A contabilidade sem fins lucrativos é uma dessas atividades que muitas pessoas não gostam. No entanto, é importante para o bom funcionamento da organização. Como todo o processo de contabilidade sem fins lucrativos pode ser cansativo e demorado, você pode empregar o uso de software ou terceirizar os serviços para criar tempo para outras tarefas importantes. Mostraremos alguns exemplos de software livre que você pode usar, mas primeiro vamos entender o conceito de contabilidade sem fins lucrativos.
O que é contabilidade sem fins lucrativos?
A contabilidade sem fins lucrativos é o processo distinto pelo qual as organizações sem fins lucrativos planejam, documentam e relatam suas atividades financeiras. Enquanto as organizações com fins lucrativos se preocupam principalmente com o lucro, as organizações sem fins lucrativos estão mais preocupadas com o componente de prestação de contas da contabilidade. Eles aderem a um sistema de regulamentos e processos que os auxiliam a permanecerem responsáveis perante seus apoiadores e contribuintes.
O restante deste ensaio abordará os fundamentos e as melhores práticas de contabilidade que todos os profissionais sem fins lucrativos devem conhecer. Compreender os fundamentos permitirá que você gerencie e planeje melhor suas iniciativas para maximizar o valor de seus recursos.
O que faz um contador sem fins lucrativos?
Contadores sem fins lucrativos ajudam as organizações a garantir a saúde e a estabilidade financeira, mantendo os padrões de dados financeiros e tomando decisões com base nos recursos orçamentários da organização sem fins lucrativos.
Como a contabilidade é diferente para organizações sem fins lucrativos?
Como dito anteriormente, a contabilidade sem fins lucrativos se concentra na responsabilidade financeira. Os doadores da sua organização sem fins lucrativos têm o direito de restringir as doações que fazem à sua organização, e os financiadores querem garantir que seu dinheiro seja gasto nas iniciativas acordadas. Devido a essas restrições, você deve garantir que suas contribuições sejam gastas de maneira que seus apoiadores aprovem. Como resultado, as organizações sem fins lucrativos usam um estilo de contabilidade conhecido como contabilidade de fundos.
A contabilidade de fundos permite que as ONGs dividam seu dinheiro em categorias distintas ou “fundos” para mantê-los organizados e para garantir que os fundos sejam gastos apenas naquilo para que estão autorizados.
As organizações sem fins lucrativos frequentemente dividem seus fundos em categorias como:
- Fundos restritos: são os fundos que sua organização deve gastar em projetos e atividades específicos.
- Fundos temporariamente restritos: esse dinheiro deve ser usado para determinadas iniciativas e atividades em sua organização sem fins lucrativos até uma data definida. Eles se tornam fundos ilimitados após esse período.
- Fundos irrestritos: geralmente é chamado de fundo anual. Ele pode ser gasto em qualquer área da sua organização que seja mais crítica.
A restrição de não distribuição é outra faceta da contabilidade sem fins lucrativos que ajuda as organizações a permanecerem responsáveis por suas finanças. Este é um componente importante da contabilidade que ajuda as organizações a se definirem. As organizações sem fins lucrativos, ao contrário das com fins lucrativos, não são obrigadas a distribuir suas receitas líquidas para os líderes da organização.
Uma organização governamental também difere em suas práticas contábeis de contratos de arrendamento. Organizações governamentais já passaram por dificuldades nos últimos anos com a introdução de novas regras contábeis para arrendamentos. Agora, a introdução do GASB 96 significa que essas mesmas organizações devem passar por uma mudança muito semelhante com uma grande parte de seus contratos de software. GÁS 96 foi introduzido e está em vigor para os anos fiscais iniciados após 15 de junho de 2022. Portanto, você já pode estar operando dentro da orientação que o GASB 96 exige. Vale a pena verificar suas diretrizes de locação para garantir que você esteja em conformidade.
Melhor software de contabilidade para organizações sem fins lucrativos
Organizações sem fins lucrativos freqüentemente operam com um orçamento apertado. Todo dinheiro gasto deve ser cuidadosamente considerado e contabilizado. Muitas ONGs dependem de sistemas de contabilidade internos porque não podem contratar um contador profissional. Se você não tem dinheiro para contratar um profissional, um software de contabilidade gratuito pode ajudá-lo a começar. (elcapitalino)
Ao procurar um software de contabilidade gratuito para sua organização sem fins lucrativos, avalie quais atividades você precisa que o programa conclua e se precisa de relatórios específicos. Cada currículo tem algo único a oferecer, então escolha aquele que melhor atenda às suas necessidades.
Opções para software gratuito de contabilidade para organizações sem fins lucrativos
Aqui estão algumas das melhores opções de software gratuito de contabilidade para organizações sem fins lucrativos:
#1. Tesoureiro sem fins lucrativos
O tesoureiro sem fins lucrativos, como o nome indica, foi projetado para atender às necessidades de pequenas organizações sem fins lucrativos, como associações de pais e professores, grupos de proprietários, capítulos de associações profissionais, clubes esportivos infantis e outros. Este programa é gratuito e simples de usar, graças às suas opções integradas de relatórios e orçamentos. Destina-se a facilitar a vida dos tesoureiros voluntários e outros membros do conselho em termos de administração e monitoramento financeiro, bem como todas as necessidades contábeis de entidades sem fins lucrativos.
#2. GNUCash
Este aplicativo de software gratuito pode ser benéfico para pequenos grupos sem fins lucrativos. É uma ferramenta de código aberto com certos recursos do Quicken e alguns recursos de contabilidade para pequenas empresas. Este software permite que você construa uma variedade de relatórios, embora talvez seja necessário exportar alguns dados para o Excel para concluí-los. Este software é compatível com os sistemas operacionais Windows, Mac e Linux.
#3. Contas de Adminsoft
Este programa é um sistema completo de contabilidade de dupla entrada que pode até gerenciar a folha de pagamento, se necessário. Ele será executado em qualquer sistema baseado em Windows e, em alguns casos, em PCs Mac ou Linux.
#4. BS1
O software BS1 foi projetado para pequenas empresas e permite criar arquivos em vários formatos de moeda, permitindo gerenciar cobranças ou compras internacionais. Você também pode fazer suas próprias demonstrações financeiras. Se desejar, você pode pagar uma taxa para personalizar seu programa.
#5. Razão Lazy8
Esta ferramenta de contabilidade gratuita é um programa de contabilidade de dupla entrada para usuários familiarizados com técnicas de contabilidade. Sua empresa também pode acompanhar recebimentos e pagamentos automaticamente. Este aplicativo também é compatível com computadores Windows, Linux e Mac.
#6. Ledger Lite
O software de contabilidade gratuito da Responsive Software opera em plataformas Windows. Este aplicativo shareware é um sistema de contabilidade de dupla entrada que pode ser expandido à medida que sua empresa cresce. Uma vantagem para organizações sem fins lucrativos é que os saldos das contas podem ser calculados sempre que você escolher, em vez de apenas trimestralmente ou anualmente.
#7. ERP de contabilidade frontal
Por ser uma solução de código aberto para pequenas empresas, é uma excelente opção para organizações sem fins lucrativos. Esta ferramenta permite que você gerencie contas bancárias, razão geral e muitos relatórios. Esta ferramenta pode ser usada em Windows, Linux e Mac e tem acesso de vários usuários.
#8. ZipBooks
A versão gratuita do ZipBooks pode ser útil para ONGs que procuram um programa de software para realizar responsabilidades contábeis básicas. Faturamento ilimitado, processamento de pagamentos digitais via Paypal ou Square, relatórios básicos e gerenciamento de fornecedores e clientes estão entre os recursos do programa (como membros ou doadores). O programa pode ser vinculado a uma única conta bancária.
Por que as organizações sem fins lucrativos precisam de software de contabilidade?
A contabilidade sem fins lucrativos difere muito da contabilidade com fins lucrativos. As organizações sem fins lucrativos dependem de doações e subsídios para financiamento. Portanto, eles devem aderir a requisitos rígidos de contabilidade financeira. Eles devem cumprir os padrões de relatórios FAS 116 (Contabilização de contribuições recebidas e feitas) e FAS 117 (Demonstrações financeiras de organizações sem fins lucrativos).
As organizações sem fins lucrativos frequentemente operam com orçamentos apertados. Embora seja ideal ter um contador ou contador especializado – ou vários – na equipe, nem sempre é viável para empresas jovens ou em crescimento. O software de contabilidade correto pode ajudar as organizações sem fins lucrativos a atender a esses critérios, mesmo que tenham uma força de trabalho pequena, permitindo que cumpram suas metas financeiras enquanto minimizam seus gastos.
O programa pode ajudar com as demandas contábeis especiais de uma organização sem fins lucrativos, como atender a requisitos exclusivos de relatórios, monitorar doações, disponibilizar informações financeiras para doadores e interessados em tempo hábil e preparar relatórios de balanço.
Serviços de contabilidade para organizações sem fins lucrativos
Você quer gastar mais tempo projetando programas e se comunicando com os financiadores e menos tempo rastreando recibos e discutindo sobre relatórios de folha de pagamento?
Terceirizar sua contabilidade para agências de contabilidade sem fins lucrativos pode ser uma ótima maneira de diminuir sua carga. Uma equipe de contabilidade qualificada com experiência em organizações sem fins lucrativos pode ajudar a liberar seu tempo enquanto fornece os dados exatos de que você precisa para enfrentar seu conselho e seus apoiadores com confiança.
Aqui estão seis maneiras pelas quais os serviços de contabilidade sem fins lucrativos podem ajudar sua organização a atingir seus objetivos:
#1. Livros prontos para auditoria
Você precisa de um sistema de contabilidade eficiente para ajudá-lo a manter seu status de organização sem fins lucrativos, atender às necessidades de seus doadores e se preparar para auditorias. No entanto, manter registros prontos para auditoria é difícil, especialmente com um departamento de contabilidade de meio período, voluntário ou com falta de pessoal.
A terceirização de seus serviços contábeis sem fins lucrativos garante que suas contas estejam sempre em ordem e atendam aos critérios necessários. Assim, você não precisa se apressar ou trabalhar até tarde toda vez que alguém pede para ver seus livros.
A responsabilidade aprimorada ajudará a aumentar a confiança de seus colaboradores, demonstrando que você está lidando com o dinheiro deles de forma adequada.
#2. Reserve um tempo para se concentrar em sua missão
Como membro de uma equipe de caridade, seu foco é desviado de várias maneiras, incluindo captação de recursos, gerenciamento de equipe, iniciativas de pessoal e muito mais. Com todas essas responsabilidades, rastrear as doações de doadores deve ser a menor de suas preocupações.
Por exemplo, se você está tentando ajudar com uma crise de falta de moradia em sua cidade, você deve gastar mais tempo criando relacionamentos com indivíduos em sua vizinhança do que olhando para planilhas.
A terceirização da contabilidade e da contabilidade da sua organização sem fins lucrativos pode ajudá-lo a prosperar, dando-lhe mais tempo para realizar o trabalho que você ama. Se você não estiver sobrecarregado com atividades de contabilidade, como processar faturas, organizar recibos ou pagar fornecedores, poderá orientar sua equipe e voluntários com mais eficiência.
#3. Economize uma quantidade significativa de tempo e energia
A contabilidade sem fins lucrativos pode ser difícil e demorada, especialmente se você não tiver experiência financeira anterior. A contabilidade pode acabar com sua paixão e limitar a quantidade de energia que você tem para dedicar à causa se não achar inspiradora.
Quando você terceiriza sua contabilidade para uma firma de contabilidade sem fins lucrativos experiente, seus funcionários cuidam de tudo para você, reduzindo sua carga de trabalho. Também alivia a preocupação de contratar, treinar e manter sua própria equipe de contabilidade.
Os serviços de contabilidade sem fins lucrativos também conhecem os melhores softwares e atalhos que economizam tempo para ajudá-lo a simplificar suas tarefas. Eles também podem recomendar um software de contabilidade atual que consolide todos os seus dados contábeis em um único local. Assim, na hora de fazer relatórios ou arquivar impostos, você tem tudo à sua disposição.
#4. Determine quanto dinheiro você pode gastar
Você quer ser capaz de fazer bom uso do financiamento de seus contribuidores e doações para ajudar suas iniciativas a prosperar.
No entanto, para muitas organizações sem fins lucrativos, determinar quanto de suas doações deve ser destinado a programas versus angariação de fundos ou operações pode ser um desafio. Por causa de verbas e concessões restritas ao programa, é muito mais difícil rastrear qual dinheiro você PODE gastar.
É quando um serviço de contabilidade sem fins lucrativos pode valer seu peso em ouro. Como a maioria das empresas gerais de CPA não possui o conhecimento necessário do setor, elas não possuem métodos estabelecidos para rastrear verbas restritas a programas ou concessões. Um serviço de contabilidade sem fins lucrativos, por outro lado, estará familiarizado com os desafios específicos que organizações como a sua enfrentam diariamente.
#5. Obtenha relatórios confiáveis (e legíveis)
Nunca subestime a importância de relatórios financeiros sem fins lucrativos consistentes e reconhecíveis. Pode parecer simples, mas…
A maioria das organizações de pequeno e médio porte (assim como muitas grandes) lutam para fornecer relatórios financeiros precisos a tempo de satisfazer seus membros do conselho, financiadores e auditores. E, frequentemente, os relatórios que recebem diferem de mês para mês em termos de apresentação, informação contida e categorização.
Uma empresa de contabilidade profissional sem fins lucrativos padronizará seus registros e classificará consistentemente suas receitas e despesas. Assim, você receberá relatórios confiáveis todos os meses que poderá realmente ler.
Isso permite que você incuta confiança em sua equipe de monitoramento e em seus doadores. Também permite que você faça julgamentos melhores mais rapidamente. Para que você possa progredir com seu objetivo!
#6. Economize muito dinheiro
Você pode não acreditar, mas os serviços de contabilidade sem fins lucrativos podem ajudar sua organização a economizar uma quantia significativa de dinheiro.
Os funcionários são caros e os salários contábeis aumentaram até 30% apenas no ano passado. Além disso, os contadores de equipe são propensos a serem pegos em velhos hábitos que desperdiçam tempo e dinheiro da sua organização.
Os serviços de escrituração e contabilidade podem ser muito mais eficientes do que sua equipe interna, graças a processos otimizados e tecnologia de ponta!
As organizações sem fins lucrativos usam caixa ou contabilidade de competência?
Organizações sem fins lucrativos estabelecidas geralmente preparam e emitem demonstrações financeiras usando o método de competência, em oposição ao método de caixa.
As organizações sem fins lucrativos usam GAAP?
As organizações sem fins lucrativos não são obrigadas a seguir os princípios GAAP em seus esforços de contabilidade 501c3, mas é uma boa prática fazê-lo
A contabilidade sem fins lucrativos é difícil?
Assim como qualquer outro empreendimento, a contabilidade sem fins lucrativos tem seus próprios desafios.
Quais são as principais demonstrações financeiras que as organizações sem fins lucrativos precisam preparar?
Organizações sem fins lucrativos normalmente precisam preparar demonstrações financeiras, como balanço, demonstração de resultados, demonstração de fluxos de caixa e demonstração de despesas funcionais. Além disso, organizações sem fins lucrativos podem ser obrigadas a preparar um Formulário 990 ou 990-EZ para relatar suas informações financeiras ao IRS.
Como as organizações sem fins lucrativos podem garantir a conformidade com os regulamentos de contabilidade e relatórios?
As organizações sem fins lucrativos podem garantir a conformidade mantendo-se informadas sobre as leis e regulamentos que se aplicam a elas, como o Formulário 990 do IRS. Elas também podem contratar contadores ou auditores profissionais para revisar suas demonstrações financeiras e garantir a conformidade.
Como organizações sem fins lucrativos podem gerenciar suas finanças de forma eficaz?
As organizações sem fins lucrativos podem gerenciar suas finanças de forma eficaz criando um orçamento, revisando regularmente as demonstrações financeiras e implementando controles internos para evitar fraudes ou erros. Eles também devem garantir que seus registros financeiros sejam precisos, oportunos e transparentes.
Como as organizações sem fins lucrativos podem usar suas informações financeiras para tomar decisões estratégicas?
As organizações sem fins lucrativos podem usar suas informações financeiras para tomar decisões estratégicas, analisando suas receitas e despesas, identificando tendências e padrões e avaliando seu progresso no cumprimento de sua missão. Eles também podem usar informações financeiras para identificar áreas de melhoria e tomar decisões sobre captação de recursos e desenvolvimento de programas.
Qual é a diferença entre fundos irrestritos e restritos na contabilidade sem fins lucrativos?
Presentes irrestritos podem ser usados para qualquer finalidade, mas doações limitadas só podem ser usadas pelo motivo declarado pelo doador. Os fundos restritos devem ser rastreados separadamente pelas organizações sem fins lucrativos, que também devem garantir que sejam utilizados exclusivamente para esse fim.
Como o processo de arrecadação de fundos afeta a contabilidade das organizações sem fins lucrativos?
A contabilidade de organizações sem fins lucrativos pode ser significativamente afetada pela arrecadação de fundos. Doações, promessas e outras contribuições devem ser rastreadas por organizações sem fins lucrativos para garantir que sejam representadas com precisão em suas contas financeiras. Eles também devem certificar-se de que cumprem todas as leis e regras aplicáveis, incluindo obrigações de divulgação, relacionadas à arrecadação de fundos.
Quais são alguns desafios financeiros comuns que as organizações sem fins lucrativos enfrentam?
Dinheiro limitado, imprevisibilidade de financiamento, competição por doações e conformidade regulatória são algumas das principais questões financeiras com as quais as ONGs lidam. Organizações sem fins lucrativos também podem ter problemas com gerenciamento de fluxo de caixa, previsão e orçamento.
Para resumir
A contabilidade sem fins lucrativos é uma área distinta das finanças. Compreender os fundamentos da contabilidade ajudará sua organização sem fins lucrativos a entender melhor sua própria situação financeira.
Se suas tarefas de contabilidade ainda estiverem sob a alçada de seus executivos, considere terceirizar sua contabilidade para uma empresa. Eles ajudarão a garantir que todas as melhores práticas e controles internos sejam implementados, resultando em finanças mais inteligentes.
Perguntas Frequentes
Qual é a diferença entre sem fins lucrativos e com fins lucrativos?
As organizações sem fins lucrativos têm um objetivo social, enquanto as com fins lucrativos tentam fornecer produtos e serviços valiosos aos consumidores e, ao mesmo tempo, gerar receita.
As organizações sem fins lucrativos podem vender produtos?
As organizações sem fins lucrativos podem, sem dúvida, ganhar com a venda de produtos se essas operações estiverem diretamente vinculadas ao objetivo da organização.
Organizações sem fins lucrativos pagam impostos?
Não, as organizações sem fins lucrativos não precisam pagar impostos sobre as doações recebidas.
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Referências
