Bent u ooit in een situatie geweest waarin u iemand aan iets belangrijks moest herinneren, maar niet opdringerig of ongeduldig wilde klinken? Natuurlijk heb je dat gedaan. Uitzoeken hoe en wanneer u een vriendelijke herinneringsmail moet sturen, is een sociaal dilemma dat de meeste mensen maar al te goed kennen. Het evenwicht tussen de behoefte om dingen gedaan te krijgen en de behoefte om de autonomie van iemand anders te respecteren kan erg lastig te vinden zijn.
Over 319 miljard e-mails worden dagelijks verzonden, terwijl het gemiddelde open tarief dat is 16.97% in alle sectoren. Dat betekent dat miljarden e-mails overal in de inbox over het hoofd worden gezien. Dus wat kunt u doen om uw bericht geopend te krijgen zonder opdringerig of spamachtig te zijn?
Het etiquette-dilemma kan eenvoudig worden opgelost met een goedgeschreven herinnering. Dit zijn berichten die de boodschap duidelijk maken zonder wrok te creëren. Ze zijn professioneel en effectief, maar toch vriendelijk en zachtaardig.
Weten hoe u een vriendelijke herinneringsmail moet schrijven, is een van de beste hulpmiddelen om mensen op de hoogte te stellen van aanstaande vergaderingen, gemiste betalingen, sollicitaties, belangrijke evenementen en meer. En als het goed wordt gedaan, kan een goede boodschap een opluchting zijn voor de ontvangers, als je de juiste toon en timing weet te vinden.
Key Takeaways
- Vriendelijke herinneringsmails zijn een geweldige manier om uw abonnees te betrekken en hen tot actie aan te zetten. Wanneer u van plan bent herinnerings-e-mails in te stellen, onthoud dan altijd de volgende tips en best practices:
- Houd uw herinneringsberichten en e-mails kort en helder;
- Creëer scroll-stoppende onderwerpregels voor herinnerings-e-mails die onmiddellijk de aandacht trekken;
- Houd altijd het perspectief van uw publiek in gedachten wanneer u een herinneringsmail schrijft;
- Wees nooit opdringerig of bedreigend in uw herinneringsmails
Wat is een herinneringsmail?
Herinneringsmails worden verzonden om iemand te herinneren aan komende vergaderingen, afspraken, vergeten agenda's of om eerdere gesprekken op te volgen. Er zijn over het algemeen twee typen:
- E-mails die dienen als samenvatting van het gesprek of de vergadering die zojuist heeft plaatsgevonden, met een vervolg op toekomstige actie;
- Er worden herinneringsberichten verzonden om iets in te halen dat niet is gebeurd. Bijvoorbeeld een vervolg op een gemiste deadline of geen reactie na de eerste e-mail/oproep.
In dit artikel laat ik je zien hoe je dit soort e-mails kunt maken, samen met voorbeelden en sjablonen. Maar laten we eerst eens kijken wanneer het gepast is om een vriendelijke herinneringsmail te sturen en hoe u uw perfecte timing kunt vinden.
Wanneer moet u een herinneringsmail sturen?
Herinneringsmails zijn handig als er iets belangrijks aan de hand is of als er iets had moeten gebeuren, maar niet gebeurde. Hier volgen enkele situaties waarin u baat zou kunnen hebben bij het sturen van een herinnering:
- Gemiste werkdeadlines. Geen enkele werknemer is een eiland in de hedendaagse zakenwereld. Als één persoon belooft een taak op een bepaalde dag af te ronden en dat gebeurt niet, lopen hele projecten vertraging op. Het is beter om een e-mailherinnering te sturen voordat er te veel tijd verstrijkt.
- Aankomende belangrijke evenementen. Sommige evenementen en deadlines zijn te belangrijk om te riskeren gemist te worden. Hiervoor kunt u vooraf een vriendelijke herinnering sturen, zodat iedereen op het goede spoor blijft.
- Vervallen communicatie. De meeste mensen zijn in een situatie geweest waarin iemand beloofde iets te doen en weer contact op te nemen, maar die boodschap kwam gewoon niet. Een herinnering kan helpen om het contact te herstellen en erachter te komen of de taak de persoon gewoon is ontgaan of dat u iets anders kunt doen om te helpen.
- Te late betalingen. Betaling op of vóór een deadline is standaard zakelijke etiquette. Er gebeuren dingen, maar u heeft nog steeds recht op uw geld. Voel u niet schuldig als u een betalingsherinnering stuurt als er een deadline is verstreken en u het geld niet heeft ontvangen.
- Openstaande sollicitaties of sollicitatiegesprekken. Als u in de race bent voor een baan, kan een vervolg-e-mail uw kansen op succes vergroten. Het is belangrijk om de rekruteringsmanager niet te overspoelen met berichten, maar een zorgvuldig getimed bericht kan ervoor zorgen dat u opvalt.
- Problemen met leveranciers. Soms bent u degene die moet betalen, maar heeft een leverancier u geen factuur gestuurd. Het kan ook zijn dat je iets hebt besteld en het nog niet is aangekomen. Uw bedrijf is afhankelijk van dat product of die factuur, dus het is prima om contact op te nemen en in te checken.
Zo stuur je een vriendelijke herinneringsmail
Alle vriendelijke herinneringsmails moeten duidelijk, vriendelijk en beknopt zijn. Je wilt beleefd genoeg zijn om mensen aan te moedigen actie te ondernemen, maar niet zo passief dat mensen je boodschap negeren.
De beste e-mailherinneringen hebben vijf kernelementen.
1. Onderwerpregel
Met een goede onderwerpregel kom je een heel eind bij het versturen van herinneringsmails. De ontvanger moet weten waarom u een herinnering verzendt en zich verplicht voelen om actie te ondernemen. Het belangrijkste idee is om uw onderwerpregel kort te houden en urgentie toe te voegen, zodat de ontvanger weet dat deze tijdgevoelig is.
2. Groet
Een begroeting zet de toon voor de hoofdtekst van uw e-mail, dus sla deze niet over.
- Toevallige begroeting: Gebruik een meer informele begroeting, zoals “Hallo daar, Daniëlle” or "Hé, Jonathan."
- Formele groet: Als uw bedrijf formelere taal gebruikt, begin dan met “Hallo, Kate.”
- Speciale uitzonderingsgroet: Beginnend met "Beste" is over het algemeen te formeel voor een vriendelijke e-mailherinnering, maar blijf erbij als dat de standaardbegroeting van uw bedrijf is.
3.Context
In de hoofdtekst van uw e-mail laat u de ontvanger weten waarom u hem een e-mail stuurt. Hier geeft u context over het project, de deadline, de betaling, de vergadering of welke situatie dan ook die een duwtje in de rug nodig heeft. Voeg specifieke namen en datums toe als dit uw boodschap helpt verduidelijken, en vermeld een recent weetje over de persoon of het bedrijf.
Hier zijn enkele voorbeelden van hoe dit gedeelte eruit kan zien:
- Nu het einde van de maand (en het kwartaal) snel nadert, willen we alle facturen zo snel mogelijk ontvangen.
- Ik werk nog steeds aan het artikel, Topondernemerschapstips voor nieuwe oprichters, en zou graag jouw mening in het stuk willen opnemen. Met de recente financieringsronde en groei van ABC Company heb je het afgelopen jaar zo goed genavigeerd.
- Ik kom langs om u te herinneren aan de komende Q4 Content Planning-bijeenkomst die gepland staat op dinsdag 2 juni om 2 uur EST. Ik kijk ernaar uit om aan de slag te gaan met uw analyserapport.
- Terwijl u zich voorbereidt op de presentatie, moet u er rekening mee houden dat u de dia's die u wilt toevoegen vóór het einde van de dag op maandag 30 juli opstuurt. Werkt dit nog steeds voor u?
4. Verzoek:
Zodra u de weg heeft vrijgemaakt door context te bieden, is het tijd om uw herinnering of verzoek in te voegen. Wees hier niet te langdradig, anders verlies je mogelijk de aandacht van de ontvanger. Als u onmiddellijk antwoord wilt, is het handig om uw verzoek te omsluiten met een vraag, zodat mensen meteen actie ondernemen.
- Stuur uw factuur voor alle werkzaamheden uit ons meest recente contract naar [e-mail beveiligd] en CC mij. Als u vragen heeft, kunt u mij bereiken op (333) 333-3333.
- Als u een offerte voor het artikel wilt insturen, deel dan uw antwoord op de volgende vraag en leg uw redenering erachter uit. Welke tip zou je nieuwe ondernemers geven om hen dit jaar te helpen hun bedrijf succesvol te runnen?
5. Afmelden
Je hebt je belangrijkste punt en verzoek gemaakt, dus het is tijd om af te sluiten met een vriendelijke afsluiting.
- Bedankt dat je de tijd hebt genomen om dit te verwerken.
- Bedankt voor het prioriteren van dit project.
- Ik waardeer uw inspanningen terwijl we dit voorstel afronden.
- Ik kijk er naar uit van u te horen.
Vergeet niet om een afsluitende aftekening op te nemen die dezelfde toon volgt als de rest van uw e-mail.
- Het beste
- Oprecht
- Nogmaals bedankt
- Met vriendelijke groet
- Bedankt
Sluit de e-mail af met uw voornaam voor een vriendelijke toon, of uw volledige naam voor een meer formele toon. Als u extra context nodig heeft, vermeld dan uw functietitel, bedrijfsnaam of contactgegevens achter uw naam.
Hieronder vindt u een sjabloon met verschillende voorbeelden van vriendelijke herinneringsmails. U kunt ze gebruiken om met iedereen contact op te nemen over verkoop, netwerken, werving of welke andere situatie dan ook.
Vriendelijke herinnerings-e-mailsjablonen
Hoe lang moet u wachten voordat u een herinneringsmail verzendt?
- Aankomende deadline. Verschilt per project. Geef mensen meer tijd voor een complex project en een korter tijdsbestek voor een eenvoudige taak.
- Aankomend evenement. Drie tot veertien dagen vóór het evenement. U kunt voorafgaand aan het evenement meerdere herinneringen sturen om het enthousiasme op te wekken en ervoor te zorgen dat iedereen duidelijk is over de timing en planning.
- Aankomende bijeenkomst. Eén tot twee dagen van tevoren. Geef de mensen die bij de vergadering betrokken zijn een paar dagen bedenktijd, omdat ze mogelijk al zaken moeten voorbereiden.
- Achterstallige betaling of deadline. Eén dag na de uitgerekende datum. Je wilt mensen eraan herinneren wanneer het top of mind is en laten zien dat je wacht tot ze actie ondernemen.
- Sollicitatie. The Muse raadt aan om vijf tot tien werkdagen te wachten voordat u een follow-up uitvoert. Als iemand u voor de functie heeft aanbevolen, neem dan eerst contact met hem of haar op voor meer informatie voordat u contact opneemt met het HR-team of de wervingsmanager. Dit lijkt misschien lang, maar Indeed ontdekte dat 10% binnen een paar weken na de sollicitatie iets van werkgevers hoort, en slechts 44% binnen een week.
- Sollicitatiegesprek. Als een sollicitatiegesprek een paar weken van tevoren is gepland, kunt u het beste de dag ervoor inchecken om er zeker van te zijn dat de tijd nog steeds geschikt is voor alle betrokkenen. Als iemand na een sollicitatiegesprek contact met u opneemt, raden rekruteringsmanagers aan om te wachten tot na de afgesproken tijdlijn voordat ze een herinneringsmail sturen. Nog steeds geen woord? Wacht vijf tot zeven dagen voordat u op 'verzenden' klikt.
Tips & trucs voor het maken van vriendelijke herinneringsmails
Het schrijven van een goede herinneringsmail gaat over het voortdurend promoten van de juiste boodschap, in plaats van de ontvanger alleen maar aan uw bestaan te herinneren. Uw e-mails moeten waarde en context bieden, uw product/dienst bewijzen en verder bewijzen, en uitleggen waarom dit nuttig zou zijn.
Hier zijn enkele algemene tips en trucs die u moet weten om verder te komen in uw vervolg-e-mailspel:
- Klink niet verontschuldigend. Zorg ervoor dat uw e-mail geen passieve woordenstroom bevat, zoals 'Ik hoop dat dit een goed moment is' or 'Ik kijk even of je de kans hebt gehad om naar mijn vorige e-mail te kijken.' Wanneer u een herinneringsmail verzendt, zorg er dan voor dat u een waardevolle boodschap heeft om te delen;
- Duidelijke call-to-action. Laat uw ontvanger weten wat u wilt dat hij of zij doet. Wat uw doel ook is, het moet duidelijk worden gedefinieerd, zodat de persoon de volgende stap kent. Als u een afspraak wilt plannen, is het voordelig om een link op te geven waar deze kan worden gepland – een automatische bevestigingsmail voor de vergadering kan volgen zodra de boeking succesvol is;
- Wees beleefd. Er kunnen een aantal redenen zijn waarom mensen niet op u reageren. Ze hebben het misschien te druk, vergeten het of missen het de eerste keer. Het kan ook zijn dat ze niet geïnteresseerd zijn en je hebben geghost. Wat de reden ook is, u moet uw ontvangers nog steeds op een beleefde en behulpzame toon benaderen en proberen de redenen voor het uitblijven van een reactie te begrijpen. Het kan enige tijd duren, dus wees geduldig.
Vriendelijke herinneringsmailvoorbeelden
Voorbeeld van een algemene herinneringsmail
| Aan: uw ontvanger Van jou Onderwerp: Vervolg op mijn tijdlijnverzoek |
| Hallo Stanley, Ik hoop dat je een goede dag hebt! Ik wilde snel de tijdlijn voor de projecties van dit kwartaal opvolgen. De laatste keer dat we elkaar spraken, geloofde u dat u zei dat u tegen het einde van de week het actieplan voor de komende maanden zou hebben. Dat gezegd hebbende, zou u dat kunnen doorsturen zodat ik het met mijn team kan delen? Laat het me weten als je hier vragen voor mij hebt. Dank je, Jimmy |
Voorbeeld van e-mailherinnering voor netwerken
| Aan: uw ontvanger Van jou Onderwerp: Koffie terwijl ik in de stad ben? |
| Hallo Stanley, Terwijl ik hier in LA ben, zou ik graag het gesprek voortzetten dat we afgelopen weekend op de conferentie hadden! Ik weet dat je het druk hebt, maar ik heb genoten van onze gesprekken en zou het leuk vinden om elkaar nog een keer te ontmoeten. Als je in de buurt bent, ben ik flexibel genoeg om met jouw schema te werken terwijl ik in de stad ben. Welke dagen en tijden zouden voor u deze week geschikt kunnen zijn? Jimmy |
| Aan: uw ontvanger Van jou Onderwerp: Bedankt voor het verbinden op LinkedIn! |
| Hé Stanley, Het was leuk om vorige week met je in contact te komen via LinkedIn. Ik kom weer op de basis met een paar bronnen waarvan ik denk dat ze nuttig zouden kunnen zijn als uw bedrijf probeert zijn marketingprogramma te laten groeien. Marketingplansjabloon: gebruik dit om uw marketingstrategie voor dit jaar te schetsen. E-boek over digitale marketing: een inleidende gids voor kleine bedrijven. Advertentieplanningspakket: sjablonen en een gids voor slimmer adverteren Als dit geen goed moment is om contact te maken, zou ik graag willen dat we contact houden. Verzend dit formulier zodat u de eerste bent die rechtstreeks van mij op de hoogte wordt gesteld van onze marketing- en productupdates. Ik zal uitkijken naar je inzending. Bedankt! Jimmy |
Vriendelijke herinneringsmails: best practices
Hier is een lijst met best practices die u moet volgen bij het schrijven van een vriendelijke herinneringsmail:
Kies een duidelijke onderwerpregel
Een e-mailonderwerpregel die het doel van uw bericht verduidelijkt, vergroot de kans dat mensen uw e-mail openen. Als u een klant bijvoorbeeld aan een evenement herinnert, wilt u wellicht de naam van het evenement in uw onderwerpregel opnemen.
Bovendien kunt u krachtige woorden en zinsneden als 'belangrijk' of 'reactie nodig' gebruiken om de aandacht van de lezer te trekken en op te vallen in een overvolle inbox.
Wees kort
Beknoptheid is iets dat u moet oefenen tijdens al uw e-mailmarketingcampagnes, maar vooral bij het schrijven van herinneringen. Er zijn maar weinig mensen die uw herinnering zullen lezen als u deze in een tekstmuur begraaft.
Het maakt uw contactpersoon niet uit hoe belangrijk de informatie is als het meer dan een paar minuten kost om deze door te lezen, dus kom snel ter zake.
Wees vriendelijk en toch direct
Omdat u impliceert dat uw klant misschien iets is vergeten te doen, is het belangrijk om lichtzinnig te werk te gaan en een vriendelijke toon aan te nemen. Anders loop je het risico dat je ze beledigt of irriteert.
U wilt echter niet overdrijven en onoprecht overkomen. Houd er bij het schrijven rekening mee dat dit een relatie tussen bedrijf en koper is en dat het niet uw doel is om de vriend van de lezer te worden.
Vind het juiste verzendmoment
Timing is misschien wel het belangrijkste element van e-mailsucces. De tijd die u wacht met het verzenden van een vriendelijke herinneringsmail hangt grotendeels af van de situatie.
Een dag na de vervaldatum is bijvoorbeeld meestal acceptabel bij het verzenden van betalingsherinneringsmails. Als u te lang wacht met het verzenden van uw herinnering, kan dit ook de kans op een reactie verkleinen. Hoe meer tijd verstrijkt, hoe minder uw klanten zich zullen herinneren dat ze iets moesten voltooien.
Een geweldige oplossing voor het vinden van de perfecte timing is het A/B-testen van de leverdatum en -tijd. Dit is wanneer u twee versies van een herinnering naar verschillende doelgroepsegmenten stuurt, waarbij u één element tegelijk varieert, en vervolgens prestatiestatistieken analyseert, zoals het openpercentage, om te zien welke versie het beste aanslaat.
Het perfecte moment om een effectieve e-mail te sturen, verschilt van geval tot geval, bijvoorbeeld aan het begin of helemaal aan het einde van de werkdag.
Voeg een oproep tot actie toe
Ook al is het je hoofddoel om mensen ergens aan te herinneren, er is altijd ruimte voor aanvullende feedback of betrokkenheid.
Door een CTA-knop toe te voegen aan uw e-mail of wanneer u zich afmeldt, kan de lezer het probleem gemakkelijk tot op de bodem uitzoeken.
Indien nodig meerdere keren opvolgen
Het maakt niet uit of uw herinnering gaat over een ontbrekende betaling of een productlancering, wees niet bang om actie te ondernemen als u vindt dat uw bericht belangrijk, nuttig en de moeite waard is om te lezen.
Gecombineerd met een goede timing kan een tweede vervolgmail uw klanten ertoe aanzetten actie te ondernemen en de taak te voltooien, zelfs als dat aangeeft dat ze niet langer geïnteresseerd zijn in een aankoop of niet langer een evenement kunnen organiseren.
Gebruik het als een marketingmogelijkheid
Voeg indien mogelijk en in context afbeeldingen of links van aanbevolen producten toe. U kunt ook komende aanbiedingen promoten of een stimulans geven om lid te worden van uw sociale mediakanalen.
Houd er bij het toevoegen van afbeeldingen rekening mee dat ze de juiste grootte hebben voor alle e-mailserviceproviders, zoals Gmail, Outlook en iCloud. Een slechte kijkervaring kan ervoor zorgen dat lezers zich van uw merk afwenden en naar dat van een concurrent gaan.
Referenties
