Os talões de cheque são partes essenciais do registro financeiro de um funcionário. Ele fornece um detalhamento de ganhos, deduções e outras informações importantes. Este artigo explicará o que é um canhoto de cheque, suas finalidades, incluindo comprovação de renda, manutenção de registros, finalidades fiscais e obrigações legais e como fazer um, desde a coleta das informações necessárias, como informações pessoais e do cheque, ganhos, deduções, retenções, informações da empresa, período de pagamento, salário líquido e informações acumuladas no ano, até a seleção do modelo correto e o preenchimento dos detalhes. Além disso, ele lista ferramentas online gratuitas que você pode usar para fazer talões de cheques para sua empresa e funcionários.
O que são Talões de Cheque?
O talão de cheque, também chamado de contracheque, é um pedaço de papel que vem junto com o contracheque e mostra quanto um funcionário recebeu por um determinado período. Ele lista os salários ganhos, os impostos pagos e outras deduções do pagamento de um funcionário. No final, mostra o salário líquido do empregado.
Os contracheques são documentos cruciais para indivíduos e empresas, ajudando os funcionários a acompanhar seu pagamento e entender as deduções. Os empregadores os usam para resolver disputas e preencher formulários fiscais W-2. Eles são exigidos em alguns estados e podem ser fornecidos eletronicamente ou em papel.
O que está incluído nos talões de cheque?
Se você fizer talões de cheque, eles devem incluir as seguintes informações:
- Informações pessoais e de verificação: Isso inclui detalhes pessoais, status de registro (solteiro ou casado) e o número de retenção de acordo com o formulário W-4 do IRS. Isso inclui o nome, o endereço e o identificador pessoal do funcionário, como os quatro últimos dígitos do número do Seguro Social.
- Ganhos: Esta seção mostra o pagamento do período, incluindo horas extras, se aplicável. Ele também lista as deduções antes dos impostos para benefícios dos funcionários, como seguro de saúde e contribuições para a aposentadoria.
- Deduções: Esta seção mostra quaisquer deduções adicionais retiradas do contracheque após impostos, como seguro de vida em grupo ou seguro de invalidez
- Retenções: Refere-se ao dinheiro que o empregador deve sacar do contracheque em nome do empregado. Isso inclui pagamentos de imposto de renda federal e estadual, Previdência Social, Seguro Desemprego e Compensação do Trabalhador.
- Informações sobre a empresa: normalmente inclui o nome e o endereço da empresa.
- Período de pagamento: As datas correspondentes ao período de pagamento para o qual o funcionário recebe o pagamento.
- Pagamento líquido: esta é a quantia de dinheiro que resta a um funcionário depois que todas as suas deduções foram removidas.
- Informações acumuladas no ano (YTD): Esta seção exibe o total de ganhos e deduções do funcionário no ano atual.
- Taxa de remuneração: indica quanto o funcionário recebe e em que intervalos, como por hora ou salário.
A finalidade dos talões de cheque
Os talões de cheques, também conhecidos como talões de pagamento ou talões de contracheque, servem para as seguintes finalidades:
Prova de renda
Um canhoto de cheque serve como prova de renda. Ele detalha os ganhos de um funcionário para um período de pagamento específico e os ganhos totais do ano. Isso é crucial quando um indivíduo precisa fornecer comprovante de renda, como ao solicitar empréstimos, hipotecas ou outros tipos de crédito. Também pode ser crucial ao alugar um imóvel ou fazer grandes compras.
Manutenção de Registros
Os talões de cheque são essenciais para a manutenção de registros. Eles fornecem um registro detalhado dos ganhos, deduções, impostos e pagamento líquido de um funcionário. Isso pode ser útil tanto para o empregado quanto para o empregador. Para o funcionário, permite acompanhar seus ganhos e garantir que sejam pagos corretamente. Para o empregador, fornece um registro completo das despesas com a folha de pagamento e ajuda a garantir o cumprimento das leis e regulamentos trabalhistas.
Razões fiscais
Os talões de cheque são cruciais para fins fiscais. Eles fornecem as informações necessárias para calcular os impostos devidos, reivindicar créditos fiscais e preencher as declarações fiscais. Tanto os empregados quanto os empregadores podem usá-los para verificar a renda por motivos fiscais. Os canhotos dos cheques são essenciais para fins fiscais. Eles fornecem informações detalhadas sobre os ganhos de um funcionário e o valor dos impostos deduzidos. Esta informação é útil para empregados e empregadores durante a declaração de impostos.
Obrigações Legais e Reivindicações de Indenização
Os recibos de vencimento são obrigados a apresentar os recibos de vencimento genuínos quando se solicita uma indemnização em casos de acidentes de trabalho. Eles também ajudam no cumprimento das obrigações legais e evitam multas.
Como fazer talões de cheque
A criação de canhotos de cheque envolve a geração de um documento que detalha as informações de pagamento de um funcionário. Isso inclui salário bruto, deduções e salário líquido. Aqui estão as etapas para criar talões de cheque:
- Reúna as informações necessárias: você precisará das informações pessoais do funcionário (nome, endereço, CPF), taxa de pagamento e número de horas trabalhadas. Você também precisará de informações sobre deduções, como retenções de impostos, contribuições para aposentadoria e prêmios de seguro saúde.
- Escolha um criador de talão de cheque ou aplicativo de software: vários criadores de canhotos de cheques on-line e aplicativos de software podem gerar canhotos de cheques. Algumas dessas ferramentas são gratuitas, enquanto outras exigem uma assinatura ou uma taxa única. Ao escolher um fabricante de talão de cheque, certifique-se de que ele esteja em conformidade com as leis e regulamentos do seu estado em relação aos talões de pagamento.
- Insira as informações no criador de talão de cheque: Depois de ter escolhido um criador de talão de cheque, insira as informações coletadas na etapa 1. O criador de talão de cheque calculará automaticamente o valor bruto, as deduções e o pagamento líquido.
- Revise e distribua os talões de cheque: revise-os quanto à precisão após gerá-los. Se tudo estiver correto, distribua os talões de cheque para seus funcionários. Você pode fazer isso eletronicamente via e-mail ou imprimir e entregá-los.
Como fazer canhotos de cheque para o seu negócio usando ferramentas on-line
Para fazer talões de cheques para o seu negócio usando ferramentas online, você pode usar vários geradores de talões de pagamento online, como Wix, StubCreator, Shopify e Real Check Stubs. Siga as etapas para fazer talões de cheque para sua empresa e funcionários:
- Escolha um gerador de holerite: Selecione um gerador de holerite que atenda às suas necessidades. Diferentes geradores oferecem diferentes recursos e modelos, então escolha um que seja fácil de usar e ofereça os recursos necessários.
- Insira as informações do funcionário e da empresa: Para fazer talões de cheque, insira todos os detalhes necessários do funcionário e da empresa. Isso inclui o nome do funcionário, endereço, número do seguro social, nome da empresa e localização.
- Detalhes do salário de entrada: Insira o número do contracheque, a data de pagamento e o período de pagamento. Além disso, inclua informações sobre o salário do funcionário para a calculadora do fabricante do talão de cheque.
- Período de pagamento de entrada e taxa de pagamento: Insira as datas do período de pagamento do funcionário e a taxa de pagamento. Alguns geradores de contracheques também solicitam o número de horas trabalhadas.
- Fornecer adições ou deduções: Inclua acréscimos e deduções salariais, como pagamento de horas extras ou deduções fiscais. O criador do talão de cheque calculará e atualizará automaticamente o pagamento líquido.
- Visualizar e ajustar: Revise o contracheque para garantir que todas as informações estejam corretas. Alguns geradores de recibos de pagamento permitem que você adicione o logotipo da empresa ou outros elementos de marca.
- Crie e baixe: Gere o holerite e salve-o no formato de sua preferência (PDF, JPG, etc.).
- Distribuir: Por fim, distribua o contracheque ao funcionário por meio de correio eletrônico ou correio tradicional. O empregado pode escolher como deseja receber o contracheque.
Ferramentas on-line para fazer canhotos de cheque para o seu negócio
Várias ferramentas online estão disponíveis para fazer talões de cheque. Aqui estão algumas opções:
Talões de cheques reais™
Esta ferramenta oferece uma maneira simples de criar recibos de pagamento precisos, profissionais e personalizáveis. Ele fornece 16 modelos de holerites, incluindo designs avançados, clássicos e modernos. Você pode facilmente selecionar um modelo, inserir suas informações e baixar o holerite. Os holerites gerados podem ser enviados por e-mail como PDFs ou impressos.
Gerador de holerites da Shopify
A Shopify oferece um criador de talões de cheque online gratuito que cria talões de pagamento com todas as informações necessárias sobre empresa, funcionário, renda e dedução. É um processo simples de quatro etapas em que você preenche os campos obrigatórios e o contracheque é enviado por e-mail para download e uso imediatos.
StubCreator
O StubCreator é outro gerador de recibos de pagamento que permite que você faça recibos de cheques online gratuitamente. Ele oferece um processo rápido e fácil em que você preenche os mínimos detalhes, escolhe um modelo de holerite e a ferramenta gera o holerite instantaneamente. Você pode visualizar o holerite e baixá-lo.
Gerador de recibos de pagamento do Wave
O gerador de holerites da Wave é uma ferramenta on-line gratuita que permite que você insira as informações de sua empresa, funcionário, renda e dedução para fazer talões de cheques profissionais. Você pode salvar o holerite como um PDF para enviar por e-mail ao seu funcionário ou mantê-lo em seus registros. A ferramenta é rápida, eficiente, livre de erros e econômica.
Vantagens de fazer canhotos de cheque personalizados usando ferramentas on-line
As vantagens de usar ferramentas on-line para fazer talões de cheque para seus funcionários e negócios incluem:
Automação e Precisão
Um gerador automatizado de holerites pode ajudar a reduzir a probabilidade de erros nos cálculos. Esses geradores geralmente são fáceis de usar e estão atualizados com as leis e requisitos fiscais atuais. Eles também calculam e atualizam automaticamente o salário líquido, incluindo acréscimos e deduções salariais.
Custo-benefício
Criar recibos de pagamento personalizados pode ser mais econômico do que contratar um contador. Muitos geradores de holerite online permitem que você crie registros de holerite por uma fração do custo que você normalmente paga a um contador ou a uma empresa de folha de pagamento.
Dados privados
Os recibos de pagamento contêm informações confidenciais, como impostos de segurança social de um funcionário, número, endereço, local de trabalho, detalhes salariais, salários brutos e outros detalhes pessoais. Portanto, a criação de holerites personalizados permite um melhor controle e proteção dessas informações.
Produtividade aumentada
A criação de recibos de pagamento personalizados pode aumentar a produtividade ao simplificar processos demorados. Em vez de gastar muito tempo processando manualmente as operações de folha de pagamento e entendendo os códigos de dedução comuns, as leis tributárias atuais e as leis estaduais, os empregadores podem usar um criador de talões de cheques online.
Economia de tempo
O uso de um criador de talão de cheques legítimo e confiável garante aos proprietários de negócios que os talões de pagamento criados são autênticos. Isso economiza muito tempo que poderia ser melhor gasto em outro lugar lidando com outras tarefas de negócios.
Quais são as opções para personalizar um canhoto de cheque?
A personalização de um canhoto de cheque envolve vários aspectos, desde o layout e design até suas informações específicas. Veja como personalizar um canhoto de cheque:
- Escolha um modelo: existem muitos modelos de recibos de pagamento disponíveis online. Algumas plataformas, como o Real Check Stubs™, oferecem uma variedade de designs, incluindo modelos de holerites avançados, clássicos e modernos. Esses modelos são 100% personalizáveis, permitindo que você adicione seu logotipo ou outros componentes de marca.
- Insira informações comerciais: as informações comerciais incluem o nome e o endereço do DBA da empresa. Normalmente, ele é listado na parte superior ou inferior do contra-cheque.
- Insira as informações do funcionário: esta seção deve incluir o nome legal completo do funcionário, número de identificação e possíveis informações de previdência social. Se você envia cheques de pagamento para seus funcionários, esta seção também deve incluir o endereço do funcionário.
- Detalhes do pagamento: Este é o componente mais extenso do holerite. Deve resumir quanto o funcionário ganhou durante o período de pagamento aplicável e quanto ele ganhou até agora neste ano fiscal. Além disso, deve informar o número de horas trabalhadas, tanto normais quanto extras, e especificar os valores auferidos para cada tipo de renda.
- Incluir acréscimos ou deduções: inclua acréscimos ou deduções de salário, como pagamento de horas extras ou deduções de impostos. O criador do talão de cheque calcula e atualiza automaticamente o salário líquido.
- Personalize o layout: você pode personalizar o layout do talão de cheque com base em suas preferências. Isso pode incluir a alteração do esquema de cores, da fonte ou da disposição dos campos.
- Visualizar e editar: depois de inserir todas as informações e personalizar o design, visualize o contracheque final e faça as edições necessárias antes de finalizar.
- Método de Entrega: Decida como deseja entregar os holerites. Você pode enviá-los por e-mail como PDFs, imprimi-los ou usar os dois métodos.
Métodos para distribuir canhotos de cheque
Fazer e distribuir canhotos de cheque pode ser um processo simples, especialmente com a ajuda de ferramentas online. A distribuição dos talões de cheque pode ser feita de várias formas:
- E-mail: Os canhotos dos cheques da folha de pagamento podem ser enviados por e-mail como PDFs que podem ser facilmente impressos em seu computador. Esta é uma ótima maneira de economizar papel e postagem.
- Impressão: Se preferir, você também pode imprimir os canhotos dos cheques. Esta é uma ótima opção se você não tiver acesso a uma impressora ou simplesmente preferir ter uma cópia física de seus contracheques.
- Acesso online: Se o empregador pagar os funcionários digitalmente, eles podem acessar seus recibos de pagamento on-line, acessando o sistema de folha de pagamento fornecido pelo empregador, onde os documentos pessoais dos funcionários são armazenados.
Como posso fazer meus canhotos de cheque gratuitamente?
Você pode fazer seus canhotos de cheque gratuitamente usando um programa de planilhas como Excel, Google Sheets ou um gerador de canhotos de cheque online gratuito.
#1. Usando Excel ou Planilhas Google
- Crie uma nova planilha: abra o Excel ou o Planilhas Google e crie uma nova planilha em branco.
- Configure as colunas: Em sua planilha, você precisará de várias colunas para representar os diferentes componentes de um contracheque. Isso pode incluir: nome do funcionário, período de pagamento, horas trabalhadas, taxa horária, salário bruto, deduções, salário líquido
- Insira os dados: Insira os dados relevantes para cada um de seus funcionários nas colunas apropriadas.
- Calcular salário bruto: Use uma fórmula para calcular o salário bruto de cada funcionário. Isso normalmente seria =Horas trabalhadas*Taxa horária no Excel ou no Planilhas Google.
- Calcular deduções: as deduções variam de acordo com as circunstâncias do indivíduo. Eles podem incluir coisas como impostos, prêmios de seguro e contribuições para a aposentadoria. Você pode subtraí-los do pagamento bruto para obter o pagamento líquido.
- Calcular salário líquido: Use outra fórmula para calcular o pagamento líquido. Isso normalmente seria =Gross Pay-Deductions.
- Formatar e imprimir: Depois de ter todos os dados, formate a planilha ao seu gosto e, em seguida, imprima-a para criar um canhoto de cheque físico.
#2. Usando um Gerador de Canhoto de Cheque Online Gratuito
- Encontre um gerador de holerite gratuito
- Preencha as informações necessárias
- Gerar e imprimir o holerite
No geral, um canhoto de cheque é importante para o seu negócio e, ao fazer um, certifique-se de que todas as informações no canhoto do cheque sejam precisas e estejam em conformidade com as leis locais e federais.
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Referências
