Todo negócio funciona com processos, e cada processo precisa ser eficiente. É aí que a gestão de operações entra em cena! Tanto empresas públicas quanto privadas contam com a gestão de operações para manter tudo funcionando perfeitamente e, mais importante, dentro do orçamento. Então, o que exatamente a gestão de operações faz? Então, quais habilidades você precisa para arrasar como um gerente de operações de alto desempenho no mundo dos negócios de hoje?
Neste artigo, vou me aprofundar no que é gerenciamento de operações, por que ele é tão importante para empresas de todos os tamanhos e como você pode prosperar como gerente de operações.
Pontos chave
- Gestão de operações é o processo de elaboração e implementação de estratégias de negócios que aumentam a produtividade e garantem operações comerciais tranquilas em vários departamentos.
- Ela melhora a satisfação do cliente, reduz custos, garante qualidade de ponta e aumenta a receita por meio de processos eficientes e uso de tecnologia.
- Os principais fatores da gestão de operações incluem custo, qualidade, velocidade e flexibilidade, que ajudam as empresas a permanecerem competitivas e eficientes.
- Habilidades essenciais para um gerente de operações incluem organização, coordenação, proficiência em tecnologia, habilidades sociais e gerenciamento de tempo.
O que é Gestão de Operações?
Gestão de operações é tudo sobre elaborar e implementar estratégias de negócios que impulsionam o fluxo de informações e a produtividade ao máximo. Pense no que um gerente de operações faz no chão de fábrica. O papel dessa pessoa é verificar os materiais, equipamentos e equipe, descobrindo a melhor maneira de colocar os bens ou serviços da empresa nas mãos dos clientes.
O gerenciamento de projetos é como uma jornada bem planejada com um começo e um fim, enquanto o gerenciamento de operações é mais como uma viagem sem fim, mantendo um olho em tudo o que acontece dia após dia, sempre verificando o que está indo bem e o que precisa de um pequeno ajuste.
Por que a gestão de operações é importante?
Vamos dar uma olhada na importância de ter uma gestão de operações em um negócio:
#1. Aumenta a felicidade do cliente
É fácil presumir que manter os clientes felizes depende das equipes de marketing e vendas. O maior jogador em impulsionar a satisfação do cliente? Resolução de primeira chamada (FCR) – é uma virada de jogo!
A resolução na primeira chamada é uma medida de quão bem você consegue lidar com os problemas dos seus clientes logo após o primeiro bate-papo. Aumentar as taxas de FCR se resume a dar à sua equipe de atendimento ao cliente os dados certos quando eles precisam. Aumentar a experiência do seu cliente é tão simples quanto isso: para cada 1% que você melhorar seus processos de FCR, você verá uma melhoria de 1% na experiência geral, graças à automação e à orientação em tempo real. Fácil moleza!
#2. Despesas de cortes
A maioria das empresas, particularmente as PMEs, tem recursos limitados e precisa aproveitar ao máximo seu orçamento, tecnologia, materiais e finanças. As equipes de gerenciamento de operações podem cortar custos entrando na onda da tecnologia.
A tecnologia digital pode reduzir despesas de viagem e impulsionar equipes remotas, cortando custos de espaço de escritório e viagens. Essas plataformas podem identificar tarefas e processos arriscados, ao mesmo tempo em que reduzem despesas de saúde e segurança.
As equipes de gerenciamento de operações podem simplificar processos cortando atividades que não contribuem com nenhum valor. Finalmente, uma equipe de operações deve usar sistemas que revelem quais serviços ou produtos produzem os melhores retornos.
#3. Garante qualidade de primeira linha
A gestão de operações aumenta a qualidade do produto ao ficar de olho na produção e fazer melhorias. Além disso, eles têm um sistema de controle de qualidade de primeira linha que segue as regulamentações e mantém os clientes felizes, ao mesmo tempo em que mantém uma sólida reputação do produto.
Eles identificarão quaisquer falhas e garantirão que sejam corrigidas. Em seguida, eles criarão procedimentos operacionais padrão para cada processo de produção e garantirão que todas as equipes de produção possam acessá-los. Eles ficarão de olho nesses processos, identificando quaisquer soluços e aumentando o conhecimento dos funcionários com treinamento e ciclos de feedback.
#4. Aumenta a renda
Além disso, as empresas que podem agir são rápidas e flexíveis. Os fluxos de trabalho de dados compartilhados são todos sobre escalar sob demanda, assim mesmo! Fácil como uma torta! Eles devem distribuí-los por toda a organização sem adicionar problemas extras de desempenho de hardware e despesas.
Seu negócio verá um aumento na produtividade e receberá produtos ou serviços entregues no prazo certo. Clientes felizes significam mais vendas e fluxo de caixa para o negócio! Veja a Nestlé, por exemplo. Sua mudança para digitalizar as operações levou a uma margem de lucro operacional estável de 17% e uma margem de lucro por ação variando de 6% a 10%.
Quais são os principais fatores da gestão de operações?
Sua estratégia operacional começa com alguns participantes importantes — pense neles como prioridades competitivas ou objetivos de desempenho.
Aqui estão os principais fatores:
- Custo:Ficar de olho na produção, mão de obra e outras despesas operacionais para garantir que seus preços permaneçam razoáveis e, ao mesmo tempo, gerar lucro.
- Qualidade:Qualidade significa fornecer produtos ou serviços de primeira qualidade e melhorar continuamente os produtos.
- Velocidade: Entregar os produtos no prazo e encontrar maneiras de acelerar o processo sem sacrificar o custo ou a qualidade.
- Flexibilidade: Manter-se atento às mudanças do mercado e se ajustar rapidamente para acompanhar o ritmo de um concorrente que implementa um processo mais rápido.
Responsabilidades na Gestão de Operações
O gerenciamento de operações é um processo em camadas que analisa o quadro geral, mas algumas camadas podem roubar os holofotes mais do que outras, dependendo do seu negócio ou produto. Por exemplo, se você é um gerente de operações em uma empresa de viagens on-line que se concentra em reservar quartos, sua abordagem à cadeia de suprimentos será bem diferente daquela de uma empresa que produz barras energéticas.
Confira estas quatro funções principais da gestão de operações:
# 1. Estratégia
Ao elaborar uma estratégia para sua organização, você mergulhará fundo em dados e informações para descobrir a melhor maneira de atingir seus objetivos. Ao planejar suas sessões de estratégia, tenha em mente algumas coisas importantes: o tamanho de sua equipe, seu orçamento, como sua cadeia de suprimentos está configurada e seu cronograma.
Como gerente de operações, você pode se deparar com estas tarefas estratégicas:
A análise consiste em decompor dados para descobrir os princípios, razões ou fatos fundamentais!
Descobrir as características mensuráveis de produtos, eventos ou informações — como tamanhos, distâncias e quantidades — e, ao mesmo tempo, avaliar o tempo, os custos, os recursos ou os materiais necessários para realizar um trabalho.
Coordenar atividades como promoções de vendas que exigem trabalho em equipe com outros gerentes de departamento.
Criar ou implementar estratégias de marketing de produtos, como campanhas publicitárias ou promoções de vendas.
#2. Previsão
Previsão é tudo sobre prever o futuro financeiro da sua organização. Primeiro, descubra seu fluxo de caixa atual. Em seguida, estime o que você vai arrecadar com a venda do seu produto. Não se esqueça de considerar como coisas como inflação, demanda do consumidor e atualizações tecnológicas vão abalar seu orçamento e lucros no futuro.
Como gerente de operações, você pode se ver fazendo malabarismos com estas tarefas de previsão:
- Verificar demonstrações financeiras, relatórios de vendas ou dados de desempenho para ver como as metas estão sendo cumpridas, identificar áreas para cortes de custos ou encontrar maneiras de melhorar programas.
- Gerenciar ou organizar tarefas financeiras ou orçamentárias para dar suporte às operações, impulsionar investimentos ou aumentar a eficiência.
- Determinar preços ou condições de crédito para produtos ou serviços prevendo o quanto os clientes os desejarão.
#3. Gestão da cadeia de abastecimento
A gestão da cadeia de suprimentos é muito parecida com a gestão de operações, já que ambas são sobre manter um olho nos processos dentro da organização. Então, como conversamos, a gestão de operações tem uma visão panorâmica da empresa, visando a eficiência geral, enquanto a gestão da cadeia de suprimentos se concentra nos processos essenciais que transformam matérias-primas no produto final.
Considere uma empresa que cultiva frutas e as envia diretamente da fazenda para o seu mercado local. O gerenciamento da cadeia de suprimentos inclui etapas como colher as safras, limpá-las, embalá-las bem e carregá-las em caminhões.
Os gerentes de operações desempenham um papel fundamental na gestão da cadeia de suprimentos e suas responsabilidades incluem:
- Gerenciar e organizar as ações de empresas ou equipes focadas em produzir, precificar, vender ou distribuir produtos.
- Acompanhar como as mercadorias entram e saem das instalações de produção para garantir que tudo corra bem, de forma eficaz e sustentável.
- Fique de olho nos fornecedores para garantir que eles entreguem os produtos ou serviços de que precisamos, sempre respeitando o orçamento!
#4. Controle de qualidade
O gerenciamento de operações tem tudo a ver com encontrar as maneiras mais rápidas, seguras e econômicas de manter seus clientes felizes, e é por isso que o controle de qualidade é essencial. Você não está apenas descobrindo se seus processos de negócios estão funcionando perfeitamente; você também está de olho em seu próprio produto. Ele está de acordo com os padrões da sua marca? Ele está de acordo com o que os clientes esperam? Ele é de primeira qualidade?
Todos os dias, gerentes de operações disparam perguntas como essas e, quando se trata de controle de qualidade, suas responsabilidades podem incluir:
- Verificar equipamentos, estruturas ou materiais para descobrir o que está causando erros ou outros problemas ou falhas.
- Monitorar e verificar informações de processos, materiais, eventos ou do ambiente para identificar ou avaliar problemas.
- Descobrir se eventos ou processos estão seguindo as regras, leis e padrões usando as informações corretas e seu próprio julgamento.
- Avaliar o valor e a importância de coisas, serviços e até mesmo indivíduos
- Lidar com reclamações, resolver disputas e amenizar queixas e conflitos, ou apenas negociar com outras pessoas.
Habilidades ideais de um gerente de operações
Gestão de operações é um pouco diferente de marketing ou finanças. Enquanto esses departamentos têm gerentes focados somente em suas áreas, gerentes de operações fazem malabarismos com responsabilidades em várias disciplinas, tornando-se uma função interdepartamental. Para um gerente de operações ganhar na loteria, ele precisa ter essas habilidades em seu kit de ferramentas:
#1. Organizando-se
Habilidades organizacionais são todas sobre o talento de um gerente de operações para fazer malabarismos com vários projetos enquanto mantém as distrações de todos esses processos sob controle. O gerente de operações precisa planejar, executar e ficar de olho em cada projeto do início ao fim sem se distrair.
Se um gerente for desorganizado, as tarefas se acumularão, documentos importantes desaparecerão e muito tempo será desperdiçado procurando papéis perdidos que poderiam ter sido facilmente encontrados com um pouco de organização. Grandes habilidades organizacionais podem aumentar a produtividade e ajudar os gerentes a economizar tempo.
#2. Coordenação
Um gerente de operações deve ser um profissional em coordenar recursos, atividades e tempo para garantir que tudo corra bem e se alinhe com os objetivos da organização. Coordenação é tudo sobre fazer malabarismos com tarefas específicas ao mesmo tempo e fazer transições suaves entre elas. É tudo sobre lidar com interrupções, enfrentar obstáculos e gerenciar crises, e então retornar suavemente à rotina usual para manter essas interrupções sob controle.
#3. Conhecimento Social
Ser um gerente de operações é trabalhar com pessoas. Isso significa que eles precisam se conectar com funcionários, stakeholders externos e colegas gerentes seniores. Um gerente de operações precisa dominar a arte de equilibrar relacionamentos com colegas aprimorando sua comunicação, habilidades de escuta e capacidade de se conectar em níveis profissional e pessoal.
Com uma mistura de culturas no local de trabalho, é essencial que o gerente de operações abrace a tolerância e a compreensão para com todos. O gerente precisa lidar com conflitos e amenizar disputas entre funcionários e membros seniores da equipe.
#4. Bom com tecnologia
No mundo tecnológico acelerado de hoje, um gerente de operações realmente precisa ser especialista em tecnologia para criar processos que sejam eficientes e atendam a todos os padrões de tecnologia. As organizações de hoje estão se apoiando mais na tecnologia para obter essa vantagem sobre a concorrência.
Então, é hora de esses processos manuais, como aquisição, entrarem na via rápida com alguma automação estilosa! Se um gerente de operações acompanha as últimas tendências tecnológicas, ele pode alavancar essas inovações para agilizar processos internos.
#5. Convencer os outros
Para os líderes, dominar a arte da persuasão é uma habilidade essencial para reunir outras pessoas em torno de sua visão para a empresa.
#6. Gerenciando seu tempo
Estamos voltando à velocidade como uma meta de desempenho superior. Os gerentes de operações são profissionais em fazer malabarismos com seu tempo enquanto configuram processos suaves que mantêm tudo se movendo corretamente.
Conclusão
Gestão de operações (OM) é tudo sobre descobrir as melhores maneiras de administrar um negócio suavemente para aumentar a eficiência e, finalmente, os lucros. Gerentes de operações usam organização e produtividade para atingir seus principais objetivos.
Aproveitar ao máximo recursos como pessoal, materiais, equipamentos e tecnologia é crucial para um processo de OM tranquilo e, em última análise, para o sucesso da empresa.
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