Cheques zijn essentiële onderdelen van de financiële administratie van een werknemer. Het geeft een uitsplitsing van inkomsten, inhoudingen en andere belangrijke informatie. In dit artikel wordt uitgelegd wat een controlestrookje is, de doeleinden ervan, inclusief bewijs van inkomen, bijhouden van gegevens, belastingdoeleinden en wettelijke verplichtingen en hoe u er een kunt maken, van het verzamelen van de nodige informatie zoals persoonlijke en cheque-informatie, inkomsten, inhoudingen, inhoudingen, bedrijfsinformatie, betaalperiode, nettoloon en informatie over het lopende jaar, tot het selecteren van de juiste sjabloon en het invullen van de details. Bovendien bevat het gratis online tools die u kunt gebruiken om cheques te maken voor uw bedrijf en werknemers.
Wat zijn checkstubs?
Een chequestrookje, ook wel loonstrookje genoemd, is een stuk papier dat bij een loonstrookje hoort en waarop staat hoeveel een werknemer over een bepaalde periode heeft betaald. Het geeft een overzicht van het verdiende loon, betaalde belastingen en andere inhoudingen op het loon van een werknemer. Uiteindelijk toont het het nettoloon van de werknemer.
Salarisstrookjes zijn cruciale documenten voor individuen en bedrijven, die werknemers helpen hun loon bij te houden en inhoudingen te begrijpen. Werkgevers gebruiken ze om geschillen op te lossen en W-2-belastingformulieren in te vullen. Ze zijn vereist in sommige staten en kunnen elektronisch of op papier worden verstrekt.
Wat zit er in Check Stubs?
Als u controlestrookjes maakt, moeten deze de volgende informatie bevatten:
- Persoons- en controlegegevens: Dit omvat persoonlijke gegevens, de status van het indienen (alleenstaand of getrouwd) en het inhoudingsnummer volgens het IRS-formulier W-4. Dit omvat de naam, het adres en de persoonlijke identificatie van de werknemer, zoals de laatste vier cijfers van het burgerservicenummer.
- Verdiensten: In dit gedeelte wordt het loon voor de periode weergegeven, inclusief eventuele overuren. Het geeft ook een overzicht van aftrekposten vóór belastingen voor personeelsbeloningen zoals ziektekostenverzekering en pensioenbijdragen.
- Inhoudingen: In dit gedeelte worden eventuele extra inhoudingen weergegeven die na belastingen op het salaris worden ingehouden, zoals een collectieve levens- of arbeidsongeschiktheidsverzekering
- Inhoudingen: Dit verwijst naar het geld dat de werkgever namens de werknemer van het salaris moet inhouden. Dit omvat federale en nationale inkomstenbelastingbetalingen, sociale zekerheid, werkloosheidsverzekering en werknemerscompensatie.
- Bedrijfsinformatie: Dit omvat doorgaans de naam en het adres van het bedrijf.
- Betaalperiode: De data die overeenkomen met de loonperiode waarvoor de werknemer loon ontvangt.
- Nettoloon: Dit is het geldbedrag dat een werknemer overhoudt nadat al zijn inhoudingen zijn verwijderd.
- Year-to-Date (YTD) informatie: In dit gedeelte worden de totale inkomsten en inhoudingen van de werknemer voor het lopende jaar weergegeven.
- Tarief van loon: Dit geeft aan hoeveel de werknemer wordt betaald en met welke tussenpozen, zoals per uur of salaris.
Het doel van checkstubs
Chequestrookjes, ook wel loonstrookjes of loonstrookjes genoemd, hebben de volgende doelen:
Bewijs van inkomen
Een chequestrookje dient als bewijs van inkomen. Het beschrijft de inkomsten van een werknemer voor een specifieke betaalperiode en de totale inkomsten voor het jaar. Dit is cruciaal wanneer een persoon een bewijs van inkomen moet overleggen, zoals bij het aanvragen van leningen, hypotheken of andere soorten krediet. Het kan ook cruciaal zijn bij het huren van onroerend goed of het doen van grote aankopen.
Record Houden
Controlestrookjes zijn essentieel voor het bijhouden van gegevens. Ze bieden een gedetailleerd overzicht van de inkomsten, inhoudingen, belastingen en nettolonen van een werknemer. Dit kan nuttig zijn voor zowel de werknemer als de werkgever. Voor de werknemer stelt het hen in staat om hun inkomsten bij te houden en ervoor te zorgen dat ze correct worden betaald. Voor de werkgever biedt het een grondige registratie van de loonkosten en helpt het bij het naleven van arbeidswetten en -regelgeving.
Belastingdoeleinden
Controlestrookjes zijn cruciaal voor belastingdoeleinden. Ze bieden de nodige informatie om verschuldigde belastingen te berekenen, belastingverminderingen te claimen en belastingaangiften in te vullen. Zowel werknemers als werkgevers kunnen ze gebruiken om inkomsten voor belastingdoeleinden te controleren. Controlestrookjes zijn essentieel voor belastingdoeleinden. Ze geven gedetailleerde informatie over de inkomsten van een werknemer en het bedrag aan ingehouden belastingen. Deze informatie is nuttig voor zowel werknemers als werkgevers tijdens de belastingaangifte.
Wettelijke verplichtingen en schadevergoedingsclaims
Loonstroken zijn verplicht om echte loonstroken te tonen bij het aanvragen van schadevergoedingen in geval van arbeidsongevallen. Ze helpen ook bij het naleven van wettelijke verplichtingen en het vermijden van boetes.
Hoe controlestompen te maken
Het maken van cheques omvat het genereren van een document met details over de looninformatie van een werknemer. Dit omvat brutoloon, inhoudingen en nettoloon. Dit zijn de stappen om controlestubs te maken:
- Verzamel de nodige informatie: U hebt de persoonlijke gegevens van de werknemer nodig (naam, adres, sofinummer), loontarief en het aantal gewerkte uren. U hebt ook informatie nodig over inhoudingen zoals belastinginhoudingen, pensioenpremies en ziektekostenverzekeringspremies.
- Kies een maker van cheques of een softwaretoepassing: Talrijke online makers van cheques en softwaretoepassingen kunnen cheques maken. Sommige van deze tools zijn gratis, terwijl voor andere een abonnement of een eenmalige vergoeding vereist is. Zorg er bij het kiezen van een maker van cheques voor dat deze voldoet aan de wet- en regelgeving van uw staat met betrekking tot loonstroken.
- Voer de informatie in de maker van de controlestrookjes in: Nadat u een maker van cheques hebt gekozen, voert u de informatie in die u in stap 1 hebt verzameld. De maker van cheques berekent automatisch het brutoloon, inhoudingen en nettoloon.
- Controleer en verdeel de controlestrookjes: Controleer ze op juistheid nadat ze zijn gegenereerd. Als alles klopt, deelt u de controlestrookjes uit aan uw medewerkers. U kunt dit elektronisch doen via e-mail of afdrukken en uitdelen.
Hoe u cheques voor uw bedrijf kunt maken met behulp van online tools
Om cheques voor uw bedrijf te maken met behulp van online tools, kunt u verschillende online loonstrookjesgeneratoren gebruiken, zoals Wix, StubCreator, Shopify en Real Check Stubs. Volg de stappen om cheques aan te maken voor uw bedrijf en werknemers:
- Kies een Pay Stub Generator: Selecteer een loonstrookgenerator die bij u past. Verschillende generatoren bieden verschillende functies en sjablonen, dus kies er een die gemakkelijk te gebruiken is en de benodigde functies biedt.
- Voer werknemers- en bedrijfsgegevens in: Om controlestrookjes te maken, voert u alle benodigde werknemers- en bedrijfsgegevens in. Dit omvat de naam, het adres, het burgerservicenummer, de bedrijfsnaam en de locatie van de werknemer.
- Salarisgegevens invoeren: Voer het loonchequenummer, de betaaldatum en de betalingsperiode in. Voeg ook informatie toe over het salaris van de werknemer voor de rekenmachine van de maker van de cheque.
- Invoer loonperiode en loontarief: Voer de datums van de loonperiode en het loontarief van de werknemer in. Sommige loonstrookgeneratoren vragen ook naar het aantal gewerkte uren.
- Toevoegingen of aftrekkingen opgeven: Inclusief loontoevoegingen en -inhoudingen, zoals overuren of belastingaftrek. De maker van de cheques berekent automatisch het nettoloon en werkt het bij.
- Voorbeeld en aanpassen: Controleer de loonstrook om er zeker van te zijn dat alle informatie correct is. Met sommige loonstrookgeneratoren kunt u het logo van het bedrijf of andere merkelementen toevoegen.
- Aanmaken en downloaden: Genereer de loonstrook en sla deze op in het door u gewenste formaat (pdf, jpg, etc.).
- Verspreiden: Verdeel ten slotte de loonstrook aan de werknemer via elektronische of traditionele post. De werknemer kan zelf kiezen hoe hij de loonstrook wil ontvangen.
Online tools voor het maken van cheques voor uw bedrijf
Er zijn verschillende online tools beschikbaar voor het maken van controlestrookjes. Hier zijn enkele opties:
Echte Check Stubs™
Deze tool biedt een eenvoudige manier om nauwkeurige, professionele, aanpasbare loonstroken te creëren. Het biedt 16 loonstrooksjablonen, waaronder geavanceerde, klassieke en moderne ontwerpen. U kunt eenvoudig een sjabloon selecteren, uw gegevens invoeren en de loonstrook downloaden. De gegenereerde loonstroken kunnen als pdf worden gemaild of worden afgedrukt.
De Pay Stub Generator van Shopify
Shopify biedt een gratis online maker van cheques die loonstroken maakt met alle benodigde informatie over het bedrijf, de werknemer, het inkomen en de inhoudingen. Het is een eenvoudig proces van vier stappen waarbij u de vereiste velden invult en de loonstrook naar u wordt gemaild om onmiddellijk te downloaden en te gebruiken.
StubCreator
StubCreator is een andere loonstrookjesgenerator waarmee u gratis cheques online kunt maken. Het biedt een snel en eenvoudig proces waarbij u minimale details invult, een sjabloon voor een loonstrook kiest en de tool genereert de loonstrook onmiddellijk. U kunt de loonstrook bekijken en downloaden.
Wave's Pay Stub Generator
De loonstrookjesgenerator van Wave is een gratis online tool waarmee u informatie over uw bedrijf, werknemer, inkomen en inhoudingen kunt invoeren om professionele cheques te maken. U kunt de loonstrook opslaan als pdf om naar uw werknemer te e-mailen of voor uw eigen administratie te bewaren. De tool is snel, efficiënt, foutloos en kostenbesparend.
Voordelen van het maken van aangepaste cheques met behulp van online tools
De voordelen van het gebruik van online tools om cheques te maken voor uw werknemers en bedrijf zijn:
Automatisering en nauwkeurigheid
Een geautomatiseerde loonstrookgenerator kan helpen de kans op fouten in berekeningen te verkleinen. Deze generatoren zijn doorgaans gebruiksvriendelijk en voldoen aan de huidige belastingwetten en -vereisten. Ook berekenen en actualiseren ze automatisch het nettoloon, inclusief bijtellingen en inhoudingen.
Rendabel
Het maken van aangepaste loonstrookjes kan kosteneffectiever zijn dan het inhuren van een accountant. Met veel online generatoren voor loonstrookjes kunt u loonstrookjes aanmaken tegen een fractie van de kosten die u normaal gesproken aan een accountant of een payrollbedrijf betaalt.
Data Privacy
Loonstroken bevatten gevoelige informatie zoals de socialezekerheidsbelasting van een werknemer, nummer, adres, werklocatie, salarisgegevens, brutoloon en andere persoonlijke gegevens. Daarom zorgt het maken van aangepaste loonstroken voor een betere controle en bescherming van deze informatie.
Verhoogde Productiviteit
Het maken van aangepaste loonstroken kan de productiviteit verhogen door langdurige processen te stroomlijnen. In plaats van veel tijd te besteden aan het handmatig verwerken van loonadministratie en het begrijpen van veelgebruikte aftrekcodes, huidige belastingwetten en staatswetten, kunnen werkgevers een online controlestrookjesmaker gebruiken.
Tijd besparen
Het gebruik van een legitieme en vertrouwde online maker van cheques verzekert bedrijfseigenaren dat de gecreëerde loonstroken authentiek zijn. Dit bespaart hen veel tijd die beter ergens anders aan andere zakelijke taken kan worden besteed.
Wat zijn de opties voor het aanpassen van een controlestrookje?
Het aanpassen van een controlestrook omvat verschillende aspecten, van de lay-out en het ontwerp tot de specifieke informatie. Ga als volgt te werk om een controlestub aan te passen:
- Kies een sjabloon: Er zijn veel sjablonen voor loonstroken online beschikbaar. Sommige platforms, zoals Real Check Stubs™, bieden een verscheidenheid aan ontwerpen, waaronder geavanceerde, klassieke en moderne loonstrooksjablonen. Deze sjablonen zijn 100% aanpasbaar, zodat u uw logo of andere merkcomponenten kunt toevoegen.
- Voer bedrijfsgegevens in: De bedrijfsinformatie omvat de DBA-naam en het adres van het bedrijf. Het staat meestal vermeld langs de boven- of onderkant van de loonstrook.
- Voer werknemersgegevens in: Dit gedeelte moet de volledige wettelijke naam, het ID-nummer en mogelijke socialezekerheidsinformatie van de werknemer bevatten. Als u loonstrookjes naar uw werknemers stuurt, moet dit gedeelte ook het adres van de werknemer bevatten.
- Betalingsdetails: Dit is het meest uitgebreide onderdeel van de loonstrook. Het moet samenvatten hoeveel de werknemer heeft verdiend tijdens de toepasselijke loonperiode en hoeveel hij tot nu toe dit belastingjaar heeft verdiend. Bovendien moet het het aantal gewerkte uren, zowel regulier als overwerk, vermelden en de verdiende bedragen voor elk type inkomen specificeren.
- Voeg toevoegingen of inhoudingen toe: inclusief salaristoevoegingen of -inhoudingen, zoals overuren of belastingaftrek. De maker van de chequestrook berekent automatisch het nettoloon en werkt het bij.
- Pas de lay-out aan: U kunt de lay-out van uw controlestrook aanpassen aan uw voorkeuren. Dit kan het wijzigen van het kleurenschema, het lettertype of de rangschikking van velden zijn.
- Voorbeeld en bewerken: Nadat u alle informatie heeft ingevoerd en het ontwerp heeft aangepast, kunt u een voorbeeld van de definitieve loonstrook bekijken en de nodige bewerkingen uitvoeren voordat u het afrondt.
- Levering Wijze: Bepaal hoe u de loonstroken wilt aanleveren. U kunt ze als pdf e-mailen, afdrukken of beide methoden gebruiken.
Methoden voor het verspreiden van cheques
Het maken en verspreiden van controlestrookjes kan een eenvoudig proces zijn, vooral met behulp van online tools. De distributie van controlestubs kan op verschillende manieren worden gedaan:
- E-mail: Loonstrookjes kunnen per e-mail worden verzonden als PDF's die eenvoudig vanaf uw computer kunnen worden afgedrukt. Dit is een geweldige manier om papier en verzendkosten te besparen.
- Print: Als u wilt, kunt u ook uw cheques afdrukken. Dit is een geweldige optie als u geen toegang heeft tot een printer of gewoon liever een fysieke kopie van uw loonstrookjes wilt hebben.
- Online toegang: Als de werkgever werknemers digitaal betaalt, hebben ze online toegang tot hun loonstroken door in te loggen op het door de werkgever verstrekte salarissysteem waar persoonlijke documenten van werknemers worden opgeslagen.
Hoe kan ik mijn cheques gratis maken?
U kunt uw cheques gratis maken met behulp van een spreadsheetprogramma zoals Excel, Google Spreadsheets of een gratis online generator voor cheques.
#1. Excel of Google Spreadsheets gebruiken
- Maak een nieuwe spreadsheet: Open Excel of Google Spreadsheets en maak een nieuwe lege spreadsheet aan.
- Stel de kolommen in: In uw spreadsheet heeft u meerdere kolommen nodig om de verschillende componenten van een salaris weer te geven. Dit kunnen zijn: naam werknemer, loonperiode, gewerkte uren, uurtarief, brutoloon, inhoudingen, nettoloon
- Voer de gegevens in: Voer de relevante gegevens van elk van uw medewerkers in de daarvoor bestemde kolommen in.
- Brutoloon berekenen: Gebruik een formule om het brutoloon voor elke werknemer te berekenen. Dit is meestal =Gewerkte uren*Uurtarief in Excel of Google Spreadsheets.
- Bereken aftrekposten: Inhoudingen variëren op basis van de individuele omstandigheden. Dit kunnen zaken zijn als belastingen, verzekeringspremies en pensioenpremies. U kunt deze aftrekken van het brutoloon om het nettoloon te krijgen.
- Bereken nettoloon: Gebruik een andere formule om het nettoloon te berekenen. Dit is meestal = Brutoloonaftrek.
- Formaat en afdrukken: Zodra u alle gegevens heeft, maakt u de spreadsheet naar wens op en drukt u deze vervolgens af om een fysiek controlestrookje te maken.
#2. Een gratis online Check Stub-generator gebruiken
- Zoek een gratis loonstrookgenerator
- Vul de vereiste informatie in
- Genereer en print de loonstrook
Over het algemeen is een controlestrookje belangrijk voor uw bedrijf en als u er een maakt, moet u ervoor zorgen dat alle informatie op het controlestrookje juist is en voldoet aan de lokale en federale wetten.
Gerelateerde artikelen
- HOE LOONSTUKKEN TE GENEREREN (Gids 2023)
- Hypotheekrenteaftrek: kunt u hypotheekrenteaftrek aftrekken?
- Hoe u loonstrookjes voor uw werknemers maakt: welke informatie moet u opnemen?
Referenties
