As salas de dados virtuais tornaram-se um instrumento indispensável para as empresas. Eles oferecem uma maneira segura e eficiente de processar, compartilhar e arquivar dados confidenciais com outras partes interessadas, incluindo membros da equipe. No entanto, a tarefa de escolher o melhor fornecedor de VDR pode ser uma tarefa difícil, considerando a profusão de alternativas disponíveis no mercado. Abordaremos fatores importantes a serem considerados ao selecionar um serviço VDR neste artigo.
VDR vs. plataformas de compartilhamento de arquivos
Numerosas incongruências subsistem em meio à disseminação e disseminação de arquivos singulares e corporativos. servidor em nuvem resoluções. Documentos corporativos necessitam de maior fortificação além do que o compartilhamento de arquivos personalizado ou resoluções de servidor em nuvem podem fornecer. Mesmo as soluções populares da Microsoft carecem de recursos básicos, como configuração de políticas de segurança e criação de funções. Isso ocorre porque essas soluções foram projetadas pensando em usuários individuais. A lista abaixo fornece um relato mais detalhado das diferenças. Se você quiser saber mais sobre a tecnologia, data-rooms.org fornece a milhares de usuários as principais visões gerais dos mais populares.
- Os provedores de salas de dados virtuais possuem uma vantagem única sobre as soluções empresariais em sua capacidade de funcionar além da Internet primária. Em contraste com as soluções empresariais, os provedores de salas de dados virtuais são facilmente acessíveis.
- O software de data room online oferece muito mais segurança do que os serviços gratuitos de armazenamento em nuvem fornecidos pela Microsoft ou Google. Estes serviços gratuitos carecem de regulamentação básica de políticas de segurança, o que constitui um precedente perigoso que pode causar fugas de dados. A divulgação de tais informações sensíveis não só culminaria em prejuízos pecuniários e de reputação, mas também potencialmente instigaria processos litigiosos de clientes e funcionários cujos dados foram expostos.
- Quando se trata de ferramentas, os melhores provedores de data room têm uma oferta muito mais forte do que as soluções populares voltadas para usuários particulares. Este último carece de toda a gama de ferramentas necessárias para soluções empresariais, como a capacidade de isolar arquivos e documentação corporativa uns dos outros. Esse é um recurso que os VDRs oferecem devido às diversas necessidades dos diferentes departamentos das empresas.
- Uma sala de dados eletrônica oferece criptografia robusta que garante segurança superlativa e evita a potencialidade de interceptação de dados por entidades estranhas. Este é um atributo fundamental para qualquer indivíduo que busca proteger seus dados.
Quando se trata de soluções do Google e da Microsoft, várias diferenças os diferenciam. Infelizmente, nenhuma dessas disparidades funciona em seu benefício. Em contrapartida, o VDR revela-se superior em vários aspectos, tornando-o um opção mais desejável.
“As salas de dados virtuais são essenciais para qualquer empresa que lide com dados confidenciais.” Sarah Lee, diretora financeira.
Segurança
O aspecto mais importante a considerar ao escolher um serviço VDR é a segurança. O VDR deve ter mecanismos de segurança fortes. Considere os seguintes atributos de segurança ao fazer compras:
- Ao solicitar aos utilizadores que forneçam duas formas distintas de identificação, nomeadamente uma palavra-passe e um código transmitido ao seu dispositivo móvel, a autenticação de dois factores melhora a segurança ao acrescentar um estrato extra de protecção.
- O software da sala de dados deve usar técnicas de criptografia de ponta para proteger os dados enquanto estão em trânsito e em repouso.
- Você deve ser capaz de gerenciar quem pode acessar, ler, modificar ou exportar documentos específicos usando as configurações granulares de permissão do provedor.
- O VDR deve conter funcionalidade de trilha de auditoria que registre todas as ações do usuário, como senhas, acessibilidade de conteúdo e atividade de edição.
Facilidade de uso
O VDR deve ser fácil de usar e navegar, mesmo para usuários não técnicos. Uma interface complicada pode causar frustração e erros, o que pode comprometer a segurança dos seus dados. Procure os seguintes recursos fáceis de usar:
- Interface intuitiva: A interface do VDR deve ser simples e fácil de usar para navegar e entender.
- Arrastar e soltar: O processo de transferência de documentos deve ser tão fácil quanto arrastar e soltar arquivos eletrônicos do seu computador pessoal para a sala de dados virtual.
- Funcionalidade de pesquisa: Deve haver um recurso de pesquisa no VDR que permita localizar rapidamente o documento necessário.
- Acesso móvel: O VDR deve ser acessível a partir de dispositivos móveis, permitindo o acesso a documentos em qualquer lugar.
Suporte ao cliente
Um bom suporte ao cliente é essencial ao escolher um provedor de VDR. Você precisa de um provedor que forneça suporte oportuno e útil em caso de problemas. Aqui estão alguns recursos de suporte ao cliente que você deve procurar:
- Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana: O provedor deve oferecer suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, para garantir que você possa obter ajuda sempre que precisar.
- Equipe de suporte dedicada: O provedor deve ter uma equipe de suporte dedicada que conheça o data room virtual e possa ajudá-lo com qualquer problema.
- Recursos de treinamento: O provedor deve oferecer recursos de treinamento, como tutoriais em vídeo e guias do usuário, para ajudá-lo a começar a usar o VDR.
Preços
Ao selecionar um fornecedor de VDR, o custo deve ser considerado. Trabalhar com um serviço que oferece preços simples e sem custos adicionais é o que você deseja. Fique atento a estes recursos de preço:
- Taxa fixa: Os melhores provedores de salas de dados virtuais devem oferecer uma taxa fixa que inclua todos os recursos e serviços.
- Sem taxas ocultas: O fornecedor não deve cobrar quaisquer taxas ocultas, tais como taxas de configuração ou taxas de armazenamento de documentos.
- Escalabilidade: Os fornecedores de salas de dados devem oferecer preços escalonáveis que permitam pagar apenas pelos recursos e serviços necessários.
Reputação
Por último, considere a reputação do fornecedor de VDR antes de tomar a sua decisão final. Procure avaliações e classificações de outras empresas que usaram o VDR. Um provedor de serviços de data room respeitável terá avaliações positivas e um bom histórico de atendimento a empresas como a sua.
