contadores.

Leia meu artigo sobre SERVIÇOS DE FOLHA DE PAGAMENTO MAIS BARATOS E GRATUITOS PARA PEQUENAS EMPRESAS 2023 (Atualizado)

Iniciar negócio de serviço de folha de pagamento

Se você fizer sua pesquisa corretamente, iniciar um negócio de serviços de folha de pagamento pode ser bastante lucrativo para você como empreendedor. Por outro lado, se você não conduzir uma investigação completa e objetiva, poderá enfrentar dificuldades. A primeira coisa a aprender sobre a empresa são os regulamentos tributários que regem os serviços de folha de pagamento, bem como os métodos envolvidos.

Se você iniciar o negócio de serviços de folha de pagamento, deverá fornecer serviços como processamento de impostos federais e estaduais, ajustes salariais, cálculo de horas e salários, emissão de cheques manuais, anulação de cheques, depósitos diretos, administração de benefícios e penhoras salariais. Isso significa que ter uma sólida compreensão desses serviços ajudará você a fornecer aos seus clientes mais serviços do que seus concorrentes.

Nesta linha de negócios, um contrato padrão é essencial e você precisará contratar um advogado qualificado para ajudá-lo a redigir um. O contrato deve identificar explicitamente os serviços que você deseja fornecer, bem como os detalhes de cada serviço.

Isso permite que você e seu cliente tenham um conhecimento claro de quais são seus serviços e quanto você cobrará por eles, o que é especialmente importante se você estiver fornecendo vários serviços.

Se você tiver funcionários, precisará redigir um contrato de trabalho que proteja você e sua empresa, ao mesmo tempo que descreva as responsabilidades dos funcionários e as políticas e procedimentos da empresa.

Como iniciar um negócio de serviço de folha de pagamento

Se você está no negócio de soluções de folha de pagamento há muito tempo ou está apenas começando, criar seu próprio escritório pode ser um divisor de águas para sua empresa.

Aqui estão quatro recomendações para configurar sua nova área e estabelecer um escritório comercial lucrativo de serviços de folha de pagamento.

  • Registre sua empresa
  • Escolha um espaço de escritório
  • Configurar tecnologia e software
  •  Comece a comercializar o seu negócio

Registre sua empresa

As empresas que fornecem serviços de folha de pagamento lidam com informações de funcionários, como ganhos, deduções, horas trabalhadas e quaisquer outros serviços relacionados à remuneração, e garantem que todos sejam gerados em um contracheque e relatórios de funcionários.

Normalmente, este é um serviço prestado em nome do empregador. Esta indústria é composta exclusivamente por escritórios de Contadores Públicos Certificados (CPA), que são obrigados a fornecer serviços de folha de pagamento, além de quaisquer outros serviços que possam fornecer.

Se você é um especialista em folha de pagamento experiente, sem dúvida já concluiu esta etapa. No entanto, se você é novo no negócio de folha de pagamento, precisará estruturar sua empresa e obter as certificações adequadas antes de iniciar um escritório de negócios de serviço de folha de pagamento.

Escolha um espaço de escritório

Há vários fatores a serem considerados quando você escolhe um escritório para o seu negócio de serviços de folha de pagamento.

Tamanho

O tamanho do seu escritório será determinado pelo número de funcionários que você pretende contratar. Se você estiver abrindo um escritório completo com vários funcionários, pode ser necessário um conjunto inteiro, no entanto, se você for o único funcionário, um escritório de uma única sala pode ser suficiente.

Localização

Você deve pensar nos tipos de clientes que atenderá, além da acessibilidade à sua própria casa. Se eles gostam de residir ou fazer negócios em uma parte específica da cidade, pode fazer sentido escolher um local mais distante de você, mas mais próximo deles.

Custo

Se você administra seus negócios em casa, as despesas de um espaço de escritório podem ser difíceis de engolir. Embora alugar um escritório esgote suas receitas, isso pode ajudá-lo a expandir sua empresa e ganhar mais dinheiro a longo prazo.

Se você tem um escritório, tente antecipar quanta receita adicional você coletará nos próximos meses ou anos ao fazer seu orçamento.

Você pode atender e atrair mais clientes ou até contratar mais pessoas. Se sua receita prevista exceder o custo do aluguel, você deve considerar a construção de um escritório.

coworking

Se o espaço de escritório padrão estiver fora da sua faixa de preço, não descarte a possibilidade de iniciar uma empresa de serviços de folha de pagamento. Para algumas empresas de folha de pagamento, coworking ou espaços compartilhados oferecem um arranjo de escritório exclusivo que funciona bem.

O custo de ingressar em um espaço de coworking é frequentemente menor do que o custo de alugar um escritório tradicional. Você provavelmente terá acesso a espaços de trabalho comuns nas opções mais baratas.

Quando você precisa se reunir com um cliente, a maioria dos espaços de coworking oferece salas de conferência que você pode reservar mediante uma taxa ou como parte de sua associação.

Configurar tecnologia e software

Todo negócio de serviços de folha de pagamento requer computadores, software de preparação de folha de pagamento e uma conexão de internet rápida e confiável.

Considere como você prefere trabalhar e quais recursos você precisará oferecer aos seus clientes ao selecionar o software de preparação de folha de pagamento. Se você planeja trabalhar em casa de vez em quando, o software baseado em nuvem permitirá que você trabalhe em uma variedade de dispositivos.

Alguns escritórios de folha de pagamento maiores configuram um servidor de rede para facilitar o armazenamento e a distribuição de dados.

Embora o software de folha de pagamento seja o software mais importante que você usará em seu negócio, não é o único que você precisará. No entanto, você precisará de alguns itens adicionais para ajudá-lo a operar com mais eficiência.

Comece a comercializar o seu negócio

Você tem alguma ideia de onde seu próximo cliente virá? A aquisição de novos clientes será fundamental para o sucesso de seu novo escritório, portanto, dedique algum tempo (e dinheiro) a iniciativas de marketing e promoção.

Para te pegar iniciado, considere as seguintes sugestões:

  • Crie um site (ou adicione seu endereço a um site existente)
  • Crie um perfil de mídia social para sua empresa.
  • Solicite que seus clientes atuais o ajudem a divulgar.

Vale a pena o serviço de folha de pagamento?

Se você tiver algum funcionário, mesmo que seja apenas um, deve pensar em usar um provedor de folha de pagamento para lidar com as tarefas tediosas de criar contracheques e remeter impostos sobre a folha de pagamento. Lembre-se de que o custo de uma única taxa ou multa por atraso no pagamento ou relatório pode exceder o valor de um ano inteiro de serviço.

Conclusão

O objetivo de uma empresa de serviços de folha de pagamento é ajudar um empregador a gerar contracheques para os funcionários, fazendo as deduções necessárias.

O setor de serviços de folha de pagamento, por outro lado, não se restringe a isso. As empresas deste setor prestam uma gama mais ampla de serviços aos seus clientes, algumas optando por se especializar em áreas específicas.

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Perguntas frequentes sobre EMPRESAS DE SERVIÇOS DE FOLHA DE PAGAMENTO

Como fazer a folha de pagamento para uma pequena empresa

A folha de pagamento pode parecer uma tarefa difícil, especialmente para pequenas organizações. Você não terá que fazer tantas tarefas manualmente se usar um software de folha de pagamento.

Os serviços de folha de pagamento oferecem uma solução perfeita calculando deduções, pagamento bruto e líquido automaticamente. Além disso, toda a documentação necessária é mantida em um único local e é facilmente acessível a todos os funcionários e gerência.

Como funciona a folha de pagamento?

O software de folha de pagamento automatiza todas as etapas envolvidas no processamento preciso da folha de pagamento. Eles calculam quanto seus funcionários devem receber em cada período de pagamento com base no número de horas que trabalharam automaticamente. Se você tem funcionários assalariados, o software de folha de pagamento os acompanha e garante que eles sejam pagos corretamente.

Os sistemas de folha de pagamento são fáceis de aprender e usar?

Aprender a usar o sistema, como configurar seu software, é crucial para o sucesso do seu negócio de serviços de folha de pagamento. Processos básicos, como a aprovação de cartões de ponto pelo gerente (ou proprietário) e, em seguida, designar um dia ou hora para executar a folha de pagamento por meio de um aplicativo de software, estão frequentemente envolvidos na execução da folha de pagamento por meio de um programa de software.

A folha de pagamento é uma função de RH ou financeira?

A folha de pagamento funciona como uma função de RH e financeira. É um dos custos indiretos da sua empresa, portanto, requer dinheiro. A folha de pagamento faz parte do RH porque envolve o controle de itens como horas trabalhadas, solicitações de folga e informações de benefícios.

Muitos serviços de folha de pagamento interagem com o software de ponto e presença existente, bem como com o software de gerenciamento de RH.

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