Não há necessidade de entrar em pânico se o pensamento de lidar com a folha de pagamento de sua empresa o sobrecarregar. Existem vários recursos para ajudar os interessados em aprender como lidar manualmente com Quickbooks de folha de pagamento. O que se segue é uma explicação detalhada de cada procedimento, junto com alguns conselhos sobre qual deles pode ser mais benéfico para sua empresa. Tenha em mente que as informações aqui apresentadas são meramente informativas. Procure a ajuda de um especialista se precisar de ajuda.
Como processar você mesmo a folha de pagamento
A configuração é praticamente a mesma, independentemente de como você escolhe gerenciar a folha de pagamento. Para começar, você deve divulgar informações sobre sua empresa e seus funcionários às autoridades federais e locais. Criar um cronograma de folha de pagamento e determinar quais benefícios oferecer também é fundamental, assim como adquirir seguro de acidentes de trabalho e abrir uma conta bancária de folha de pagamento.
Passo 1. Obtenha um EIN.
Os indivíduos são identificáveis pelo seu Número de Segurança Social aos olhos do governo. Para empresas, isso é conhecido como número de identificação de emprego (EIN) ou número de identificação fiscal federal. Para registrar os impostos sobre a folha de pagamento, sua empresa precisará de um. A obtenção de um EIN é gratuita e pode ser feita on-line ou por correio usando o Formulário SS-4, Application for Employer Identification Number. Uma vez aprovado, é permanente e não pode ser revogado.
Passo 2. Obtenha seu número de identificação comercial local ou estadual.
Estados e municípios que cobram imposto de renda também exigem que as empresas tenham um número de identidade. O processo para obter um é diferente, portanto, verifique com a organização adequada em sua área para obter detalhes. Em geral, você deve primeiro obter um EIN federal porque alguns estados podem usar o mesmo número para identificar sua empresa.
Além disso, muitos estados exigem um número de identificação de desemprego estadual diferente do número do imposto de renda estadual. Esse número será usado para registrar impostos estaduais de desemprego em nome de seus funcionários.
Se sua empresa estiver localizada no Novo México, Washington ou Wyoming, você precisará de um número de identificação separado para solicitar o seguro de acidentes de trabalho.
Etapa 3. Reúna a documentação dos funcionários
Depois de definir os detalhes do seu negócio, seus funcionários precisarão preencher alguns papéis para as agências governamentais. A maioria desses documentos é normalmente concluída no primeiro dia de trabalho para uma nova contratação:
Formulário de Verificação de Elegibilidade de Emprego I-9
O Formulário I-9 é usado nos Estados Unidos para verificar a identificação e permissão de trabalho de indivíduos empregados para o trabalho.
Certificado de Retenção de Funcionário (Formulário W-4)
Cada funcionário deve enviar um Formulário W-4 para estabelecer quanto imposto de renda federal deve ser retido de seus salários. Ele tem várias etapas para inserir informações pessoais e status de arquivamento, vários empregos ou cônjuges que trabalham, dependentes declarados e outras revisões, se necessário.
Certificados de subsídio de retenção do estado
Na maioria das áreas, você deve reter os impostos de renda estaduais e federais dos salários dos funcionários. Para esse fim, seus funcionários precisarão apresentar um certificado de retenção estadual ou o Formulário W-4 do IRS. Alasca, Flórida, Nevada, New Hampshire, Dakota do Sul, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming não têm imposto sobre o salário.
Juntamente com o preenchimento da papelada do governo, seus funcionários devem fornecer a você seus endereços residenciais e números de CPF para que você possa preparar e entregar o Formulário W-2 anual, Salário e Declaração de Impostos. E, se você fornecer benefícios, precisará de suas escolhas para fazer as deduções apropriadas na folha de pagamento.
Passo 4. Selecione os períodos de pagamento
Quando se trata de cronogramas de folha de pagamento, as possibilidades mais populares são semanais, quinzenais, quinzenais e mensais. No entanto, você pode não ter controle total porque certas jurisdições exigem diferentes frequências de pagamento para diferentes tipos de funcionários, empregadores ou circunstâncias.
Por exemplo, empresas do setor de manufatura ou abrangidas por um acordo coletivo de trabalho podem exigir um cronograma de pagamento mais frequente do que a cláusula de jurisdição geral. Esses regulamentos geralmente especificam a rapidez com que os funcionários devem ser pagos após a conclusão do mês de pagamento.
Lembre-se de que quanto mais frequentemente você executar a folha de pagamento, mais taxas de contabilidade e processamento serão cobradas. Esforce-se para obter um equilíbrio de custo-benefício e conveniência, respeitando as restrições jurisdicionais.
Salário Semanal
O pagamento semanal é adequado para cargos de trabalho manual com baixos rendimentos e é comum nas indústrias de manufatura, construção e restaurantes. Esses trabalhadores devem ser pagos com mais frequência para cobrir suas despesas de subsistência.
Salário quinzenal
Como as horas extras normalmente são cobradas pela semana de trabalho, esse método de pagamento pode ser o melhor para os trabalhadores horistas. O pessoal do varejo é ocasionalmente remunerado dessa maneira.
Salário Bimestral
Os funcionários assalariados frequentemente escolhem o pagamento semestral, pois é consistente e previsível em termos de fluxo de caixa. Este modelo de pagamento é usado em muitas áreas, incluindo finanças e saúde.
Salário mensal
O pagamento mensal é a opção de folha de pagamento mais barata porque é processada com menos frequência e normalmente é reservada para executivos com renda alta.
Passo #5. Obter seguro de compensação dos trabalhadores.
A compensação dos trabalhadores é um programa regulamentado pelo estado que reembolsa os funcionários por cuidados médicos, reabilitação e uma parte dos salários perdidos se ficarem doentes ou feridos no trabalho. Além disso, os dependentes podem ter direito a benefícios se um funcionário falecer como resultado de um acidente de trabalho.
Mesmo que você tenha apenas um funcionário, você deve ter um seguro de acidentes de trabalho em várias partes do país. As apólices podem ser obtidas de seguradoras privadas, do estado ou de ambos.
A compensação dos trabalhadores não é retirada da folha de pagamento, mas você deve apresentar relatórios ao seu estado se for feita uma reclamação.
Passo #6. Forneça aos funcionários benefícios opcionais.
Benefícios como seguro saúde, assistência odontológica, seguro de vida e programas de aposentadoria podem tornar sua empresa atraente para os funcionários. Os funcionários geralmente contribuem com uma parcela dos custos, que é deduzida de seu salário. Quanto é determinado pelos tipos de planos que você oferece e pelo grau de cobertura selecionado pelo indivíduo? Alguns benefícios, como os fornecidos sob um plano de lanchonete que atende aos requisitos e regulamentos específicos da Seção 125 do Internal Revenue Code, podem ser fornecidos antes dos impostos. Outros, como os planos de aposentadoria Roth IRA, são deduzidos após os impostos.
Passo #7. Crie uma conta bancária de folha de pagamento.
Muitas empresas optam por abrir uma conta bancária separada de sua conta comercial apenas para fins de folha de pagamento. Se você fizer isso, basta utilizar esta conta para pagar funcionários e atender aos requisitos fiscais. Você será capaz de manter registros mais precisos de suas transações de folha de pagamento como resultado disso.
Como fazer folha de pagamento com Quickbooks para pequenas empresas
Depois de configurar a folha de pagamento, serviços bancários e controle de horas dos funcionários no QuickBooks para pequenas empresas, executar a folha de pagamento é uma brisa. Siga as instruções abaixo para conduzir e pagar seus funcionários antes do próximo período de pagamento.
#1. Navegue até a folha de pagamento no Quickbooks
Para começar, clique em 'Empregados' no canto superior esquerdo da tela, depois em 'Centro de Folha de Pagamento' e, finalmente, em 'Pagar Funcionários'. Iniciar o QuickBooks Desktop Pro pela primeira vez deve levá-lo a esta tela de boas-vindas.
#2. Escolha o tipo de folha de pagamento para executar
Antes de começar a inserir suas informações de folha de pagamento, você precisará escolher se deseja realizar uma folha de pagamento não programada ou uma folha de pagamento planejada, conforme ilustrado na imagem a seguir. Ao iniciar um não planejado, você será levado diretamente para a tela descrita na Etapa 3.
Você precisará atribuir trabalhadores específicos a uma programação antes de ir para a Etapa 3 e começar a processar manualmente uma folha de pagamento programada. Para acessar esse recurso, clique no link “Funcionários” localizado no canto superior esquerdo da imagem. Para atribuir um funcionário a um determinado cronograma de pagamento, clique em seu nome, selecione a página 'Informações da folha de pagamento' e, finalmente, o menu suspenso 'Cronograma da folha de pagamento'.
#3. Insira as informações da folha de pagamento
Comece inserindo o final do período de pagamento e a data do cheque e, em seguida, preencha todas as informações adicionais da folha de pagamento que precisam ser inseridas. Os funcionários podem ser pagos de qualquer conta bancária que você especificar (o QB mostrará o saldo da conta existente). Decida se você usará o QuickBooks para imprimir cheques ou escrevê-los à mão.
Selecionar quais funcionários serão pagos e revisar suas horas trabalhadas para garantir a precisão é crucial ao inserir dados. Desde que cada funcionário tenha recebido um período de contracheque específico, você pode escolher quantos quiser. Quando estiver pronto, selecione "Continuar".
#4. Revise e crie contracheques
A próxima etapa é verificar novamente os dados quanto à precisão. À esquerda, em “Informações da folha de pagamento”, o QuickBooks detalhará quantos contracheques serão distribuídos. Pagamento bruto, imposto, dedução, salário líquido, contribuições fiscais do empregador, horas trabalhadas e fundos depositados serão somados para o período de pagamento.
#5. Confirmar folha de pagamento
Parabéns! Parabéns! A folha de pagamento foi processada no QuickBooks Desktop Pro. Além disso, o número de contracheques processados, imprimíveis e depositáveis será exibido aqui.
Os cheques podem ser impressos a partir daqui, podem ser enviados para processamento de depósito direto, após o qual os recibos de pagamento podem ser impressos. Confira os Centros de ajuda da folha de pagamento do QuickBooks ou entre em contato com o suporte da folha de pagamento do QuickBooks se precisar de ajuda.
Como fazer a folha de pagamento manualmente para pequenas empresas
Os empregadores deduzem manualmente os impostos sobre a folha de pagamento, que incluem impostos federais, estaduais e locais, dos contracheques dos funcionários. O Imposto de Renda, passível de depósito Previdência social, e Medicare fazem parte deles. Mais ainda, o conhecimento das taxas de imposto atuais é essencial para determinar com precisão suas obrigações fiscais. Em 2020, por exemplo, a alíquota da Previdência Social será de 6.2% e a alíquota do Medicare será de 1.45%. A cada ano, um novo conjunto de porcentagens será estabelecido.
Fazer depósitos pontuais é um método infalível para manter sua força de trabalho satisfeita. Certifique-se de que seus cálculos estejam completos a tempo de pagar todos os seus funcionários na mesma data, seja por depósito direto ou por impressão e distribuição de cheques em papel.
O depósito direto é a forma mais comum de pagamento dos funcionários, mas exige que cada funcionário forneça as informações de sua conta e concorde com os depósitos diretos. Você também deve verificar com sua instituição financeira para saber suas diretrizes para depósitos feitos diretamente em sua conta.
Ao processar a folha de pagamento manualmente, a maioria das pessoas utiliza uma planilha para acompanhar o salário bruto, o salário líquido e as deduções de seus funcionários. Isso facilita a manutenção de registros precisos e facilita a auditoria pré-folha de pagamento.
O que é um processo de folha de pagamento?
Processamento da folha de pagamento implica a entrega de compensação monetária aos trabalhadores. O total de salários deve ser determinado, as deduções devem ser feitas, os impostos sobre a folha de pagamento devem ser arquivados e o pagamento deve ser distribuído manualmente. Embora seja possível executar essas tarefas manualmente, fazê-lo por meio de um sistema automatizado provavelmente resultaria em mais precisão e eficiência, além de garantir a conformidade com determinadas regras.
É difícil aprender como você faz a folha de pagamento?
Concluir sua própria folha de pagamento pela primeira vez pode ser uma tarefa muito intimidante. Além disso, há muita coisa que pode dar errado e, se você cometer um erro, poderá ter sérias consequências para você, seus funcionários e até mesmo para o Internal Revenue Service (IRS). Cai pesadamente sobre seus ombros supervisionar a distribuição adequada de fundos.
Qual é o melhor software de folha de pagamento?
Gusto é a melhor opção devido à sua estrutura de preços bem pensada, que inclui três níveis para pequenas e médias empresas que precisam de folha de pagamento, além de alguns serviços de recursos humanos (RH). Os serviços automatizados de folha de pagamento incluídos em cada plano são abrangentes e podem atender manualmente às necessidades de uma ampla variedade de empresas.
Da mesma forma que outros sistemas, Gosto dá a você a opção de pagar sua equipe por depósito direto ou cheques em papel. Ele controla e arquiva seus impostos para você nos níveis federal, estadual e local. O que destaca o Gusto é que ele melhora seus planos quando você atualiza para níveis mais altos.
Em vez de eliminar o depósito direto para o plano mais barato, o Gusto na verdade torna mais conveniente quanto mais caro for o seu plano. Por exemplo, o tempo de compensação de depósito direto para o plano mais barato é de até quatro dias, mas o tempo de compensação de depósito direto para o plano mais caro é de apenas um dia.
Trabalhar na folha de pagamento é estressante?
O estresse do processamento da folha de pagamento é real. Algumas das causas de estresse incluem ter que cumprir os prazos da folha de pagamento e os custos significativos associados a cometer erros. Folha de pagamento Alguém pode não pressionar constantemente os funcionários pode não estar constantemente pressionado pelo tempo, mas mesmo assim enfrenta situações estressantes.
Como a folha de pagamento afeta os contracheques de todos, só de pensar nisso pode ser estressante. Para completar, a folha de pagamento é uma tarefa notoriamente demorada e complicada processo de negócio.
Também é importante descobrir como usar um sistema. São muitas partes móveis, e se você cometer um erro, isso pode trazer sérias consequências para você, sua empresa e seus funcionários, sem falar na possibilidade de incorrer em multas da Receita Federal.
Qual é a fórmula para calcular a folha de pagamento?
Você determina o salário com base na taxa horária e na frequência do período de pagamento. A matemática é assim para um trabalhador em tempo integral sendo pago a cada duas semanas a $ 11 por hora: 40 horas multiplicadas por 2 semanas é igual a 80 horas, que, multiplicadas por $ 11 por hora, é igual a $ 880. (salário normal bruto).
Erros Comuns na Folha de Pagamento
A automação da folha de pagamento é a técnica mais eficaz para reduzir os erros na folha de pagamento. Enquanto isso, você pode economizar tempo e dinheiro evitando os seguintes erros típicos de folha de pagamento:
#1. Status de funcionário mal classificado
Os trabalhadores que são erroneamente classificados como contratados independentes quando na verdade são empregados podem enfrentar sanções.
#2. Registros de folha de pagamento com erros
O período de tempo que você deve preservar os dados da folha de pagamento é obrigatório pelos governos federal e estadual. Antes de destruir a documentação, entenda o que se espera de sua empresa.
#3. Pagamentos de impostos atrasados
Para evitar envios atrasados, use um calendário de folha de pagamento para acompanhar as datas de pagamento e estabelecer lembretes de prazos fiscais.
#4. Decorações que foram processadas incorretamente
Você pode enfrentar uma multa se não deduzir penhoras ou retê-las incorretamente.
#5. Renda tributável subdeclarada
Se você fornecer opções de ações ou descontos para funcionários, deverá notificar o governo.
#6. roubo de folha de pagamento
Para evitar golpes de phishing na folha de pagamento, as atualizações nas contas bancárias dos funcionários e nos Formulários W-4 devem ser feitas pessoalmente, e não por e-mail.
Perguntas Frequentes
A folha de pagamento é difícil de aprender?
Pode ser incrivelmente intimidador aprender a lidar com a folha de pagamento por conta própria. Se você cometer um erro, isso pode ter sérias consequências para você, seus funcionários e até mesmo o Internal Revenue Service (IRS).
O que é folha de pagamento no Excel?
As fórmulas de folha de pagamento no Excel simplificam o processo de determinação de valores recorrentes como horas trabalhadas, retenção de impostos e pagamento de férias.
Quais são as principais tarefas da folha de pagamento?
O trabalho do responsável pela folha de pagamento é descobrir quanto cada funcionário recebe, manter nossos bancos de dados internos atualizados e garantir que os pagamentos sejam feitos no prazo.
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Referência
