Independentemente da sua função, do tamanho dos membros da equipe ou das tarefas nas quais você está trabalhando, existe a possibilidade de você pensar que nunca há um momento perfeito para fazer uma pausa no trabalho, mas não deixe que isso o impeça. Isso ocorre porque os empregadores estão cientes e esperam que seus funcionários precisem de folga do trabalho, mas como raramente fomos ensinados a fazer isso, parece impossível. No entanto, algumas etapas devem ser tomadas para obter aprovação e manter boas relações com seus gerentes de recursos. Neste artigo, falaremos sobre as etapas a serem seguidas ao solicitar uma folga com exemplos para ajudá-lo ao usar um e-mail. Continue lendo para saber mais sobre as etapas para criar um momento de solicitação eficaz da política.
O que é uma solicitação de folga?
Uma solicitação de folga é uma solicitação por escrito para aprovação de seu supervisor para tirar um dia ou alguns dias de folga do trabalho. Existem várias razões pelas quais você pode solicitar formalmente um dia de folga. Por exemplo, pode ser por licença médica, luto, paternidade ou maternidade, ou para desfrutar de algum tempo pessoal e férias.
Além disso, uma solicitação de folga pode ser folga remunerada (PTO) ou folga não remunerada. Para folga remunerada, você receberá seus contracheques enquanto estiver fora do trabalho, enquanto que para pendências, é um período de afastamento do escritório sem salário. Além disso, as leis trabalhistas provinciais às vezes regem a elegibilidade dos funcionários para um período mínimo de folga.
Como solicitar folga
Solicitar uma folga às vezes parece difícil, deixando você com preocupações, como se sua solicitação será concedida ou reprovada. Mas com um pouco de planejamento e escolha adequada das palavras, seu pedido provavelmente será aprovado. Portanto, ao solicitar uma folga, siga estas etapas para manter seu profissionalismo e boa reputação com seus gerentes:
- Revise a política de PTO da sua empresa
- Observe o calendário da empresa
- Discuta sua solicitação com seu gerente
- Envie uma solicitação formal
- Confirme a resposta
Além disso, depois de concluir sua solicitação formal, a empresa decide e informa se você pode tirar a licença. Se o resultado for positivo, reconhecê-lo é importante. Você pode escrever um e-mail de resposta, agradecendo ao seu gerente por conceder sua solicitação. Você também pode solicitar esclarecimentos e instruções sobre como tornar o processo mais simples para a empresa.
Política de solicitação de folga
Como gerente, você é responsável por aprovar solicitações de folga de suas funções de trabalho. Assim, a elaboração de uma política de solicitação de folga eficaz ajuda os funcionários a evitar confusão sobre quais dias eles podem tirar e antecipar se receberão folgas nos dias desejados. Você deve criar uma política de solicitação de folga que detalhe claramente o processo da organização de aprovar os dias de férias dos funcionários.
Ou seja, uma política de solicitação de folga é uma seção do manual do funcionário de uma organização que abrange as diretrizes para funcionários que solicitam licença remunerada ou não remunerada do trabalho. Uma política eficaz de solicitação de folga deve detalhar claramente as regras da empresa quando se trata de solicitar folga. As informações normalmente incluídas em políticas comuns de solicitação de folga incluem:
- Quantos dias de folga não remunerada ou remunerada os funcionários podem solicitar
- Com que antecedência os funcionários podem enviar pedidos de folga
- Quaisquer datas ou instâncias específicas que os funcionários não possam solicitar folga
- O processo da organização para decidir quais funcionários recebem folga quando há várias solicitações
Como criar uma política de solicitação de folga
Você deve criar uma política que esteja de acordo com as necessidades, objetivos e preferências da empresa. Siga estas etapas para criar uma política de solicitação de folga eficaz:
#1. Descubra a agenda mais movimentada da empresa
Uma das razões pelas quais as empresas implementam políticas de folga é garantir que não haja falta de pessoal nos dias de pico, quando os negócios estão ocupados. Por exemplo, as empresas de varejo podem precisar de funcionários adicionais para trabalhar durante as festas de fim de ano, quando mais clientes compram presentes para seus entes queridos. Isso significa que as empresas precisarão de mais funcionários para trabalhar horas extras no final do trimestre para garantir que cumpram determinadas alocações.
#2. Saiba com que antecedência os funcionários solicitam folga
Você deve detalhar claramente com que antecedência permitirá que os funcionários peçam folga. Isso garante que os gerentes de departamento tenham tempo suficiente para planejar a ausência de um membro da equipe. O número que você declara na apólice pode depender das necessidades da empresa, quanta responsabilidade o funcionário tem e quantos dias ele está solicitando de folga.
#3. Dias de recrutamento e com que frequência os funcionários tiram folga
A política também deve indicar quantos dias de folga você permitirá aos funcionários. Esse número pode variar de acordo com fatores como o departamento do funcionário ou quanto tempo ele trabalha para a empresa. Por exemplo, alguns membros da equipe que trabalham na empresa há vários anos podem ter mais dias de férias ao longo do tempo. Detalhe o número exato que você pode permitir que determinados funcionários decolem.
#4. Dispensar instruções sobre como e onde enviar solicitações
Para garantir que todos os pedidos de folga estejam em um só lugar para que os gerentes analisem e aprovem com eficiência, escreva diretrizes e etapas claras para os funcionários seguirem ao enviar suas solicitações. Os locais onde você pode fazer com que os funcionários enviem solicitações incluem:
- Aplicativo de agendamento de horários: baixe um horário aplicativo de agendamento para os funcionários utilizarem e orientá-los sobre como acessar e registrar suas horas no sistema. Pode ser necessário fornecer cursos de treinamento sobre como usar este programa para garantir que os funcionários solicitem folga corretamente.
- E-mail: instrua os funcionários a enviar suas solicitações de folga por e-mail. A política pode indicar as informações que os funcionários devem incluir no corpo do e-mail.
- Formulário digital ou impresso: crie um formulário de solicitação de folga e distribua-o digitalmente ou entregue-o fisicamente aos membros da equipe. Os funcionários podem inserir seu nome, cargo, departamento, datas e horários que gostariam de folga e o motivo pelo qual estão solicitando afastamento do trabalho. Em seguida, deixe um espaço no formulário para que os gestores aprovem ou neguem a solicitação e devolvam a eles.
#5. Descreva seus métodos para pedidos de folga estendida
Pode haver exemplos de momentos em que muitos funcionários solicitam folga ao mesmo tempo. Para evitar falta de pessoal nesses dias, você deve ter um método claro para decidir quem deve receber folga. Tenha um sistema estabelecido e descrito na política para garantir aos funcionários que o tempo do processo de seleção seja tratado de forma justa.
#6. Organizar as solicitações dos funcionários
Para garantir aos funcionários que você está monitorando efetivamente seus dias de férias e não está extraviando suas solicitações, estabeleça um processo organizado para onde essas solicitações estão sendo armazenadas e compartilhe isso na política. Alguns lugares onde você pode salvar e rastrear as solicitações dos funcionários e os dias de folga aceitos incluem:
- Planilha: Colunas de rótulos com nomes de funcionários, datas de solicitação de folga e status de aprovação.
- Aplicativo de gerenciamento de tempo: use um programa de gerenciamento de tempo, que pode organizar automaticamente as solicitações de folga e suas datas e enviá-las diretamente para você para aprovação.
- Pasta: salve solicitações, datas e outras informações de folga dos funcionários em pastas identificadas em seu computador para revisar e consultar rapidamente quando necessário.
E-mail de solicitação de folga
Um e-mail de solicitação de folga é uma oportunidade de solicitar ao seu empregador datas específicas de folga do trabalho. Portanto, um e-mail de solicitação eficaz informa ao seu empregador sobre seus planos para garantir que seu trabalho seja concluído ou coberto, além de quando você estará ausente e retornará ao trabalho. Você pode escrever um e-mail de solicitação claro, conciso e informativo que promova a comunicação e a confiança entre você e seu empregador.
Solicitando folga por e-mail: como escrever
Saber como escrever um e-mail de pedido de folga é importante porque tirar folgas é a chave para uma vida saudável. equilíbrio trabalho-vida, se você precisa cuidar das partes não relacionadas ao trabalho de sua vida ou simplesmente precisa de uma pausa. Aqui estão as etapas para escrever um e-mail de solicitação de férias:
#1. Escreva uma breve linha de assunto
Uma boa regra geral para e-mails profissionais é que o destinatário deve ser capaz de entender o objetivo do e-mail antes de abri-lo. Portanto, escreva uma linha curta que indique o objetivo do seu e-mail e as datas em que deseja decolar. Além disso, considere também escrever seu sobrenome na linha de assunto para garantir que o destinatário possa identificar rapidamente quem está solicitando folga e quando.
#2. Incluir Razões para Escrever
Depois de cumprimentar o destinatário, use a primeira linha do seu e-mail para afirmar diretamente que você está escrevendo para solicitar uma folga. Você pode usar uma declaração se já tiver falado com seu supervisor sobre sua solicitação.
#3. Adicione as datas que você está solicitando
Mencione quais datas você planeja decolar na primeira linha do seu e-mail ou no parágrafo inicial. Certifique-se de que essas datas correspondem às que você incluiu na linha de assunto. Também é importante declarar quantos dias você está usando se sua empresa pratica uma política de folga acumulada.
#4. Mencione por que você está tirando uma folga (opcional)
Esta seção é opcional se você quiser apenas fazer uma pausa rápida no trabalho ou um dia pessoal. No entanto, se houver problemas pessoais ou instâncias justificativas que exijam sua atenção, indicar isso pode ajudar seu supervisor a decidir se aprova sua folga. Esta etapa pode ajudar seu supervisor ou empregador a decidir se aprova sua folga.
#5. Discuta como você está se preparando
Certifique-se de explicar com antecedência como você está se preparando para aliviar o fardo de sua ausência da empresa. Isso ajuda a transmitir seu senso de profissionalismo e aumenta as chances de que seu pedido de folga seja aprovado. Diga a eles que você está trabalhando diligentemente para garantir que todos os seus assuntos de trabalho sejam concluídos antes de partir.
#6. Esteja disponível para perguntas
Encerre seu e-mail permitindo que seu empregador ou supervisor entre em contato com você para obter mais informações e confirmar a decisão de sua solicitação. Este elemento é uma cortesia profissional que também promove uma comunicação clara e aberta entre você e seu empregador.
E-mail de solicitação de folga: exemplos
Aqui estão alguns exemplos de e-mails solicitando folgas para ajudá-lo a começar:
Exemplo 1.
Olá [nome do supervisor],
Quero solicitar uma folga para [datas] por causa de [motivo].
Minha equipe não tem prazos exigentes ou trabalha durante [datas que você está solicitando]. Seria aceitável se eu saísse de férias então? Terei o maior prazer em discutir mais detalhes com você, se desejar. Se você tiver alguma dúvida, por favor me avise.
Obrigado pelo seu tempo,
[Seu nome]Exemplo 2.
Caro [nome]
Estou escrevendo um pedido formal para ter [datas] de folga. Não tirei nenhum dia de folga desde o início do ano e ficarei grato se for possível desta vez. resolver isso.
Já perguntei a Prisca se ela pode fazer meus plantões, e ela prometeu estar disponível para isso. Ela é treinada e adequada para cada tarefa que faço. Tenho confiança em sua capacidade de lidar com isso.
Entre em contato se tiver alguma dúvida ou preocupação com minha solicitação. Estou mais do que feliz em ir ao seu escritório para discuti-los.
Obrigado e até breve,
[Seu nome]Exemplo 3
Olá (Nome),
Obrigado por aprovar previamente meu pedido de licença. Meus planos mudaram e gostaria de saber se posso estender minha licença por alguns dias até (inserir data).
Compreendo que isso possa mudar os planos e estou disposto a fazer todo o possível para que isso funcione. Por favor, deixe-me saber se você gostaria de discutir isso.
Atenciosamente,
(Seu nome)
Com que antecedência você deve pedir uma folga?
Certifique-se de informar seu gerente e sua equipe com pelo menos duas ou três semanas de antecedência.
Como faço para pedir folga sem pagar?
- Um funcionário envia uma solicitação por escrito de folga não remunerada, dentro do período de notificação exigido.
- O gerente ou supervisor consulta o RH e/ou os chefes de departamento.
- O gerente ou RH aprova ou nega a solicitação.
Posso tirar um dia de folga do trabalho por motivos pessoais?
Você pode usar um dia pessoal por vários motivos, como votar, ir a uma consulta médica ou lidar com uma emergência familiar.
Referências
- REFINANCIANDO UM CARRO: Principais Empréstimos para Automóveis e Como Funciona
- SUPERVISOR: Descrição do cargo, deveres e salário
- AUMENTO DE LINHA DE CRÉDITO: Como Solicitar Aumento de Linha de Crédito
- Carta de solicitação de empréstimo: como redigir uma solicitação de solicitação de empréstimo na Nigéria
- COMO OBTER UM LIMITE DE CRÉDITO MAIOR NO CARTÃO DE CRÉDITO
