Organizações de todos os tamanhos devem conciliar vários contratos ao mesmo tempo, cada um em um ponto distinto do ciclo de vida do contrato. O software líder de ciclo de vida de gerenciamento de contratos reduz os riscos, melhora a produtividade e maximiza o valor de um contrato. Mas o que é o gerenciamento do ciclo de vida do contrato? Quais são as melhores empresas de software de ciclo de vida de gerenciamento de contratos? Leia mais para descobrir!
O que é gerenciamento do ciclo de vida do contrato?
Desde a redação inicial até a execução final e o gerenciamento pós-contrato, o Contract Lifecycle Management é o processo de gerenciamento de cada estágio da vida de um contrato. Isso inclui acompanhar todas as partes interessadas do contrato, monitorar as responsabilidades contratuais e garantir a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
O CLM auxilia as organizações a maximizar o valor de seus contratos comerciais, evitando o risco de descumprimento ou falha no cumprimento das obrigações contratuais.
Etapas essenciais no processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato
Os processos específicos para um processo de gerenciamento de contratos podem diferir dependendo do tipo de contrato e da indústria, no entanto, existem várias etapas necessárias para cada ciclo de vida do contrato. Vamos dar uma olhada mais de perto neles para ver como o processo funciona:
#1. solicitações de
Esse primeiro estágio do ciclo de vida permite que as partes interessadas adquiram informações críticas sobre um novo contrato, revisão, renovação e assim por diante. A etapa de solicitação, sem dúvida, define se um contrato é processado com eficiência ou com atrasos.
#2. Autoria
Esse processo, também conhecido como estágio de redação do contrato, envolve as partes do contrato que consolidam cláusulas contratuais padrão, datas-chave do contrato, informações da contraparte do contrato e outros dados relevantes na cópia escrita de um contrato.
#3. Negociações
As partes negociam os parâmetros elaborados na etapa anterior durante a fase de negociação do contrato. Após a comunicação de ida e volta e redlining, as condições alcançadas fornecem informações sobre as expectativas de todas as partes envolvidas.
#4. Aprovações
Uma revisão é conduzida por todas as partes. Os parâmetros são especificados para cumprir padrões de conformidade, deveres contratuais, marcos e cláusulas especiais do contrato. Um registro acessível e atualizado de alterações contratuais é necessário para um procedimento de aprovação de contrato saudável. Como resultado, uma trilha de auditoria de software de gerenciamento de contratos é crítica para o gerenciamento eficaz do ciclo de vida do contrato.
#5. Assinaturas
Um contrato é ratificado quando um funcionário chefe ou autoridade com alta autorização o assina. As plataformas que fornecem recursos de software de assinatura eletrônica inovadores e fáceis de usar simplificam a assinatura de contratos um por vez ou em massa, no escritório ou em trânsito, em um cenário cada vez mais móvel, onde as assinaturas manuscritas são demoradas e ineficientes .
#6. Obrigações
Todos concordam com suas funções, marcos, datas críticas, entregas e janelas de pagamento.
#7. Conformidade
Fica acordado que serão seguidas as normas, padrões, diretrizes e práticas contratuais gerais e específicas da área, além daquelas mencionadas em contrato. O gerenciamento de conformidade adequado reduz multas por atraso, ações judiciais e gargalos, ao mesmo tempo em que estabelece as bases para contratos futuros.
#8. Renovações
A decisão de renovar ou cancelar um contrato existente é tomada pelas equipes de gerenciamento nesta etapa.
A escolha deve basear-se no exame do desempenho passado de ambas as partes, bem como na sua capacidade de cumprir todos os compromissos contratuais no futuro. Se for decidida a renovação do contrato, quaisquer revisões necessárias devem ser negociadas neste momento para garantir que ambas as partes estejam satisfeitas com os novos termos e condições.
Se, por outro lado, for escolhida a rescisão, devem ser tomadas medidas para garantir que quaisquer funções remanescentes sejam concluídas, bem como quaisquer acordos financeiros apropriados.
As vantagens do gerenciamento do ciclo de vida do contrato
É simples ver por que o gerenciamento do ciclo de vida do contrato tornou-se cada vez mais importante no mundo dos negócios de hoje. Aqui estão algumas das vantagens que o CLM pode oferecer à sua empresa, desde a melhoria dos processos contratuais até o aumento da visibilidade.
#1. Procedimentos de Aquisição Simplificados
As organizações podem usar um sistema CLM eficaz para automatizar e agilizar operações de contrato manuais demoradas, como produção, revisão, aprovação, execução e arquivamento de documentos. A automatização dessas operações reduz a burocracia e elimina erros que podem ocorrer no processamento manual de documentos.
Simplificar o processo também economiza tempo de compradores e vendedores, permitindo que eles analisem licitações, aprovem contratos e os executem rapidamente.
Além disso, ao digitalizar os processos contratuais, uma empresa pode acompanhar melhor todas as ações relacionadas a compras, proporcionando maior visibilidade das operações e garantindo o cumprimento de leis e regulamentos.
#2. Maior Conformidade
Modelos pré-aprovados, cláusulas, notificações de expirações/renovações, trilhas de auditoria automatizadas, recursos de relatórios configuráveis e outros elementos estão incluídos nos sistemas CLM para garantir a conformidade legal e regulamentar.
Isso permite que as empresas cumpram seus contratos durante todo o ciclo de vida, reduzindo o risco de descumprimento ou penalidades devido a prazos não cumpridos ou regras esquecidas.
Além disso, as soluções CLM permitem o controle de acesso para limitar quem tem acesso a determinados contratos e informações incluídas neles – um componente crítico para garantir práticas seguras de gerenciamento de dados.
#3. Medidas de corte de custos
As empresas podem minimizar seus custos gerais usando uma abordagem simplificada e coordenada para gerenciar contratos. Eles podem economizar dinheiro determinando prontamente onde estão gastando menos e gastando mais.
Além disso, ao usar processos automatizados, como notificações regulares sobre datas de expiração e renovação, as organizações podem evitar erros dispendiosos, como pagamentos atrasados, faturas ausentes ou prazos perdidos.
Por fim, as tecnologias de automação de contratos ajudam as equipes de gerenciamento a negociar melhores condições com os fornecedores, oferecendo informações baseadas em dados sobre as taxas atuais do mercado para determinados bens e serviços. Isso permite que eles negociem melhores custos de fornecedores, o que pode resultar em economias de custo significativas em todos os setores.
#4. Melhores negociações
O software CLM fornece às equipes de negociação acesso em tempo real a preços e condições de seus fornecedores para cada produto ou serviço específico em discussão. Essa transparência permite que os compradores estimem o valor com mais precisão e façam melhores julgamentos durante as negociações.
Ferramentas de automação, como solicitações automáticas de encaminhamento de propostas, também ajudam a garantir que todos os participantes do acordo sejam informados sobre as mudanças ao longo das negociações, permitindo que sejam tratadas de maneira rápida e adequada.
Isso pode ajudar a manter todas as partes envolvidas no acordo satisfeitas com suas negociações, resultando em melhores contratos para todos.
#5. Maior visibilidade
O gerenciamento do ciclo de vida do contrato permite que as empresas obtenham uma melhor compreensão de todo o processo do contrato e dos dados que o acompanham, do início ao fim. Isso fornece às equipes de compras uma visão abrangente de seus contratos e permite que elas sigam melhor os marcos de cada contrato.
O aumento da visibilidade aumenta a transparência entre as partes, permitindo uma melhor comunicação e colaboração durante todo o processo contratual.
Além disso, elimina processos manuais ao fornecer atualizações em tempo real sobre alterações ou desenvolvimentos contratuais, permitindo que as organizações respondam prontamente a qualquer circunstância que possa ocorrer durante as negociações ou implementação.
Melhores Empresas de Software de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos
CLM significa software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, que auxilia as organizações a automatizar a criação, negociação e assinatura de contratos. Também pode auxiliar no armazenamento e gerenciamento de contratos assinados. Como resultado, as organizações podem economizar tempo e dinheiro automatizando procedimentos relacionados a contratos. Analisamos as principais empresas de software de gerenciamento de ciclo de vida de contratos para encontrar as melhores soluções de gerenciamento de contratos. Eles são os seguintes:
#1. PandaDocName
O PandaDoc é uma solução completa de baixo custo que inclui uma poderosa plataforma de gerenciamento de contratos e documentos. Além disso, o PandaDoc, fundado em 2011, usa um software simples para ajudá-lo a gerenciar todo o ciclo de vida de seus contratos. Este software barato e rico em recursos se destaca da multidão, tornando-o a melhor solução geral para empresas de qualquer tamanho.
#2. DocuSign
A DocuSign oferece a pequenas empresas soluções de gerenciamento de contratos de baixo custo, desde assinaturas eletrônicas até um sistema CLM completo.
Portanto, a DocuSign foi lançada em 2003 como uma startup de assinatura eletrônica, mas sua aquisição da SpringCM em 2018 forneceu à empresa recursos de CLM. Além disso, o DocuSign é frequentemente usado por empresas, pois é fácil de usar para todas as partes. Os planos de assinatura eletrônica da DocuSign foram determinados como ideais para pequenas empresas em nossa avaliação, embora soluções de ponta a ponta estejam disponíveis para operações com contratos pesados.
#3. Concórdia
O Concord permite que as empresas distribuam uma quantidade infinita de papéis com suporte de integração total e recursos de nível empresarial. Além disso, Concord é a melhor alternativa para grandes empresas devido à sua capacidade infinita e integrações cruciais.
À primeira vista, o Concord parece idêntico ao Gmail. Você pode configurá-lo em minutos e receber assistência completa de integração com todos os programas. Você pode trabalhar com qualquer software que desejar, seja o painel do Concord ou o Google Drive.
#4. Bandido
Outlaw, um novato na organização, foi criado em 2017. Este Outlaw é a melhor solução que encontramos para suas necessidades de relatórios, devido ao seu painel robusto e análise assistida por IA. Além disso, Outlaw é adequado para a maioria das organizações, e seu armazenamento em nuvem ilimitado, contratos e assinaturas eletrônicas eliminam a necessidade de se preocupar com o volume.
Quanto custa o software de gerenciamento de contratos?
A maioria dos softwares de gerenciamento de contratos está disponível mensalmente ou anualmente, com descontos disponíveis para pagamentos anuais, alto volume de contratos ou um grande número de usuários. Como você pode carregar seu próprio contrato ou usar um modelo comum e enviá-lo por e-mail para uma assinatura eletrônica, os planos gratuitos e de baixo custo são ideais para pequenas empresas com contratos convencionais.
As opções pagas com ferramentas básicas de gerenciamento de contratos começam em $ 25 por usuário por mês. Planos de preços mais baixos, por outro lado, frequentemente não possuem personalização avançada, relatórios ou opções de marca. Por outro lado, a tecnologia de IA, a automação e a personalização final custarão até US$ 125 por usuário todos os meses.
Quais são os recursos comuns do software de gerenciamento de contratos?
Embora os recursos dos programas de software CLM sejam diferentes, quase todas as soluções auxiliam os proprietários de negócios durante todo o ciclo de vida do documento. A seguir estão os recursos de software de gerenciamento de contratos mais procurados:
- Campos personalizados ou inteligentes: Para seus contratos, você pode usar campos padrão ou adicionar campos personalizados para coletar informações relevantes sobre seu cliente.
- Processo de aprovação automatizado: O software de nível empresarial permite que você configure processos para que seu papel seja encaminhado para as pessoas apropriadas para aprovação sem perda de tempo.
- Alertas automatizados: De notificações por e-mail de alteração de contrato a alertas de marcos, lembretes automatizados mantêm todos informados durante todo o processo.
- Linha vermelha: Este é o processo pelo qual todas as partes alteram os contratos, mantendo o controle de quaisquer alterações. Essa também é uma característica das discussões digitais, pois os documentos fluem de e para as partes, com revisões permitidas ou negadas.
- assinatura eletrônica: muitos CLMs incluem recursos nativos de assinatura eletrônica, o que significa que eles são incorporados ao software. Outras empresas incluem um recurso de assinatura eletrônica de terceiros em seu software.
- recursos de OCR: este é um recurso de pesquisa baseado em texto ou voz que permite localizar rapidamente contratos, cláusulas ou dados de clientes em seu armazenamento.
- Trilhas de auditoria: Se o seu contrato for litigado, determinados softwares CLM rastreiam todas as versões, conversas e revisões para fornecer uma trilha de auditoria clara.
Quais são os 4 estágios do ciclo de vida do contrato?
Gerenciamento de contratos é dividido em duas etapas: pré-assinatura (criação, negociação/colaboração e revisão/aprovação) e pós-assinatura (administração/execução, renovação/rescisão e relatórios/rastreamento).
Quais são os componentes do gerenciamento do ciclo de vida do contrato?
O gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) automatiza e simplifica as operações do contrato em fases críticas. Iniciação, autoria, processo e fluxo de trabalho, negociação e aprovação, execução, gerenciamento contínuo e conformidade (dentro do repositório) e renovação de contrato estão entre essas etapas.
Quais são os 4 pilares do CLM?
Repositórios centralizados, modelos e bibliotecas de cláusulas são os quatro pilares da conformidade contratual. Benchmarks de desempenho do contrato bem definidos. Fluxos de trabalho consistentes.
O que é o modelo de ciclo de vida do contrato?
O conceito de “ciclo de vida” é usado para descrever o caminho de um contrato. Inicia-se com os pedidos e conclui-se quando estes são totalmente satisfeitos – com possibilidade de renovação. Solicitações, Autoria, Negociações, Aprovações, Assinaturas, Obrigações, Conformidade e Renovações são as oito etapas comuns.
Quais são os 5 principais estágios do ciclo de vida dos contratos?
As cinco fases do ciclo de vida do contrato são as seguintes:
- Criação e autoria de contratos
- Colaboração e negociação de contratos
- Adjudicação e execução do contrato.
- Administração de contrato.
- Encerramento ou renovação de contrato.
Quais são as seis etapas do gerenciamento de contratos?
As seis fases do ciclo de vida de um contrato são as seguintes:
- Criação do contrato.
- Negociação e colaboração.
- Revisão e aprovação.
- Administração e execução.
- Gestão e renovação contínua.
- Relatórios e rastreamento.
O que é fluxo de trabalho do CLM?
O fluxo de trabalho do CLM refere-se a todas as etapas que uma organização executa para criar e executar legalmente um contrato. Fluxos de trabalho podem ser criados para cada estágio do processo, desde a concepção e criação até a negociação e aprovações e, finalmente, a execução e renovação ou rescisão.
Quais são os 3 pilares do design?
Esses três pilares – pessoas, procedimentos e infraestrutura – se aplicam a empresas que já estão no espaço de design-build, bem como àquelas que estão apenas começando.
Conclusão
Em conclusão, o gerenciamento do ciclo de vida do contrato é uma ferramenta crítica para empresas de todos os tamanhos e setores. O CLM pode economizar tempo, dinheiro e recursos enquanto reduz os riscos associados a contratos manuais automatizando o processamento de contratos e oferecendo melhor visibilidade do processo de contratação.
O CLM pode ajudar a garantir a conformidade com os padrões do setor e fornecer insights importantes sobre dados contratuais, além de otimizar as operações.
As empresas podem aumentar a eficiência de seus gestão de contratos operações, obtendo melhor controle de seus contratos com a correta implementação e suporte de um fornecedor confiável.
Artigos Relacionados
- Principais benefícios do uso do gerenciamento do ciclo de vida do contrato para pequenas empresas
- GESTÃO DE CONTRATOS: O que é, processo e ciclo de vida
- SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE CONTATOS: 17+ Melhores Ferramentas de Software de Gerenciamento de Contatos em 2023
- Ciclo de vida do projeto: significado, estágios e por que é importante
Referências
