De meeste bedrijven werken niet optimaal vanwege verschillende redenen, waarvan het bijhouden van een goede administratie de sleutel is. Kortom, u zou kunnen verwijzen naar een goede administratie als de ruggengraat van elke zakelijke onderneming.
Dus, als bedrijfseigenaar, als het bijhouden van gegevens geen routine is geweest, kunt u net zo goed afscheid nemen van het laten groeien van dat bedrijf of het uitbreiden ervan.
Maar ik denk dat je geen idee hebt wat het bijhouden van gegevens eigenlijk inhoudt. Nou, dat zal in de komende minuten van tafel zijn, zoals we uitgebreid zullen bespreken, elk detail dat je nodig hebt om dit concept volledig te begrijpen.
Dus blijf lekker zitten en geniet van de rit...
Belang van het bijhouden van gegevens
Gegevens worden om een aantal redenen bewaard, waaronder;
#1. BESLUITVORMING
Dit is een zeer essentieel proces in elk bedrijf. Het speelt letterlijk een grote rol bij het proberen uw bedrijf in deze richting te sturen. En vereist daarom alle beschikbare informatie (verleden of heden).
Stelt u zich een scenario voor waarin een beslissing moet worden genomen over verkoopprognoses of winstmaximalisatie, en de benodigde informatie om die beslissing adequaat te nemen niet beschikbaar is. Het maakt het beslissingsproces een stuk saaier.
Dus geloof me als ik zeg dat je hier geen grappen mee wilt maken.
#2. PLANNINGSDOELEINDEN
Voor de planning worden records als referentiepunten gebruikt. Planning is meestal gebaseerd op beschikbare gegevens en informatie.
Dus als de juiste records in het spel zijn, wordt het een stuk eenvoudiger om welk plan dan ook uit te voeren. Documenten geven namelijk achtergrondkennis van wat het planningsproces precies inhoudt. Planning is niet haalbaar zonder informatie.
#3. FUTURISTISCHE DOELEINDEN
Gegevens worden bewaard zodat ze in de toekomst kunnen worden geraadpleegd. Zoals eerder vermeld, bieden records bij planning en besluitvorming ook een maatstaf voor budgettering, verkoopprognoses, het maken van prognoses en voor onderzoek.
Bovendien gaan individuen die geïnteresseerd zijn in een bedrijf, zoals investeerders, schuldeisers, overheid, werknemers, enz. altijd door records. Dit is om weloverwogen beslissingen te nemen of een contract met hen aan te gaan.
#4. REFERENTIEDOELEINDEN:
Het hebben van een zeer goede database, waarin gegevens goed worden opgeslagen, maakt het gemakkelijk om ze op te halen wanneer dat nodig is. Wanneer bedrijven bijvoorbeeld hun belastingaangifte willen doen, hebben ze zoveel mogelijk informatie nodig om tot de juiste cijfers te komen voor de berekening van de te betalen belasting.
Bovendien wordt van de auditor verwacht dat hij, zelfs wanneer een onafhankelijke audit moet worden uitgevoerd, bijna alle beschikbare gegevens doorneemt, zodat hij een geïnformeerd oordeel kan vellen over de waarheid en billijkheid van de financieel overzicht onder herziening.
Lees ook: WAVEAPPS: Gedetailleerde Accounting Review (+ Handleiding voor gebruik)
Ze kunnen echter niet alleen als referentie worden gebruikt, maar ook worden gebruikt om achtergrondinformatie te geven over de bedrijfseenheid en de activiteiten.
Bovendien leggen de meeste grote bedrijven na elk boekjaar een rentmeesterschapsverklaring af. Dit account is een compilatie van alle gegevens van het bedrijf van het begin tot het einde van het boekjaar en toekomstige projecties. Het wordt meestal gepresenteerd op de jaarlijkse algemene vergadering aan de aandeelhouders van het bedrijf.
Laten we, nu we enkele van de redenen kennen waarom dit onvermijdelijk is, enkele van de essentiële gegevens opsommen die elke zakelijke onderneming moet hebben voor een optimale werking.
Essentiële documenten voor elk bedrijf
De helft van de tijd kan het bijhouden van de activiteiten in uw bedrijf erg omslachtig worden. We schrijven dit vaak toe aan de stress van het omgaan met getallen. Dus op de lange termijn wordt het ontwijken van het hele proces de enige optie.
Als je iets moet ontwijken, zorg er dan voor dat je het volgende uit de lijst schrapt. Het kan rampzalig zijn voor elk bedrijf om deze records niet in het spel te hebben.
#1. BOEKEN VAN ACCOUNT
Boeken van rekening zijn zeer essentieel, ook al zijn ze relatief. Met andere woorden, records zijn hier meestal afhankelijk van het soort organisatie. Ongeacht het soort bedrijfsactiviteiten is documentatie van financiële transacties echter vrij essentieel. Het is de enige manier om de voortgang van een bedrijf te meten.
Een deel van de documentatie onder deze categorie omvat kasboeken, facturen, bankafschriften, voorraadkaarten, inventarisboeken, vrachtbrieven, vrachtbrieven, activadetails, enz.
#2. VERSLAG VAN BEDRIJFSACTIVITEITEN
Hoe de activiteiten van een bedrijf worden uitgevoerd, moet worden gedocumenteerd. Dit omvat papierwerken zoals de memorandum en statuten. Ze controleren letterlijk de activiteiten van het bedrijf en moeten daarom goed worden bijgehouden.
#3. VERSLAG VAN ACTIVITEITEN VAN HET BEDRIJF
Soms ontplooien bedrijven activiteiten die buiten de scope van hun bedrijf vallen. Dergelijke activiteiten kunnen sport, liefdadigheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen en humanitaire diensten omvatten om hun gastgemeenschappen te helpen. Deze activiteiten moeten goed worden geregistreerd en bewaard voor futuristische doeleinden.
Afgezien van het bovenstaande moeten echter ook gegevens van partijen bij een bedrijf worden opgenomen. Deze partijen omvatten vaak; investeerders, crediteuren, overheidsinstanties, werknemers, aandeelhouders en anderen.
Eigenschappen van records
Over het algemeen moeten records zijn;
- Goed georganiseerd
- Gemakkelijk te begrijpen en te lezen
- Breng alle benodigde informatie over
- Ptouw opgeslagen om verlies te voorkomen van informatie
- Uvan tijd tot tijd gepdate
- Een maatstaf voor toekomstige besluitvorming.
Wat is het bijhouden van gegevens en waarom is het belangrijk?
Het proces van het bijhouden van gegevens omvat het invoeren van transacties en gebeurtenissen in een boekhoudsysteem. Het bijhouden van gegevens is een van de fundamentele principes van boekhouding, aangezien de concepten van boekhouding afhankelijk zijn van nauwkeurige en gedetailleerde gegevens.
Wat zijn de vijf belangrijkste redenen om documenten te bewaren?
Elk systeem voor het bewaren van documenten moet zeer eenvoudig, nauwkeurig, betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en consistent zijn met de onderliggende aannames. Het bijhouden van nauwkeurige gegevens is essentieel voor het vermogen van het bedrijf om aan zijn financiële verplichtingen te voldoen en om gegevens te verstrekken waarop toekomstige zakelijke beslissingen kunnen worden genomen.
Welke drie doelen probeert opname te bereiken?
Het aantal en het kaliber van records kan worden gecontroleerd. Vereenvoudig de processen, methoden en activiteiten die betrokken zijn bij het onderhouden en gebruiken van records. Bepaal met behulp van een recordinventaris welke records beschikbaar zijn. Pas vereiste bewaartijden toe op dingen die worden opgeslagen.
Wat is het primaire doel van het bijhouden van gegevens op het werk?
Het bijhouden van nauwkeurige gegevens kan de manier waarop u zaken doet verbeteren. Het bijhouden van een nauwkeurige administratie kan dienen als bewijs dat u doordachte beslissingen hebt genomen en de nodige maatregelen hebt genomen. In het geval dat u wordt ondervraagd of geconfronteerd, dienen dossiers als uw verdediging. Je loopt het gevaar ze niet te hebben.
Hoe werken records?
Geluidstrillingen die worden geproduceerd door de rotatie van een plaat worden omgezet in elektrische impulsen. Elektronische versterkers leveren deze signalen. Elektrische versterkers veroorzaken trillingen en luidsprekers versterken en vergroten vervolgens het resulterende geluid.
Conclusie
Met alles wat we in overweging hebben genomen, denk ik dat het nu veilig is om te zeggen dat geen enkel bedrijf zou slagen zonder een goede administratie bij te houden.
Veelgestelde vragen
Wat zijn 2 soorten registratie?
Handmatige administratie en geautomatiseerde (of geautomatiseerde) administratie zijn de twee basismethoden voor het bijhouden van commerciële records.
Wat zijn voorbeelden van records?
Documenten, boeken, papier, elektronische bescheiden, foto's, films, geluidsopnamen, databases en andere gegevensverzamelingen, evenals ander materiaal, onafhankelijk van fysieke vorm of kenmerken, zijn voorbeelden.
Wat zijn de drie belang van het bijhouden van gegevens?
Bepaal uw inkomstenbronnen. Het bijhouden van uw aftrekbare uitgaven is een goed idee. Houd de basis van uw eigendom bij. Zorg ervoor dat uw belastingaangiften zijn ingevuld.
Gerelateerde artikelen
