Um gerente de escritório ou gerente de negócios é responsável por garantir que um escritório e todas as suas áreas funcionem sem problemas todos os dias. Suas funções incluem conversar com chefes de departamento, transmitir informações importantes ou mudanças de política de superiores e criar incentivos para que as pessoas trabalhem mais. Este artigo irá elaborar mais sobre os deveres do gerente de escritório, lista de verificação, deveres médicos e odontológicos do gerente de escritório e também resumo dos deveres do gerente de escritório
Deveres do gerente de escritório
Os gerentes de escritório podem ser o ponto de contato inicial para partes internas e externas em seu escritório, o que pode ter impacto em vários aspectos de atendimento ao cliente e comunicação de suas obrigações de trabalho. Dependendo do tamanho do grupo, os deveres e responsabilidades podem incluir:
#1. Gerenciamento de equipe
- Encontre e contrate novos candidatos.
- preparar a papelada para novas contratações e pessoas deixando o trabalho.
- executar a orientação da equipe para novas contratações.
- encontrar e configurar planos de treinamento para funcionários.
- Motivar, ensinar e orientar a equipe.
- delegar e gerenciar tarefas de trabalho.
- monitorar o desempenho, que inclui avaliações e comentários.
- resolver disputas e reclamações.
- Manter registros de frequência dos funcionários.
- manter os arquivos pessoais dos funcionários.
# 2. Contabilidade
- monitorar e acompanhar os custos.
- Preparar relatórios de despesas.
- manter o orçamento do escritório.
- relatórios financeiros mensais ajudam você a acompanhar seu sistema de rastreamento.
- processamento de contas recebidas e contas a pagar.
- Acompanhamento de contas vencidas.
- fazer conciliações de contas.
- lidar com a pequena quantia em dinheiro.
#3. Folha de pagamento
- Observe e anote quantas horas foram trabalhadas, incluindo horas extras
- Acompanhe as férias e o tempo doente
- Administrar benefícios
- Calcular declarações fiscais
- Escrever e entregar cheques de folha de pagamento
#4. secretariado
- Marcar conversas e compromissos
- Acompanhe as datas e horários
- Gerenciar planos de viagem
- Preparar e enviar atas de reunião
- Configure e prepare-se para conversas
- Preparar e enviar correspondência
- Faça papéis especiais e mostre-os às pessoas
- Atender, filtrar e encaminhar as chamadas recebidas
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Lista de Verificação de Deveres do Gerente de Escritório
Há muito para os gerentes de escritório fazerem. Seu trabalho é muito variado, desde manter os registros confidenciais da empresa em segurança até revisar o desempenho dos funcionários e fazer orçamentos anuais. Vamos entrar e ir direto para as listas de verificação de deveres do gerente de escritório. Aqui estão eles:
#1. Lista de Verificação de Descarte de Registros
O descarte de registros é uma parte importante do gerenciamento de registros porque, se não for feito corretamente, pode levar a problemas legais caros ou violações de big data. Mesmo que pareça um processo simples, muitas vezes as empresas se colocam em perigo por não seguirem regras rígidas.
Consequentemente, é fundamental para empresas de todos os portes, principalmente aquelas que lidam com milhares de registros contendo informações confidenciais, implementar uma estratégia de descarte de registros. Quer seus registros estejam em papel ou em formato digital, precisem ser jogados fora ou sejam mantidos em um local de armazenamento, este plano o guiará por todas as etapas para garantir que você se livre deles de maneira legal e eficiente.
#2. Lista de verificação de inspeção de segurança do escritório
Os gerentes de escritório têm o grande dever de garantir que seus escritórios sejam seguros e protegidos. Não fazer isso pode sair muito caro, tanto financeiramente quanto para a imagem da empresa. A lista de verificação de deveres do gerente de escritório é um componente crucial de uma inspeção de local de trabalho bem concluída, pois é o único método para garantir que tudo foi feito para evitar contratempos, lesões e doenças.
#3. Lista de verificação de avaliação de riscos do escritório
Como parte de manter a saúde e a segurança de sua organização sob controle, você deve avaliar e controlar regularmente os riscos em cada área do escritório. Desde perigos comuns como tropeçar e cair até ergonomia e como os funcionários usam equipamentos de escritório, esta lista de verificação tem tudo o que você precisa para fazer uma avaliação de risco completa de todo um espaço de trabalho. É semelhante à lista de verificação de inspeção de segurança de várias maneiras, mas também tem tarefas extras para descobrir o nível de conhecimento dos funcionários e repassar a avaliação de risco com os colegas de trabalho depois de concluída.
#4. Lista de verificação de resolução de conflitos no escritório
85% dos trabalhadores têm algum tipo de conflito, e 29% deles o têm o tempo todo. Este é um número alarmante que faz você se perguntar se os gerentes estão fazendo o suficiente para ajudar a resolver os problemas do escritório e evitar que eles piorem. É claro que a maioria das divergências entre duas Pessoas pode ser resolvida sem ajuda externa, já que a causa número um de conflito no trabalho é simplesmente a má comunicação.
No entanto, se houver um grande problema subjacente e o conflito estiver prejudicando visivelmente o moral e a produtividade de outros funcionários, deixar que os antagonistas resolvam o problema não é a melhor estratégia. Ser um mediador neutro que escuta pode frequentemente melhorar a situação e evitar que o conflito se agrave. Esta lista de verificação dos deveres do gerente de escritório irá guiá-lo em cada fase do processo de resolução de conflitos, garantindo que o ambiente do escritório permaneça calmo e que todos possam retornar ao trabalho de bom humor.
#5. Lista de Verificação de Rescisão de Emprego
Livrar-se de um funcionário é um processo sério que pode ter resultados terríveis se não for bem feito. Há muitas coisas que precisam ser feitas antes que você possa deixá-los ir, como desligar seu acesso à propriedade da empresa, dar-lhes uma carta sobre seus benefícios e fazer uma entrevista de desligamento. Esteja o funcionário saindo por conta própria ou sendo demitido, esta lista de verificação ajudará você a garantir que o processo seja feito de maneira educada, legal e eficiente.
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Atribuições do Gerente de Consultório Médico
Um gerente de consultório médico, também chamado de gerente de consultório médico, é responsável pelos trabalhos administrativos de um consultório médico e suas principais funções são cuidar dos registros dos pacientes, folhas de pagamento, contas e orçamentos do escritório, bem como contratar e treinar funcionários administrativos . São atribuições do responsável pelo consultório médico:
- Gerenciar as finanças de uma prática ou instalação médica
- Cuidar dos negócios do dia a dia
- Supervisão das rotinas dos pacientes e da equipe
- Fique de olho no processo de cadastramento de pacientes
- Manter as informações médicas e da equipe em ordem e atualizadas
- Melhorar o atendimento ao cliente e garantir a satisfação dos pacientes
- Planejar, implementar e monitorar as políticas e processos do escritório
- Certificar-se de que as regras federais, estaduais e locais sejam seguidas, incluindo regras OSHA e HIPAA
- Agendamento de reuniões de equipe para o pessoal clínico, não clínico e administrativo
- Realizar entrevistas e contratar pessoas para um consultório médico
- Treinar trabalhadores médicos e fazer revisões de seu trabalho
Atribuições do Gerente de Consultório Odontológico
Os deveres de um gerente de consultório odontológico envolvem supervisionar e apoiar todas as tarefas administrativas em um consultório odontológico. Eles são responsáveis por gerenciar coisas como reuniões de equipe, planos, orçamentos de escritório e folha de pagamento mensal. Também chamado de administrador de escritório do dentista ou gerente de escritório. As seguintes são as funções de um gerente de consultório odontológico:
- Garantir que o escritório funcione bem, criando e gerenciando todos os processos e práticas internas
- Manter o controle financeiro da clínica odontológica, agendamento de pessoal, contabilidade geral e sistema de cobrança.
- Fornecer orientação direta a indivíduos e equipes para garantir que todos os funcionários do escritório ofereçam um ótimo atendimento ao cliente.
- Coordenar a implementação diária de práticas de escritório que melhoram a produtividade e a eficiência.
- Responder de forma oportuna e qualificada a problemas clínicos e operacionais.
- Desenvolver e executar um orçamento de escritório bem-sucedido
- Contratar, supervisionar e ensinar novos funcionários de escritório
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Currículo de funções do gerente de escritório
Ser um gerente de escritório exige que você use vários chapéus, e é provável que você tenha conduzido entrevistas ou feito escolhas de recrutamento por conta própria. Isso significa que você já sabe quanto tempo e reflexão são necessários para garantir que alguém seja adequado para a empresa. Agora que você está do outro lado da mesa de entrevista, utilize essas diretrizes e exemplos para desenvolver um currículo de gerente de escritório que o contrate.
#1. Escreva um perfil atraente resumindo suas qualificações
Os gerentes de contratação geralmente recebem muitos aplicativos, então você precisa se destacar rapidamente. O resumo pessoal ajuda você a fazer exatamente isso. Esta parte do seu currículo fica no topo e é onde você lista sua experiência e habilidades. Procure palavras-chave ou habilidades que o gerente de contratação nomeie como obrigatórias, como ser bom no Microsoft Office ou ter um forte entendimento das leis HIPAA. Este também é um bom lugar para falar sobre sua experiência de liderança, como você lida com conflitos e como você organiza as coisas.
#2. Adicione uma seção de experiência profissional voltada para realizações
Ao escrever a parte da experiência profissional de seu currículo, você deseja descrever com precisão seus deveres e responsabilidades anteriores, mas também precisa ter em mente para quem está escrevendo para o gerente de contratação. Ao escrever seus marcadores de trabalho, tente incluir palavras-chave da descrição do trabalho, como como você usou um determinado software ou como lidou com reclamações de clientes. Para fornecer aos supervisores de contratação uma maior compreensão de sua experiência, incluindo números sempre que possível, como o número de clientes no local de trabalho.
#3. Inclua educação e certificações relevantes
Ao procurar um emprego como gerente de escritório, é importante listar qualquer educação ou certificações que o tornem um bom candidato. Alguns empregos exigirão pelo menos um diploma de bacharel, enquanto outros podem se importar mais com o tempo que você está na área. Ser um Certified Office Manager é um grande benefício, mas outras certificações de software, bem como certificações de SEO e CRM, podem demonstrar que você tem talentos extras que o ajudarão a ter sucesso depois de empregado.
#4. Liste as principais habilidades e proficiências relevantes
A parte do seu currículo chamada “Principais Habilidades e Proficiências” deve ser uma lista simples de pontos que mostram o que você pode trazer para o trabalho. Você pode adicionar a esta lista habilidades técnicas e sociais, que às vezes são chamadas de “soft skills”. Se puder, é uma boa ideia ler rapidamente a descrição do trabalho e adicionar palavras-chave e itens obrigatórios que são importantes para esta lista. Tente incluir essas habilidades frequentemente procuradas se não tiver certeza do que escrever.
Qual é o papel mais importante de um gerente de escritório?
Um gerente de escritório tem uma das funções mais importantes em uma empresa. Ele ou ela lida com tarefas administrativas gerais, cria processos que melhoram a eficiência, lidera e motiva os funcionários e garante que as equipes se comuniquem.
O que é um resumo profissional para um gerente de escritório?
Gerente de escritório organizado com excelentes habilidades para lidar com funções de escritório e direcionar a equipe administrativa para atender às necessidades dos executivos. Orientado para o desempenho e objetivos, com profundo conhecimento das necessidades de negociações de contratos, orçamentos, folha de pagamento e ordens de escritório.
Qual é a diferença entre um gerente de escritório e um gerente de operações?
Espera-se que os gerentes de operações olhem para o quadro geral, trabalhando todos os dias para aprimorar todos os elementos do negócio a fim de promover os objetivos da empresa. Enquanto isso, os gerentes de escritório são as pessoas que começam a trabalhar, definindo o tom de um escritório e garantindo que os membros da equipe estejam engajados e satisfeitos com seu trabalho.
Quais são os exemplos de gerenciamento de escritório?
Pode envolver uma ampla gama de tarefas, como garantir que o escritório esteja atualizado, cuidar do equipamento do escritório, criar uma atmosfera amigável, gerenciar o orçamento do escritório, receber visitantes e novos funcionários, organizar atividades no escritório e eventos externos para funcionários do escritório e planejamento.
Qual é outro nome para Office Manager?
Um Office Manager, que também pode ser conhecido como Office Administrator ou apenas Administrador, é a pessoa em uma organização que funciona como um elo de ligação entre a equipe de gerenciamento e os funcionários. Os gerentes de escritório são responsáveis por uma ampla gama de atividades, algumas das quais incluem acompanhar as entregas, organizar as áreas de trabalho e auxiliar os executivos quando necessário.
O que faz um bom gerente?
Um gerente competente é alguém capaz de dar um bom exemplo para sua equipe e entender como capitalizar suas habilidades individuais para ajudar a equipe a alcançar seus objetivos. Os gerentes mais eficazes dedicam tempo para conhecer os membros de sua equipe e procuram métodos para apoiá-los para que possam realizar seu melhor trabalho. É essencial manter uma comunicação clara com sua equipe sobre suas metas, expectativas e feedback em todos os momentos.
Qual é a parte mais desafiadora de ser um gerente de escritório?
Livrar-se dos trabalhadores.
Esta provavelmente sempre será a parte mais difícil do trabalho de um gerente, e você nunca deve se acostumar com isso. Não há maneira fácil de contornar este, e não fica mais fácil, não importa o quanto você faça isso.
Referências
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