O que realmente significa automatizar o processo de contas a pagar? Por que a automação do processo de contas a pagar está ganhando tanta força? Quais aspectos do seu processo de contas a pagar você deve automatizar? Bem, se esperar o suficiente, você descobrirá respostas precisas para essas perguntas!!!
Visão geral
O processo de contas a pagar enfrenta vários obstáculos, incluindo aprovações de pagamentos em tempo hábil, restrições orçamentárias, conformidade com políticas e manutenção de sistemas contábeis atualizados. O processamento manual de tudo isso se torna cada vez mais cansativo e difícil de gerenciar à medida que as organizações atingem seu ponto de saturação. A falta de gerenciamento eficaz de contas a pagar pode ter um impacto significativo nos resultados de uma empresa. Além disso, os CFOs que não conseguem desenvolver o controle adequado sobre suas contas a pagar correm o risco de limitar significativamente a liquidez de sua empresa, deixando-os com pouco dinheiro disponível quando têm tempo limitado para explorar as oportunidades.
Automatizar o processo de contas a pagar é uma maneira maravilhosa de resolver esses problemas, além de melhorar a produtividade e a comunicação dos funcionários. Neste artigo, abordaremos tudo o que você deve saber sobre a Automação de Processos de Contas a Pagar. Mas antes disso, vamos ver o que literalmente significa automatizar esse processo e alguns gargalos no processo manual de contas a pagar para controlar melhor suas contas a pagar.
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O que significa automatizar o processo de contas a pagar?
Automação de contas a pagar é um meio de reduzir a interação humana no processo de contas a pagar – ou fornecedores – ao mesmo tempo em que remove operações propensas a erros. Isso é possível integrando o software de contas a pagar com uma rede de negócios na Internet que conecta digitalmente os parceiros comerciais.
O que é o Processo de Contas a Pagar Manual?
Os métodos manuais levam tempo e são propensos a erros dispendiosos. Eles exigem atenção cuidadosa aos detalhes, e um aumento no volume pode sobrecarregar um processo manual de contas a pagar, resultando em problemas como; problemas de conformidade, erros de correspondência de faturas ou um erro durante os fechamentos de livros no final do mês.
- O processo de contas a pagar começa quando o departamento financeiro recebe uma fatura de qualquer produto ou prestação de serviço.
- Essas faturas são verificadas em relação às mercadorias ou serviços entregues após o recebimento.
- O pagamento da fatura deve ser aprovado assim que a confirmação for recebida do departamento apropriado.
- Antes de processar o pagamento, a equipe financeira verifica se a fatura está de acordo com os padrões financeiros e outros da empresa.
- As faturas são então inseridas manualmente em um sistema de contabilidade, com uma cópia física mantida para fins de auditoria.
Após a execução de todos os itens acima, o pagamento é feito ao fornecedor.
Se ocorrer um simples erro manual em qualquer um desses processos, haverá atrasos significativos no pagamento. Além disso, as dificuldades continuarão a crescer e as relações com os fornecedores se deteriorarão.
O que é o processo de automatização de contas a pagar?
A automação de contas a pagar torna o processo muito mais fácil, preciso e eficiente. Ele reduz o ciclo de pagamento para empresas, administra políticas financeiras, automatiza processos de aprovação e mantém registros em um arquivo digital, tornando todo o processo sem papel.
Quando a fatura chega, o sistema compara cada item de linha ao pedido de compra e às informações de recebimento para garantir que os bens e serviços solicitados e recebidos sejam os mesmos. O sistema então envia um alerta ao departamento de contas a pagar para verificação.
E-mails automatizados são enviados para notificar as pessoas sobre a aprovação pendente. Além disso, pedidos de compra, faturas e guias de entrega verificados serão automaticamente combinados em três vias, mantendo seus sistemas contábeis atualizados.
Automatizando o processo de contas a pagar: como funciona?
É tentador aplicar a automação de AP a cada etapa viável em seu processo de contas a pagar. No entanto, você registrará mais sucessos se avaliar cuidadosamente suas necessidades. Existem seis áreas principais em que a automação beneficiaria sua empresa.
#1. Mudar para a Nota Fiscal Eletrônica
Receber a fatura do fornecedor ou a solicitação de pagamento é a primeira etapa que você deve considerar ao automatizar o processo de contas a pagar. Isso é crucial porque um erro no processamento da fatura pode causar estragos em todo o sistema. Também é bastante complexo porque não há nenhuma regulamentação global sobre como você deve capturar faturas. Eles podem vir em PDFs, JPGs, PNGs, DOCXs, e-mails, faxes ou até mesmo faturas em papel em seu correio. Consolidar essas muitas contas com classificação e digitalização pode consumir bastante tempo para o seu pessoal
Portanto, o primeiro passo para automatizar o processamento de faturas é mudar totalmente para o faturamento eletrônico. Trabalhe com seus fornecedores e clientes para automatizar o pagamento de todas as contas. Isso não apenas reduz a confusão de papéis do seu escritório, mas também torna muito mais difícil “perder” documentos cruciais.
Um sistema de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é um sistema que reconhece caracteres usando luz. Esses programas digitalizam documentos para identificar e coletar informações, além de criar cópias editáveis.
Usando um sistema de fatura OCR, você pode destacar elementos de dados importantes e categorizar despesas.
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#2. Torne as aprovações o mais fácil possível
Como a responsabilidade muda, o procedimento de aprovação de contas a pagar pode criar grandes problemas e seções de erro se você remover a automação da imagem. Apesar da natureza inconveniente do processo, a aprovação é essencial para a verificação de custos e controle de orçamentos. A ordem geral das coisas é encaminhar a fatura de um fornecedor para a parte relevante para aprovação antes do pagamento.
Bem, isso é totalmente possível se e quando você decidir automatizar o fluxo de trabalho do seu processo de Contas a Pagar. Se uma nova fatura de estoque chegar, ela será enviada primeiro ao iniciador do pedido de compra, depois ao chefe ou gerente do departamento e, finalmente, ao CFO ou administrador financeiro para aprovação final. Cada pessoa terá dados claros e um fluxo de trabalho de aprovação fácil de concluir, que será repassado instantaneamente para o próximo aprovador. Não haverá perda de papelada ou tempo.
#3. Elimine a entrada de dados
Basicamente, a entrada de dados é um aspecto importante do processo contábil, pois dá significado a muitos outros departamentos à medida que procuram tendências e maneiras de aumentar os lucros. A entrada manual de dados, embora necessária, também é um dos processos mais demorados e propensos a erros em qualquer negócio. A automação pode desempenhar um papel significativo.
Como dito anteriormente, os sistemas OCR ajudam a capturar dados. Você pode carregar todos os outros procedimentos de contas a pagar alimentando os dados da fatura em seu sistema OCR. A entrada de dados, diferentemente das outras etapas do processo de contas a pagar, é uma atividade que você pode automatizar e será útil mesmo após a finalização da fatura. Você também pode facilitar análises ou investigações futuras automatizando a coleta de dados e salvando-os em um formato acessível, como uma planilha inteligente ou um arquivo CSV.
#4. Automatize a correspondência e a verificação
Você já pagou uma fatura apenas para descobrir que o que você pediu - ou o que você recebeu - não era exatamente o que você esperava? É bastante prevalente, e até mesmo pequenas imprecisões podem se somar. A correspondência e a confirmação de cada entrada de contas a pagar garante que cada fatura esteja correta e que você esteja pagando apenas pelo que concordou.
Você pode encontrar facilmente anomalias no total de mercadorias, valor do pagamento, datas de vencimento e preço por item automatizando essa parte do seu processo de contas a pagar (correspondência e verificação). A correspondência automática de faturas buscará números de faturas e pedidos de compra usando a tecnologia OCR, combinando rapidamente os totais e os dados de suporte para autenticar a compra.
Se você combinar o pedido de compra, os documentos de recebimento ou qualquer outro número de documentos de apoio, automatizar este procedimento reunirá todos os documentos de uma compra em uma família conveniente (e informará quando surgirem inconsistências).
#5. Automatize tarefas de codificação que consomem tempo
A automação de codificação e classificação, ao lado da entrada de dados, é a mais provável para deixar sua equipe de contabilidade feliz. As contas a pagar são classificadas usando um sistema conhecido como codificação General Ledger (GL).
A codificação GL é um processo demorado que auxilia na identificação de uma ampla gama de valores para cada fatura, incluindo, mas não se limitando a:
- Vendedor
- Categoria da fatura
- Valor
- Código do país
- Linha de produto
- Detalhes do frete
- Armazém
- Departamento
- Unidade de negócio
A quantidade de codificação GL cresce exponencialmente à medida que sua empresa cresce e você recebe mais faturas. É um esforço enorme para sua equipe de contabilidade realizar manualmente e cria uma oportunidade de erro que passará sem aviso prévio.
Em vez disso, usando regras e identificações específicas, essa codificação pode ser automatizada. Você pode aplicar a codificação GL a cada ponto de dados necessário, pois seu OCR processa os dados de cada fatura. Você terá tudo organizado e pronto para quando chegar a hora de analisar gastos ou compilar dados para impostos.
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#6. Mudar transações ACH para cartão inteligente
Vários gerentes de AP hesitam em mudar seus gastos de AP para um cartão porque estão preocupados que a categorização automática seja impossível. Ao contrário dessas crenças, isso é possível com algumas soluções por aí. Além disso, essas transações podem ser categorizadas automaticamente com base no cartão virtual selecionado do fornecedor.
Por outro lado, se você pagar a fornecedores via ACH, transferência bancária ou cheque, os fundos serão deduzidos de sua conta assim que o pagamento for finalizado. Com cartões inteligentes e software de gerenciamento de despesas, você pode criar cartões virtuais que permitem pagamentos flutuantes, o que significa que o dinheiro não sai de sua conta até o vencimento do pagamento, permitindo que você mantenha seu dinheiro em mãos por mais tempo.
Isso dá às equipes financeiras mais controle sobre os pagamentos de AP, melhora a flexibilidade do fluxo de caixa e simplifica a categorização.
Por que você deve automatizar o processo de contas a pagar?
Considerando todas as etapas inconvenientes do seu processo de contas a pagar, fica quase claro por que automatizá-lo é importante. Mas em qualquer caso, vamos pesar essas razões.
Obviamente, há uma série de razões pelas quais automatizar o processo de contas a pagar seria benéfico para você, mas vamos nos concentrar nas três principais hoje.
#1. Economizar tempo
De acordo com uma pesquisa de especialistas, em média:
- Um relatório de despesas leva 20 minutos para ser concluído.
- Um relatório de despesas custa US$ 58 para ser processado.
- Erros são frequentemente encontrados em 19% dos relatórios.
- Leva 18 minutos e custa $ 52 para corrigir um relatório de despesas.
Agora você pode imaginar quanto do tempo de sua equipe é gasto em procedimentos manuais que podem ser mais bem gastos na busca dos objetivos de sua empresa.
#2. Reduzir erros
Um simples dígito transposto pode transformar uma cobrança de US$ 29.50 em US$ 92.50. Claro, $ 63 pode não parecer muito, mas ainda é dinheiro que a empresa está perdendo devido a erro humano. E quanto aos recibos que foram extraviados ou estimados? Ou faturas que estão atrasadas em serem enviadas ou aprovadas, esgotando um orçamento futuro?
A confusão de procedimentos manuais sempre convida a erros humanos, que desgastam as engrenagens de sua operação e custam tempo e dinheiro.
#3. Prevenir fraudes
Os funcionários escapam da fraude na maioria das vezes modificando ou inventando evidências. De acordo com ACFE, 55% dos fraudadores escondem seus crimes fabricando documentos falsos. Leva apenas alguns toques de tecla ou algum branco para criar relatórios de despesas falsos ou alterar os existentes. Então, basicamente, seus métodos de AP desatualizados o expõem a fraudes e custam milhares de dólares.
O que é um sistema de automação AP?
A automação de contas a pagar, ou automação AP, é o processo pelo qual as operações de contas a pagar são feitas digitalmente utilizando tecnologia, em vez de manualmente. Ele transformou a maneira como as empresas lidam e pagam contas.
Por que automatizamos contas a pagar?
Ao automatizar mais o processo, o custo por fatura pode ser reduzido em muito. Muitas faturas poderiam ser processadas e aprovadas com muito pouca ajuda das pessoas. Isso reduziria o custo de processamento de cada item em uma quantia que economizaria o dinheiro da empresa.
Quais são as 4 funções de contas a pagar?
Calcular, anotar transações comerciais, processar faturas e verificar dados financeiros para manter registros.
Quais são as três maneiras de automatizar um processo?
Um processo pode ser automatizado de três maneiras:
Automatize tarefas individuais.
Automatize um procedimento completo.
automatizar um processo usando software e hardware, .
Qual é a diferença entre contas a pagar manuais e automatizadas?
- O AP manual precisa de entrada de dados, verificação de informações válidas e armazenamento de documentos. Mesmo quando executadas com precisão, essas responsabilidades adicionais consomem muito tempo.
- AP automatizado: com o processamento automatizado de faturas, o pessoal do AP não precisa mais gerenciar as contas recebidas.
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