Vermoedelijk communiceer je als kleine ondernemer elke dag met potentiële zakenpartners en klanten. Als u van plan bent nauw met hen om te gaan, zal u vrijwel zeker op een bepaald moment worden gevraagd om een verzekeringscertificaat COI te overleggen.
Dit is wat dat verzoek betekent en hoe u erop kunt reageren.
Wat is de betekenis van een verzekeringsbewijs (COI)?
Een verzekeringsmaatschappij of makelaar geeft een verzekeringscertificaat (COI) af. De COI bevestigt het bestaan van een verzekeringspolis en licht de belangrijkste kenmerken en voorwaarden toe. Een normale COI omvat bijvoorbeeld de naam van de verzekeringnemer, de ingangsdatum van de polis, het type dekking, polislimieten en andere relevante polisfeiten.
Dus zonder een COI zal een bedrijf of aannemer moeite hebben om klanten binnen te halen; de meeste inleners zullen niet het risico willen nemen van eventuele kosten die de aannemer of aanbieder kan maken.
Wanneer een bedrijf een aannemer of een andere organisatie voor diensten in dienst heeft, moet het een kopie van zijn COI verkrijgen en ervoor zorgen dat deze actueel is.
Soorten verzekeringscertificaten (COI)
Verzekeringscertificaten zijn ingedeeld in de volgende categorieën:
#1. Aansprakelijkheidsverzekeringscertificaat
Dit moet niet alleen worden overwogen om de projecteigenaar te beschermen, maar ook om de projectmanager en misschien een geldschieter een extra verzekerde status te geven. Het onderzoeken van certificaten van aansprakelijkheidsverzekeringen is een belangrijk onderdeel van de risico-overdracht van de projecteigenaar naar een derde partij. Zoek naar enkele van de volgende indicatoren op de COI om ervoor te zorgen dat uw WA-dekking voldoende is:
- De status van aanvullend verzekerde wordt uitgebreid tot de juiste entiteiten.
- Beschrijf de activiteiten waaraan de verkoper/onderaannemer werkt.
- Subrogatie ontheffing
- "Primaire en niet-bijdragende" dekking is voorzien.
U dient de verzekeringsaantekeningen te verkrijgen en na te kijken voor een nauwkeuriger onderzoek van deze dekkingsinformatie.
#2. Certificaat arbeidsongevallenverzekering
Dit moet worden vereist en gedocumenteerd in overeenstemming met de toepasselijke staatsstatuten en wetten.
#3. Certificaat auto-aansprakelijkheidsverzekering
Alle auto's die eigendom zijn van de verkoper, geleasde, niet-eigendom en gehuurde auto's moeten worden gecontroleerd.
Toelichting aanvullende verzekerden
Het ACORD 25-formulier, is een gestandaardiseerd sjabloondocument dat gewoonlijk wordt gebruikt om een van de vijf basistypen verzekeringspolissen weer te geven. Het is een van de COI-papieren die BCS het vaakst behandelt. Het omvat de genoemde verzekerde - de persoon of entiteit met de meeste verantwoordelijkheid en die de premie betaalt - evenals eventuele extra verzekerden die in de polis worden vermeld.
Extra verzekerden hebben dekking volgens het contract van de eigenaar van de polis, maar zij zijn niet verantwoordelijk voor het betalen van de premies en hebben niet de bevoegdheid om de voorwaarden van de polis te wijzigen.
Terugkerend naar ons voorbeeld van een hotelgebouw, zouden verdere verzekerde aantekeningen als volgt kunnen verlopen:
- Een algemene aannemer en een hoteleigenaar ondertekenen een bouwcontract. Een clausule in het contract vereist dat de algemene aannemer dragen commerciële algemene aansprakelijkheidsverzekering voor de duur van het project. De hotelketen wordt door de hoofdaannemer als een aanvullende verzekerde meeverzekerd aangezien, zelfs als de hotelketen de werkzaamheden niet uitvoert, zij kunnen worden vervolgd in geval van lichamelijke schade door nalatigheid van derden.
- Daarna zal de hoofdaannemer een extra verzekerde aantekening verkrijgen van elke derde onderaannemer die werkzaamheden uitvoert voor zichzelf en het hotelnetwerk. Als dit correct wordt gedaan, wordt de aansprakelijkheid effectief overgedragen aan de verzekering van de onderaannemers.
Wat is het verschil tussen COI en verzekering?
Het is één ding voor de ene partij om het bewijs te bevestigen dat de verzekering van een andere partij is afgesloten om eigendommen of lichamelijk letsel te dekken. Het kan een kopie van hun verzekeringsdekking opvragen.
Een ander voorbeeld is wanneer een partij (bijvoorbeeld 'Real Estate Corp.') de andere partij (bijvoorbeeld 'Paul the Plumber LLC') voor een project in dienst heeft en van die derde partij vraagt om een COI uit te geven. Zoals eerder vermeld, is de COI een beknopt document dat alle relevante feiten van een verzekeringspolis bevat in een gemakkelijk te gebruiken, gestandaardiseerd formaat.
Wanneer Real Estate Corp. verzoekt dat Paul de Loodgieter een COI opstelt, vraagt het dat de polis wordt "goedgekeurd" (ook wel "geamendeerd") zodat de polis een verdere verzekerde status kan bieden aan Real Estate Corp. De resulterende COI omvat vaak taal in de strekking van "Real Estate Corp. genoemd als extra verzekerde". Als gevolg hiervan, als Real Estate Corp. wordt uitgegeven als gevolg van een gebeurtenis die verband houdt met Paul's bedrijf, moeten ze ook worden beschermd door zijn verzekering.
Verzekeringscertificaten mogen niet:
- Wijzig de dekking.
- Wijzig de voorwaarden van het verzekeringscontract
Controleren op COI-naleving
Als het gaat om de naleving van verzekeringen, zijn er verschillende variabelen waarmee rekening moet worden gehouden.
Het is van cruciaal belang dat degene die uw verzekeringscertificaten controleert op naleving gedisciplineerd, ervaren en gekwalificeerd is en praktische kennis heeft van:
- Contractvoorwaarden
- Formulieren en standaarden voor ACORD
- Verzekeringspolissen
- Aanbevelingszinnen
- Regelgeving met betrekking tot de vergoeding van werknemers
Het onvermogen om claims in te dienen als gevolg van niet-naleving van de COI kan rampzalig zijn, aangezien vonnissen en schikkingen vaak meer dan zeven cijfers overschrijden.
Een groot deel van uw due diligence kan worden teruggebracht tot giswerk als u geen gebruik maakt van uitgebreide documentvolgsystemen.
Wie komt in aanmerking voor een verzekeringscertificaat?
Een verzekeringsmaatschappij geeft verzekeringscertificaten uit namens de gedekte partij (meestal de verkoper of aannemer). Gewoonlijk zal een verzekeringsmaatschappij dus een kopie van de COI - het bewijs dat de verzekering bestaat - aan de verzekerde verstrekken op het moment dat de polis wordt afgesloten of op verzoek.
Wanneer een contracterende organisatie op zijn beurt een bewijs van verzekering eist, dient de potentiële verkoper of aannemer de COI rechtstreeks bij de klant in.
Alvorens een verkoper of aannemer te machtigen om met het werk te beginnen, moet de klant een nieuwe COI aanvragen als verificatie dat de wijzigingen zijn aangebracht en van kracht zijn.
Hoe krijg je een verzekeringscertificaat COI?
Als u een verzekeringsbewijs moet aanvragen bij uw verzekeraar, gaat de standaardprocedure als volgt:
Vraag eerst aan uw klant die de COI aanvraagt, wat de minima en limieten van de dekking moeten zijn. Als u uw premie moet verhogen, vraag dan de naam, het adres en het fiscaal identificatienummer van uw klant op.
Bel uw makelaar en leg uit dat u een verzekeringsbewijs en het minimale dekkingsbedrag nodig heeft. Als uw polis al aan de criteria voldoet, belt de makelaar uw koerier om de COI te verkrijgen. Als u een rijder moet kopen om de dekking voor het project te vergroten, zal uw makelaar u de nodige informatie en documentatie verstrekken.
Zodra u klaar bent, zal uw makelaar de COI voorbereiden en u een afgedrukt verzekeringscertificaat bezorgen, dat u vervolgens aan uw klant moet bezorgen om de transactie te voltooien en uw contract te ondertekenen om uw partnerschap te beginnen.
Hoewel het proces vrij eenvoudig is, moet worden opgemerkt dat het verkrijgen van de COI van uw makelaar een paar dagen of zelfs weken kan duren, afhankelijk van hoe gemakkelijk het is om contact op te nemen met uw makelaar en hoe snel hij of zij in staat is om alle essentiële documentatie in te vullen. en u voorzien van uw COI.
Wanneer en waar heeft u een COI nodig?
Een attest van aansprakelijkheidsverzekering kan vereist zijn om:
- Onderteken een klantovereenkomst.
- Werk als freelancer
- Maak een commerciële huurovereenkomst.
- Nieuwe klanten binnenhalen
#1. Onderteken een klantovereenkomst.
In de voorwaarden van een contract kan een klant een verzekeringscertificaat aanvragen. In sommige situaties kan uw aansprakelijkheidsverzekering uw klanten beschermen tegen mogelijke verliezen en schade veroorzaakt door uw bedrijf.
Een computerreparatiewerkplaats heeft bijvoorbeeld een langdurige deal met een lokaal bedrijf. Als een technicus per ongeluk de laptop van een klant laat vallen tijdens een reparatie, dekt de algemene aansprakelijkheidsdekking van het computerreparatiebedrijf de kosten van het vervangen van de kapotte laptop.
#2. Maak een commerciële huurovereenkomst.
Een certificaat van aansprakelijkheidsverzekering kan nodig zijn om een huurovereenkomst te ondertekenen voor een nieuw kantoor, winkelpui of andere zakelijke faciliteit.
Uw accountantskantoor heeft bijvoorbeeld onlangs een algemene aansprakelijkheidsverzekering afgesloten om te voldoen aan de voorwaarden van haar nieuwe handelshuurovereenkomst. Een klant glijdt uit en valt op de trap van uw nieuwe kantoor en klaagt aan. Uw algemene aansprakelijkheidsdekking dekt de kosten van de zaak voor u en uw verhuurder.
#3. Werken als zzp'er
Bedrijven die aannemers inschakelen, willen vaak weten dat ze niet aansprakelijk kunnen worden gesteld als de aannemer een fout maakt. Financiële verliezen of schade die ontstaan als gevolg van het werk van de aannemer worden normaal gesproken vergoed als de aannemer een aansprakelijkheidsverzekering heeft - zonder tussenkomst van het bedrijf dat de aannemer heeft ingehuurd.
Een bouwbedrijf schakelt bijvoorbeeld een zzp'er in voor het plaatsen van ramen in een kantoor. De afgewerkte ramen voldoen niet aan de contractnormen, waardoor het resulteert in duizenden dollars aan overschrijdingen. De kosten voor het vervangen van de ramen zouden worden betaald als het bouwbedrijf de aannemer zou dwingen een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
#4. Nieuwe klanten binnenhalen
Het opbouwen van een solide zakelijke reputatie is moeilijk, vooral als je net begint. Een aansprakelijkheidsverzekering laat potentiële klanten zien dat uw bedrijf gewone ongevallen en rechtszaken kan doorstaan, waardoor uw betrouwbaarheid toeneemt.
Wat zijn de kosten van een verzekeringsbewijs?
Een verzekeringscertificaat is eigenlijk gratis omdat het een gratis service is die wordt aangeboden door het bedrijf dat u uw zakelijke verzekering heeft gegeven. Als uw makelaar u kosten in rekening brengt voor het verstrekken van een COI, is het tijd om over te stappen.
Als het werk in kwestie echter een aanvullende dekking vereist die uw polis niet biedt, moet u mogelijk een aanvullende premie betalen om die kosten te dekken. Afgezien daarvan mag uw makelaar u nooit kosten in rekening brengen voor het verstrekken van een verzekeringscertificaat, ongeacht hoeveel u er nodig heeft.
Hoe lang moet ik een COI onderhouden?
Zelfs nadat een opdrachtnemer een COI heeft opgeleverd, is er weinig prikkel voor een opdrachtgever om deze af te wijzen of te verwijderen.
Onthoud dat het doel van een COI is om te verifiëren dat een aannemer gedurende een bepaalde tijdsduur een bepaald bedrag aan verzekering heeft gehad. Hoewel de dekkingsperiode op een specifieke datum kan eindigen, kan de aansprakelijkheid voor schade of schade die zich tijdens die periode heeft voorgedaan, blijven bestaan, zelfs nadat het project is voltooid.
De symptomen van een arbeidsongeval veroorzaakt door het gebruik van gevaarlijke producten op de werkplek kunnen bijvoorbeeld maanden of zelfs jaren niet zichtbaar zijn. Als ze dat doen, helpt het bijhouden van de aannemers van het project en een certificaat van hun verzekeringsdekking om uw bedrijf te beschermen en ervoor te zorgen dat slachtoffers een adequate vergoeding ontvangen.
Bij een arbeidsconflict kan de COI een opdrachtgeverorganisatie assisteren bij het aantonen dat een opdrachtnemer niet als fulltime werknemer is aangenomen. Dit kan aanzienlijk zijn in de context van arbeidsconflicten met betrekking tot ziektekostenverzekeringen, betaald verlof en andere problemen.
Om uw bedrijf op de lange termijn te beschermen, omvat een robuuste COI-trackingstrategie het bewaken van de dekking van de huidige activiteit en het opslaan van eerder bewijs van dekking.
Hoewel de dekkingsperiode op een specifieke datum kan eindigen, kan de aansprakelijkheid voor schade of letsel die tijdens die periode is opgelopen, blijven bestaan, zelfs nadat het project is voltooid.
Certificaat van verzekering COI Monitoring en Management
Veel bedrijven vertrouwen op ineffectieve of niet-bestaande methoden voor het verzamelen van documenten. Als we bedenken dat tussen de 36% en 53% van de kleine bedrijven betrokken is bij ten minste één rechtszaak per jaar en dat ongeveer 90% van de bedrijven op elk moment in een rechtszaak verwikkeld is, is het moeilijk om niet uit te roepen: "WAAROM?!?"
Er moeten contracten zijn met alle werknemers en externe leveranciers die deelnemen aan uw inspanningen als bedrijfseigenaar. Omdat uw bedrijf uniek is, moet u uw contracten erop aanpassen in plaats van ze van internet te kopiëren. Je hebt ook een advocaat nodig om je te helpen bij het structureren van deze contracten.
Om de naleving door leveranciers te meten en te volgen, moet u beschikken over een mechanisme voor het volgen van verzekeringen. Voor sommige extreem grote projecten, zoals het eerder genoemde hotelgebouw, kunnen enkele honderden verzekeringscertificaten en andere referenties van leveranciers vereist zijn. Projectmanagers hebben niet de tijd en middelen om al deze documenten te beheren, nalevingsnormen te handhaven, vervaldatums van COI's bij te houden en projecten volgens schema uit te voeren.
Hoe werkt Coi-geld?
De som geld die de verzekeringsmaatschappij kost om de status van uw levensverzekeringspolis te behouden, staat bekend als de Cost of Insurance (COI) betaling. Uw leeftijd en gezondheid op het moment dat u dekking aanvraagt, bepalen hoeveel u betaalt.
Wat is het doel van Coi?
Een verzekeringsmaatschappij of makelaar zal een verzekeringscertificaat (COI) verstrekken om de aanwezigheid van een verzekeringspolis te bevestigen. Een COI die bescherming biedt tegen aansprakelijkheid voor arbeidsongevallen of verwondingen is vaak vereist voor eigenaren van kleine bedrijven en aannemers om zaken te doen.
Waarom eisen bedrijven Coi?
De COI fungeert in feite als bewijs van verzekering, zodat de andere bedrijven waarmee u zaken doet, weten dat u over de nodige verzekeringen beschikt om risico's te verminderen. Alvorens een commerciële overeenkomst te sluiten, biedt het gemoedsrust.
Wat is de Coi-procedure?
Wanneer een extern belang of een externe relatie verband houdt met een specifiek onderzoeksproject en het potentieel heeft om het onderzoek materieel en nadelig te beïnvloeden of te beïnvloeden, wordt de COI van het project bepaald (of de perceptie daarvan). COI's moeten worden beheerd, verminderd of geëlimineerd.
Wat betekent Coi als het gaat om contracten?
Een verzekeringscertificaat toont aan potentiële klanten en partners aan dat uw bedrijf voldoende verzekerd is en dat zakendoen met u veilig is.
Veelgestelde vragen over COI-verzekering
Waarom vragen bedrijven om een verzekeringscertificaat?
Het laat potentiële klanten zien dat u voldoende aansprakelijkheidslimieten hebt om uw baan te beschermen. Weten hoe u een COI kunt verkrijgen, is van cruciaal belang voor het runnen van uw bedrijf.
Wat is het verschil tussen verzekeringspolis en verzekeringscertificaat?
De termen verzekeringspolis en verzekeringsbewijs zijn niet uitwisselbaar. Het dekkingsplan van de verzekeraar wordt een verzekeringspolis genoemd. Het verzekeringsbewijs is een document dat aangeeft dat uw voertuig verzekerd is.
Wie is de certificaathouder op een COI?
De certificaathouder is degene die de COI van de verzekerde ontvangt. Verzekerde legt de COI voor aan de certificaathouder om aan te tonen dat hij voldoende dekking heeft.
