O ciclo contábil inclui o processo de contas a pagar. Em outras palavras, para entender completamente as etapas do ciclo contábil, você precisa primeiro entender o processo de contas a pagar.
Como proprietário de uma pequena empresa, você precisará estar ciente do ciclo de contas a pagar e entender como o processo funciona. Sim, algumas pequenas empresas tendem a ignorar sua importância, mas isso não a torna menos relevante. Significa apenas que eles ainda precisam ver o quadro maior.
Se você possui uma pequena empresa, poderá pagar suas despesas assim que elas chegarem. Por outro lado, se você tiver muitas contas a pagar, definitivamente precisará colocá-las em contas a pagar e pagá-las depois.
Mas então o que exatamente são contas a pagar?
Bem, nosso post sobre contas a pagar já cobre tudo o que você deve saber. Mas, embora este post aborde o processo de contas a pagar e como gerenciá-lo, vou apenas arranhar a superfície.
O que são contas a pagar?
Em termos simples, contas a pagar são o que você deve por produtos comprados a crédito. Basicamente, o valor que você deve por produtos e serviços vai para o seu saldo de contas a pagar sempre que você faz uma compra.
E como todos esses produtos e serviços foram adquiridos a crédito, com saldo devedor e exigível em prazo determinado, é fixada multa ou multa por atraso, caso o saldo não seja pago no prazo estipulado.
Além disso, contas a pagar é uma conta de passivo. Em outras palavras, qualquer aumento nesta conta é registrado como crédito, com um débito correspondente em uma conta de despesas na contabilidade de partidas dobradas.
Quando as faturas são pagas, a conta de contas a pagar é debitada e a conta de caixa é creditada.
Qual a diferença entre contas a pagar e contas a receber?
As contas a pagar e a receber são componentes críticos do processo de contabilidade. Conforme mencionado anteriormente, as contas a pagar são valores devidos a fornecedores ou prestadores de serviços por bens recebidos ou serviços prestados. Isso os torna passivos.
Por outro lado, as contas a receber (A/R) são o dinheiro que você deve por bens ou serviços oferecidos a crédito a seus clientes. Os saldos de contas a receber são considerados um ativo porque mostram quanto dinheiro seus clientes devem a você. Saber esse valor é útil ao avaliar o giro de suas contas a receber para obter melhores insights de negócios.
Quais são as etapas do processo de contas a pagar?
Em geral, um plano de contas forte, que permite lançar suas despesas na conta correta, é a base de um processo completo de contas a pagar. Quando você envia um cheque ou um pagamento eletrônico ao fornecedor no valor devido na data de vencimento ou antes, o processo é concluído.
Você não deve ter problemas para se adaptar ao processo de contas a pagar se estiver acostumado a gerenciar suas próprias contas pessoais. No entanto, há algumas coisas que você deve fazer para preparar e processar corretamente as contas a pagar.
Etapa 1: crie seu plano de contas
Uma das coisas mais importantes que você precisa fazer para iniciar o processo de contas a pagar é criar um plano de contas que funcione para o seu negócio. Todas as suas transações contábeis, incluindo contas a pagar, são mantidas em seu plano de contas.
Embora a maioria dos programas de software de contabilidade venha com um plano de contas padrão, você precisará criar contas adicionais para controlar com eficiência as cobranças de suas contas a pagar. Você também pode usar software de planilha como Microsoft Excel para criar seu plano de contas.
Etapa 2: Estabeleça as informações do fornecedor
Se você está apenas começando, provavelmente precisará configurar seus fornecedores. Esteja você usando um software de planilha ou um software de contabilidade para gerenciar transações contábeis, você precisará acompanhar as informações do fornecedor.
Se você estiver usando um software de contabilidade, poderá inserir as informações do fornecedor diretamente no programa. Isso também inclui a contabilidade ou as condições de pagamento do fornecedor. Na maioria das vezes, esses termos contábeis referem-se ao tempo que você tem para pagar sua fatura ao fornecedor ou fornecedor. Alguns termos populares incluem Net 10, Net 30 e Net 60.
Por exemplo, se o seu fornecedor lhe enviar uma fatura com condições de pagamento Net 30 e a fatura tiver a data, 15 de dezembro, você deve efetuar o pagamento até 14 de janeiro, no máximo, para evitar ser rotulado como atrasado.
Outro período de pagamento típico, especialmente entre fornecedores, é 2/10 Net 30. Usando a mesma data da fatura (15 de dezembro), esse prazo significa que você pode obter uma redução de 2% no valor total devido se pagar sua fatura antes de 24 de dezembro. Se você não pagar até 24 de dezembro, a fatura não deve demorar mais do que 14 de janeiro.
Enquanto isso, Vencimento no recebimento é outra opção de pagamento frequente. Basicamente, se um fornecedor ou fornecedor lhe enviar uma fatura que diz “Recibo Dueon”, isso significa que o pagamento deve ser pago imediatamente.
Etapa 3: examinar e inserir detalhes da fatura
Principalmente, você ou seu funcionário de contabilidade precisaria verificar a exatidão de uma fatura após recebê-la de um fornecedor ou fornecedor.
Se uma fatura for para produtos encomendados, verifique novamente se todos os itens especificados na fatura chegaram. Por outro lado, se a fatura for de serviços prestados, verifique novamente se os serviços foram prestados conforme indicado. É fundamental concluir esta etapa para todas as faturas recebidas.
Depois disso, você pode começar a inserir informações de fatura em suas contas contábeis ou em seu aplicativo de software. Basicamente, você pode aprovar contas à medida que as revisa; isso se for uma rotina inserir todas as contas a pagar da sua empresa.
Mas se você decidir contratar um contador, precisará dar a ele algumas diretrizes gerais sobre a aprovação de faturas. Isso inclui um limite em dólares para o que o funcionário pode aprovar.
Outra opção, no entanto, é ter suas faturas de código de funcionário com os números de conta apropriados e enviá-las para você para aprovação. Este método permite visualizar as faturas recebidas, garantindo precisão e evitando erros de pagamento.
Após esta etapa, seu funcionário pode começar a inserir as informações de pagamento. Algumas dessas informações incluem; o número da fatura, a data de vencimento e o valor devido.
Etapa 4: revisar e processar o pagamento de todas as faturas vencidas
Revisar suas contas a pagar a cada semana para determinar quais pagamentos são devidos é a melhor abordagem. Isso ajuda a garantir que seus fornecedores recebam seus pagamentos em dia. Basicamente, você precisará avaliar as datas de vencimento para ver quais contas você precisa pagar. Isso segue se você estiver usando um sistema de contabilidade manual ou um software de contabilidade.
Para pagamentos de faturas, por outro lado, você tem várias opções. Você pode emitir cheques, processar cheques de seu software de contabilidade, pagar seus fornecedores e fornecedores com um cartão de crédito da empresa ou usar um mecanismo de pagamento eletrônico.
Mas, lembre-se, se você usar um cheque para pagar seus fornecedores, você deve sempre colocar uma cópia da fatura no envelope com o cheque. Você também deve verificar se qualquer forma de remessa inclui o número da fatura. Isso é para garantir que seu pagamento seja registrado corretamente.
Por outro lado, se você pagar com cartão de crédito ou qualquer forma de transferência, deverá notificar o fornecedor.
Passo 5: Repita o procedimento uma vez por semana
Você pode diminuir seu esforço no final do mês, além de evitar pagamentos em atraso e taxas atrasadas, criando e executando um ciclo semanal de contas a pagar. O processamento regular de faturas pode ajudar no fluxo de caixa, mesmo que você tenha apenas alguns pagamentos de fornecedores para fazer.
Como você pode gerenciar efetivamente seu processo de contas a pagar?
Pagar contas é um aspecto necessário de qualquer negócio, independentemente do seu tamanho. E como você sabe, as faturas de renda são gerenciadas por um departamento de Contas a Pagar, que também ajuda a processar os pagamentos.
Mas, mais importante, a implementação de políticas de negócios e finanças para simplificar um processo de contas a pagar pode ajudar uma empresa a se preparar para uma expansão futura, ao mesmo tempo em que simplifica as etapas do processo de contas a pagar.
Aqui estão cinco dicas para ajudá-lo a gerenciar suas contas a pagar:
#1. Simplifique as etapas do processo de contas a pagar: sobrecarga de faturas
Você pode simplificar as etapas do processo de contas a pagar reduzindo o número de execuções de cheques para duas vezes por mês. E por execução de cheques, quero dizer o processo de imprimir cheques para pagar faturas e colocá-los no Razão Geral.
Além disso, as faturas devem ser copiadas nos registros e aprovadas pelos chefes de departamento apropriados antes de uma verificação, para que os pagamentos possam ser feitos no prazo.
Além disso, os tetos para cada execução de cheque devem ser conhecidos pelo departamento de contas a pagar. Isso garantirá que as contas mais importantes sejam pagas.
Um departamento com autoridade para tomar decisões de negócios e pagamentos confiantes facilitará o processo ao fazer julgamentos, como fazer pagamentos parciais em saldos maiores ou adiar pagamentos a fornecedores com maior tolerância a datas de vencimento.
#2. Procedimentos de segurança: reduzir a fraude de contas a pagar
Contas a pagar é uma área de alto risco para fraudes comerciais. Um bom exemplo é quando um funcionário desonesto configura um “fornecedor fictício”, a fraude é comum. Basicamente, quando uma empresa paga faturas por serviços que nunca foram prestados, está essencialmente pagando ao funcionário desonesto e perdendo dinheiro.
No entanto, procedimentos e regras podem ajudá-lo a proteger sua empresa e reduzir riscos. Portanto, estabeleça um método para garantir que o indivíduo que realiza as verificações também não tenha a capacidade de criar novas contas de fornecedor. Além disso, antes de criar uma conta de fornecedor, ela deve ser explicada aos proprietários e a conta deve ser revisada.
Enquanto isso, outros métodos que ajudam a reduzir a fraude incluem;
- Permissão dos chefes de departamento
- Separação de papéis e
- Verificações pontuais
#3. Confirme as datas de vencimento: os termos do fornecedor podem ser negociáveis
Na maioria dos casos, as faturas especificarão um prazo de pagamento de 30 ou 60 dias. Uma empresa pode negociar condições para faturas pendentes, independentemente dos termos fornecidos. Basicamente, um fornecedor geralmente daria descontos ou condições especiais se uma empresa comprasse quantidades significativas regularmente.
Então, se uma empresa vai atrasar um pagamento, o ideal é ligar para o fornecedor para manter o relacionamento e ver se há algo que possa ser feito sobre o atraso no pagamento.
#4. Reduzir o impacto do CFO para verificação e assinatura
Um Chief Financial Officer (CFO) geralmente assina o cheque, mas não coloca o cheque em conjunto. Assim, antes de enviar as faturas ao CFO para serem pagas, o departamento de Contas a Pagar deve fazer o vencimento, escolher quais faturas pagar, montar as faturas, imprimir cheques e verificar se todas as faturas estão aprovadas.
Por outro lado, antes de assinar, o CFO simplesmente compara os valores da fatura com o valor do cheque. Se uma empresa controlar o caixa de forma mais ativa, informe o Contas a Pagar com antecedência qual é o orçamento de execução de cheques para que eles possam determinar quais fornecedores podem esperar até a próxima execução de cheques e assinatura de contas.
#5. Use o software para concluir facilmente pagamentos e processos
O software de contabilidade pode ajudá-lo a examinar suas contas a pagar com mais facilidade e evitar erros como valores imprecisos, números de cheques incorretos usados para pagar fornecedores e pagar muito cedo ou muito tarde, permitindo que você arquive, gerencie e revise faturas pagas e não pagas. Portanto, tudo o que você precisa fazer é inserir as condições de pagamento para cada fornecedor, como Net 30 ou Net 60, que o sistema pode usar como padrão.
Além disso, o software de contabilidade pode facilitar para sua organização a realização de relatórios de vencimento, fornecendo a você uma melhor compreensão do que está por vir.
Quais são as 4 funções de contas a pagar?
Calcular, inserir transações comerciais, processar faturas e verificar dados financeiros para manter registros.
O que é ciclo completo de AP?
Uma área que as empresas podem tentar melhorar é o processo de contas a pagar de ciclo completo. “Ciclo completo” não significa apenas fazer pedidos e pagar por eles. Também significa todas as etapas intermediárias. Isso inclui fazer documentos, codificá-los, compará-los e muito mais.
O que é o processo de correspondência de 3 vias em contas a pagar?
Antes de uma fatura ser paga, um processo chamado “correspondência de três vias” garante que as informações em uma ordem de compra, a fatura do fornecedor e o recibo de entrega coincidam. Apenas os detalhes da fatura do fornecedor e os detalhes do pedido de compra são comparados em uma correspondência bidirecional.
Quais são os dois tipos de contas a pagar?
As contas a pagar de uma empresa podem ser divididas em dois tipos: salários e despesas. As contas a pagar geralmente vêm na forma de faturas de fornecedores, mas também podem ser contas, faturas ou cheques.
Qual é a diferença entre P2P e AP?
O procedimento de contas a pagar é apenas um componente do P2P. (procure-to-pay). O P2P abrange todo o ciclo de aquisição e cobrança, incluindo pagamentos de fornecedores. A automação AP acelera esses processos e garante um maior nível de precisão em cada etapa do fluxo de trabalho.
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