Wanneer u een organisatie binnenloopt, zoals een hotel, is de eerste persoon die u waarschijnlijk tegenkomt een receptioniste. Maar heb je je ooit afgevraagd wat deze mensen doen, behalve bezoekers ontvangen en, nou ja, bellen? Hier is alles wat u moet weten over de functieomschrijving van een receptiereceptionist en het salarisbereik.
Wat is de functieomschrijving van een receptiemedewerker?
In een groot bedrijf of kantoor is de receptioniste het eerste aanspreekpunt. De dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van een receptiereceptionist omvatten het begroeten en aanmelden van bezoekers, het ontvangen en sorteren van post, het plannen van vergaderingen en het coördineren van kantooractiviteiten. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het beantwoorden van oproepen, het beantwoorden van vragen van bellers, het bedienen van een telefooncentrale en het doorgeven van berichten aan kantoormedewerkers. Receptionisten bij de receptie kunnen ook worden gevraagd om afsprakenkalenders bij te werken, parkeerkaarten te valideren of archiverings- en administratieve taken uit te voeren.
Hoe kom je aan een baan als receptioniste?
Een middelbare schooldiploma of gelijkwaardig is meestal alles wat nodig is om als receptiereceptionist te werken. Werkgevers daarentegen geven de voorkeur aan kandidaten die hebben gewerkt als kantoorbeheerder, telefoniste of vertegenwoordiger van de klantenservice. Kandidaten die bekend zijn met Microsoft Office Suite en software voor het plannen van afspraken kunnen een concurrentievoordeel hebben in het wervingsproces. Receptiereceptionisten moeten kunnen multitasken, hun tijd effectief kunnen beheren en effectief kunnen communiceren.
Wat zijn de carrièremogelijkheden voor receptiereceptionisten?
Receptiereceptionisten kunnen hun carrière op verschillende manieren vooruit helpen. Vanwege hun ervaring in snel veranderende, klantgerichte werkomgevingen kunnen veel receptionisten gemakkelijk overstappen naar verkoopfuncties. Ze kunnen ook werk vinden in marketingteams, waar hun kennis van het bedrijfsimago en de voorkeuren van klanten nuttig zal zijn. Receptiereceptionisten kunnen sterke kandidaten zijn voor functies als officemanager vanwege hun kennis van kantoorbeleid, planningen en activiteiten.
Wat is de taakomschrijving van een receptioniste medische receptie?
In een medische instelling of dokterspraktijk zijn de receptionisten van de medische receptie het eerste aanspreekpunt. Het is hun verantwoordelijkheid om patiënten te verwelkomen en in te checken, patiëntinformatieformulieren te verzamelen en copay-transacties te vergemakkelijken. Wanneer een afspraak is afgelopen, moet de receptioniste van de medische receptie de patiënt uitchecken en vervolgafspraken plannen. Medische receptiereceptionisten beantwoorden ook telefoons, beheren doktersafsprakenschema's en voeren archiverings- en administratieve taken uit voor de verpleegkundigen en artsen van het personeel.
Wat zijn de voordelen van werken als receptioniste?
Werken als receptioniste heeft tal van voordelen. Als receptiereceptionist doe je bijvoorbeeld waardevolle vaardigheden op op het gebied van klantrelaties, multitasking en timemanagement. Je krijgt ook kennis van alle zakelijke praktijken en operaties, zoals het plannen van vergaderingen en afspraken, evenals administratief werk. Deze vaardigheden maken een receptiereceptionist wenselijk voor een verscheidenheid aan banen met kantoorwerk of klantgerichte verantwoordelijkheden. Bovendien houden receptiereceptionisten meestal een consistent kantoorschema aan en komen ze mogelijk in aanmerking voor directe aanbetaling, betaalde vakanties of gezondheidsvoordelen.
Voorbeeld van een functieomschrijving receptiereceptionist
U kunt een goed idee krijgen van waar werkgevers naar op zoek zijn bij het inhuren van deze functie door dit voorbeeld van de functiebeschrijving van een receptiereceptionist te bekijken. Vergeet niet dat elke werkgever uniek is en dat elke werkgever andere kwalificaties nodig heeft bij het aannemen van een functie als receptioniste.
Job Description
Ons kantoor is op zoek naar een receptioniste om bezoekers te verwelkomen bij binnenkomst in het gebouw. Andere administratieve taken zijn onder meer het beantwoorden van telefoons en e-mails, het archiveren en scannen van belangrijke documenten en het plannen en documenteren van agenda-evenementen voor kantoorleden. Onze ideale kandidaat heeft eerdere administratieve ervaring, uitstekende communicatieve en klantenservice vaardigheden en is goed georganiseerd. Je moet ook bekend zijn met de Microsoft Office Suite, inclusief Outlook en Excel.
Verantwoordelijkheden en Plichten
- Beantwoord telefoontjes en e-mails van klanten en begroet ze als ze aankomen.
- Houd agenda's bij voor het kantoor en uw collega's.
- Houd belangrijke documenten georganiseerd door ze te archiveren.
- Voer alle andere administratieve taken uit die nodig zijn om het kantoor draaiende te houden.
- Kwalificaties en vereisten
- GED-certificaat of middelbare schooldiploma
- Administratieve kennis
- Kennis van Microsoft Office
- Uitstekende communicatieve vaardigheden
- Organisatorische vaardigheden
- Mogelijkheden voor gegevensinvoer
Wat is het gemiddelde salaris van een receptiemedewerker?
In de Verenigde Staten is het gemiddelde salaris voor een receptiereceptionist $31,050. Salarisbereiken voor receptiereceptionisten variëren doorgaans van $ 24,000 tot $ 39,000 per jaar. Receptiereceptionisten verdienen een gemiddeld uurloon van $ 14.93.
Het salaris van een receptiereceptionist wordt beïnvloed door locatie, opleiding en ervaring. Receptionisten bij recepties verdienen het meeste in Alaska, Washington, Oregon, Californië en New York.
Punten om op te merken
- In de Verenigde Staten is het gemiddelde salaris voor een receptiereceptionist $31,050. Het gemiddelde salaris varieert tussen $ 24,000 en $ 39,000.
- Receptiereceptionisten in de Verenigde Staten verdienen doorgaans tussen $ 11 en $ 18 per uur.
- Het gemiddelde salaris voor een receptiereceptionist in Alaska is $ 41,750, $ 41,591 in Washington en $ 39,016 in Oregon. Dit zijn de drie best betalende staten in de Verenigde Staten voor receptiereceptionisten.
- Het gemiddelde salaris voor receptionisten bij SightMD is het hoogst.
- De overheid is de best betalende sector in de Verenigde Staten voor receptiereceptionisten.
Staten met het hoogste salaris voor receptiereceptionisten
Het gemiddelde salaris voor een receptiereceptionist in de Verenigde Staten is ongeveer $ 31,050 per jaar of $ 14.93 per uur. Verrassend genoeg verdienen receptiereceptionisten het meest in Seattle, WA, rond de $ 41,715 per jaar. Het gemiddelde salaris op instapniveau in Seattle, WA is $ 33,000 voor degenen die net beginnen. Bovendien verdienen receptiereceptionisten meer dan het gemiddelde salaris in Portland, Oregon, San Francisco, Californië, Washington, DC, New York, New York en Boston, Massachusetts. De salarissen van de receptiereceptionist zijn het hoogst in Alaska, Washington, Oregon, Californië, New York, Connecticut en Massachusetts op grotere schaal. Tennessee, West Virginia en Arkansas hebben daarentegen de laagste salarissen voor de receptiereceptionist.
Functieomschrijving voor een hotelreceptionist
Een hotelreceptionist is een getrainde professional die de leiding heeft over het tijdig en hoffelijk begroeten van gasten. De receptioniste van de hotelreceptie is de eerste persoon die veel mensen zien als ze bij het hotel aankomen. Ze checken gasten in en uit hun kamer, delen kamersleutels uit, beantwoorden vragen en verwerken betalingen voor hoteldiensten.
De verantwoordelijkheden van een hotelreceptionist zijn onder meer:
- Het uitvoeren van alle check-in en check-out taken
- Beheren van reserveringen via telefoon en online
- Klanten informeren over betalingsmogelijkheden en creditcardgegevens verifiëren
- Gasten registreren en benodigde informatie verzamelen (zoals contactgegevens en exacte verblijfsdata)
- Wanneer gasten arriveren, begroet ze en wijs ze kamers toe.
- Geef informatie over het hotel, inclusief beschikbare kamers, tarieven en voorzieningen.
- Snel en professioneel reageren op klachten van klanten.
- Werk samen met het huishoudelijk personeel om ervoor te zorgen dat alle kamers schoon, opgeruimd en volledig uitgerust zijn om aan de behoeften van de gasten te voldoen.
- Bevestig groepsreserveringen en plan gepersonaliseerde services voor VIP-klanten en deelnemers aan evenementen, zoals bruiloftsgasten.
- Verkoop, indien van toepassing, aanvullende faciliteiten en services.
- Houd een nauwkeurige administratie bij van boekingen en betalingen.
Kwalificaties en vaardigheden
- Werkervaring als receptiemedewerker, receptioniste of een andere soortgelijke functie in een hotel
- Kennis van hotelreserveringssoftware zoals Cloudbeds en RoomKeyPMS
- Begrijpen hoe reisplanningswebsites zoals Booking en TripAdvisor werken
- Houding ten opzichte van klantenservice
- Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden
- Bij voorkeur heb je een diploma hotelmanagement.
Wat is het verschil tussen een receptioniste en een receptioniste?
Het onderscheid tussen de receptiereceptionist en de receptioniste is een van de verantwoordelijkheden. Een receptioniste houdt zich meer bezig met het beantwoorden van telefoons en het afhandelen van vragen van klanten, terwijl een receptiemedewerker zich meer bezighoudt met inchecken, uitchecken en reserveringen.
Dat gezegd hebbende, kan er veel overlap zijn tussen de twee posities. In sommige kleinere bedrijven worden beide functies zelfs door dezelfde persoon vervuld.
Grotere bedrijven hebben doorgaans zowel een receptiemedewerker als een receptioniste nodig. Behalve in grote hotels, is de persoon bij de receptie degene die u ziet bij het inchecken en die doorgaans de oproepen naar de receptie afhandelt.
De primaire verantwoordelijkheid van een receptiemedewerker is het afhandelen van alle check-ins, check-outs en reserveringen. Een hotelreceptionist daarentegen is in de eerste plaats verantwoordelijk voor het afhandelen van alle inkomende oproepen, het beantwoorden van vragen en het routeren van oproepen naar de juiste afdeling of persoon. Een receptioniste kan bijvoorbeeld een reserveringsaanvraag doorsturen naar de receptie.
Bedrijven met een speciale receptionistepositie, zoals hotels, impliceren doorgaans dat het bedrijf gedurende de dag een groot aantal inkomende oproepen ontvangt. In kleine tot middelgrote hotels worden de receptioniste en receptioniste meestal gecombineerd tot één functie.
Hoe moet ik me voorbereiden op een sollicitatiegesprek met een receptioniste?
Anticiperen op de vragen die aan u worden gesteld, is een van de beste manieren om u voor te bereiden. Sommige vragen zijn algemeen, zoals "Waarom zouden we jou moeten aannemen?" of "Wat zijn uw sterke punten?" Andere vragen zijn specifiek voor de functie waarop u solliciteert. Zorg ervoor dat je je huiswerk hebt gedaan met betrekking tot enkele van de meest voorkomende vragen en dat je voorbereid bent met passende antwoorden. Hier zijn enkele veelvoorkomende sollicitatievragen en antwoorden voor de receptiereceptionist waarmee u indruk kunt maken op uw interviewer.
#1. Welke kenmerken onderscheiden een goede receptioniste?
Een goede receptioniste is detailgericht, in staat om met meerdere projecten tegelijk te jongleren, georganiseerd en een goede communicator. Omdat receptionisten bekend moeten zijn met telefoonsystemen, is het hebben van die ervaring en een prettige telefoonstem essentieel.
#2. Hoe moet je je kleden voor een receptioniste-interview?
De kleding die u draagt naar een receptioniste-interview wordt bepaald door uw branche. Een receptioniste bij een advocatenkantoor zou zich bijvoorbeeld anders kleden dan een receptioniste bij een techbedrijf. Kijk op de website van het bedrijf voor een idee van hun dresscode, of vraag uw rekruteringscontactpersoon naar geschikte kleding. Als al het andere faalt, is business casual de beste keuze.
#3. Wat doe je precies als receptioniste?
Receptionisten beantwoorden telefoons en begroeten bezoekers. Ze beheren ook de bedrijfsgidsen en begeleiden bezoekers en verkopers indien nodig. Ze accepteren vaak pakketten, bestellen kantoorartikelen en bevoorraden de keuken op hun werkplek. Eventuele extra receptioniste taken worden bepaald door uw branche en het bedrijf waarvoor u werkt.
#4. Waarom is een receptionist belangrijk voor een bedrijf?
Receptionisten zijn de eerste mensen die de meeste mensen zien als ze een bedrijf binnenkomen. Als gevolg hiervan is het hun rol om de communicatie van externe bronnen zoals verkopers, bezoekers en ander kantoorpersoneel te beheren. Het werk van een receptioniste vereist een verscheidenheid aan harde en zachte vaardigheden, maar georganiseerd en vriendelijk zijn zijn essentieel.
Deze veelgestelde en beantwoorde interviewvragen en antwoorden van de receptiereceptionist zouden u moeten helpen om u beter voor te bereiden op uw volgende interview. Een succesvol face-to-face interview vergroot de kans dat je wordt teruggevraagd voor een vervolggesprek.
Wat is een andere naam voor een receptioniste bij de receptie?
Receptiemedewerker, kantoormanager, klantenservicespecialist, conciërge, kassier, barista en kantoormedewerker zijn allemaal voorbeelden van klantenservicefuncties.
Wat zijn de 10 eigenschappen van een receptioniste?
- Communicatie
- multitasking
- Sociale vaardigheden
- Organisatie
- Technische vaardigheden
- Stressbestendigheid
- Problemen oplossen
- Empathie
- Betrouwbaarheid
- Bezoekersadministratie
Hoe moeten receptionisten oproepen beantwoorden?
- Bedank de beller nadat je hem/haar hebt begroet met 'Hallo' of 'Hallo'.
- Noem de naam van het bedrijf.
- Zeg je naam.
- Vraag hoe u kunt helpen.
Gerelateerde artikelen
- PROFESSIONELE ANTWOORDDIENSTEN: de beste opties in 2023
- SERVICEDESK-ANALYST: Definitie, Taken, Salaris, Sollicitatievraag & CV
- BEZOEKERSBEHEERSYSTEMEN: Topopties in 2023
- WAT IS EEN HELPDESK? Voorbeelden en softwareoplossing
- WAT IS RECEPTIONIST: Taken, Salaris, Vaardigheden & Belang
Referenties
