Quando se trata de folha de pagamentos, você tem muitas coisas para marcar na sua lista de tarefas. Pode haver muitas etapas envolvidas no pagamento de seus funcionários, desde a coleta de planilhas de horas até a distribuição de recibos de pagamento. No entanto, depois de pagar seus funcionários, sua lista de verificação da folha de pagamento ainda não está completa. Você também deve arquivar relatórios de folha de pagamento, sejam relatórios certificados, trimestrais ou anuais. Continue lendo para saber o que é um relatório de folha de pagamento e quais formulários você deve arquivar.
O que é um Relatório de Folha de Pagamento?
O IRS e a maioria dos estados exigem que as empresas enviem relatórios trimestrais e anuais da folha de pagamento que sejam exclusivamente para fins fiscais. Quando você solicita um empréstimo comercial, o credor quase certamente solicitará um relatório de folha de pagamento detalhando a remuneração dos funcionários. Os funcionários, bem como os Lei de Padrões Justos de Trabalho (FLSA), esperamos que você forneça relatórios de folha de pagamento individuais, conhecidos como holerites, com cada contracheque.
Os relatórios de folha de pagamento são documentos que contêm um resumo dos dados da folha de pagamento, relatórios de folha de pagamento de vários tipos auxiliam os empresários, credores e governos na análise dos custos da folha de pagamento.
As soluções de software de folha de pagamento fornecem uma variedade de relatórios de folha de pagamento, incluindo o relatório anual que pode ser gerado em tempo real. Vamos dar uma olhada em alguns dos relatórios de folha de pagamento mais comuns que você encontrará como proprietário de uma pequena empresa. O relatório da folha de pagamento pode ser feito semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente. A escolha depende exclusivamente do tamanho do seu negócio.
Tipos de relatório de folha de pagamento
Quantos tipos diferentes de relatórios de folha de pagamento existem? Parafraseando a personagem de Lindsay Lohan em Meninas Malvadas, “o limite não existe”.
A seguir está uma classificação básica dos tipos mais comuns de relatórios de folha de pagamento.
#1. Relatórios de folha de pagamento para toda a empresa
Um registro de folha de pagamento fornece uma visão geral das despesas de folha de pagamento de um empregador. Ele desconstrói remuneração, deduções e impostos em seus componentes mais básicos. É o relatório a ser consultado se você deseja saber quantas horas todos os seus funcionários trabalharam no último período de pagamento ou quanto sua empresa pagou em impostos da Lei Federal de Contribuições de Seguros (FICA) no trimestre anterior.
Como os registros de folha de pagamento incluem tantas informações, é duvidoso que você queira compartilhar tudo com terceiros, como um credor. Antes de distribuir informações pessoais sobre seus funcionários fora de suas quatro paredes, edite-as.
Os relatórios de folha de pagamento de toda a empresa não são referidos da mesma forma por todas as soluções de folha de pagamento. Diário de folha de pagamento é um termo coloquial para registro de folha de pagamento.
#2. Relatórios personalizados para funcionários individuais
Os holerites, geralmente conhecidos como registros de ganhos de funcionários, incluem salários, impostos e deduções de funcionários individuais. Os holerites, ao contrário de um registro de folha de pagamento, revelam os salários de cada funcionário um por um, dando a você uma perspectiva mais granular das atividades de folha de pagamento de sua empresa.
Os funcionários devem ter acesso aos seus holerites sob o FLSA. Eles ajudam os funcionários a entender como seus contracheques são calculados e são frequentemente usados para demonstrar renda ao solicitar arrendamentos e empréstimos.
#3. Horários para funcionários
Os relatórios de horas dos funcionários são usados pelos proprietários de pequenas empresas para determinar quantas horas seus funcionários trabalharam em um determinado período. Dependendo do relatório que você criar, ele pode incluir informações sobre o que a pessoa fez enquanto estava no relógio.
Ao avaliar a folha de pagamento de produtividade dos funcionários analítica, os proprietários de empresas de manufatura devem consultar os relatórios de horas de seus funcionários. Ao comparar as horas de trabalho de seus funcionários com o número de produtos acabados produzidos durante o mesmo período, você pode ver o quão produtivo eles foram.
#4. Relatórios sobre necessidades de caixa
Um relatório de necessidades de caixa informa os empresários sobre a quantidade de dinheiro necessária para completar a folha de pagamento. Ele descreve como os fundos são alocados entre depósito direto, impostos e outras deduções. A verificação desse relatório deve fazer parte de suas práticas de gerenciamento de folha de pagamento.
#5. Declarações de folha de pagamento
Os relatórios de impostos sobre a folha de pagamento são relatórios de folha de pagamento anuais e trimestrais que os proprietários de empresas enviam aos governos federal, estadual e local para transmitir as responsabilidades da folha de pagamento e a remuneração dos funcionários.
A seguir estão os relatórios de impostos federais sobre a folha de pagamento mais comuns:
- Formulário 940: Um relatório anual da folha de pagamento para o imposto Federal Unemployment Tax Act (FUTA).
- O formulário 941 é um relatório trimestral de folha de pagamento para FICA e retenção de imposto de renda federal.
- O Formulário W-2: Um relatório anual de folha de pagamento para pagamento de funcionários e retenção de impostos.
Há quase certamente um estado equivalente a cada relatório de imposto de folha de pagamento federal. Verifique com o escritório de impostos do seu estado para garantir que você não tenha perdido um relatório de folha de pagamento trimestral do estado.
#6. Relatórios de folha de pagamento no Programa de Proteção de Salário (PPP)
Para se qualificar para empréstimos PPP perdoados, as pequenas empresas devem atender a certos critérios. Os sistemas de software de folha de pagamento podem fornecer relatórios de PPP que incluem todas as informações necessárias para solicitar o empréstimo e o perdão do PPP.
Os relatórios de PPP ajudam os empresários a calcular os valores dos empréstimos, analisando os dados salariais de 2019 ou 2020. Quando chegar a hora de solicitar o perdão da dívida, o software de folha de pagamento gerará outro relatório detalhando quanto você gastou em folha de pagamento durante o prazo coberto do empréstimo de 8 ou 24 semanas .
#7. Relatórios de folha de pagamento certificados
Empreiteiros e subempreiteiros que trabalham em projetos de construção do governo são obrigados a produzir relatórios de folha de pagamento certificados semanalmente. A maioria dos governos desenvolveu formulários em branco que você pode preencher e assinar. WH-347 é o formulário de relatórios de folha de pagamento certificado federal.
Ao preencher relatórios de folha de pagamento certificados pelo governo federal, siga cuidadosamente os requisitos do Departamento do Trabalho. Como a conformidade dos relatórios de folha de pagamento é fundamental aqui, procure a assistência de um contador na primeira vez que for solicitado a produzir um relatório de folha de pagamento certificado.
O que incluir em um relatório de folha de pagamento
Essas três informações ajudarão você a melhorar seus relatórios de folha de pagamento.
#1. Comparações de dados
Quando há algo para comparar os dados, torna-se mais significativo. Considere comparar seus dados com dados do mesmo período do ano passado ou do período anterior.
Se você já olhou para as contas financeiras auditadas de uma empresa pública, verá pelo menos dois anos de dados empilhados uns sobre os outros. A comparação ajuda os potenciais investidores a determinar se a posição financeira da empresa está melhorando, se deteriorando ou permanecendo estável.
Os dados comparáveis também são úteis para examinar as despesas da folha de pagamento. Quando há uma linha de base para comparar com as novas informações, por exemplo, é mais provável que você identifique problemas de folha de pagamento.
#2. Dados para o ano inteiro
Proprietários de negócios preocupados com o orçamento - e todos os donos de empresas devem ser - devem incluir estatísticas e relatórios anuais em seus formulários de folha de pagamento.
Muitas empresas, por exemplo, geram relatórios trimestrais de folha de pagamento de toda a empresa para rastrear os gastos com folha de pagamento. Preciso saber quanto gastei na folha de pagamento desde janeiro se estiver preparando um relatório de folha de pagamento do terceiro trimestre. Assim, poderei ver se chego a dezembro sem estourar o orçamento do meu negócio.
#3. Períodos de pagamento cobertos
Torne os períodos de pagamento que você está informando explícitos no início de cada formulário de folha de pagamento. Em vez de "Relatório de folha de pagamento trimestral", renomeie seu relatório de registro de folha de pagamento "Relatório de folha de pagamento do primeiro trimestre de 1".
Como produzir um relatório de folha de pagamento
Os relatórios de folha de pagamento vêm em várias formas e tamanhos. Veja como estruturar seu relatório salarial, seja o que for.
#1. Determine as informações necessárias.
Comece identificando os dados que precisam ser compartilhados com terceiros ou analisados internamente. Ao reportar a terceiros, você nem sempre deseja incluir mais informações do que eles pediram.
Suponha que você esteja procurando um empréstimo comercial e deva fornecer um relatório de folha de pagamento detalhando seus custos de folha de pagamento dos quatro trimestres anteriores. Você não gostaria de enviar um registro de folha de pagamento completo porque incluiria nomes de funcionários, contribuições para planos de aposentadoria e uma série de outras informações irrelevantes. Você seria melhor com um breve relatório que detalha os ganhos dos funcionários, impostos do empregador e benefícios adicionais fornecidos pelo empregador.
#2. Selecione um período de tempo
A menos que você esteja usando formulários do IRS para criar um relatório de impostos sobre a folha de pagamento, você pode determinar o período do relatório.
Por exemplo, pode ser preferível gerar 12 relatórios mensais de folha de pagamento para seu credor em vez de quatro relatórios trimestrais. Ele fornece uma maneira mais clara de explicar as oscilações nos custos da folha de pagamento.
#3. Insira as informações da folha de pagamento
Agora que é hora de produzir o relatório da folha de pagamento, deixe-me apresentar o Microsoft Excel, o melhor amigo de todo contador. Examine os modelos do Excel disponíveis na Internet em busca de algo que se assemelhe vagamente ao que você está tentando criar e adapte-o para atender às suas necessidades.
Depois de criar seu modelo, insira os dados do seu sistema de folha de pagamento. Se estiver inserindo dados manualmente, tome cuidado para não cometer um erro de transposição.
#4. Examine os resultados
Depois de terminar de escrever o relatório, revise-o novamente em busca de erros e veja quais insights você pode obter. Seus custos com folha de pagamento foram maiores ou menores do que o previsto? Por quê?
Se você estiver escrevendo um relatório para terceiros, considere qual história o relatório está apresentando. Se um credor ou investidor fizer uma pergunta investigativa sobre a papelada financeira de sua empresa, você quer ser um especialista.
Como faço para arquivar meu relatório de folha de pagamento com o governo?
Os métodos de envio de dados da folha de pagamento ao governo variam de acordo com a jurisdição e o tipo de relatório. É possível que você tenha que preencher a papelada relacionada a impostos federais e estaduais, bem como seguro-desemprego e seguro-desemprego. Esses formulários podem ser enviados on-line, diretamente ao governo ou por meio de um serviço de relatórios fiscais. Se você deseja arquivar seu relatório de folha de pagamento no prazo e com precisão, fale com um contador ou especialista em folha de pagamento.
Como posso ter certeza de que meu relatório de folha de pagamento está correto?
Para garantir que seu relatório de folha de pagamento seja preciso, é importante manter registros precisos das horas trabalhadas pelos funcionários, horas extras, licença médica e outros tipos de licença. Você também deve revisar regularmente seus relatórios de folha de pagamento e compará-los com seus registros de folha de pagamento para identificar quaisquer discrepâncias. Além disso, você pode querer considerar o uso de software de folha de pagamento para automatizar o processo de folha de pagamento e reduzir o risco de erros.
O que é um relatório resumido da folha de pagamento?
O objetivo de um relatório de resumo da folha de pagamento é fornecer uma visão geral dos custos totais da folha de pagamento em um determinado período de tempo. Você pode esperar ver detalhes como o número total de funcionários, o valor total dos impostos sobre a folha de pagamento, o valor total dos benefícios pagos e o valor total dos ordenados e salários pagos. É prática comum que as empresas usem o relatório resumido da folha de pagamento para controlar os custos da folha de pagamento, fazer ajustes conforme necessário e compilar demonstrações financeiras.
Qual é a diferença entre um relatório de folha de pagamento e um formulário W-2?
Salários, vencimentos, benefícios e impostos são apenas alguns dos componentes que compõem o que é conhecido coletivamente como custos da folha de pagamento, e todos eles podem ser encontrados em um relatório chamado esboço da folha de pagamento. No entanto, no final do ano, os funcionários receberão um formulário W-2 de seus empregadores. O formulário W-2 de um funcionário detalha não apenas o valor dos impostos federais, estaduais e locais retidos, mas também o valor dos pagamentos do Seguro Social e do Medicare.
O que é um relatório de conciliação da folha de pagamento?
A conta da folha de pagamento no razão geral da empresa pode ser reconciliada com os registros da folha de pagamento por meio de um relatório de reconciliação da folha de pagamento. Se houver alguma discrepância entre os registros da folha de pagamento e o razão geral, este relatório pode ser usado para localizá-los e corrigi-los. Se você deseja certificar-se de que seus registros de folha de pagamento e demonstrativos financeiros estejam corretos, você precisa usar o relatório de reconciliação da folha de pagamento.
Resumo
Os relatórios de folha de pagamento ajudam os empresários a entender melhor os custos de pagamento de funcionários de suas empresas. Há muito a ser aprendido ao dividir os gastos com folha de pagamento de várias maneiras, portanto, não negligencie o processo analítico ao preparar relatórios de folha de pagamento.
Perguntas frequentes sobre o relatório de folha de pagamento
O que deve ser incluído em um relatório de folha de pagamento?
Uma boa folha de pagamento é um documento que os empregadores usam para verificar suas obrigações fiscais ou cruzar dados financeiros. Pode incluir tais informações como taxas de pagamento, horas trabalhadas, horas extras acumuladas, impostos retidos de salários, contribuições fiscais do empregador, saldos de férias e muito mais.
Como fazer um relatório de folha de pagamento?
Crie um relatório de resumo da folha de pagamento
- Vá para o menu Relatórios.
- Encontre a seção Folha de pagamento e, em seguida, Resumo da folha de pagamento.
- Defina um intervalo de datas na lista suspensa.
- Selecione um único funcionário ou grupo de funcionários.
- Por fim, selecione Executar relatório.
Quais relatórios de folha de pagamento são devidos anualmente?
Relatórios anuais de folha de pagamento. Formulários fiscais usados para relatar impostos de desemprego, renda W-2 e pagamentos a contratados independentes são apresentados anualmente. Estes são devidos no primeiro trimestre do ano seguinte
