In de huidige competitieve zakelijke omgeving omvat de administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden het gehele proces van personeelsbeloningenplanning. Van ontwerp, prijsstelling en compliance tot communicatie, implementatie en dagelijks beheer. Daarom is het belangrijk om krachtige software voor het beheer van personeelsbeloningen te implementeren om de pensioenregelingen van uw werknemers effectief te beheren. Dit komt omdat een effectieve administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden helpt om een concurrentievoordeel te creëren bij het aantrekken, aannemen en behouden van toptalent en het verlagen van de operationele kosten. Blijf op de hoogte om meer te weten te komen over wat het uitbesteden van de administratie van personeelsbeloningen is.
Wat is de personeelsadministratie
In wezen is de administratie van personeelsbeloningen het efficiënte beheer van geldelijke en niet-geldelijke personeelsbeloningen. Dat is geclassificeerd als een traditionele HR-functie. De administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden omvat in deze context echter het on- en offboarden van werknemers, communicatie en training over secundaire arbeidsvoorwaarden, het volgen van het gebruik van secundaire arbeidsvoorwaarden door werknemers en het aansturen van het jaarlijkse proces van open inschrijving. Daarom gebruiken werkgevers vaak software of de diensten van een externe bemiddelaar om deze kernfuncties namens het bedrijf uit te voeren.
Wat zijn de 5 soorten personeelsbeloningen?
Veelvoorkomende programma's voor personeelsbeloningen bestaan meestal uit het volgende:
- Ziektekostenverzekering
- Vakantietijd
- Betaald verlof
- 401(k)s en andere pensioenregelingen
- Ouderschapsverlof
- Betaald verlof
Wat doen beheerders van personeelsbeloningen?
Beheerders van personeelsbeloningen zijn human resources-medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het informeren van medewerkers over hun secundaire arbeidsvoorwaardenpakketten. Ze ontwerpen meestal de uitkeringsprogramma's van het bedrijf terwijl ze samenwerken met aanbieders van verzekeringen en pensioenplannen om plannen te vinden die passen binnen het budget van het bedrijf en die waarde bieden aan werknemers.
Vergoedingen administratieproces
De administratie van personeelsbeloningen is een allesomvattend proces dat dynamisch, multigenerationeel, gestroomlijnd en betaalbaar moet zijn. Daarom beginnen organisaties meestal met het bepalen van de soorten arbeidsvoorwaarden die het bedrijf moet bieden en het opstellen van een arbeidsvoorwaardenpakket.
Door sterke secundaire arbeidsvoorwaarden aan uw werknemers aan te bieden, laat u hen zien dat ze worden gewaardeerd en gewaardeerd voor het werk dat ze bijdragen aan uw bedrijf. Werken in een omgeving met een concurrerend arbeidsvoorwaardenplan leidt vaak tot langdurige werknemers en een laag personeelsverloop. Dit komt omdat een goed administratieproces voor personeelsbeloningen het personeel helpt de voordelen die hen worden aangeboden beter te begrijpen wanneer ze zich inschrijven voor de programma's die goed aansluiten bij hun behoeften.
Proces voor uitkeringenadministratie: stapsgewijze handleiding
Overweeg zorgvuldig uw opties en budget bij het samenstellen van een concurrerend arbeidsvoorwaardenpakket voor uw werknemers. Stappen voor het opzetten van een effectief proces voor het beheer van vergoedingen omvatten:
#1. Doe onderzoek naar de voordelen van andere bedrijven
Voordat u een sterk arbeidsvoorwaardenpakket voor uw team samenstelt, moet u onderzoek doen naar het soort arbeidsvoorwaarden waar uw werknemers de voorkeur aan geven en wat andere bedrijven bieden. Maak enquêtes voor huidige werknemers en vraag wat ze willen en nodig hebben in een sterk arbeidsvoorwaardenpakket.
#2. Stel uw voordeelbudget vast
Overleg met uw financiële of belastingadviseur om, indien mogelijk, een sterk budget voor uw arbeidsvoorwaardenpakket te bepalen. Begin met de basisvoordelen om werknemers zoals een ziektekostenverzekering aan te bieden, en voeg vanaf daar zoveel extra voordelen en voordelen toe als uw budget toelaat. Keer ten minste elk kwartaal terug naar uw budget terwijl uw bedrijf groeit om te zien hoeveel u moet toevoegen of aftrekken en toch een concurrerend pakket kunt behouden.
#3. Beheer uw Benefits-programma effectief
Voordat u uw vergoedingenplan beheert, stelt u een efficiënt proces in. Bepaal hoe taken zoals het onboarden van werknemers, het geven van trainingen op het gebied van vergoedingen en het bijhouden van het gebruik van vergoedingen worden uitgevoerd om u te helpen het administratieproces voor vergoedingen beter te beheren. Gebruik tools zoals HR-software om secundaire arbeidsvoorwaarden en werknemersinformatie bij te houden. Stel ook een gedetailleerd onboarding- en inschrijvingsproces op dat elke werknemer moet volgen wanneer ze bij het bedrijf beginnen.
#4. Noteer uw resultaten
Een belangrijk onderdeel van het administratieproces is het regelmatig bekijken van uw uitkeringen. Het is belangrijk om te weten hoe uw werknemers de voordelen gebruiken en of ze tevreden zijn. Maar als een uitkering niet veel nut heeft, kunt u overwegen deze het volgende jaar te schrappen. U kunt ook enquêtes versturen om de betrokkenheid van medewerkers te meten en feedback te verzamelen om uw arbeidsvoorwaardenpakket beter af te stemmen op de behoeften van uw personeel.
#5. Meet resultaten en update uw arbeidsvoorwaardenpakket
Controleer uw voordelenpakket regelmatig om er zeker van te zijn dat het goed binnen uw budget past en dat het voldoet aan de EBSA-richtlijnen. Meet de resultaten van uw voordelenpakket door elk jaar enquêtes naar werknemers te sturen waarin u vraagt wat ze leuk vinden aan het plan dat u aanbiedt en welke voordelen ze zouden willen dat u toevoegt. U kunt deze informatie ook verkrijgen uit exit-interviews en acceptatiepercentages.
Administratieve software voor personeelsbeloningen
Software voor secundaire arbeidsvoorwaarden is een oplossing die HR en werknemers gebruiken om secundaire arbeidsvoorwaarden te beheren en er doorheen te navigeren. Deze systemen omzeilen papierwerk en automatiseren de geschiktheid, verkiezing en inschrijving voor traditionele voordelen en andere opties, optimaliseren pakketten voor personeelsbeloningen, identificeren kostenbesparende mogelijkheden en zorgen voor naleving van de regelgeving. Software voor uitkeringenadministratie werkt door een portaal te bieden dat de toegang tot uitkeringen centraliseert.
Bovendien stroomlijnen deze digitale one-stop-shops veel van de belangrijkste pijnpunten van het administratieproces door alles op één plek samen te brengen. Hierdoor kunnen individuen inloggen om toegang te krijgen tot details over de beschikbare voordelen, kostenalternatieven en andere planspecificaties. Deze systemen maken ook vergelijking tussen opties mogelijk, samen met andere beslissingsondersteunende hulpmiddelen die een aangepast plan kunnen aanbevelen voor de specifieke situatie van een werknemer.
Software voor personeelsbeloningenadministratie: voorbeelden
Er zijn tegenwoordig veel HR-software op de markt en het kan moeilijk zijn om één softwareoplossing te kiezen. Daarom hebben we voor u een lijst samengesteld met de beste software voor het beheer van personeelsbeloningen. Elke beheeroplossing heeft zijn unieke verkoopargument, u moet uitzoeken welke software het beste werkt voor uw bedrijf, processen en werknemers.
#1. deel
Deel is wereldwijde software voor compliance en personeelsbeheer waarmee je alle werknemers en contractanten op één platform kunt beheren en lokale voordelen kunt bieden, waar ze ook wonen. Deel's in-house expertise in meer dan 150 landen stelt u in staat om vol vertrouwen een uitgebreid scala aan voordelen en extra's aan uw team te bieden. U kunt de kosten van verschillende landen vergelijken en zien welke toeslagen en inhoudingen nodig zijn.
#2. Paychex Flex
Dit is cloudgebaseerde software voor personeelsadministratie die bedrijven een geïntegreerd platform biedt voor het beheer van de salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden, HR en tijdregistratie. Bedrijven kunnen hun interne processen stroomlijnen en werknemers een gebruiksvriendelijke interface bieden om hun informatie te beheren. De software bevat mogelijkheden voor het berekenen van loonheffingen, het voorbereiden van belastingaangiften, het verwerken van betalingen aan verkopers en leveranciers, het beheren van uitkeringsprogramma's en het bijhouden van de gewerkte tijd van werknemers.
#3. GUSTO
GUSTO is ontworpen voor moderne werkgevers en is cloudgebaseerde software die gemakkelijk te navigeren is en fantastische ondersteuning biedt. Een kenmerk dat gewetensvolle werknemers zullen waarderen, is het feit dat ze een deel van hun salaris kunnen doneren aan een goed doel, wat een effectieve manier is om de betrokkenheid en tevredenheid van werknemers te verbeteren.
#4. Plexis-betalerplatforms
PLEXIS Payer Platforms is een in de VS gevestigd bedrijf dat werd opgericht in 1996. Deze voordelensoftware helpt zelfverzekerde werkgeversgroepen over de hele wereld bij het beheren van claims en het uitvoeren van een uitkeringsadministratie. PLEXIS is het beste voor uitkeringsadministratiebedrijven die te maken hebben met zorgverzekeringen, internationale verzekeraars, TPA's en overheidsbetalers.
#5. BamboeHR
BambooHR is een handig softwareprogramma met hoge gebruikersbeoordelingen. Met het volgen van sollicitanten, onboarding-tools, e-handtekeningen en het bijhouden van vrije tijd, is dit een geweldig programma dat alle tools biedt die je nodig hebt op één plek. Voor extra gemak kunt u de mobiele app downloaden, waardoor het bijhouden van rapportages nog eenvoudiger wordt. BambooHR-software kan uw administratiesysteem efficiënter maken en de rommel op het gebied van gegevensbeheer wegnemen die uw team kan doen vastlopen.
#6. Trinet
Trinet biedt een cloudgebaseerd HR-beheerplatform dat zeer geschikt is voor kleine en middelgrote bedrijven die ook toegang willen tot aanvullende HR-diensten. Hun software werkt samen met advies van hun interne experts die u zullen helpen bij het opstellen van een eersteklas arbeidsvoorwaardenprogramma voor uw werknemers.
Uitbesteding personeelsadministratie
Wanneer een klein bedrijf begint op te schalen, wordt de HR-functie steeds uitdagender om te beheren. Van het voldoen aan de eisen van klanten en het toepassen van best practices tot het aannemen en voldoen aan complexe regelgeving, het HR-werk is non-stop. Uitbesteding van personeelsbeloningen verwijst naar samenwerking met externe HR-adviseurs om de betrokken taken te vergemakkelijken, waaronder inschrijvingsdiensten, salarisadministratie-integratie en werknemersondersteuning.
De uitbestede HR-consultants richten zich op het beheer van de dagelijkse taken om een kwaliteitservaring te garanderen. Het uitbesteden van de administratie van personeelsbeloningen stelt u dus in staat om uw werknemers als werknemers van uw bedrijf te behouden, maar neemt de meeste administratieve last weg van het papierwerk en het doorlopen van de juridische hoepels van het beheer van de uitkeringsplannen.
Beheer van personeelsbeloningen uitbesteden: factoren waarmee rekening moet worden gehouden
Wanneer u op zoek bent naar een outsourcingpartner voor uw employee benefits management, zijn er een paar belangrijke zaken waarmee u rekening moet houden.
- Ervaring en expertise
- Aanpasbare oplossingen
- Technologie en infrastructuur
- Financiële stabiliteit
- Klantenservice
Voordelen van het uitbesteden van de personeelsadministratie
Er zijn veel redenen waarom een bedrijf ervoor kan kiezen om een bepaalde taak, baan of proces uit te besteden. Enkele van de erkende voordelen van outsourcing zijn bijvoorbeeld:
#1. Flexibel personeel van hoge kwaliteit
Het genoegen nemen met een "gemiddelde" personeelsbezetting tijdens piekvolumes kan leiden tot verwerkingsvertragingen, fouten en andere uitdagingen. Maar met een golf van verloop en pensionering die de verzekeringssector overspoelt, levert het werven van extra personeel zijn eigen problemen op. Outsourcing stelt makelaars in staat om de ondersteuning die ze nodig hebben op aanvraag te benutten, waardoor ze het hele jaar door naar behoefte kunnen op- of afbouwen.
#2. Professionele expertise
HR-outsourcingorganisaties hebben experts die zich toeleggen op gespecialiseerde onderwerpen, zoals compliancekwesties. Of u nu vragen heeft over federale regelgeving, het beoordelen van talent of het plannen van voordelen, u kunt contact opnemen met een expert wiens enige taak het is om over deze onderwerpen te adviseren. Dit betekent dat u veel nauwkeurigere informatie kunt krijgen dan wanneer u één HR-generalist zou hebben die elk onderwerp afzonderlijk probeert te leren.
#3. Aansprakelijkheidsbescherming
Uitbestede HR-consultants hebben de verplichting om op de hoogte te blijven van verschillende wijzigingen in de regelgeving om naleving te garanderen en zijn zich bewust van de gevolgen van deze wijzigingen. In combinatie hiermee verschuift de last van vertrouwelijkheid automatisch naar de serviceprovider bij het omgaan met gevoelige informatie over gezondheidsgeschiedenis en financiën.
#4. Potentieel voor lagere kosten
De stijgende kosten van uitkeringen baren de meeste bedrijven zorgen. Door schaalvoordelen hebben organisaties veel te winnen bij de koopkracht van hun dienstverleners. Met de langdurige relaties met verschillende vervoerders kunnen uitbestede dienstverleners een redelijk koopje krijgen voor verlengingen en opties vergelijken.
#5. Privacy van werknemers
Praten over arbeidsvoorwaarden op de werkvloer geeft veel mensen een ongemakkelijk gevoel. Bovendien zijn er privacykwesties als het gaat om het bespreken van persoonlijke gezondheidsvoordelen op de werkplek. Wanneer u uw personeelsadministratie uitbesteedt, haalt u het ongemak weg dat een medewerker kan voelen als hij iemand binnen zijn of haar organisatie aanspreekt.
#6. Bespaart tijd
Aanbieders van personeelsbeloningen stroomlijnen het inschrijvingsproces met webgebaseerde tools en vereenvoudigen de administratie als aanspreekpunt voor alle vragen van werknemers. Tijdens open inschrijving analyseren ze de meest kosteneffectieve opties voor aanmelding of verlenging. Inschrijving, updates of wijzigingen kunnen snel gebeuren met behulp van op maat gemaakte technologieplatforms.
#7. Eenvoudige integratie met andere diensten
Wanneer u uw salarisadministratie inschakelt voor uw uitkeringen, kunt u ervoor zorgen dat al uw diensten geïntegreerd zijn. U kunt de efficiëntie op de werkvloer verhogen wanneer u al uw diensten bij één provider integreert. De integratie van salarisadministratie, HR-services en secundaire arbeidsvoorwaarden betekent dat elk programma met elkaar kan communiceren, wat een meer gestroomlijnde HR-ervaring oplevert.
Wat zijn personeelsbeloningen in de VS?
Personeelsbeloningen zijn alle soorten materiële of immateriële vergoedingen die aan werknemers worden gegeven, afgezien van basislonen of basissalarissen.
Wat zijn de soorten payroll voordelen?
Deze voordelen omvatten doorgaans een ziektekostenverzekering, tandheelkundige en visuele dekking, levensverzekeringen en pensioenplanning,
Conclusie
Als u uitgebreide voordelen aanbiedt, moet het een prioriteit zijn om te bepalen hoe uw HR-team deze zal beheren. Bij handmatige administratie maak je sneller fouten, dus overweeg om te investeren in technologie voor uitkeringenadministratie. Hoewel het misschien een gedoe lijkt, zal een gestroomlijnd administratieproces uw werknemers helpen hun voordelen beter te begrijpen en te gebruiken.
Referenties
- Een verwijzingsbonus voor werknemers implementeren (gids)
- BESTE TIJDKLOK: Beste tijdklokkensoftware voor werknemers 2023
- TOP 45 PERKS EN VOORDELEN VOOR WERKNEMERS: Hoe u ze effectief kunt gebruiken
- TOP WERKNEMERS SOFTWARE IN 2023: Hoe kies je er een
- IT-OUTSOURCINGDIENSTEN: betekenis, voorbeelden, voordelen en bedrijf
- FOLLOW-UP INTERVIEW E-MAIL: beste ideeën, hoe het te schrijven en de beste tips
- WERKNEMERS BETROKKEN ACTIVITEITEN: Beste betrokkenheidsactiviteiten voor werk in 2023
- AANWEZIGHEIDSBELEID: definitie en stappen voor een effectief aanwezigheidsbeleid
- AWARDS VOOR WERKNEMERS: Best Fun Tips, Service & Recognition Ideas
