Het hebben van een effectief communicatiesysteem is cruciaal in de huidige bedrijfsomgeving waar klantenservice en informatiestroom topdoelstellingen zijn. Om deze reden moeten bedrijven de beste kantoortelefoonsystemen voor hun activiteiten kiezen uit de grote verscheidenheid en leveranciers op de markt. Om meer te weten te komen over de beste telefoonsystemen voor thuiskantoren en kleine bedrijven, vindt u hier een gids voor u.
Telefoonsystemen voor kantoor
Bedrijven gebruiken kantoortelefoonsystemen, een genetwerkte verzameling van verschillende telefoonlijnen, om interne en externe communicatieprocedures te stroomlijnen. Populaire soorten telefoonsystemen op de werkplek die de productiviteit en gespreksbetrouwbaarheid verhogen, zijn onder meer VoIP- en PBX-systemen. Zakelijke telefoonsystemen kunnen variëren van enkele lijnen tot volledig configureerbare hybride systemen. Overweeg de behoeften van uw bedrijf en kies het juiste kantoortelefoonsysteem voordat u het koopt.
Verschillende soorten OfficePhone-systemen
Een van de grootste voordelen van bedrijfstelefoonsystemen is hun veelzijdigheid. Er zijn drie hoofdtypen kantoortelefoonnetwerksystemen waaruit u kunt kiezen.
#1. Telefoonsysteem met meerdere lijnen
Een telefoonsysteem met meerdere lijnen is een telefoonsysteem waarbij alle oproepen via een centraal telefoonsysteem worden gerouteerd en centraal worden geregeld. Alle inkomende oproepen worden eerst ontvangen door het kernsysteem, dat ze vervolgens doorstuurt naar de juiste persoon of divisie.
#2. PBX-telefoonsysteem
Een vast telefooncentralesysteem (PBX) verbindt elke bureautelefoon via een kabel. U kunt ook bellen via IP PBX, waarbij een ethernetkabel wordt gebruikt om bureauhandsets met internet te verbinden.
#3. VoIP-telefoonsysteem
Interne gesprekken kunnen worden gerouteerd via VoIP, waarvoor een internetverbinding nodig is. Het is een specifiek soort cloudgebaseerd telefoonsysteem waarbij uw oproepen worden gehost op de servers van uw externe leverancier. Je hebt maar weinig spullen nodig omdat alle oproepen via je internetverbinding verlopen.
Kenmerken van een kantoortelefoonsysteem
U kunt het beste kantoortelefoonsysteem voor uw team kiezen door bekend te zijn met de belangrijkste kenmerken ervan. De functies van deze systemen zijn gericht op gebruiksvriendelijke integratie omdat ze bedoeld zijn om de kantoorcommunicatie te vereenvoudigen.
#1. Kantoor op afstand
In de moderne zakelijke omgeving is een telefoonsysteem dat hybride werken ondersteunt cruciaal. Er kunnen collega's zijn die geheel of grotendeels vanuit huis of een ander kantoor werken. Communicatie tussen kantoren is eenvoudig en snel dankzij een telefoonservice die gebruikmaakt van mobiele apparaten of een breedbandverbinding.
#2. Laptop-app
Sommige leveranciers van telefoonsystemen leveren hun eigen laptopapplicaties. In plaats van het elke keer via een zoekmachine in te stellen, is dit een eenvoudigere manier om toegang te krijgen tot oproepen.
Hierdoor kunnen inkomende oproepen nu rechtstreeks uw toestel bereiken. Om het bellen te vergemakkelijken, krijgt uw bedrijf een zakelijk nummer op maat. Uw callcenter kan inkomende oproepen opnemen of doorsturen naar de juiste teamleden.
#3. Niet storen
Uw team zal zich af en toe op een taak moeten concentreren zonder te worden afgeleid door inkomende oproepen. Een speciaal kantoortelefoonsysteem met de functie "niet storen" die alle inkomende oproepen dempt, kan verstoring voorkomen.
#4. Blokkeer anonieme oproepen
Om lastige ongevraagde oproepen of hackeroproepen te stoppen, kunnen zakelijke telefoonsystemen anonieme bellers beperken. Uw team zal profiteren van de tijdsbesparing en u bent mogelijk beschermd tegen een data-inbraak. Beller-ID kan ook voorkomen dat onbevoegde bellers toegang krijgen tot een gesloten communicatiekanaal.
#5. Gespreksbewaking en -doorschakeling
Zakelijke telefoonsystemen bieden de mogelijkheid om oproepen door te schakelen naar het juiste teamlid. Oproepdoorschakeling is een handige methode voor oproeproutering, omdat de beller en de ontvanger hierdoor direct verbinding kunnen maken, ongeacht wie de oproep als eerste heeft beantwoord.
De voordelen van zakelijke telefoonsystemen
Het belangrijkste voordeel van het gebruik van een telefoonsysteem is verbeterde communicatie. Dit zijn enkele van de voordelen van een zakelijke telefoon die het meest wordt gebruikt.
#1. U kunt overal werken
Flexibiliteit wordt geproduceerd door een telefoonsysteem. Als uw medewerkers toegang hebben tot internet of een vaste bureautelefoon, kunnen ze vanaf elke locatie werken. Dit houdt in dat u kunt communiceren met collega's die op afstand of in het buitenland opereren.
#2. Goedkopere internationale gesprekken
In plaats van per gesprek te betalen, wordt een gehost telefoonsysteem doorgaans gefactureerd op basis van een maandelijks of jaarlijks abonnement. Volgens uw plan stelt dit uw team in staat om tegen een vast bedrag een onbeperkt aantal langeafstandsgesprekken te voeren.
#3. Onmiddellijke samenwerking
Realtime teamsamenwerking kan mogelijk zijn via oproepsystemen. Sommige abonnementen hebben add-ons waarmee u documenten en plannen kunt delen, naast collega's kunt bellen en kunt genieten van multi-way bellen.
Deze kunnen handig zijn voor uw team om tijdens het bellen on-the-fly wijzigingen in plannen aan te brengen.
#4. Personeel internationaal inhuren
Talent is nu internationaal. Daarom moet een bedrijf gemakkelijk contact kunnen leggen met elke werknemer, ongeacht de locatie. Het is eenvoudig om nieuw personeel aan boord te krijgen en problemen veroorzaakt door lokale telefoonmaatschappijen te omzeilen met behulp van een gestandaardiseerd telefoonsysteem.
Beste zakelijke kantoortelefoonsystemen
Het opzetten en beheren van een op software gebaseerd telefoonsysteem voor de werkplek en thuiswerken is eenvoudig en snel met de toonaangevende zakelijke telefoonsystemen. Het is ook eenvoudig en snel om een op software gebaseerd telefoonsysteem voor de werkplek en thuiswerk op te zetten en te beheren met de toonaangevende zakelijke telefoonsystemen. Bovendien kan een modern cloudgebaseerd bedrijfstelefoonsysteem nu geschikt zijn voor zakelijke smartphones, waardoor werknemers overal kunnen bellen, of ze nu op kantoor zijn, op reis zijn of thuis werken. Dit is mogelijk door de groeiende populariteit van zakelijke mobiele telefoons.
#1. RingCentrale MVP
Een alles-in-één cloudplatform voor bellen, audioconferenties, online faxen en sms'en heet RingCentral MVP. Het is een robuust maar aanpasbaar systeem dat goed werkt met een verscheidenheid aan bestaande PBX-telefoonhardware en waarmee u vrijwel elk mobiel apparaat als softphone kunt gebruiken. Naast het bieden van teamsamenwerking via het delen van schermen en HD-video voor zowel taken als videoconferenties, biedt het ook HD-spraak- en audioconferenties via mobiele apparaten.
#2. AvayaOneCloud
De service probeert een echt schaalbare oplossing te bouwen met behulp van het cloudplatform dat het beste bij u past. Avaya OneCloud kan ook eenvoudig functioneren via een openbare cloud voor kleine en middelgrote organisaties die tevreden zijn om te vertrouwen op externe leveranciers. Hierdoor krijgt u continue ondersteuning en hoeft u zich geen zorgen te maken over software-upgrades of IT-buy-ins. Een conventionele Avaya OneCloud kan worden ingesteld voor ondernemingen die al een private of hybride cloudservice gebruiken, of de OneCloud ReadyNow-service kan worden aangepast aan specifieke behoeften. Alle benodigde serverhardware kan ter plaatse worden geïnstalleerd of worden gehost in een van de datacenters van Avaya.
#3. Ooma kantoor
Een webgebaseerde zakelijke telefoondienst genaamd Ooma Office probeert kleine bedrijven dezelfde telefoonervaring te bieden als grote bedrijven. Ooma heeft misschien niet alle toeters en bellen die je zou kunnen vinden bij bepaalde VoIP-services, maar het positioneert zichzelf vrij goed als een budgetvriendelijke optie voor kleinere bedrijven. Voor vrij lage maandelijkse kosten per gebruiker wordt veel functionaliteit aangeboden. Er is geen gedoe, want u krijgt alle services met slechts één lidmaatschapsplan en het systeem is ook eenvoudig in te stellen en te gebruiken.
#4. GaNaarVerbinden
Op basis van het specifieke tariefplan dat bedrijven kiezen, bieden alle VoIP-oplossingen die in dit artikel worden genoemd een breed scala aan verschillende mogelijkheden. Het platform biedt bedrijven meer dan 100 bel-, samenwerkings- en mobiele functies en mogelijkheden, evenals een verscheidenheid aan videoconferentieservices, wat de functieset van GoToConnect zo uitstekend maakt. Het is interessant om op te merken dat GoToConnect bedrijven niet meer rekent voor meer mogelijkheden, in tegenstelling tot de meeste VoIP-serviceproviders. In plaats daarvan is de prijsstructuur van de organisatie afhankelijk van het aantal werknemers van een bedrijf, waarbij op maat gemaakte prijsplannen worden aangeboden aan bedrijven met meer dan 100 werknemers.
#5. 8 × 8 X-serie
Het 8×8 X-serie zakelijke telefoonsysteem in de cloud biedt een bundel boordevol functies, dus zelfs met het eenvoudigste abonnement heeft u nog steeds toegang tot een volledige reeks diensten, precies zoals u zou verwachten van een volwaardig bedrijfs-PBX-systeem. Met uitzondering van Interactive Voice Response (IVR), schittert het X Series X2-plan echt als relatief betaalbaar voor kleine en middelgrote organisaties en biedt het de meeste mogelijkheden die ze waarschijnlijk willen. Als je dit abonnement vergelijkt met concurrenten, is het ook redelijk betaalbaar, hoewel de bedrijfsplannen een probleem kunnen zijn.
Beste thuiskantoortelefoonsystemen voor kleine bedrijven
Een bedrijfstelefoonsysteem is een telefoonsysteem met meerdere lijnen met functies als gespreksopname, voicemail-naar-e-mailfunctionaliteit, belgroepen om meerdere werknemers tegelijk te bellen, onbeperkt bellen, geautomatiseerde menu's en voicemail. Voice over Internet Protocol (VoIP), Private Branch Exchange (PBX) en Key System Unit (KSU) zijn voorbeelden van typen zakelijke telefoonsystemen. De beste kantoortelefoonsystemen voor kleine bedrijven en woningen maken gebruik van VoIP-technologie, waardoor u het hele systeem kunt laten werken via de internetverbinding van uw bedrijf.
#1. RingCentral: beste zakelijke telefoonsysteem voor samenwerking
Een cloudgebaseerde berichten-, video- en telefoonoplossing genaamd RingCentral MVP is gemaakt voor bedrijven van elke omvang en in alle sectoren. Voor bedrijven die externe en hybride werknemers ondersteunen, onderscheidt de oplossing zich als een efficiënt communicatieplatform. Creëer een digitale werkruimte met tools zoals teamchat en messaging, zodat je gegevens kunt delen en specifieke mappen en threads kunt opzetten voor projecten, onderwerpen en teams. RingCentral heeft wereldwijd 32 datacenters, directe peering met meer dan 45 providers en 200 internetproviders om uptime en gesprekskwaliteit te garanderen.
#2. Nextiva: beste zakelijke telefoonsysteem voor multisite retail en gezondheidszorg
Met mogelijkheden en tools om zakelijke berichten, videoconferenties en telefoongesprekken te ondersteunen, is Nextiva een platform voor geïntegreerde communicatie. In tegenstelling tot de meeste providers, stelt Nextiva gebruikers dus in staat om verschillende abonnementen te combineren om een uniek telefoonsysteem te creëren dat overeenkomt met de juiste functies en tarieven voor elk team binnen uw bedrijf.
De volgende Nextiva-mogelijkheden zijn HIPAA-compatibel: telefoonservice, automatische assistent, oproepgeschiedenis, virtueel faxen, één-op-één videoconferenties, groepsvideoconferenties, conferenties met alleen audio, verbeterde interactieve spraakrespons en verschillende softwareconnectoren. De primaire beveiligingsmechanismen van het systeem, zoals de SSAE 16-gecertificeerde datacenters, het redundante oproeppadnetwerk en acht aanwezigheidspunten verspreid over de Verenigde Staten, voldoen ook aan HIPAA.
#3. Zoom: beste zakelijke telefoonsysteem voor videoconferenties
Veel mensen weten niet dat Zoom ook een telefoonsysteem met veel functies biedt. Zoom staat bekend om zijn videoconferentieservice, die tijdens de COVID-19-pandemie enorm in populariteit toenam. Alle vier de Zoom Phone-services bieden gratis nummers, onbeperkt internationaal bellen en integraties met bekende bedrijfsapplicaties zoals Slack en Salesforce.
Tegenwoordig moeten veel bedrijven virtuele vergaderingen houden en de telefoondiensten van Zoom worden geleverd met uitstekende functies voor videoconferenties. Zo kunnen gebruikers met een paar klikken een gesprek omzetten in een videoconferentie of doorverbinden naar een Zoom-vergadering of Zoom-ruimte. Desktopprogramma's voor Windows, MacOS, Linux, iOS en Android bieden toegang tot de zakelijke telefoon- en videoconferentieoplossing van Zoom. Met vergader- en overdrachtstools die het schakelen tussen platforms en het toevoegen van deelnemers eenvoudig maken, maakt Zoom effectieve teamcommunicatie mogelijk. Alle opties maken dus ad-hocconferentiegesprekken met drie personen mogelijk en de mogelijkheid voor een bedrijf om te bellen en gebeld te worden vanaf verschillende apparaten.
#4. Ooma: het beste zakelijke telefoonsysteem voor kleine bedrijven
Vanwege de eenvoudige gebruikersinterface, uitgebreide reeks basisfuncties en algemene bruikbaarheid in een kleine zakelijke omgeving waar speciale IT-ondersteuning waarschijnlijk niet beschikbaar is om te helpen bij de implementatie van nieuwe systemen, is Ooma onze aanbeveling als het beste telefoonsysteem voor kleine bedrijven. Ooma blinkt uit in gebruiksvriendelijkheid voor beheerders, met duidelijke vervolgkeuzelijsten die het gemakkelijk maken om modi te configureren voor belgroepen, zakelijke oproepen en oproepen buiten kantooruren. Voor iedereen die zijn eerste cloudgebaseerde telefoonsysteem installeert, zijn deze eenvoudig te begrijpen.
#5. GoTo Connect: het beste zakelijke telefoonsysteem voor teams op afstand
GoTo Connect is een zakelijk telefoonsysteem met mogelijkheden die bijzonder geschikt zijn voor de vereisten van teams op afstand. Gebruiksvriendelijke functies voor externe toegang tot apparaten en IT-ondersteuning van het bedrijf stellen ondernemingen in staat hun telefoonsystemen aan te passen aan hun specifieke vereisten. Als u een verspreid internationaal personeelsbestand heeft, biedt GoTo Connect ook gratis internationaal bellen in 53 landen. Gebruikers stellen het op prijs toegang te hebben tot lokale, gratis nummers die populair zijn bij hun doelmarkt en die vanaf elk apparaat en overal kunnen worden gebeld. GoTo biedt ook een verbeterde softphone waarmee klanten vanaf elke locatie kunnen bellen en gebeld kunnen worden vanaf hun computer.
Hoe werkt een telefoonsysteem?
Het diafragma van de telefoon is een dunne metalen schijf waar de geluidsgolven doorheen worden geleid voordat ze worden omgezet in elektrische energie. De elektrische energie wordt weer omgezet in geluidsgolven en via lijnen naar een andere telefoon gestuurd, waar de persoon aan de andere kant ze kan horen.
Waarom is kantoortelefoon belangrijk?
Uw klanten kunnen rechtstreeks contact opnemen met uw bedrijf en krijgen sneller antwoord op hun vragen met een geschikt telefoonsysteem dan wanneer contacten worden afgehandeld via e-mail of internetplatforms.
Wat is het verschil tussen het sleuteltelefoonsysteem en Pbx?
Terwijl PBX-systemen afhankelijk zijn van een centrale besturingseenheid die zich op de locatie van de zakelijke klant bevindt, zijn belangrijke telefoonsystemen afhankelijk van schakelhardware die eigendom is van het telefoonbedrijf.
gerelateerde berichten
- VIRTUELE TELEFOONSYSTEMEN: de beste virtuele telefoonsystemen voor elk bedrijf (+ gedetailleerde gids)
- WAT IS PBX: verduidelijking, typen en prijs
- VASTE BEDRIJFSTELEFOONSYSTEMEN: de beste opties in 2023
- BESTE ZAKELIJKE TELEFOONSYSTEMEN: 2023 Beste beoordelingen van zakelijke telefoonsystemen (bijgewerkt)
Referenties
