A folha de pagamento é uma função essencial dentro do departamento de RH de uma empresa que envolve o gerenciamento e o controle de salários e benefícios dos funcionários. O processo de folha de pagamento de RH inclui lidar com tarefas como cálculo de salários, dedução de impostos e outras retenções e emissão de pagamentos. No entanto, o processamento pode ser demorado e complexo, mas usar o software de folha de pagamento de RH pode simplificar e agilizar esses processos por meio da automação. Neste artigo, vamos discutir o processo de folha de pagamento de RH, o uso de um software de folha de pagamento, seus recursos e benefícios. Além disso, exploraremos quais empresas oferecem software de folha de pagamento de RH e como obter uma demonstração delas.
O que é Folha de Pagamento de RH?
A folha de pagamento de recursos humanos (RH) acompanha e gerencia o pagamento e os benefícios dos funcionários dentro de uma empresa. O departamento de Recursos Humanos (RH) é responsável por calcular e distribuir os salários, bônus e deduções dos trabalhadores dentro do prazo.
Processo de folha de pagamento de RH
O processo refere-se às etapas envolvidas na remuneração dos funcionários por seu trabalho, incluindo cálculo de salários, dedução de impostos e outras deduções e emissão de pagamentos. É uma função crítica que garante que os funcionários sejam pagos com precisão e pontualmente. O processo envolve:
Coletando informações fiscais do funcionário
A primeira etapa do processo é coletar as informações fiscais necessárias de seus funcionários, incluindo o Formulário W-4 do IRS preenchido e quaisquer formulários de retenção exigidos pelo estado. Com essas informações, o RH pode calcular com precisão as retenções de impostos.
Configurando um cronograma de folha de pagamento
Estabeleça um cronograma regular de folha de pagamento que descreva quando os funcionários serão pagos. A programação que você configurar deve considerar fatores como períodos de pagamento, frequência de pagamentos (por exemplo, semanal, quinzenal, mensal) e métodos de entrega de pagamento (por exemplo, cheques em papel, depósito direto).
Cálculo do salário bruto
Para calcular o salário bruto de cada funcionário, basta somar o salário-base, qualquer pagamento de horas extras que recebam, quaisquer bônus ou comissões que recebam, bem como quaisquer outros ganhos apropriados.
Dedução de Impostos e Outras Retenções
Subtraia os impostos federais, estaduais e locais do salário bruto com base nas informações fiscais do funcionário. Além disso, deduza outras retenções, como contribuições para a Previdência Social, impostos do Medicare e deduções voluntárias (por exemplo, contribuições para aposentadoria, prêmios de seguro de saúde).
Cálculo do salário líquido
Calcule o “salário líquido” do funcionário, que é o valor que restará após a subtração dos impostos e retenções. Esse é o valor que aparecerá no contracheque do empregado.
Gerando Relatórios de Folha de Pagamento
Crie relatórios resumindo o processo de folha de pagamento, incluindo ganhos de funcionários, deduções e impostos. Esses relatórios são úteis para fins de manutenção de registros, conformidade e análise financeira.
Emissão de Pagamentos
Pague aos funcionários o salário líquido utilizando o modo de entrega de pagamento selecionado, como a emissão de cheques em papel ou o início de depósitos diretos nas contas bancárias dos funcionários.
Arquivamento de Impostos sobre a Folha de Pagamento
Garantir o registro oportuno e preciso dos impostos sobre a folha de pagamento junto às autoridades fiscais apropriadas, como o Internal Revenue Service (IRS) e agências fiscais estaduais/locais. Isso inclui a remessa de pagamentos de impostos e o envio de formulários de impostos obrigatórios, como o Formulário 941 para impostos federais.
Manter registros de folha de pagamento
Mantenha registros completos e organizados de todos os documentos relacionados à folha de pagamento, incluindo formulários de impostos de funcionários, relatórios, registros de impostos e registros de pagamento. Esses registros devem ser retidos pelo tempo necessário para cumprir os requisitos legais e regulamentares.
Fique em conformidade
Mantenha-se atualizado sobre as leis, regulamentos e requisitos fiscais relevantes relacionados ao processamento da folha de pagamento. O processamento deve obedecer às leis estaduais e federais, como a Lei de Padrões Justos de Trabalho (FLSA). Você pode considerar a contratação de assistência profissional, como um departamento de conformidade fiscal ou um contador profissional certificado, para garantir um processamento preciso e compatível.
Software de folha de pagamento de RH
Software de folha de pagamento de RH refere-se a qualquer tipo de sistema de gerenciamento de RH que gerencie seus principais dados de RH, bem como seus processos de folha de pagamento. É uma categoria ampla, com muitos subtipos diferentes de soluções de software de RH que se encaixam no projeto. Isso inclui sistemas de informações de recursos humanos (HRIS), sistemas de gerenciamento de capital humano (HCM) e sistemas de gerenciamento de recursos humanos (HRMS), todos com funcionalidades integradas de processamento de folha de pagamento.
Quando os softwares de RH e folha de pagamento são integrados, os dados podem ser compartilhados automaticamente entre os dois sistemas, reduzindo o risco de erros e minimizando a entrada manual de dados. Por exemplo, quando a taxa de pagamento ou as informações fiscais de um funcionário são atualizadas no software de RH, o software de folha de pagamento pode atualizar automaticamente os registros da folha de pagamento do funcionário sem exigir entrada de dados duplicados.
Quais são os benefícios de um software de folha de pagamento de RH
O software oferece vários benefícios para as empresas, incluindo:
- Simplificando a gestão da folha de pagamento: O software simplifica o processo de gerenciamento da folha de pagamento ao automatizar tarefas como cálculo de salários e geração de contracheques, permitindo que as empresas se concentrem em executar suas operações principais.
- Reduzindo o erro humano: O software minimiza o erro humano no processamento da folha de pagamento, evitando erros dispendiosos e penalidades do IRS ao eliminar a entrada manual de dados e o acesso não autorizado.
- Melhorando a conformidade: O software automatiza os cálculos de elegibilidade para benefícios e acompanhamento de presença e se integra à folha de pagamento para precisão. Assim, garantindo a conformidade e evitando violações dispendiosas.
- Agilidade nos processos de RH: O software agiliza as atividades de folha de pagamento e RH, eliminando sistemas desconectados. Assim, aumentando a eficiência, insights e tomada de decisão para as empresas.
- Economizando tempo e recursos: O software de folha de pagamento agiliza os processos manuais, economizando tempo e recursos. Além disso, reduz a burocracia e oferece opções de autoatendimento para os funcionários.
- Melhorando a segurança dos dados: O software de folha de pagamento de RH protege os dados dos funcionários por meio de acesso baseado em função, regras e políticas atualizadas, ao mesmo tempo em que fornece análises para tomada de decisão informada e gerenciamento de custos.
- Ecologicamente correto: o software possui bancos de dados online para armazenamento de dados. Assim, reduzindo o uso de papel e a pegada de carbono da empresa e promovendo a sustentabilidade.
Recursos do software de folha de pagamento de RH
Os principais recursos do software de folha de pagamento de RH incluem o seguinte:
Integração com sistemas existentes
É essencial escolher um software de folha de pagamento que se integre à solução de contabilidade, banco de dados de funcionários ou sistema de RH da sua empresa. Isso garante uma transferência de dados perfeita e evita a necessidade de entrada manual de dados.
AMPLIAR
Procure um software de folha de pagamento que possa acomodar o crescimento de sua empresa. Deve ser escalável em ambos os sentidos, permitindo que você lide com uma força de trabalho crescente ou reduza o tamanho, se necessário. Assim, garantindo que o software permaneça eficaz, independentemente do tamanho da sua empresa.
Recursos específicos do setor
Se sua empresa possui demandas específicas ou pertence a um setor com requisitos específicos, escolha um software que atenda a esses aspectos. Por exemplo, se você estiver no setor de vendas, o software deve oferecer recursos para recompensas ou bônus de vendas.
Conformidade Fiscal
O software de folha de pagamento deve ter uma equipe interna de conformidade fiscal bem treinada para se manter atualizado sobre os regulamentos tributários e garantir dados tributários precisos. Ter isso ajuda a manter a conformidade e evitar erros.
Solução baseada em nuvem
O software de folha de pagamento baseado em nuvem oferece conveniência, especialmente se sua organização estiver espalhada por diferentes locais. Ele fornece acesso fácil ao software de qualquer lugar e pode economizar custos, pois geralmente é cobrado mensalmente com base no uso.
Treinamento e Suporte
Confira as opções de treinamento e suporte disponíveis com o software. Certifique-se de que seja fácil de entender e usar, especialmente para funcionários que precisam de mais conhecimento técnico. Você pode procurar fornecedores de software que oferecem treinamento on-line e no local para obter o máximo valor.
Opções de Preços
Os fornecedores de software de folha de pagamento oferecem diferentes opções de preços. Portanto, crie uma lista de recursos que você precisa e compare as soluções disponíveis para encontrar um pacote dentro do seu orçamento. Em seguida, escolha um sistema que caiba no seu orçamento, seja fácil de instalar e usar e forneça os recursos mais necessários.
Gerenciamento de folha de pagamento
O software de folha de pagamento deve calcular salários, deduções e renda líquida para os funcionários. Ele deve lidar com vários componentes, como bônus, regalias, licenças, gerenciamento de despesas e deduções de imposto de renda. Ele também deve garantir a conformidade regulamentar com as leis tributárias e gerar relatórios, contracheques e formulários.
Autoatendimento do funcionário
Você também deve procurar um software que ofereça opções de autoatendimento para funcionários. O que permitirá que os funcionários acessem e revisem sua taxa de pagamento, benefícios, horas de trabalho e outras informações.
Notificações e Alertas
O software deve ser capaz de enviar mensagens agendadas e em tempo real para funcionários via SMS, notificações de painel, etc. O envio de notificações e alertas ajuda na comunicação de informações importantes relacionadas à folha de pagamento e garante atualizações oportunas.
Para fornecer mobilidade com contentor (certificado SOC)
Procure um software de folha de pagamento que ofereça uma versão móvel para melhor conectividade e fácil acesso. Isso permite que funcionários e pessoal de RH acessem o software em movimento, tornando-o mais conveniente e eficiente.
Organização de Funcionários por Grau Salarial
O software deve permitir a fácil organização dos funcionários com base em sua escala de pagamento e posição na organização. Isso ajuda no processamento e gerenciamento eficientes da folha de pagamento.
Vários métodos de pagamento
O software de folha de pagamento deve oferecer suporte a vários métodos de pagamento, como depósito direto, cheque ou dinheiro. Deve ser flexível o suficiente para acomodar diferentes frequências de pagamento, como mensal ou semanal.
Empresas de software de folha de pagamento de RH
Várias empresas fornecem software de folha de pagamento de RH no mercado. Eles incluem o seguinte:
- Papaia Global: Esta é uma das empresas de software de folha de pagamento recomendadas para cortar integradores de pagamento de terceiros. Ele oferece gerenciamento de folha de pagamento e outros recursos de gerenciamento de força de trabalho.
- Ondulante: Rippling é adequado para empresas de médio porte com um departamento de RH estabelecido. Ele oferece gerenciamento de folha de pagamento e recursos como fluxos de trabalho operacionais, rastreamento de candidatos e gerenciamento de inventário de TI. Ele também possui recursos avançados de gerenciamento de fluxo de trabalho de RH.
- Pagamento Flexível: Este software de folha de pagamento é melhor para empresas de médio a grande porte. Fornece soluções flexíveis de RH, incluindo folha de pagamento e gerenciamento de benefícios. Além disso, é mais adequado para startups e negócios em escala.
- Força de trabalho ADP agora: A ADP é uma das empresas de software de folha de pagamento de RH mais conhecidas com uma solução baseada em nuvem chamada ADP Workforce Now. Ele combina as principais funções de RH com processamento de folha de pagamento, controle de tempo e presença, gerenciamento de talentos e gerenciamento de benefícios. É adequado para escalar empresas e startups em rápido crescimento.
- Justworks: Justworks é um software de RH baseado em nuvem que inclui folha de pagamento e controle de tempo para funcionários horistas e assalariados. Ele oferece recursos como gerenciamento de benefícios de funcionários, suporte de RH e assistência de conformidade. Simplifica os processos de folha de pagamento e garante a conformidade com impostos, pagamentos e regulamentos de RH.
Demonstração do software de folha de pagamento de RH
As demonstrações de software de folha de pagamento de RH são cruciais para que os usuários em potencial avaliem seus recursos, funcionalidades e usabilidade antes de comprar.
O que verificar durante uma demonstração de software inclui a funcionalidade principal, os principais recursos, a avaliação da usabilidade, a precisão e a conformidade dos dados, bem como a personalização e a escalabilidade.
Como solicitar a demonstração do software de folha de pagamento de RH
Para solicitar e acessar uma demonstração de software, você pode seguir estas etapas:
- Pesquise e selecione possíveis opções de software de folha de pagamento de RH com base nas necessidades e requisitos de sua empresa.
- Visite o site de cada fornecedor de software pré-selecionado para obter mais informações sobre suas ofertas e recursos. Procure um botão “Solicite uma demonstração” ou “Contactar vendas” em seu site.
- Clique no botão "Solicitar uma demonstração" ou "Contactar vendas" para iniciar o processo de solicitação de demonstração. Preencha as informações necessárias no formulário fornecido.
- Nos comentários adicionais ou na seção de mensagens do formulário, mencione que você está especificamente interessado em uma demonstração do software de folha de pagamento de RH. Você também pode incluir quaisquer requisitos específicos ou perguntas sobre o software.
- Envie o formulário e a equipe de vendas do fornecedor do software entrará em contato com você para agendar a demonstração. Eles podem entrar em contato com você por e-mail ou telefone para obter mais informações sobre suas necessidades de negócios e marcar um horário adequado para a demonstração.
- Durante a demonstração, o representante de vendas apresentará os recursos e funcionalidades do software de folha de pagamento de RH. Eles explicarão como o software pode atender aos seus requisitos de negócios e abordar quaisquer pontos problemáticos que você mencionou.
- Aproveite esta oportunidade para tirar dúvidas e esclarecer qualquer dúvida sobre o software. Você pode consultar recursos como processamento de folha de pagamento e integrações com outros sistemas.
- Após a demonstração, avalie o software de folha de pagamento com base em seus recursos, facilidade de uso, escalabilidade, preços, suporte ao cliente e outros fatores relevantes para o seu negócio. Em seguida, compare as demonstrações de diferentes fornecedores de software para tomar uma decisão informada.
Se você estiver satisfeito com um determinado software após a demonstração, poderá prosseguir com a compra ou assinar seus serviços.
Folha de pagamento de RH é difícil?
O processamento da folha de pagamento é desafiador devido a vários fatores, incluindo a complexidade das leis de folha de pagamento, classificação de funcionários, processos manuais e comunicação, manutenção de registros e documentação e erro humano, especialmente à medida que as organizações crescem e os funcionários trabalham remotamente.
Além disso, é necessário estar em conformidade com as leis regionais e nacionais, bem como manter-se atualizado para garantir cálculos precisos. Além disso, entender os tipos e classificações de funcionários é essencial para cálculos precisos. No entanto, apesar dos desafios, a implementação de software de RH com recursos de folha de pagamento pode agilizar as operações e automatizar esses processos e minimizar o erro humano.
A folha de pagamento e o RH estão intimamente relacionados e trabalham juntos para garantir operações tranquilas. O RH desempenha um papel crucial no fornecimento de dados para o processamento preciso da folha de pagamento, gerenciamento de frequência dos funcionários, horas de trabalho e determinação do salário bruto, o custo para a empresa, remuneração, pagamento de horas extras, benefícios, aumentos e incentivos.
A relação entre RH e Folha de Pagamento é importante devido à sua estreita correlação, pois o RH determina a remuneração dos funcionários, enquanto a Folha de Pagamento garante a gestão de recompensas. Portanto, uma comunicação e colaboração claras entre os dois departamentos são cruciais para o processamento eficiente da folha de pagamento. No entanto, a estrutura organizacional varia, com algumas organizações tendo departamentos separados e outras fazendo parte do departamento financeiro.
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Referências
