Het besturen van een vereniging vergt veel arbeid voor een vaak vrijwilligersfunctie. Als verenigingsmanager voelde je je vaak overbelast door taken, waaronder het uitbreiden van lidmaatschappen, dagelijkse administratie, communicatie met leden en personeelsbeheer. Ondanks hun inspanningen bereiken veel verenigingen zelden de gewenste resultaten. Gemiddeld is 52% van de leden inactief, volgens sommige statistieken van het status van het community management 2022-rapport. Slechts 11% deelt actief, terwijl 7% handelt en reageert. Hoewel hier verschillende oorzaken voor zijn, zijn het slechts symptomen van het grotere probleem: slecht verenigingsmanagement. Aangezien door COVID-19 de meeste activiteiten online moeten worden uitgevoerd, kunnen verenigingsbeheersystemen helpen door het beheer van uw vereniging over te nemen.
Wat zijn Association Management Systemen (AMS)?
De alles-in-één administratietool die bekend staat als AMS, of beheersystemen voor verenigingen, omvat een platform voor het organiseren van evenementen, een websitebouwer voor organisaties, een online contactendatabase, een communicatiesysteem (e-mail) en meer.
Als u een vereniging beheert, kan AMS vrijwel al uw administratief werk uit handen nemen door:
- Verwerk snel donaties, vergoedingen en online betalingen.
- Zet betalings- en herinneringssystemen op voor online registratie van evenementen.
- Het gebruik van geautomatiseerde facturen, e-mails en nieuwsbrieven zal de communicatie met leden verbeteren.
- Maak een verzorgde, eenvoudig te bouwen website waarop u een nieuwssectie, aankondigingen, bronnen, ledenlijst, evenementenkalender en meer kunt plaatsen.
- Houd een bijgewerkte, doorzoekbare en uitgebreide contactendatabase bij.
- Maak snel en eenvoudig lidmaatschapsoverzichten, analyses en financiële rapporten.
- Door veel meer administratieve taken te automatiseren, kan uw bedrijf tijd en geld besparen.
Waar u op moet letten bij beheersystemen voor verenigingen
Het AMS dat het beste aansluit bij de behoeften van uw bedrijf, is uiteindelijk de beste keuze.
Mogelijkheden vergelijken is vrij eenvoudig; u moet echter rekening houden met de volgende factoren om de beste optie voor u te bepalen:
- Zijn er opstartkosten? Wat zijn de kosten van ondersteuning? Extra transactiekosten?
- Is het systeem eenvoudig te leren?
- Hoe snel moet de software geconfigureerd zijn?
- Welke gespecialiseerde functies zou u nodig hebben?
- Heeft u integratie met andere platforms nodig, zoals WordPress of QuickBooks?
- Is het systeem veilig?
Wat zijn de kenmerken van associatiebeheersystemen?
Let goed op de volgende kenmerken bij het selecteren van software voor verenigingsbeheer:
#1. Leden beheer
U zou informatie over uw leden in de contactendatabase van uw AMS moeten kunnen opslaan, wijzigen en gebruiken.
Uw website moet de database onmiddellijk bijwerken met de nieuwe informatie wanneer nieuwe leden zich aanmelden.
Sommige systemen stellen leden in staat om toegang te krijgen tot een portaal voor leden op uw website en hun informatie bij te werken, wat ook nuttig kan zijn.
#2. Betalingsverwerking en beheer
U zou met uw AMS betalingen zoals contributie, bijdragen en entreegelden voor evenementen moeten kunnen ontvangen en verwerken.
Het zou automatisch bonnen en herinneringen moeten kunnen versturen.
#3. website bouwer
U zou uw website moeten kunnen maken en bewerken met behulp van de drag-and-drop-builder die bij uw AMS is geleverd.
Daarnaast moeten je website en contactendatabase naadloos op elkaar aansluiten.
#4. Email reclame
U zou uw lijsten moeten kunnen verdelen op basis van bepaalde attributen en handmatige en automatische e-mails naar uw leden kunnen sturen (bijvoorbeeld vervallen leden, binnenkort verlopen, deelnemers aan evenementen, enz.)
#5. Evenementenbeheer
Het moet mogelijk zijn voor uw leden om toekomstige evenementen te zien, zich aan te melden, kaartjes te kopen en meldingen te ontvangen voor en na het evenement.
#6. Boekhouding en financiën
U dient inzicht te hebben in uw ontvangen en geprojecteerde gelden (ledengelden, giften etc.) en een algemeen inzicht te hebben in de financiële situatie van uw onderneming.
#7. Rapportage en analyse
Rapporten en KPI's die cruciaal zijn voor de ontwikkeling van uw bedrijf moeten voor u gemakkelijk te trekken zijn (inkomsten, bezoekers van evenementen, nieuwe leden, enz.)
Personify Association Management Systeems
Toonaangevende, op leden gerichte en missiegedreven organisaties ontvangen bedrijfssoftware en serviceoplossingen van Verpersoonlijken, waardoor ze de waarde van leden kunnen vergroten door middel van best-in-class technologie en best practices in de branche.
Bent u op zoek naar een betrokken, meelevende partner om uw ontwikkeling te ondersteunen? Personify kan zijn Community Experience-oplossingen aanpassen, combineren en aanpassen om aan uw veranderende eisen te voldoen en sterkere banden binnen uw buurt te bevorderen. Ze luisteren graag en niets maakt hen gelukkiger dan het versterken van de banden die ten grondslag liggen aan uw succes.
Beste verenigingsbeheersystemen
#1. WildAbrikoos
Elke dag helpt WildApricot duizenden verenigingen bij het beheren van hun leden.
Een mobiele app, een ledenlijst, een sectie alleen voor leden, een geautomatiseerd betalingssysteem voor leden en een websitebouwer met slepen en neerzetten behoren tot de functies. Dankzij de open API van WildApricot en de WordPress- en Quickbooks-connectiviteit kunt u het programma aanpassen aan uw unieke eisen.
- Prijzen beginnen bij $ 48/maand
- Gratis basisplan
- Gratis 30-dagproef
#2. MC Handel
De alles-in-één lidmaatschapsbeheersoftware MC Trade van MemberClicks is ontworpen voor brancheverenigingen en kamers van koophandel. Het heeft uitgebreide ledendatabases, automatische boekhoudsystemen en diepgaande rapporten. Om u te helpen het meeste uit het AMS te halen, biedt MemberClicks ook systeemtrainingen aan.
- Prijs beschikbaar op aanvraag
- Demo beschikbaar op aanvraag
#3. MC Professioneel
De ideale oplossing voor beroepsverenigingen is MC Professional van MemberClicks. De functies zijn gericht op het aantrekken van nieuwe leden, het verhogen van het ledenbehoud en het automatiseren van lidmaatschapsbeheeractiviteiten. Bovendien is het een fantastische keuze voor organisaties die tal van evenementen organiseren.
- Prijs beschikbaar op aanvraag
- Demo beschikbaar op aanvraag
#4. Drie zestig
Een van de beste leveranciers van digitale oplossingen voor verenigingen, liefdadigheidsinstellingen en gezondheids- en welzijnsgroepen is ThreeSixty van Personify. Enkele van de grootste verenigingen in de VS, zoals de YMCA, de Alzheimer's Association en de National Association of Secondary School Principals, gebruiken ze voor het beheer van verenigingen.
- Prijs beschikbaar op aanvraag
- Demo beschikbaar op aanvraag
#5. 123Aanmelden
De software voor verenigingsbeheer van 123Signup heeft veel mogelijkheden die uw lidmaatschap kunnen automatiseren. Het bijhouden van de financiën, inschrijvingen, enquêtes, donaties en studiepunten van uw organisatie is essentieel.
- $ 299 instelkosten + een van de twee opties:
- $ 49- $ 189 per maand + $ 0.30- $ 0.35 per lid
- $ 1.50 + 2% per transactie
- Demo beschikbaar op aanvraag
#6. Euclides ClearVantage
Met meer dan 25 modules voor lidmaatschap, evenementen, producten/inventaris, certificaten, papieren, fondsenwerving, financiën en meer, is ClearVantage van Euclid een uitgebreid administratiesysteem voor verenigingen. Ze maken het eenvoudig om een compleet beeld van elk lid te bekijken, inclusief hun hobby's, gedrag in het verleden, aankopen, enz.
- $ 10,000 opstartkosten, abonnementen beginnen bij $ 1,075 per maand
- Demo beschikbaar op aanvraag
#7. Exware
Exware is een eenvoudig verenigingsbeheerprogramma dat een heleboel functionaliteit biedt, zoals vacatures, donatiepagina's met campagnedoelen, e-nieuwsbrieven met beschikbare statistieken, een advertentiemodule en meer.
- Prijs beschikbaar op aanvraag
- Demo beschikbaar op aanvraag
Softwarebedrijven voor verenigingsbeheer
Association Management Companies (AMC's) zijn organisaties met winstoogmerk die toezicht houden op verenigingen om hun expansie en succes te ondersteunen. Beroepsverenigingen, handelsverenigingen, non-profitorganisaties en filantropische organisaties kunnen hun dagelijkse activiteiten met succes beheren en hun langetermijndoelen promoten dankzij hun ervaring, personeel en middelen. AMC's bieden verenigingen een hoog niveau van expertise en verantwoordelijkheid, zodat ze de waarde en relevantie van hun organisatie voor leden kunnen blijven verhogen.
De AMC-aanpak maakt het mogelijk om alle diensten toe te spitsen op bepaalde doelstellingen. AMC's gebruiken gedeelde middelen van meerdere verenigingsklanten om de middelen en mogelijkheden te vergroten, waaronder lidmaatschap, marketing, financiën en andere gebieden, of uw non-profitorganisatie nu op zoek is naar full-service beheer of specifieke diensten, zoals strategische planning, lidmaatschapsontwikkeling, communicatie en meer.
Non-profitorganisaties kunnen veel baat hebben bij de kennis en ervaring van de leden van het AMC Instituut. AMC Institute Door beproefde best practices bieden AMC's een schat aan expertise op het gebied van verenigingsbeheer. Ze hebben uitgebreide en gevarieerde vaardigheden en kennis omdat ze toezicht houden op meerdere verenigingen.
AMC's zijn een uitstekende keuze voor het beheer van veel liefdadigheidsorganisaties, omdat ze hun klanten ongeëvenaarde flexibiliteit, flexibiliteit en financiële voordelen bieden.
Werken met AMC's kan voornamelijk op twee manieren worden gedaan:
#1. Volledige service:
Veel AMC's fungeren als het hoofdkantoor van de organisatie en bieden een ervaren leidinggevende om te werken met een unieke combinatie van andere AMC-personeelsmiddelen, die de dagelijkse activiteiten beheren, leden ondersteunen en dienen als het publieke gezicht van de organisatie, allemaal met personeelsleden die zijn experts op de kritieke gebieden van verenigingsbeheer en bedrijfsvoering die cruciaal zijn voor succes.
Het behouden van een AMC kan resulteren in meer koopkracht, hogere productiviteit van werknemers en lagere overheadkosten, wat aanzienlijk is in deze economie. AMC's bieden kant-en-klaar beheer voor alle operationele gebieden, inclusief dagelijkse operaties, lidmaatschap, marketing en beleidsvorming (inclusief personeel, kantoorruimte, apparatuur, contracten, technologieën en ledenservices).
#2. Uitbestede diensten:
Omdat AMC's schaalbaarheid van diensten bieden - werknemers en middelen waar en wanneer nodig - geven ondernemingen vaak de voorkeur aan een uitbestede strategie. AMC-medewerkers werken als een verlengstuk van het personeel om te helpen voldoen aan de unieke behoeften van een klant, omdat ze experts zijn op het gebied van verenigingsbeheer. AMC kan uitvoerend, administratief en financieel beheer, strategische planning, ledenontwikkeling, public affairs en lobby, onderwijs en professionele ontwikkeling, statistisch onderzoek, vergaderbeheer en marketing- en communicatiediensten uitbesteden.
Voordelen van Softwarebedrijven voor verenigingsbeheer
AMC's bieden een breed scala aan voordelen en voordelen, zoals:
Operationele en personele voordelen:
- personeel en diensten op maat
- breed scala aan ervaring
- Verbeterde toewijzing van personeel en middelen Dagelijks en continu personeelsbeheer
- Bewezen best practices in beheer en eersteklas tools en bronnen
Financiële/zakelijke voordelen:
- efficiëntiewinst door het gebruik van gedeelde middelen
- verhoogde koopkracht
- verlaagd commercieel risico
Voordelen op lange termijn:
- Grotere ledentevredenheid als gevolg van professionaliteit en reactievermogen van het personeel Vrijheid van dagelijkse activiteiten om de focus van de raden van bestuur op missie en strategie te behouden
- Inclusief geavanceerde tactieken en concepten
- Schaalbaarheid om toekomstige uitbreiding of inkrimping van de organisatie mogelijk te maken
Conclusie
Het AMS dat u kiest, heeft invloed op uw productiviteit, de lidmaatschapservaring en de uitbreiding van uw organisatie. Budget, verwachte lidmaatschapsomvang en bereidheid om setup- of transactiekosten te betalen zijn allemaal belangrijke factoren waarmee rekening moet worden gehouden.
U kunt ook overwegen om met een beheermaatschappij voor verenigingen samen te werken als u een aanzienlijk budget heeft en de voorkeur geeft aan een meer hands-off aanpak.
Verenigingsbeheersysteem Veelgestelde vragen
Wat doet AMS-software?
Software voor organisatiebeheer, of kortweg AMS, is een uitgebreide beheertool met een platform voor het organiseren van evenementen, een websitebouwer voor verenigingen, een online contactendatabase, communicatietools (e-mail) en meer.
Wat zijn associatiesystemen?
Associatiesystemen zijn verzamelingen of trajecten van zenuwvezels die talloze delen van een enkele onderverdeling van het centrale zenuwstelsel met elkaar verbinden, zoals de verschillende regio's van de hersenschors of de verschillende segmenten van het ruggenmerg.
Is AMS een ERP-systeem?
Het Microsoft Dynamics AX-platform vormt de basis voor de ERP-softwareoplossing (Enterprise Resource Planning) die bekend staat als Advanced Manufacturing Software (AMS).
- BUSINESS SYSTEMS ANALIST: salaris, functieomschrijving, vaardigheden, diploma
- Wat zijn relationele databasebeheersystemen?
- DE BESTE UITGAVENBEHEERSYSTEMEN
- Praktijkbeheersoftware: definitie en topkeuzes
- Vermogensbeheerbedrijf: lijst met vermogensbeheerbedrijven
Referenties
