Instruções do formulário 1096: tudo o que você precisa saber

Formulário 1096
Fonte da imagem: PotraitSoftware

Você não está completamente familiarizado com o formulário 1096? Ou a palavra te derruba? Tudo bem, porque este post informará não apenas o que é o formulário 1096, mas também para que ele é usado e a data de vencimento de 2022. E caso você esteja se perguntando “onde posso obter um formulário 1096”, não se preocupe, também abordaremos isso.

Então, venha conosco enquanto colocamos a bola rolando!

O que é o formulário IRS 1096?

O IRS Form 1096 é um formulário de imposto usado por organizações isentas de impostos para preparar seus registros federais. É mais comumente referido como um Resumo Anual e Transmissão de Devoluções de Informações dos EUA. Embora as organizações isentas de impostos não paguem alguns impostos federais e estaduais, elas devem relatar certas informações ao IRS.

O formulário 1096 é uma folha de rosto usada para enviar formulários ao IRS para relatar renda de não-funcionários e fins de preenchimento. Como uma pequena empresa, você provavelmente o usará para enviar o Formulário 1099, que é para notificar o IRS se você pagar a um contratado independente mais de US $ 600 em um ano fiscal.

Outros formulários que exigem uma página de rosto 1096 incluem os formulários 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, 8935 e W-2G. O formulário 1096 é utilizado no envio desses tipos de formulários, conhecidos como retornos de informações, em formato de papel; no entanto, não ao transmiti-los eletronicamente

Por exemplo, sua empresa paga US$ 2,500 a um contratado e US$ 1,500 a outro em um único ano fiscal. Para informar o IRS sobre o valor da renda de não funcionários, você deve enviar um formulário 1099-MISC ou, a partir do ano fiscal de 2022, um formulário 1099-NEC. O formulário 1096 será usado para resumir as informações fornecidas.

Data de vencimento do formulário 1096 para o ano de 2022

O IRS espera que a maioria das declarações de informações, bem como o Formulário 1096, sejam arquivados até 28 de fevereiro do ano seguinte ao ano fiscal. Isso significa que você deve preencher os documentos para o ano fiscal de 2021 até 28 de fevereiro de 2022. O prazo para fornecer uma cópia de uma declaração de informações a um destinatário não IRS é normalmente 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal em consideração.

Se você usar o Formulário 1096 para enviar o Formulário 1099-NEC, deverá enviar os dois formulários ao IRS até 1º de fevereiro de 2022. Como alternativa, a data de vencimento do formulário 1096 em papel é 1º de março de 2022, da mesma forma, se você estiver arquivamento eletronicamente.

No entanto, se você estiver enviando o formulário 1096 junto com os formulários 1097, 1098, 3921, 3922 ou W-2G, a data de vencimento é 28 de fevereiro de 2022. O prazo para fornecer uma cópia de uma informação retorna a um destinatário não IRS é frequentemente 31 de janeiro do ano após o ano fiscal. Embora os prazos variem; alguns retornos de informações e 1096s devem estar prontos para envio até 31 de janeiro e até 31 de maio.

Por outro lado, por não apresentar qualquer um desses formulários dentro de 30 dias da data de vencimento, a multa é de $ 100. A multa aumenta ainda mais para US $ 250, se você não enviar até 1º de agosto de 2022. Você só precisará enviar o Formulário 1096 do IRS se estiver enviando suas declarações anuais de informações ao IRS pelo correio. Mas você não precisa preencher o Formulário 1096 do IRS se estiver preenchendo formulários de informações eletronicamente, seja por meio do sistema IRS FIRE ou de um software de preparação de impostos.

Se a data de vencimento coincidir com um sábado, domingo ou feriado federal, será o dia útil seguinte.

Etapas para preencher um formulário 1096

Existem duas partes principais:

A primeira seção inclui as caixas de 1 a 5 e, em seguida, a caixa 6. Enquanto a primeira seção solicita informações básicas, como:

  1. Primeiro, o nome e o endereço da sua empresa. E o nome da pessoa a ser contatada e seu endereço de e-mail, número de telefone e número de fax.
  2. número de identificação do empregado. Se você não tiver um EIN, anote seu número de seguro social.
  3. O número total de formulários que você está enviando com 1096. Se você estiver preenchendo dez formulários 1099-MISC distintos, por exemplo, você colocará “10”. Além disso, lembre-se de que todos devem ser do mesmo tipo.
  4. Em seguida, na caixa 4, você digitará “imposto de renda federal retido”. Esse valor dependerá das declarações de informações que você enviar com o Formulário 1096. Portanto, some qualquer imposto de renda federal retido e insira o total nesta caixa. 
  5. O valor total dos pagamentos informados em todos os formulários que você está enviando, como o total de todos os formulários 1099-MISC.
  6. A caixa 6, a segunda parte do formulário 1096, lista todos os formulários que podem ser anexados ao formulário 1096. Há uma caixa abaixo de cada nome de formulário; marque um “X” dentro para indicar qual formulário você está anexando a esse Formulário 1096 específico.

No entanto, observe que as informações que você coloca se aplicam a você, não ao contratado independente para quem você está enviando o 1099. As instruções do Formulário 1096 não são desnecessariamente complexas - como um documento resumido, preencher este formulário fiscal não é difícil. No entanto, existem várias etapas que você pode tomar para tornar esse processo fiscal mais tranquilo.

Onde obter um formulário 1096

Dado que o IRS verifica os formulários que recebe, eles preferem que as empresas utilizem documentação digitalizável ao enviar os formulários. Isso significa que as fotocópias dos originais não contam. Além disso, você pode obter os formulários escaneáveis ​​no site de Formulários e Publicações de Pedidos do IRS. Além disso, eles estão disponíveis em lojas de material de escritório e por meio de software de preparação de impostos.

Você também pode solicitar os formulários por meio de uma chamada no formulário fiscal 1-800 (800-829-3676) de segunda a sexta-feira, das 7h às 10h, horário local (PST no Alasca e no Havaí). Quando fizer isso, certifique-se de ter seu nome, endereço e informações de contato em mãos.

Além disso, ao enviar esses formulários, basta imprimir o formulário e o Formulário 1096 do site do IRS. Prossiga para preenchê-los e enviá-los para o endereço IRS apropriado com base no local da sua empresa.

Como declarar o IRS eletronicamente

Se você optar por arquivar eletronicamente, poderá terceirizar facilmente suas operações fiscais para software, provedor de serviços ou outro profissional tributário que trabalhará com você ou arquivará inteiramente em seu nome. Mesmo que você pague taxas extras para lidar com esses serviços, você terá tranquilidade em relação ao seu formulário de imposto. Mais. você terá tempo para prepará-los. 

Embora você possa estar relutante para fazer suas operações fiscais on-line, especialmente se você possui uma pequena empresa, os benefícios superam em muito a dificuldade de preencher manualmente os formulários fiscais e enviá-los para o IRS. Além disso, arquivar eletronicamente economizará tempo, esforço e dinheiro e esperamos que suas devoluções sejam processadas mais rapidamente e com menos erros. E se você tiver 250 ou mais de qualquer tipo de retorno de informações, deverá enviá-lo eletronicamente em vez de utilizar o Formulário 1096.

Lista de formulários que precisam da página de rosto do formulário 1096 e seus usos

  • Formulário 1099: O formulário 1099 geralmente relata vários tipos de receitas diversas. No entanto, lembre-se de que, embora o 1099-MISC seja provavelmente a versão mais conhecida do 1099, existem 20 versões diferentes desse formulário. Como resultado, se você enviou documentos 1099-MISC junto com um Formulário 1099-A, ainda precisará preencher um Formulário 1096 separado para cada um.
  • W-2G: Este formulário do IRS é para relatar ganhos de jogos de azar, bem como qualquer imposto de renda federal retido.
  • 3922: As empresas usam este formulário para relatar cada transferência de titularidade legal de uma ação adquirida por um funcionário como resultado do funcionário utilizar uma opção de acordo com um plano de compra de ações do funcionário.
  • 1097: Este formulário é utilizado pelos emitentes de determinados títulos de crédito fiscal, bem como pelos beneficiários do crédito, para comunicar a distribuição dos seus créditos fiscais ao IRS.
  • 1098: Este formulário do IRS destina-se a relatar juros de hipoteca de $ 600 ou mais recebidos no curso de seus negócios durante o ano fiscal.
  • 5498: Este formulário é preenchido para cada pessoa para quem você manteve uma conta IRA.
  • Formulário 3921: As empresas utilizam este formulário do IRS para relatar cada transferência de ações para qualquer indivíduo vinculado ao uso de uma opção de ações de incentivo por essa pessoa.

Todos os formulários 1099, 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, 8935 e W-2G que você envia para o IRS precisam do formulário 1096. Como cada formulário requer seu próprio 1096, deve haver apenas uma marca “X” em cada 1096 que você enviar.

Posso baixar um formulário 1096?

Devido à exigência de um formato digitalizável e à inclusão de campos que o IRS emprega para monitorar a conformidade com os requisitos de envio de formulários da entidade e do beneficiário, os formulários fiscais 1096 não podem ser baixados do site do IRS. Além disso, os formulários fiscais 1096 são acessíveis apenas para envios em papel; eles não podem ser usados ​​com uma declaração fiscal eletrônica.

Posso enviar vários formulários 1096 em um envelope?

Sim, você pode enviar ao IRS vários papéis 1096 em um único envelope. É aceitável enviar vários formulários em um único envelope.

O que acontece se você não arquivar 1096?

O prazo para enviar o Formulário 1096 junto com os Formulários 1097, 1098, 3921, 3922 ou W-2G é 31 de março. Se você enviar qualquer um desses formulários após o prazo, mas antes de o prazo terminar, a multa será de $ 50 por formulário. A multa aumenta para $ 100 depois disso. A multa aumenta para $ 260 se você não a enviar até 1º de agosto.

Os formulários 1096 precisam ser enviados separadamente?

Classifique os formulários em grupos com base nos números do formulário e envie um Formulário 1096 diferente para cada grupo. Se você tiver que enviar os Formulários 1098 e 1099-A, por exemplo, preencha um Formulário 1096 para transferir os Formulários 1098 e outro Formulário 1096 para comunicar os Formulários 1099-A. Você não precisa enviar as declarações original e revisada separadamente.

1096 pode ser impresso em papel comum?

Siga estas instruções em cada relatório para imprimir seus formulários. APENAS para cópias federais, você precisará de documentos 1099-NEC e 1096 em branco autênticos em tinta vermelha. Em papel comum, mais cópias podem ser produzidas.

Preciso arquivar 1096 com IRS?

Lembre-se de que o Formulário 1096 do IRS só é necessário para a transmissão por correio de retornos de informações dos EUA; se você quiser enviar suas informações de volta eletronicamente, não precisa se preocupar em anexar o Formulário 1096.

Quem preenche o 1096?

Quem deve enviar um formulário IRS 1096? Se você estiver enviando suas informações anuais para o IRS, o formulário 1096 do IRS é o único documento que você precisará preencher. O Formulário 1096 do IRS não é necessário se você enviar esses formulários de informações on-line usando o Sistema IRS FIRE ou um programa de preparação de impostos.

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PERGUNTAS FREQUENTES

Devo enviar os formulários 1096 e 1099 juntos?

sim. Os formulários 1096 e 1099 Copy A devem ser enviados simultaneamente.

Posso baixar um formulário 1096?

Como eles devem estar em um formato digitalizável e conter informações que o IRS usa para rastrear a conformidade com os envios de formulários da entidade e do beneficiário, os formulários fiscais 1096 não podem ser baixados do site do IRS. Além disso, 1096 formulários fiscais estão disponíveis apenas em papel.

Posso enviar mais de um 1096 no mesmo envelope?

Preencha um Formulário 1096 separado, Resumo Anual e Transmissão de Devoluções de Informações dos EUA, para cada tipo de 1099 que você preencheu. Por exemplo, arquive um 1096 para resumir todos os seus 1099 Diversos; um 1096 para resumir todos os seus 1099 juros; e um 1096 para resumir todos os seus 1099 Dividendos. Envie o 1096 e o ​​1099 no mesmo envelope.

Posso preencher o formulário 1096 à mão?

Sim, você pode escrever à mão um 1099 ou W2, mas faça isso com extrema cautela. Para evitar problemas de processamento, a caligrafia deve ser perfeitamente legível usando letras maiúsculas de tinta preta. De acordo com o IRS, “os formulários manuscritos são permitidos, mas devem ser totalmente legíveis e corretos para evitar problemas de processamento

Preciso enviar um 1096 corrigido?

Envie o formulário revisado para o destinatário e prepare a Cópia A vermelha para enviar ao IRS com a transmissão do Formulário 1096, se arquivar em papel. Você não precisa enviar um Formulário 1096 para arquivamento eletrônico, nem deve enviar os formulários inicialmente arquivados com a correção para o IRS.

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