O gerenciamento de fluxo de trabalho não é um campo fácil de entrar para quem está apenas começando. Você é inundado com centenas de termos corporativos antes mesmo de saber o básico: mapeamento de processos, automação de fluxo de trabalho, fluxograma de trabalho, gerenciador de fluxo de trabalho, o que você quiser! Então você acaba se perguntando – o que diabos é um gerenciamento de fluxo de trabalho, o que é um software de fluxo de trabalho e como posso usá-lo para tornar meu negócio mais eficiente? Bem, vamos explicar exatamente isso!
O que é um Fluxo de Trabalho?
Um fluxo de trabalho é um sistema para organizar atividades e tarefas recorrentes que ocorrem em uma ordem específica. Eles são os meios pelos quais as pessoas e as empresas realizam suas tarefas, seja fabricando um produto, prestando um serviço, processando informações ou participando de qualquer outra atividade de criação de valor.
Um fluxo de trabalho é um conjunto simples de atividades discretas no gerenciamento de processos de negócios, enquanto um processo de negócios é mais complicado, consistindo em muitos fluxos de trabalho, sistemas de informação, dados, pessoas e padrões de atividade. Um fluxo de trabalho é definido por sua simplicidade e repetibilidade e normalmente é representado por um diagrama ou gráfico.
O software de gerenciamento de fluxo de trabalho auxilia na simplificação e otimização dos processos de negócios de uma empresa. Ele realiza isso principalmente organizando interações entre várias partes ou entre indivíduos e sistemas de informação. Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho atribuem atribuições ao indivíduo correto no momento certo, fornecendo informações relevantes e sugestões para acelerar o trabalho ao longo do processo. Também facilita tarefas manuais e automáticas para atividades como relatórios de despesas via gerenciamento de documentos.
Por que os fluxos de trabalho são importantes?
Os fluxos de trabalho nas empresas podem se tornar bastante complexos. Considere o procedimento de integração do funcionário. Para realizar o procedimento corretamente, vários departamentos devem trabalhar juntos. Além de perder suas novas contratações, uma integração inadequada pode levar a grandes dificuldades de conformidade.
Eles devem ser adequadamente monitorados, mantidos e otimizados nesse nível para garantir que sejam o mais eficientes possível.
Tipos de fluxo de trabalho
Os três tipos de fluxos de trabalho listados abaixo podem ser usados em seu negócio:
- Fluxo de Trabalho do Processo
- Fluxo de trabalho do caso
- Fluxo de Trabalho do Projeto
Os fluxos de trabalho ocorrem em todo o espaço de trabalho. Alguns são altamente estruturados, enquanto outros não, mas os processos existem sempre que os dados passam de uma tarefa para outra.
Vamos dar uma olhada em cada fluxo de trabalho.
#1. Fluxo de trabalho do processo
Quando um conjunto de tarefas é previsível e repetível, ocorre um fluxo de trabalho do processo. Isso significa que você sabe exatamente qual caminho um item deve seguir antes de entrar no pipeline.
Os fluxos de trabalho do processo de negócios são projetados para gerenciar um número infinito de objetos. Um fluxo de trabalho de aprovação de requisição de compra é um exemplo. O fluxo de trabalho é definido com poucas alterações assim que começa e você pode lidar com qualquer número de objetos em um único fluxo de trabalho.
#2. Fluxo de trabalho do caso
Você não sabe o caminho necessário para concluir o item em um processo de caso no início. À medida que mais informações são obtidas, o caminho se torna mais claro. Os casos em questão incluem tíquetes de suporte e reivindicações de seguro. Não está claro como esses objetos serão tratados imediatamente; o caminho ficará claro após alguma investigação.
Fluxos de trabalho de caso, como fluxos de trabalho de processo, podem lidar com várias coisas, mas dependem de um ser humano ou de um bot inteligente para escolher o melhor caminho.
#3. Fluxo de trabalho do projeto
Projetos, como processos, seguem um caminho predeterminado, embora possa haver mais flexibilidade ao longo do caminho. Considere lançar uma nova edição do seu site. Você pode prever com precisão a sequência de tarefas necessárias para realizar o projeto.
No entanto, o fluxo de trabalho do projeto só é aplicável a um item. O lançamento de outro site pode demorar muito e provavelmente não seguirá o mesmo caminho.
A maioria dos recursos on-line fala apenas de fluxos de trabalho no sentido de fluxo de trabalho de processo, mas os outros dois são igualmente importantes a serem considerados porque grande parte do trabalho no escritório se enquadra nessas duas categorias.
Fluxos de trabalho e processos são a mesma coisa?
Não. Os fluxos de trabalho apenas especificam a ordem das tarefas. Um processo é uma frase maior que inclui os dados, formulários, relatórios e notificações necessários para concluir um item em um ambiente estruturado.
Para ordens de compra, por exemplo, o fluxo de trabalho pode ser Iniciador => Aprovação do gerente => Processamento de compras. No entanto, o processo também inclui um conjunto de dados de fornecedores aprovados para escolher, o número sequencial específico alocado para o pedido de compra, como a aquisição é alertada, o orçamento disponível e vários outros elementos.
Benefícios de um fluxo de trabalho
Os fluxos de trabalho ajudam a reduzir o desperdício. Tempo, esforço e recursos foram todos desperdiçados.
Você será capaz de identificar gargalos e trabalhos desnecessários ao mapear suas operações. Você pode eliminá-los assim que souber onde eles estão. Então você e sua equipe podem se concentrar no trabalho em mãos.
Os fluxos de trabalho também são excelentes para comunicação, responsabilização das pessoas e transparência. Um fluxo de trabalho deve especificar quem é responsável por quê e quando uma entrega é devida. Você não é obrigado a microgerenciar sua equipe. Sua equipe não requer microgerenciamento. Todo mundo está contente.
Como o fluxo de trabalho documenta cada estágio de um processo, todos na equipe têm as informações de que precisam quando precisam. Reduzir mal-entendidos aumenta a produtividade e, ao mesmo tempo, deixa seus funcionários menos frustrados com o trabalho e uns com os outros.
Melhor software de gerenciamento de fluxo de trabalho
O software de fluxo de trabalho é uma solução mais moderna para gerenciar seus fluxos de trabalho. Em vez de documentar seus procedimentos em papel, use o programa para digitalizá-los totalmente.
Então, o que isso realmente significa?
Você pode usar o programa para criar a documentação do fluxo de trabalho (como faria com um diagrama ou gráfico), mas também pode ajudar na execução. Em vez de simplesmente conceder acesso ao documento, você cadastra seus funcionários na plataforma e os atribui a um determinado fluxo de trabalho. Quando alguém inicia um fluxo de trabalho, o sistema notifica o pessoal apropriado, e eles recebem automaticamente tarefas, prazos e assim por diante.
Entre as melhores opções de software gerenciador de fluxo de trabalho estão:
#1. Pontuação
O Scoro é um premiado software gerenciador de fluxo de trabalho de ponta a ponta que permite gerenciar todo o fluxo de trabalho a partir de um único local. Este Scoro oferece todas as ferramentas necessárias para gerenciar totalmente seus negócios, incluindo agendamento e rastreamento de tarefas, planejamento de recursos, colaboração, banco de dados de contatos e CRM, cotação e cobrança, relatórios abrangentes, painéis em tempo real e muito mais. Inscreva-se para um teste gratuito de 14 dias para descobrir!
#2. Plataforma Formstack
Basta uma ferramenta para automatizar seu dia da semana com a Plataforma Formstack. Qualquer pessoa em sua organização pode usar nosso criador de fluxo de trabalho visual sem código para automatizar seus fluxos de trabalho, combinando os recursos de coleta de dados, criação de documentos e assinatura eletrônica. Isso significa que agora você pode utilizar Formulários, Documentos e Assinar em conjunto com o poder de nosso criador de fluxo de trabalho automatizado de arrastar e soltar para otimizar seus processos de negócios.
#3. asana
O Asana é um software gerenciador de fluxo de trabalho que auxilia as equipes na organização de seu trabalho, desde tarefas cotidianas até grandes objetivos. Com Asana, você pode centralizar todo o seu trabalho e reunir equipes de qualquer lugar. O trabalho pode ser organizado de várias maneiras, incluindo listas, quadros, calendários e gráficos de Gantt. Junte-se às mais de 135,000 empresas pagantes e milhões de equipes em 190 países que confiam na Asana para fazer mais. Comece a experimentar o Asana em minutos.
#4. Miró
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#5. Adobe Workfront
O Adobe Workfront é uma solução de gerenciamento de trabalho colaborativo que aborda os problemas de equipes desarticuladas, ferramentas fragmentadas e o ritmo interminável do trabalho corporativo. O Workfront conecta a empresa automatizando a integração de pessoas, dados e processos. O Workfront fornece as soluções de que as empresas precisam para aumentar a produtividade e acelerar o tempo de lançamento no mercado, seja por meio de modelos de projeto, fluxos de trabalho de revisão e aprovação mais rápidos, conexões sem código ou automação de processos.
Fluxograma de Trabalho
Um diagrama de fluxo de trabalho, geralmente conhecido como gráfico de fluxo de trabalho, é uma representação gráfica de um processo ou sistema de negócios. Depois de concluir os estágios iniciais de pesquisa e planejamento do projeto, você normalmente utilizará esses diagramas para representar tarefas complexas. Você obterá uma perspectiva detalhada das tarefas e dependências de alto nível com base no cronograma e nos objetivos gerais do projeto depois de construir um diagrama de processo.
Tipos de Fluxograma de Trabalho
Existem alguns formatos de fluxograma de trabalho diferentes para escolher ao visualizar processos. Cada um possui características distintas que podem auxiliá-lo no planejamento de seus próximos passos. O tipo de diagrama que você usa será determinado pelo processo no qual você está trabalhando e seus requisitos para esse processo.
#1. Diagrama de fluxo de processo
Os fluxos de trabalho geralmente são projetados usando uma ferramenta de diagrama de fluxo de processo. Todos os componentes são plotados cronologicamente neste diagrama, tornando-o uma representação visual básica de um processo. Este diagrama fornece uma visão geral de alto nível de várias tarefas e objetivos sem ser muito específico.
Destaques: equipes que desejam uma representação visual de alto nível de um novo processo que qualquer parte interessada ou departamento possa entender imediatamente.
#2. Diagrama de raias
Os diagramas de raias são outra estrutura de fluxo de trabalho típica; no entanto, eles diferem muito dos diagramas de fluxo de processo. Um gráfico ou diagrama de raias divide seu fluxo de trabalho em partes ou fluxos menores. Esses fluxos são vinculados, mas segregados, a fim de mostrar interações e possíveis ineficiências. Isso aumenta a visibilidade e fornece uma visão mais aprofundada da operação geral do processo.
Destaques: Equipes que trabalham em processos complexos com vários níveis interconectados, mas autônomos.
#3. Diagrama de notação de modelagem de processos de negócios (BPMN)
O BPMN emprega notações uniformes que são facilmente compreendidas pelas partes interessadas técnicas e de negócios. É uma forma de linguagem de modelagem unificada que comunica processos distintos usando símbolos definidos.
Os diagramas BPMN estão preocupados com a informação que é recebida internamente e como ela é interpretada. Como resultado, é mais comumente utilizado para ajustes de processos internos que não têm influência sobre clientes externos.
Melhor para: Equipes com foco em melhorias de processos em todos os departamentos.
#4. Fornecedor, entrada, processo, saída, diagrama de clientes (SIPOC)
O SIPOC é uma forma de diagrama de raias que analisa muitos aspectos de um fluxo de trabalho.
Um diagrama SIPOC enfatiza quem cria e obtém os dados do processo, em oposição a um diagrama padrão, que organiza os dados em ordem sequencial. O SIPOC se concentra em como os dados são recebidos internamente e externamente, por isso são utilizados em atividades relacionadas à experiência do cliente.
Melhor para: Equipes que desejam se concentrar em como os dados são recebidos interna e externamente.
O que é fluxo de trabalho e exemplo?
Fluxo de trabalho é a sequência de operações necessárias para executar uma tarefa. Com exceção da primeira e da última etapa, cada etapa de um processo tem uma etapa específica antes dela e uma etapa especificada depois dela. Em um fluxo de trabalho linear, a etapa inicial é frequentemente iniciada por um evento externo.
O que é um bom fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho sólido fornece informações detalhadas sobre os processos corporativos. Um fluxo de trabalho bem planejado e organizado reduz a redundância e duplicação de procedimentos corporativos. Outros benefícios dos fluxos de trabalho do processo incluem maior visibilidade, colaboração e controle sobre o processo de negócios.
O que é fluxo de trabalho em uma organização?
O fluxo de trabalho de uma organização é composto pelos procedimentos que devem ser concluídos, pelas pessoas ou outros recursos disponíveis para executar essas tarefas e pelas interações entre eles.
O que é fluxo de trabalho de um projeto?
Um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos é uma sequência bem planejada das ações e atividades necessárias para concluir um determinado projeto. Uma ordem definida de tarefas em um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos auxilia na conclusão de projetos de forma mais eficiente e eficaz. Eles economizam tempo, melhoram os resultados e promovem a colaboração.
O que é chamado de fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho é descrito como uma série de tarefas que processam um conjunto de dados ao longo de um caminho predefinido do início ao fim. Fluxos de trabalho são os caminhos que descrevem como algo vai de inacabado a concluído ou de bruto a processado.
O que é outra palavra para fluxo de trabalho?
Fluxo de trabalho é outro termo para processo de negócios.
Quais são os quatro tipos de fluxo de trabalho?
Os quatro tipos de fluxo de trabalho são os seguintes:
- Fluxos de trabalho sequenciais
- Fluxos de Trabalho Paralelos
- Fluxos de trabalho da máquina de estado
- Fluxo de trabalho orientado por regras
Quais são os 3 componentes básicos do fluxo de trabalho?
Parâmetros de entrada, transformação e saída podem ser usados para caracterizar cada componente ou estágio do fluxo de trabalho.
Como faço para criar um fluxo de trabalho?
Para criar um fluxo de trabalho, você precisa seguir estas etapas:
- Definir recursos e processos atuais.
- Descreva as etapas do fluxo de trabalho.
- Selecione uma ferramenta de fluxo de trabalho online fácil de usar.
- Projete um fluxo de trabalho passo a passo com a ferramenta.
- Teste o fluxo de trabalho de novos negócios.
- Treine todos para usar o novo fluxo de trabalho.
Conclusão
Tenha em mente que um processo é uma ferramenta. É uma ferramenta diversa e valiosa, mas não pode realizar tudo. Ao criar seu fluxo de trabalho, você deve ter uma compreensão firme do processo em mãos, bem como do fim desejado. Determine quais trabalhos podem ser automatizados e quais exigem mais envolvimento prático. Acima de tudo, continue trabalhando nisso.
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Referências
