Como iniciar a folha de pagamento de uma pequena empresa, é uma dúvida que passa pela cabeça de todo empreendedor. A folha de pagamento é o processo de pagamento dos funcionários de uma empresa, que inclui o controle das horas trabalhadas, o cálculo do pagamento e o desembolso de fundos aos funcionários por meio de depósito direto ou cheque.
As empresas devem, no entanto, realizar atividades contábeis para registrar a folha de pagamento, impostos retidos na fonte, bônus, compensação de horas extras, licença médica e pagamento de férias. As empresas devem reservar e registrar o valor dos impostos do Medicare, da Previdência Social e do desemprego que devem ser pagos ao governo.
Muitas empresas usam software de folha de pagamento para acompanhar seus funcionários. Uma API é usada para inserir as horas do funcionário e sua remuneração é processada e enviada para suas contas bancárias.
Os serviços de folha de pagamento são terceirizados por muitas empresas de médio e grande porte para simplificar o processo. Os empregadores mantêm o controle de quantas horas cada funcionário trabalha e relatam isso ao serviço de folha de pagamento. O valor bruto a pagar ao empregado é calculado pelo serviço de folha de pagamento no dia do pagamento com base no número de horas ou semanas trabalhadas durante o período de pagamento e na taxa de pagamento. O serviço deduz impostos e outras retenções dos ganhos dos funcionários antes de pagá-los.
No entanto, este guia sobre como iniciar a folha de pagamento para pequenas empresas em 2023 ajudará você a abordar esse processo emocionante, mas intimidador, com mais confiança, permitindo que você contrate a ajuda de que precisa no final.
Compreendendo a folha de pagamento
A folha de pagamento é a compensação que uma empresa deve aos seus funcionários por um determinado período de tempo ou em um determinado dia. Normalmente, é administrado pelos departamentos de contabilidade ou recursos humanos de uma empresa. A folha de pagamento de uma pequena empresa pode ser tratada pelo proprietário ou por um associado.
Processamento de folha de pagamento, benefícios de funcionários, seguros e funções contábeis, como retenção de impostos, estão sendo cada vez mais terceirizados para organizações especializadas.
A folha de pagamento da sua empresa por conta própria é menos cara, mas é demorada e propensa a erros.
Se você for bom com números, poderá pagar seus funcionários você mesmo. No entanto, dado o potencial de erros na folha de pagamento (e as multas resultantes), verifique se você está totalmente satisfeito com o que precisa fazer antes de mergulhar.
Como iniciar a folha de pagamento
- Obtenha um Número de Identificação do Empregador (EIN)
- Verifique se você precisa de IDs de estado/local
- Contratado ou Funcionário Independente
- Cuide da papelada dos funcionários
- Decidir sobre um período de pagamento
- Documente cuidadosamente seus termos de remuneração de funcionários
- Escolhendo um sistema de folha de pagamento
- Folha de pagamento em execução
- Obter manutenção de registros
- Relatório de impostos sobre a folha de pagamento
#1. Obtenha um Número de Identificação do Empregador (EIN)
Você deve obter um número de identificação do empregador (EIN) do IRS antes de recrutar pessoal. O EIN também é conhecido como Employer Tax ID ou Form SS-4. O EIN é necessário para a apresentação de impostos e outros documentos no Internal Revenue Service. Além disso, ao enviar informações sobre seus funcionários para entidades estaduais, o EIN é obrigatório. Você pode solicitar um EIN online ou entrando em contato diretamente com o Internal Revenue Service.
#2. Verifique se você precisa de IDs de estado/local
Para lidar com impostos, alguns governos estaduais e locais precisam que as empresas obtenham números de identificação.
#3. Contratado ou Funcionário Independente
Reconhecer a Diferença. Certifique-se de entender a diferença entre um contratado independente e um empregado. A distinção entre os dois nem sempre é clara em termos legais e tem um impacto em como você retém impostos de renda, paga impostos de Seguro Social e Medicare e paga impostos de desemprego.
#4. Cuide da papelada dos funcionários
Formulário W-4, Retenção de Imposto de Renda Federal, é necessário para novos trabalhadores. Seu funcionário deve preencher o formulário e devolvê-lo a você para que você possa deduzir o valor apropriado do imposto de renda federal de seu contracheque.
#5. Decidir sobre um período de pagamento
Você pode ter um processo manual em vigor, mas a configuração de um período de pagamento (mensal ou bimestral) é ocasionalmente ditada pela lei estadual, sendo os pagamentos bimensais os mais comuns. Mesmo que seu funcionário não trabalhe o período inteiro, o IRS o obriga a reter o imposto de renda nesse período.
#6. Documente cuidadosamente seus termos de remuneração de funcionários
Ao configurar a folha de pagamento, pense em como você lidará com as folgas remuneradas (que não são exigidas por lei, mas são fornecidas pela maioria das empresas), como você acompanhará as horas dos funcionários, se e como pagará ao longo do tempo e outras considerações comerciais. Outras compensações de funcionários e despesas comerciais, como prêmios de planos de saúde e pagamentos de aposentadoria, também devem ser retirados dos contracheques dos funcionários e pagos às organizações apropriadas.
#7. Escolhendo um sistema de folha de pagamento
A administração da folha de pagamento exige um alto nível de precisão e atenção aos detalhes, por isso vale a pena realizar algumas pesquisas para conhecer suas possibilidades. Comece perguntando a outros empresários qual abordagem eles usam e se eles têm alguma sugestão para configurar e gerenciar a folha de pagamento. Na maioria dos casos, suas opções de gerenciamento de folha de pagamento são internas ou terceirizadas. Você, como empregador, é responsável por relatar e pagar todos os impostos sobre a folha de pagamento, independentemente da opção escolhida.
#8. Folha de pagamento em execução
Você pode começar a executar a folha de pagamento depois de reunir toda a sua papelada e informações. Você pode inserir as informações por conta própria ou entregá-las ao seu contador, dependendo do sistema de folha de pagamento usado.
#9. Obtenha manutenção de registros
Os empregadores são obrigados pela legislação federal e estadual a preservar determinados registros por períodos de tempo específicos. Os formulários W-4 (nos quais os funcionários especificam seu status de retenção de impostos) devem, por exemplo, ser mantidos em arquivo para todos os funcionários ativos, bem como por três anos após a demissão do funcionário. W-2s, cópias de formulários de impostos arquivados e as datas e valores de todos os depósitos de impostos devem ser mantidos.
#10. Relatório de impostos sobre a folha de pagamento
Em uma base trimestral ou anual, você deve enviar vários relatórios de impostos sobre a folha de pagamento às autoridades competentes. Visite o Employer's Tax Guide do IRS para obter mais informações, que fornece orientações claras sobre todas as obrigações de declaração de impostos federais. Para requisitos detalhados de declaração de impostos para empregadores, entre em contato com o departamento de impostos do seu estado.
Como iniciar a folha de pagamento para pequenas empresas
Aqui estão as etapas sobre como iniciar a folha de pagamento para uma pequena empresa:
Revise o site do Departamento do Trabalho dos EUA
A maioria das empresas nos Estados Unidos está sujeita a regras específicas. Para citar alguns, essas restrições incluem a lei do salário mínimo, a Lei de Licença Médica e Familiar e as regras de horas extras.
Revise a área Tópicos do Site do Departamento do Trabalho dos EUA para começar a configurar sua folha de pagamento para pequenas empresas. Em seguida, vá para a seção FirstStep Poster Advisor das leis do DOL para descobrir quais pôsteres você precisará exibir para ficar em conformidade com os requisitos federais de emprego.
Revise o site do departamento de trabalho do seu estado.
Embora a lei trabalhista federal seja regulamentada pelo Departamento do Trabalho dos Estados Unidos, cada estado tem seu próprio conjunto de leis trabalhistas. Ao configurar a folha de pagamento para sua pequena empresa, você deve estar ciente das regras federais e estaduais.
E se as informações no site do departamento de trabalho de seu estado forem diferentes das informações no site do Departamento de Trabalho dos EUA? Em geral, a lei favorece o empregado, portanto deve-se seguir as orientações que mais o beneficiem. Por exemplo, quando um funcionário trabalha mais de 40 horas por semana, a lei federal exige que as horas extras sejam pagas. No entanto, algumas jurisdições exigem o pagamento de horas extras com base no número de horas trabalhadas em um dia.
Em caso de dúvida, consulte seu contador ou um advogado trabalhista que esteja familiarizado com as leis do seu estado. Isso não apenas o manterá longe de problemas com a lei, mas também garantirá que seus funcionários sejam tratados de forma justa, resultando em uma força de trabalho mais feliz.
Defina o cronograma da sua folha de pagamento
A folha de pagamento geralmente é feita semanalmente, bimestralmente ou quinzenalmente na maioria das empresas. Escolha um cronograma de pagamento que funcione melhor para você. Ao decidir com que frequência você deseja pagar sua equipe, lembre-se do fluxo de caixa da sua empresa. O pagamento de funcionários em dia é regido por restrições rígidas e, embora você possa variar sua programação de folha de pagamento, não deve fazê-lo com frequência.
Lembre-se de que as leis trabalhistas de seu estado podem especificar a frequência mínima de sua programação de folha de pagamento, portanto, verifique novamente a sua em relação aos requisitos no site do departamento de trabalho de seu estado.
Escreva o manual do funcionário
É hora de escrever o manual do funcionário agora que você sabe quais regulamentos se aplicam à folha de pagamento em seu estado. Não se preocupe se a perspectiva de escrever algo o deixa desconfortável. Você pode usar uma variedade de recursos da Internet para ajudá-lo a desenvolver seu manual do funcionário ou pode contratar um especialista em recursos humanos para fazer isso por você.
Depois que você terminar de escrever seu manual do funcionário, recomendo fortemente que você o revise por um advogado especializado em direito trabalhista em seu estado. Eles verificarão novamente se o seu manual não inclui nenhum material que possa ser interpretado como um contrato entre você e seus funcionários.
Antes de decidir como iniciar a folha de pagamento para uma pequena empresa, certifique-se também de ter entendido corretamente as leis relativas a questões de folha de pagamento e emprego em seu estado.
Solicite o seu número de identificação do empregador federal (FEIN ou EIN).
Para fins fiscais, muitos proprietários únicos utilizam seu número de seguro social. No entanto, você deve utilizar um número de identificação do empregador federal, às vezes conhecido como FEIN ou EIN, para fins de emprego. Seu EIN é o número que você usará em todas as declarações e documentos fiscais de negócios assim que o tiver. Como resultado, muitos profissionais de contabilidade aconselham fortemente os proprietários de empresas a obter um EIN o mais rápido possível após o lançamento de sua empresa.
Obter um FEIN, se você ainda não tiver um, é simples. Você pode solicitar seu EIN online no site do IRS e recebê-lo imediatamente.
Solicite as contas de retenção na fonte e seguro-desemprego do seu estado
Você pode ser obrigado a reter o imposto de renda estadual e contribuir para o fundo de seguro-desemprego do seu estado, dependendo do seu estado. As regulamentações locais de imposto retido na fonte também existem em vários estados.
Nos sites da comissão de impostos e da comissão de seguro-desemprego do seu estado, você pode obter frequentemente informações sobre sua situação de trabalho sobre como iniciar a folha de pagamento para uma pequena empresa
Insira o cronograma da folha de pagamento e as datas de vencimento do arquivamento de impostos em seu calendário
Você deve garantir o cumprimento de todos os prazos agora que decidiu o cronograma da folha de pagamento e solicitou suas contas FEIN, retenção na fonte e seguro-desemprego.
Comece marcando seu calendário com as datas da sua folha de pagamento. Em seguida, insira as datas de vencimento para seus registros de impostos sobre a folha de pagamento. Lembre-se de que a remessa de impostos e a apresentação de declarações de informações podem ter datas de vencimento separadas. Além disso, os prazos estaduais podem diferir dos prazos federais.
Decida quem administrará sua folha de pagamento
Você lidará com a folha de pagamento internamente ou por meio de um serviço de folha de pagamento de terceiros? Ambas as opções têm prós e contras.
Quando você lida com a folha de pagamento internamente, você tem um pouco mais de margem de manobra em termos de quando pode processar a folha de pagamento. Os provedores de serviços de folha de pagamento frequentemente solicitam esperas de três a cinco dias e cobram uma taxa de urgência se você não enviar os dados da folha de pagamento dentro do prazo. Os prestadores de serviços de folha de pagamento, por outro lado, frequentemente assumem total responsabilidade pela apresentação pontual de pagamentos e declarações de impostos, o que é atraente para o pequeno empresário ocupado.
Contrate seu primeiro funcionário
Você tem todos os seus números de identificação fiscal necessários, descobriu sua programação de folha de pagamento e configurou seu sistema de folha de pagamento. Agora é hora de trazer seu primeiro funcionário.
Colete algumas informações do candidato perfeito depois de localizá-lo e contratá-lo para que ele possa ser configurado corretamente em seu sistema de folha de pagamento.
Como fazer a folha de pagamento manualmente
Um sistema de folha de pagamento manual requer a conclusão de todo o procedimento de folha de pagamento à mão. Você pode adquirir planilhas de horas padrão para documentação e solicitar que sua equipe as preencha se optar por gerenciar sua própria folha de pagamento. Depois de terminar os cartões de ponto, você pode calcular os salários e impostos adequados e, em seguida, passar cheques à mão para seus funcionários.
É importante lembrar que o processamento manual da folha de pagamento envolve muitos procedimentos que podem demorar mais do que o esperado. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que se enquadram em algum lugar no meio do espectro de pequeno e médio porte. Quanto mais funcionários você tiver, mais difícil será realizar a folha de pagamento manualmente.
Use as etapas abaixo para aprender a realizar a folha de pagamento manualmente se quiser economizar dinheiro e colocar seu cérebro para trabalhar.
- Reúna suas informações fiscais
- Faça com que seus funcionários preencham um Formulário W-4
- Determine um cronograma de folha de pagamento
- Calcular o salário bruto e reter o imposto de renda
- Pague os impostos da folha de pagamento
- Arquive e informe sua folha de pagamento
- Mantenha registros de folha de pagamento bem mantidos
Como iniciar a folha de pagamento para uma pequena empresa: Folha de pagamento para um funcionário
Você precisará dos seguintes itens para pagar seu único funcionário, seja você mesmo ou contratar um prestador de serviços de folha de pagamento:
- Número de identificação do empregador (EIN)
- Números de identificação fiscal estadual e local, se aplicável
- Número de identificação de desemprego do estado
- Formulários I-9 e W-4 do funcionário
- Certificado de isenção de retenção do estado do funcionário
- Registros do Departamento de Trabalho
- Períodos de pagamento definidos
Como inicio a folha de pagamento para pequenas empresas?
Aqui estão as etapas sobre como iniciar a folha de pagamento para uma pequena empresa
- Obtenha um EIN. …
- Descubra se você precisa ter IDs de estado ou locais. …
- Conheça a diferença entre contratante independente e empregado. …
- Documentação completa do funcionário. …
- Selecione um Período de Pagamento. …
- Escolha um sistema de folha de pagamento para sua pequena empresa. …
- Comece a executar a folha de pagamento. …
- Relatório de impostos sobre a folha de pagamento
Você pode fazer a folha de pagamento sozinho?
A folha de pagamento à mão é a única opção gratuita de processamento da folha de pagamento. As taxas de serviço são cobradas pelo software de folha de pagamento, contadores e guarda-livros. Se você não tiver fundos para pagar por um serviço de folha de pagamento, poderá economizar dinheiro fazendo isso sozinho.
Como os proprietários de pequenas empresas se pagam?
A maioria dos empreendedores de pequenas empresas se paga por meio de sorteio do proprietário. Proprietários de LLCs, empresas individuais e parcerias são considerados autônomos pelo IRS e, como resultado, não são remunerados por meio de salários normais. É aqui que entra em jogo o sorteio do proprietário…. Parcerias, sociedades unipessoais e sociedades de responsabilidade limitada.
Quanto custam os serviços de folha de pagamento?
Como você pode ver, vários fatores influenciam o custo total do processamento da folha de pagamento. Embora a regra básica seja que custará cerca de US$ 150 a US$ 200 por funcionário por ano, seu custo total será determinado pelo escopo da participação de seu fornecedor.
Conclusão
Não faz diferença quantos trabalhadores você tem. A configuração de um sistema de folha de pagamento que simplifique sua capacidade de permanecer no topo das responsabilidades de seu empregador é fundamental. Além disso, você economiza tempo e protege você de multas caras do IRS
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