O tempo gasto na contabilidade é o tempo que pode ser melhor gasto na captação de recursos, advocacia e formação de parcerias para uma organização sem fins lucrativos. Mas a contabilidade e a escrituração ainda são essenciais para o sucesso de qualquer organização. Embora você possa ser um herói para a causa de sua organização, você e seus funcionários podem ser zeros e uns quando se trata de entender como gerenciar adequadamente as finanças de uma organização sem fins lucrativos. De um modo geral, as organizações sem fins lucrativos usam as mesmas atividades de contabilidade e conceitos contábeis que as empresas com fins lucrativos quando se trata de registrar, rastrear e analisar transações financeiras. Este artigo informa mais sobre o que você precisa entender sobre contabilidade para organizações sem fins lucrativos.
O que é contabilidade para uma organização sem fins lucrativos?
A contabilidade para uma organização sem fins lucrativos envolve inserir, categorizar e organizar dados financeiros com o objetivo de criar registros financeiros precisos.
Para manter seu status de isenção fiscal com o Internal Revenue Service (IRS) e seguir os GAAP, uma organização sem fins lucrativos é obrigada a manter registros financeiros detalhados e precisos. Para atingir esse objetivo, a manutenção de registros precisos é essencial.
O que faz um contador para uma organização sem fins lucrativos?
Os principais objetivos da contabilidade sem fins lucrativos são a prestação de contas e a transparência, e estes só podem ser alcançados por meio do registro meticuloso e oportuno de todas as despesas, receitas e transações financeiras. Os deveres de um contador em organizações sem fins lucrativos incluem principalmente o seguinte:
- Cuide dos recibos recebidos e armazene-os com segurança.
- Realize a entrada de dados para manter uma contabilidade geral precisa.
- Mantenha um registro de suas receitas e despesas.
- Para acompanhar e registrar transferências e depósitos de dinheiro
- Distribuir receitas e despesas para as contas designadas.
Como você mantém livros para uma pequena organização sem fins lucrativos?
É prática comum para uma organização sem fins lucrativos eleger um tesoureiro ou diretor financeiro responsável por supervisionar todos os assuntos financeiros, como contabilidade. Além disso, um tesoureiro competente requer recursos específicos. Fazer compras com dinheiro e manter registros em uma caixa de sapatos não vai funcionar. Aqui estão maneiras simples de manter livros para uma pequena organização sem fins lucrativos.
#1. Crie um plano financeiro
Os objetivos de uma organização sem fins lucrativos são distintos daqueles de empresas com fins lucrativos, mas ainda é necessário um orçamento operacional. Um orçamento operacional é uma previsão financeira das despesas e receitas de negócios esperadas e geralmente é preparado semanalmente ou anualmente.
Dependendo de sua missão, o orçamento operacional de uma organização sem fins lucrativos será diferente do de outra. Aqui é onde a experiência em negócios pode ser útil. A previsão de custos e receitas é um processo complexo que requer extensa preparação, mas pode ser expresso em relativamente poucas palavras, tornando a experiência em primeira mão inestimável.
Além disso, os responsáveis por organizações sem fins lucrativos que desejam aprender Contabilidade ou precisam de ajuda com a contabilidade podem fazê-lo. Pode ser necessário um guarda-livros a tempo inteiro ou a tempo parcial, dependendo da experiência já existente no pessoal. Eles podem ajudar na seleção e aquisição da Intuit, fornecer treinamento para seus funcionários sobre seu uso ou lidar com todas as suas necessidades contábeis.
#2. Criar uma nova conta bancária
Não utilize sua conta bancária pessoal como principal meio de recebimento, retenção ou desembolso de fundos de uma organização sem fins lucrativos. Mantenha uma conta corrente separada para o dinheiro da sua organização sem fins lucrativos. Informe-se junto da sua instituição financeira sobre quaisquer contas correntes de empresas sem fins lucrativos que possam fornecer.
#3. Nomear um Diretor Financeiro ou Tesoureiro.
É crucial escolher um tesoureiro interno ou diretor financeiro que tenha experiência com contabilidade sem fins lucrativos. Como um bônus adicional, ter experiência com software de contabilidade como o QuickBooks torna menos difícil manter o controle de coisas como pedidos de compra, presentes em espécie, extratos de atividades etc.
#4. Reconciliar contas
Depois de estabelecer um sistema de contabilidade e uma conta bancária, você deve verificar a precisão dos dados em cada um. Você pode fazer isso com a ajuda da reconciliação bancária.
Basta comparar cada transação em seu extrato bancário com a entrada correspondente em seus livros e você concluiu uma reconciliação bancária. Para acompanhar o fluxo de caixa, identificar possíveis fraudes e detectar erros contábeis, é importante realizar uma reconciliação bancária pelo menos uma vez por mês.
#5. Iniciar o uso de pedidos de compra
As políticas de gastos das organizações sem fins lucrativos são extremamente restritas. Eles exigem um processo simplificado que garanta que os pedidos sejam feitos, os custos sejam calculados com precisão e as necessidades sejam atendidas em tempo hábil.
Um pedido de compra é uma ferramenta útil para fazer isso acontecer. Além disso, para garantir que você e seu fornecedor estejam sempre na mesma página, é prática comum enviar um pedido de compra do comprador ao vendedor para confirmar uma compra específica de produtos ou serviços. Se o seu fornecedor assinar, você tem um contrato legalmente aplicável especificando os itens solicitados, o preço pago e a data em que seu fornecedor se comprometeu a entregá-los.
Que tipo de contabilidade as organizações sem fins lucrativos usam?
A prestação de contas na gestão financeira é um componente-chave da contabilidade e escrituração das organizações sem fins lucrativos. Os doadores da sua organização sem fins lucrativos têm a opção de colocar condições em suas contribuições, e os provedores de subsídios desejarão verificar se o dinheiro foi usado para o que se destinava. Além disso, é sua responsabilidade aderir a essas restrições e gastar o dinheiro dos doadores de uma maneira que obtenha sua aprovação. É por isso que as organizações sem fins lucrativos usam a contabilidade de fundos.
Para acompanhar as doações e garantir que o dinheiro seja gasto exatamente onde foi planejado, as organizações sem fins lucrativos podem usar um sistema chamado contabilidade de fundos.
Qual Quickbooks é melhor para organizações sem fins lucrativos?
Variantes sem fins lucrativos dos produtos QuickBooks, incluindo rastreamento de contribuições, escrituração, faturamento e outras tarefas contábeis, estão disponíveis como parte do QuickBooks para organizações sem fins lucrativos, uma linha de software de contabilidade para organizações sem fins lucrativos de pequeno e médio porte. Além disso, as edições QuickBooks Nonprofit e Standard estão disponíveis com grandes descontos através da TechSoup, tornando-as uma excelente opção para ONGs com dificuldades financeiras. Nesta avaliação, “QuickBooks para organizações sem fins lucrativos” se referirá ao QuickBooks Premier para instituições de caridade e outras organizações.
Quando se trata de software abrangente, as organizações sem fins lucrativos maiores não devem procurar mais do que o QuickBooks Enterprise Nonprofit. Seja o QuickBooks Premier, o QuickBooks Premier Plus ou uma das versões online, esses produtos são ideais para organizações beneficentes de pequeno e médio porte.
Escrituração contábil para organizações sem fins lucrativos
Escrituração em troca do status de isenção de impostos, as organizações sem fins lucrativos são obrigadas pelo IRS a serem gerenciadas por seu conselho sem fins lucrativos ou membros votantes. Organizações sem fins lucrativos também concordaram com uma transparência financeira substancial. O estatuto fiscal do IRS que concede um status de isenção fiscal sem fins lucrativos tem um impacto nos detalhes de manutenção de registros financeiros. Um método que uma organização sem fins lucrativos pode demonstrar seu compromisso com seu objetivo de caridade é o uso correto dos ativos, conforme evidenciado pelos registros financeiros da organização.
Além disso, o Conselho de Padrões de Contabilidade Financeira (FASB) e o Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) produziram padrões contábeis para todas as organizações privadas que podem ser usadas na contabilidade sem fins lucrativos. Existem duas organizações que fornecem GAAP (princípios contábeis geralmente aceitos) para organizações sem fins lucrativos.
Como faço para registrar doações para uma organização sem fins lucrativos?
As organizações sem fins lucrativos enfrentam uma série de obstáculos financeiros, contábeis e contábeis. Muitas pessoas e empresas fornecem doações em espécie ou não monetárias para ajudar as organizações sem fins lucrativos a aumentar seus recursos em dinheiro.
Além disso, um presente de bens ou serviços em vez de dinheiro é conhecido como uma contribuição em espécie. Doações de tempo, esforço e outros recursos são exemplos de doações em espécie. As organizações sem fins lucrativos podem aceitar doações em espécie de produtos e serviços para promover sua missão. Além disso, a contabilização ou não de algumas doações em espécie como contribuições de caridade pode ser regida por esses critérios cruciais.
Portanto, para registrar doações para organizações sem fins lucrativos, crie uma nova conta de receita, mas use a conta de despesas existente para os custos associados à transação.
Como as organizações sem fins lucrativos obtêm demonstrações financeiras?
Organizações sem fins lucrativos usam uma variedade de fontes ao tentar tomar decisões financeiras sólidas para o futuro. Todos têm uma função única e podem esclarecer diferentes aspectos do seu negócio. Um demonstrativo de posição financeira (também conhecido como balanço patrimonial sem fins lucrativos) fornece a maioria das informações sobre a saúde financeira de sua organização como um todo.
É possível que o contador ou a equipe de contabilidade da sua organização sem fins lucrativos já tenha compilado um. É hora de ir se você ainda não o fez. Isso pode dizer se sua organização sem fins lucrativos tem recursos para embarcar em novos projetos financeiros e expandir suas operações. Além disso, pode funcionar como um sistema de alerta precoce de crise financeira.
Um balanço patrimonial ou declaração de condição financeira é essencialmente um relatório instantâneo que exibe a saúde financeira de sua organização sem fins lucrativos. Ter este documento permite que você acompanhe facilmente os ativos, passivos e ativos líquidos de sua organização. Além disso, é importante lembrar que, se sua empresa empregar contabilidade de competência em vez de contabilidade de caixa, este relatório será mais preciso e útil.
Posso usar minha conta bancária pessoal para uma organização sem fins lucrativos?
Nunca aceite doações, armazene fundos ou pague doações de sua conta bancária pessoal. Faça uso de uma conta bancária específica para o dinheiro da sua organização sem fins lucrativos. Para saber se seu banco fornece contas correntes para organizações sem fins lucrativos, você pode perguntar.
Benefícios da escrituração para organizações sem fins lucrativos
A enorme quantidade de papelada de contabilidade está estrangulando suas organizações sem fins lucrativos? A contabilidade pode consumir muito tempo e energia do trabalho real de administrar uma organização sem fins lucrativos, que geralmente é seu foco principal. Se este é você, então aprender sobre os benefícios que a contabilidade sem fins lucrativos pode trazer para o seu dia de trabalho é essencial.
Se você dispensar os funcionários de criar orçamentos e escrever relatórios, eles terão mais tempo livre. Aqui estão alguns dos benefícios.
#1. Segurança
Muitas pessoas não se preocupam em proteger suas contas de usuários mal-intencionados dentro da empresa ou do mundo exterior. Qualquer organização sem fins lucrativos enfrenta um risco genuíno de ataques maliciosos e roubo de informações.
No entanto, sua organização provavelmente já tem uma equipe de TI que pode ficar de olho em qualquer atividade incomum na rede. Os serviços de escrituração contábil têm o benefício adicional de garantir a privacidade de dados financeiros confidenciais. Se a equipe de contabilidade notar quaisquer discrepâncias ou mudanças, eles podem verificar o quadro geral para entender o que está acontecendo.
Serviços de contabilidade dedicados limitam o acesso do pessoal às finanças. A maioria das ONGs pode optar por tornar suas finanças públicas ou privadas. A contabilidade pode promover a transparência e gerenciar o acesso.
#2. Conformidade com os regulamentos atuais
O Conselho de Normas de Contabilidade Financeira é responsável por estabelecer princípios contábeis universalmente aceitos. Coisas assim podem mudar rapidamente. Erros de contabilidade podem ser bastante caros se forem negligenciados.
Se sua organização sem fins lucrativos tiver uma equipe de contabilidade interna, você não precisará se preocupar em acompanhar essas mudanças. Eles estarão cientes de quaisquer atualizações sobre os problemas do FASB como profissionais.
#3. Acessando a transparência financeira por meio de serviços de contabilidade para organizações sem fins lucrativos
No processo de lidar com as finanças de uma organização sem fins lucrativos, pode haver um intervalo de tempo considerável entre as transações e o registro de fundos em um livro-razão. Uma ou duas vezes por mês, uma transação pode ocorrer, mas pode levar algum tempo para que ela apareça em seus registros.
O registro oportuno de transações é outro benefício do uso de serviços de contabilidade sem fins lucrativos para organizações. Como resultado, o orçamento é simplificado e tornado mais aberto e público quando feito em tempo real. Leia também CONTABILIDADE SEM FINS LUCRATIVOS: Melhores serviços e software
#4. Experiência Financeira
Talvez já exista alguém trabalhando para você que tenha alguma experiência em contabilidade ou educação formal. Por outro lado, esse não é o caso da grande maioria das organizações de caridade menores. Isso deixa o campo da contabilidade aberto para iniciantes.
Profissionais de alto renome poderiam até estar servindo como membros do conselho. Os contadores são freqüentemente empregados para lidar com essa função. Para tomar decisões financeiras sólidas, é útil ter acesso a contabilidade financeira profissional.
As organizações sem fins lucrativos pagam despesas?
Assim como as empresas com fins lucrativos, as organizações sem fins lucrativos frequentemente adotam um programa de reembolso para cobrir os custos de pessoal vinculados às suas missões. O Internal Revenue Service (IRS) afirma que um funcionário sem fins lucrativos tem direito a compensação por despesas pessoais que incorrem diretamente para a organização.
O que é chamado de receita em uma organização sem fins lucrativos?
A receita obtida é o que as organizações sem fins lucrativos cobram por esses serviços. Essa receita deve ser divulgada separadamente das doações e dos rendimentos das atividades de arrecadação de fundos. Se uma organização sem fins lucrativos recebe uma quantidade excessiva de certos tipos de renda, pode-se questionar se a organização é realmente sem fins lucrativos.
Como é a contabilidade sem fins lucrativos diferente?
A responsabilidade é um foco para organizações sem fins lucrativos. Organizações com fins lucrativos (como o nome sugere) concentram sua atenção e recursos em obter lucro. Eles desejam ganhar muito dinheiro. As organizações sem fins lucrativos, por outro lado, empregam um sistema de contabilidade de fundos que coloca a responsabilidade antes do lucro.
Sem fins lucrativos é dinheiro ou provisão?
Por igualar receitas e despesas ao longo do mesmo período de tempo, a contabilidade pelo regime de competência é o sistema contábil mais preciso. A BASE DE CAIXA é usada pela maioria das organizações muito pequenas porque é mais simples de entender e requer menos conhecimento contábil.
As organizações sem fins lucrativos precisam de um balanço?
Ao solicitar isenção de impostos federais e enviar declarações fiscais, as organizações sem fins lucrativos são obrigadas a fornecer uma declaração de saldo. Balanços sem fins lucrativos revelam a liquidez da sua organização e a quantidade de dinheiro disponível. Pode ser uma ótima abordagem para acompanhar a evolução da situação financeira da sua empresa ao longo do tempo.
Quem lida com as finanças em uma organização sem fins lucrativos?
O conselho de administração de uma organização sem fins lucrativos benevolente tem o dever fiduciário de garantir que os ativos sejam usados para promover a meta filantrópica da organização sem fins lucrativos e estejam de acordo com as intenções dos doadores. A adoção de políticas financeiras pelo conselho de administração é uma técnica para garantir uma boa gestão financeira.
Conclusão
A escrituração sem fins lucrativos é um subconjunto distinto de organizações financeiras. Aprender os fundamentos da contabilidade ajudará qualquer organização sem fins lucrativos a entender melhor sua própria situação financeira. Se a contabilidade ainda estiver sob a alçada de seus executivos, convém contratar uma empresa externa para lidar com isso para você. Eles ajudarão na implementação das melhores práticas e controles internos, levando a uma gestão financeira mais prudente.
Perguntas frequentes sobre contabilidade para organizações sem fins lucrativos
Qual é o principal objetivo de manter registros em uma organização sem fins lucrativos?
Para ajudá-lo a gerar demonstrações financeiras que podem ser úteis ao lidar com bancos, credores, doadores e organizações de financiamento, é importante acompanhar suas receitas e despesas, bem como seus ativos e passivos.
Por quanto tempo as organizações sem fins lucrativos devem manter registros?
As organizações sem fins lucrativos devem manter todos os registros durante o prazo de prescrição aplicável.
Por que as organizações sem fins lucrativos precisam manter livros contábeis adequados?
Primeiro, eles prestam contas aos membros e doadores e, segundo, a lei os obriga a manter bons livros para que o governo possa controlar as doações. Além disso, uma boa contabilidade reduz a fraude e o desfalque.
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Referência
