Quer saber o que é um trabalho de contas a pagar? Neste artigo, você aprenderá sobre a descrição do trabalho e exemplos de currículos de contas a pagar para ajudá-lo a conseguir seu próximo emprego.
Espera-se que os profissionais de Contas a Pagar sejam capazes de lidar com um grande volume de dados, prestar muita atenção aos detalhes e estar em comunicação diária com empregadores e fornecedores. Eles também devem ser capazes de aplicar princípios contábeis e lidar com trabalhos de natureza analítica, avaliativa e consultiva.
O departamento de Contas a Pagar é responsável pela estabilidade financeira de uma empresa. Eles são responsáveis por garantir que todas as dívidas sejam pagas e que a empresa tenha dinheiro suficiente para cobrir suas despesas. Contas a Pagar é normalmente um departamento distinto em grandes corporações, no entanto, com empresas menores, as responsabilidades de Contas a Receber e a Pagar são regularmente combinadas.
Quais são as três funções básicas do Contas a Pagar?
Embora o tamanho de uma empresa determine o papel que as contas a pagar desempenham, a maioria das empresas pode se beneficiar de ter especialistas em contas a pagar. As contas a pagar cumprem pelo menos três funções básicas além de pagar contas. Essas funções podem incluir: criação e acompanhamento de orçamentos; emissão de faturas; e gerenciamento de pagamentos. Abaixo estão as três funções básicas de um contas a pagar;
#1. Emitir pagamentos internos internos
As contas a pagar geralmente trabalham internamente para distribuir reembolsos internos, controlar e gerenciar o caixa pequeno e controlar a distribuição de certificados de isenção de impostos sobre vendas. As despesas internas de reembolso estão em conformidade com os procedimentos de auditoria da empresa que exigem que os funcionários enviem um relatório de diário manual, recibos ou ambos para estabelecer pedidos de reembolso.
O dinheiro fixo é geralmente usado para despesas menores, como vários custos de postagem, materiais de escritório ou almoços durante uma reunião da empresa. As contas a pagar geralmente emitem certificados de isenção de impostos sobre vendas que emitem aos chefes de departamento para garantir que as compras comerciais legítimas não incluam despesas com impostos sobre vendas.
#2. Processamento de pagamentos de fornecedores
Uma das principais funções do contas a pagar é processar as faturas e pagamentos recebidos de uma empresa. Essa é uma das funções que primeiro vêm à mente quando você pensa nas funções de Contas a Pagar. Os profissionais de Contas a Pagar acompanham as informações de contato dos fornecedores, condições de pagamento e informações do IRS W-9 em um banco de dados de computador. Isso permite que eles encontrem e contatem facilmente os fornecedores quando necessário.
O controle interno é o que determina se o processo de compra começa com um pedido de compra pré-aprovado ou se os compromissos pós-compra confirmam as compras. Os pagamentos de fornecedores também incluem relatórios de análise de final de mês que mostram aos proprietários de negócios e à administração quanto a empresa deve atualmente aos fornecedores.
#3. Gerenciar despesas com viagens de negócios
Em grandes empresas ou empresas em que o proprietário e outros funcionários (por exemplo, vendedores) viajam com frequência, as funções de contas a pagar podem incluir responsabilidades de gerenciamento de viagens, como pré-reserva de passagens aéreas, aluguel de carros e hotéis. Se os controles internos permitirem adiantamentos de viagem, o Contas a Pagar processa os pedidos e distribui os fundos de viagem. Sobre o viajante devolução, a Payment Engagements é então responsável por reconciliar o dinheiro pago com o dinheiro realmente gasto ou processar pedidos de reembolso de viagens.
Outras funções de contabilidade
Contas a Pagar também trabalha para reduzir custos, procurando detalhes que podem economizar o dinheiro da empresa, como pagar uma fatura durante um período de desconto à vista que muitos fornecedores permitem. O funcionário de contas a pagar costuma ser o primeiro ponto de contato entre a empresa e os representantes do fornecedor. Portanto, construir e manter bons relacionamentos costuma ser uma obrigação dos funcionários. Relacionamentos fortes podem beneficiar uma empresa ao trabalhar com fornecedores. Por exemplo, bons relacionamentos podem levar a condições de crédito mais favoráveis durante uma queda sazonal nas vendas.
Os especialistas em contas a pagar às vezes revisam as faturas antes de pagá-las para garantir que estejam corretas. O escriturário de contas a pagar pode ligar para o lojista se a fatura for maior do que o normal ou contatar um funcionário interno se verificar que o funcionário não escolheu a opção mais barata ou não procurou um fornecedor credenciado pela empresa durante a compra em nome da a empresa.
Quais são as principais habilidades para Contas a Pagar?
Embora um diploma não seja exigido para uma posição de contas a pagar, é necessário ter um conhecimento prático dos fundamentos da contabilidade e da escrituração. Para um trabalho em contas a pagar, um diploma nas seguintes áreas seria benéfico:
- Economia ou Finanças
- Administração de Empresas
- Contabilidade
Outras habilidades necessárias incluem;
- Proficiência com a compilação de relatórios de despesas para entrada de dados.
- Hábil em Microsoft Excel.
- Conhecimento de princípios contábeis e processos de Contas a Pagar.
- Familiaridade com os processos de pedidos de compras.
- Capacidade de trabalhar de forma independente e tomar iniciativa.
Uma descrição do cargo de Contas a Pagar deve incluir padrões específicos para entrada de dados e atenção aos detalhes. É essencial que os funcionários possam se envolver constantemente de maneira profissional, pois estarão se comunicando com empregadores e fornecedores diariamente.
Exemplos de descrição de funções de contas a pagar
Se você está procurando contratar um profissional em contas a pagar, a descrição do trabalho deve ficar assim:
Resumo de emprego
Estamos procurando um Escriturário de Contas a Pagar qualificado para processar todas as faturas recebidas para pagamento e para lidar com o pagamento pontual, preciso e eficiente de todos os devedores.
Responsabilidades
- Processamento de remessas de acordo com as políticas e regulamentos financeiros
- Realize transações financeiras regulares, como validação, separação e registro de informações de contas a pagar.
- Para garantir que todas as contas e pagamentos sejam contabilizados e lançados corretamente, reconcilie o razão de contas a pagar.
- Ao comparar as contas do fornecedor e os extratos mensais do fornecedor, confirme as diferenças e analise-as.
- Facilite o pagamento de faturas vencidas entrando em contato com os clientes e fornecendo lembretes de faturas.
- Crie relatórios descrevendo o status das contas a pagar.
- Reconhecer centros de custos e contas de despesas
- Compreende os regulamentos que regem o processo de contas a pagar (W-9, imposto sobre vendas, etc.)
Qualificações e Competências
- Um histórico de trabalho como escriturário de contas a pagar
- Sólida compreensão dos fundamentos da contabilidade de contas a pagar
- Aptidão demonstrada para calcular, registrar e gerenciar dados contábeis e informações financeiras
- Habilidades em entrada de dados e talento para estatísticas
- Conhecimento prático de planilhas e softwares especializados
- Proficiência em MS Office e Inglês
- alto nível de precisão e cuidado com os detalhes
- Bacharel em Contabilidade, Finanças ou Administração de Empresas
Como me preparo para uma entrevista de contas a pagar?
Se você está se preparando para uma entrevista para um trabalho de contas a pagar, provavelmente sabe que pode esperar perguntas frequentes como: Você pode me falar sobre você? Você está mais interessado em perguntas de entrevista sobre faturamento que testam seus conhecimentos sobre verificação de faturas, rastreamento de pedidos e processamento de pagamentos. Por exemplo, uma pergunta que você está pesquisando sobre salários devidos pode confundi-lo se você não tiver pensado na resposta com antecedência. Antes de qualquer entrevista, consulte o guia de remuneração mais recente para ter uma ideia de qual salário você pode esperar de um contas a pagar. Por exemplo, de acordo com o Guia de Compensação de 2022, o salário médio para contas a pagar deve ser de US$ 39,250.
Dicas para trabalhar enquanto se prepara para a entrevista
A preparação é a sua melhor defesa. Infelizmente, você não pode praticar todas as perguntas possíveis de antemão. Use as dicas de entrevista a seguir para garantir que você não erre ao fazer uma pergunta que parece surgir do nada:
Fique calmo.
Os entrevistadores valorizam mais do que o conteúdo de suas respostas. Você também observa como formula respostas para aprender mais sobre sua criatividade e abordagem de problemas. Mantenha a calma, faça contato visual e seja confiante como se fosse um contador.
Peça explicações.
Se você está confuso, pode pedir uma explicação. Peça ao entrevistador para repetir ou reformular a pergunta. Seu entrevistador respeitará seu desejo de fornecer a resposta que ele está procurando.
Não seja covarde.
Não tenha medo de fazer perguntas. Isso pode ser particularmente atraente se você estiver sendo questionado sobre uma lacuna em seu currículo. Se você está deixando a contabilidade para encerrar seu programa de MBA mais cedo, diga isso. Seja honesto e factual e prepare-se para a próxima pergunta.
Pegue.
Digamos que um entrevistador pergunte a você: “Com qual animal você mais se parece?” Quando você diz “gato”, pode acrescentar “porque sou curioso e I sempre acabam de pé.”Ao responder a essas perguntas, tente destacar as habilidades necessárias como contador para esse negócio específico. Neste exemplo, curiosidade e autonomia significam vontade de experimentar coisas novas e confiabilidade.
Não tenha pressa.
O entrevistador espera que você reserve um tempo para fazer uma pergunta incomum. Uma resposta pensativa é melhor do que uma resposta precipitada. Você poderia dizer algo como: “Essa é uma pergunta interessante. Deixe-me pensar sobre isso."
Pergunte.
O empregador não é a única pessoa que deve fazer boas perguntas. Pense nas perguntas que você pode fazer em uma entrevista de emprego, como: O que você precisa para ter sucesso neste trabalho? Você pode me dizer mais sobre por que deseja preencher esta posição? Como você descreveria sua cultura corporativa? Por fim, lembre-se que você corre o risco de perder a graça se disser que se identifica mais com gatos do que com cachorros, ou se revelar que tudo o que tem na geladeira é uma barra de chocolate e um pote de mostarda. Na verdade, não temos certeza! Que tal isso: seja honesto, pense, e seja você mesmo quando confrontado com perguntas inesperadas.
Como você se apresenta em uma entrevista de contas a pagar?
Você deve demonstrar claramente à empresa que é confiável, confiável e conhecedor de contabilidade ao se candidatar a empregos de contabilidade.
É crucial ter em mente que o empregador avaliará sua personalidade e confiança com base em como você se apresenta. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a se apresentar como o melhor candidato para o trabalho.
#1. Concentre-se no que o torna especial
Seja específico ao descrever seus pontos fortes e realizações em uma auto-apresentação para uma entrevista de contas a pagar. Forneça exemplos específicos de como você difere dos outros candidatos. Seu histórico de trabalho, conjuntos de habilidades e pontos fortes críticos podem vir primeiro, seguidos por seu objetivo profissional.
#2. Seja confiante
A distinção entre confiança e presunção é freqüentemente mal compreendida. Enquanto a Confidence se preocupa em prestar um serviço de qualidade, a Conceit apenas se preocupa em satisfazer as suas próprias necessidades. Se você deseja ser contratado por um empregador, a confiança é essencial. Tenha certeza, mas não exagere e transmita ao empregador que você está apenas procurando o trabalho para atender às suas necessidades.
#3. Utilize exemplos realistas
Nunca inclua instâncias de sua vida pessoal em sua pergunta de entrevista de auto-apresentação de contas a pagar. Forneça instâncias concretas de como suas habilidades e antecedentes se aplicam à posição. Fornecer exemplos pessoais pode dar à empresa a ideia de que você não consegue manter sua vida pessoal e profissional separadas.
#4. Mantenha isso breve.
Use esta pergunta sobre sua auto-apresentação como uma oportunidade para fazer um pitch. Seja sucinto e direto ao ponto. Anote as qualidades que o tornam distinto e mais qualificado antes da entrevista como preparação. Para aumentar sua confiança, familiarize-se com ele.
Por que devemos contratá-lo para contas a pagar?
Esta questão específica é uma pergunta de escolha entre os empregadores, você pode ser questionado sobre isso no final de sua entrevista. Aqui está como sua resposta deve soar.
“Três coisas, em particular, me chamam a atenção.” Em primeiro lugar, ter uma posição em que a atenção aos detalhes é crucial me dá muita satisfação no trabalho. Porque você é uma empresa com altos padrões e porque o trabalho de Escriturário de Contas a Pagar tem muita responsabilidade, estou muito interessado nele. Em segundo lugar, você é uma empresa que me ajudará a ter sucesso nesta posição e me dará espaço para expandir e melhorar. Gosto de ser ativo e, depois de ler a descrição do cargo de Escriturário de Contas a Pagar para esta posição, posso dizer com certeza que não terei tempo para fazer nada. Por fim, quero trabalhar para uma empresa que promove inovação, visão de futuro e sucesso dos funcionários. Esses três fatores me deixam muito animado em ingressar na sua empresa
O que é um lançamento contábil manual em contas a pagar?
Diário de Contas a Pagar são os valores a pagar em lançamentos contábeis aos credores de uma corporação pela aquisição de produtos ou serviços são referidos como lançamentos. Estes são listados como passivo circulante no balanço, e quaisquer pagamentos efetuados são deduzidos desta conta.
A responsabilidade por contas a pagar surge sempre que ocorre uma transação envolvendo a compra de bens ou serviços na conta. A empresa deve construí-lo e incluí-lo nos livros de contas. A fatura do vendedor é usada para descobrir quanto dinheiro precisa ser lançado nos lançamentos contábeis de contas a pagar. Geralmente inclui detalhes sobre o valor do pagamento exigido pelo comprador e a data de vencimento.
Conclusão
Agora você deve entender completamente o que faz um especialista em contas a pagar e como fazer um currículo como especialista em contas a pagar. Se você possui as habilidades e qualificações necessárias, deve estar no caminho certo para o próximo emprego como balconista de contas a pagar.
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Descrição do cargo de Contas a Pagar: Referências
