Kopieerapparaat: de beste kopieerapparaten voor uw bedrijf

Een kopieerapparaat is een essentieel apparaat voor de meeste kleine bedrijven. De machine kan originele bestanden kopiëren, marketingmateriaal massaal produceren en werknemersdocumenten in bulk maken. Uw specifieke kopieervereisten, inclusief het type papier, moeten het aankoopproces leiden om ervoor te zorgen dat u een evenwicht vindt tussen de kosten en de functies van het kopieerapparaat. Hier is alles wat u moet weten over een kopieerapparaat en hoe u aankoopbeslissingen kunt nemen.

Wat is een kopieerapparaat?

Een kopieerapparaat, ook wel fotokopieerapparaat of kopieerapparaat genoemd, maakt papieren kopieën van documenten. De meeste kopieermachines maken gebruik van xerografie, een droog afdrukproces waarbij gebruik wordt gemaakt van elektrostatische ladingen om toner op papier over te brengen in dezelfde positie als het originele document, dat vervolgens wordt gehecht door middel van warmte en druk. Moderne digitale kopieerapparaten bevatten doorgaans een geïntegreerde scanner en laserprinter (die ook een xerografische afdrukmethode gebruikt), hoewel sommige een geïntegreerde scanner en inkjetprinter kunnen bevatten. Om zwart-witkopieën te maken, gebruiken standaardkopieerapparaten meestal zwarte toner, maar er zijn ook kleurenkopieerapparaten beschikbaar.

Wat is een kopieerpapier?

Kopieerpapier is dun papier van hoge kwaliteit dat bedoeld is voor gebruik met kopieerapparaten, printers en andere kantoormachines.

Het wordt meestal verkocht in pakken van 500 of 1,000 vel en is verkrijgbaar in verschillende formaten. A4 en A3 zijn twee van de meest voorkomende formaten.

Wat is het doel van kopieerpapier?

Kopieerpapier wordt voornamelijk gebruikt voor het afdrukken van documenten zoals memo's, rapporten, brieven en andere correspondentie. Het is ook handig voor het afdrukken van flyers, presentaties en ander marketingmateriaal.

Kopieerpapier wordt gebruikt om kopieën te maken (vandaar de naam kopieerpapier!). Fabrikanten maken kopieerpapier om de hitte en druk van kopieerapparaten te weerstaan. Dit zorgt ervoor dat het eindproduct duidelijk en gemakkelijk leesbaar is.

Sommige kunstenaars gebruiken zelfs kopieerpapier als teken- of schetsmedium.

Eenvoudige richtlijnen voor het kopen van het beste kopieerpapier

Er zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden bij het kopen van kopieerpapier.

Houd rekening met het gewicht en de helderheid van het papier. Zwaarder papier (91-121 g/m²) heeft de voorkeur voor het afdrukken van belangrijke documenten of materialen die worden gebruikt in presentaties of marketingmateriaal.

De helderheid van het papier verwijst naar hoe wit het is. Hogere cijfers vertegenwoordigen een helderder wit. Een helderheidsniveau van 92 of 94 is voldoende voor de meeste dagelijkse taken.

Beste kopieerapparaten voor kleine bedrijven

Als klein bedrijf met 100 of minder werknemers heeft u een multifunctioneel kopieerapparaat nodig dat voldoet aan de behoeften van uw organisatie, betrouwbaar is en binnen uw budget geprijsd is.

Misschien heb je contact opgenomen met een lokale kopieermachinedealer of fabrikant en heb je je opties beperkt tot de apparaten die zij aanbevelen. Of misschien bent u net begonnen met zoeken en wilt u meer informatie voordat u met een leverancier spreekt. Hier zijn de beste kopieeropties voor uw kleine bedrijf.

Beste kleurenkopieerapparaat voor kleine bedrijven

#1. Canon imageRUNNER ADVANCE DX-C5840i

De Canon imageRUNNER ADVANCE DX C5840i behoort tot de top in zijn klasse, met een uitzonderlijke betrouwbaarheid die ongeëvenaard is door andere merken. Het is geen verrassing dat Canon 's werelds marktleider op het gebied van printoplossingen is. Dit apparaat heeft een reeks robuuste functies, waardoor het een uitstekende keuze is voor kleine en middelgrote kantoren.

#2. RicohIM C4500

De Ricoh IM C4500 onderscheidt zich door nieuwe functies en verbeteringen om de productiviteit te verhogen. Geen beter voorbeeld is de nieuw ontworpen, door Android ontworpen intuïtieve interface. Het is geen verrassing dat Buyer's Lab dit apparaat aanbeveelt voor middelgrote tot grote groepen; een kleinere werkgroep kan de machine echter iets robuuster vinden dan nodig is.

#3. Scherpe MX-4071

Een fantastische optie voor kleine en middelgrote werkgroepen. Gebruikers kunnen in de loop van de tijd meer efficiëntie verwachten met verbeterde betrouwbaarheid en hoge snelheden. Sharp staat bekend om gebruiksvriendelijk onderhoud en eenvoudige handleidingen om machines draaiende te houden, zoals papierlimietgeleiders in laden om verkeerd ingevoerd papier te voorkomen. Secties kunnen eenvoudig worden verwijderd om papier op te halen als er een papierstoring is. Hoewel de beeldkwaliteit goed is, is dit niet de beste machine voor het printen van marketingmateriaal.

#4. Canon imageRUNNER ADVANCE DX-C3830i

De C3830i staat bekend om zijn betrouwbaarheid en een scala aan productiviteitsverhogende functies. Gebruikers zullen het gebruiksgemak van het grote aanraakscherm en de intuïtieve interface waarderen. Bovendien tonen onderhoudsvideo's op het scherm gebruikers hoe ze eenvoudige taken kunnen uitvoeren, zoals het vervangen van toner.

#5. Copystar CS3253ci

Met slechts één papierstoring op 125,000 jobs, blijkt de CS 3253ci een zeer betrouwbaar apparaat te zijn en een sterke algehele keuze. Het is bewezen dat kleur zeer effectief is, en dankzij het hoge rendement kunt u langer printen dan de gemiddelde machine voordat u meer toner nodig heeft. Het navigatiebedieningspaneel van de machine schiet een beetje tekort. Wat dat betreft lijkt de technologie achter te blijven bij zijn concurrenten.

Beste monochrome kantoorkopieerapparaat voor kleine bedrijven

#1. Canon imageRUNNER ADVANCE DX 4735i

De DX 4735i van Canon is een uitstekende keuze voor kleine en middelgrote werkgroepen/kantoren die geen kleurenuitvoer nodig hebben. Deze MFP is met 35 pagina's per minuut niet zo snel als sommige modellen, maar maakt dat goed in betrouwbaarheid.

#2. HP LaserJet Enterprise MFP M725dn

Als uw kleine tot middelgrote kantoorwerkgroep uitvoer van grootboekformaat nodig heeft maar een beperkt budget heeft, is deze HP een uitstekende keuze. Buyer's Lab beoordeelt deze machine consistent hoog over de hele linie en tegen een redelijke prijs in vergelijking met vergelijkbare modellen.

#3. Konica Minolta bizhub 360i

De 360i is een gebruiksvriendelijk zwart-wit multifunctioneel apparaat dat ideaal is voor kleine tot middelgrote werkgroepen. De hoge uptime van deze machine is te danken aan de hoge betrouwbaarheid en eenvoudige onderhoudsprocedures. Wat u aan uptime wint, gaat echter ten koste van de beeldkwaliteit, dus deze machine is niet ideaal voor drukkerijen of bedrijven die in-house drukwerk van hoge kwaliteit nodig hebben.

#4. Scherpe MX-M4071

Waar de M4071 qua betrouwbaarheid achterblijft bij andere machines op de lijst, maakt hij dit goed in termen van waarde, vaak tegen een lagere prijs die aantrekkelijker is voor ondernemers. Uitstekend geschikt voor kleine en middelgrote werkgroepen die een hoge bruikbaarheid en productiviteit vereisen. Dit apparaat bevat ook, zoals bij alle Sharp-apparaten, een zeer intuïtief bedieningspaneel en het uiterst handige uitschuifbare toetsenbord om het invoeren van bestemmingen eenvoudig te maken.

#5. Toshiba e-STUDIO4518A

Als uw kantoor een multifunctionele printer nodig heeft die basistaken betrouwbaar uitvoert zonder een overvloed aan extra functies, dan is de e-STUDIO4518A een uitstekende keuze. Naast zijn hoge betrouwbaarheid heeft deze Toshiba-printer enkele van de hoogste afdruksnelheden in zijn klasse, evenals een dubbelzijdige single-pass invoer voor 300 vel.

Hoe u het beste kopieerapparaat kiest

Hier volgen enkele zaken waarmee u rekening moet houden bij het nemen van beslissingen over de aanschaf van een kopieermachine.

# 1. Begroting

Een van de belangrijkste leidende factoren is het budget dat u heeft voor de aanschaf van een kopieerapparaat. De kosten van het eigenlijke apparaat bieden een startpunt voor het vergelijken van verschillende typen kopieerapparaten. Houd rekening met de kosten van de toner en het aantal kopieën dat deze zal produceren voordat deze moet worden vervangen. Een andere factor die van invloed is op het budget zijn de kosten van onderhoud en reparaties. Een ingewikkeld kopieerapparaat met tal van functies kan extra problemen opleveren die gerepareerd moeten worden. Elke keer dat het wordt gerepareerd, moet u betalen voor arbeid en onderdelen. Ook besteed je tijd en middelen aan het leren gebruiken van de verschillende functies aan medewerkers. In sommige gevallen is het huren van een kopieerapparaat voordeliger, zeker als onderhoud en reparatie inbegrepen zijn.

#2. Het afdrukvolume

Het aantal vellen dat u regelmatig kopieert, is van invloed op het formaat en de functies die u nodig heeft in een kopieermachine. Door een schatting te maken van uw gemiddelde maandelijkse paginavolume, kunt u een kopieerapparaat vinden dat het volume aankan zonder dat u regelmatig van toner hoeft te wisselen. Als u zich bij aankoop aanmeldt voor een serviceovereenkomst, kan het aantal pagina's dat elke maand op de kopieermachine wordt afgedrukt, beperkt zijn. Als u al een kopieerapparaat heeft, schat dan uw volume door het aantal afgedrukte pagina's per week te registreren met behulp van de teller van het kopieerapparaat. Als u een kopieerwinkel gebruikt, gebruik dan ook de verkoopbonnen om bij te houden hoeveel u kopieert.

#3. Papierbeheer

De items die u kopieert, hebben ook invloed op uw aankoop. Grotere papierformaten zijn mogelijk niet toegankelijk voor een basiskopieerapparaat. Bedenk hoe vaak u grotere pagina's moet afdrukken om te bepalen of deze mogelijkheid essentieel is voor uw bedrijf. Als u snel grote volumes moet afdrukken, is het aantal pagina's dat de machine per minuut kan kopiëren, afgekort als CPM, een probleem. Geavanceerde kopieerapparaten kunnen ook dubbelzijdig afdrukken, pagina's sorteren, de afdrukschaal wijzigen en pagina's aan elkaar nieten.

#4. Andere doeleinden

De andere toepassingen voor de machine helpen u uw keuzes te beperken. Een multifunctionele printer is een optie voor een klein bedrijf, omdat u hiermee kunt kopiëren, afdrukken, scannen en faxen vanaf één apparaat. Dit bespaart geld ten opzichte van de aanschaf van individuele machines en bespaart kantoorruimte. Als u meerdere werknemers heeft die dezelfde machine gaan gebruiken, overweeg dan om deze in een netwerk op te nemen, zodat alle werkstations toegang hebben tot de afdrukfunctie. Gewone kopieermachines kunnen mogelijk ook scannen.

#5. Energiebehoud

Als u een ENERGY STAR®-gelabeld energiezuinig kopieerapparaat kiest, bespaart u geld op energierekeningen en vermindert u de milieuschade die wordt veroorzaakt door een hoog energieverbruik. De machine blijft ook koel terwijl hij werkt, waardoor een verhoging van de kantoortemperatuur door veelvuldig gebruik wordt voorkomen.

#6. Controles

De bedieningselementen van het apparaat zijn van invloed op het gebruiksgemak van het kopieerapparaat. Kies een machine met eenvoudige bediening waarmee alle kantoorgebruikers begrijpen hoe ze alle functies moeten uitvoeren. Onderzoek de displays op het kopieerapparaat en test de bedieningselementen. Probeer verschillende functies om te zien of schakelen tussen deze moeilijk is.

Wat doet een kopieerapparaat?

Een kopieerapparaat gebruikt licht, warmte, chemicaliën of elektrostatische ladingen om kopieën van tekst of grafisch materiaal te maken.

Wat is het verschil tussen printer en kopieerapparaat?

Een kopieerapparaat dupliceert fysieke documenten zonder aangesloten te zijn op een computernetwerk. Met een printer daarentegen kan een gebruiker documenten vanaf een computernetwerk verzenden om op het apparaat af te drukken.

Wat is een persoonlijk kopieerapparaat?

Persoonlijke kopieerapparaten zijn ideaal voor één persoon die regelmatig persoonlijke kopieertaken uitvoert, zoals iemand die zijn eigen bedrijf vanuit huis runt en een compact apparaat nodig heeft dat zowel als printer als scanner/kopieerapparaat kan functioneren.

Hoeveel kost een kopieerapparaat?

De gemiddelde kopieermachine voor kleine kantoren kost $ 1,500, terwijl duurdere commerciële kopieerapparaten tussen de $ 15,000 en $ 40,000 kosten, afhankelijk van de afdruksnelheid, kwaliteit en geavanceerde functies zoals nieten, scannen en faxen.

Kunnen kopieerapparaten ook printen?

Een kopieerapparaat kan naast kopiëren ook documenten printen en scannen.

Kan ik mijn printer als kopieerapparaat gebruiken?

De meeste printers hebben ook een fysieke kopieerfunctie en multifunctionele printers hebben nog veel meer functies.

In Conclusie

Een kopieerapparaat is een apparaat dat papieren kopieën van documenten maakt. Kopieerpapier is een veelzijdig en noodzakelijk onderdeel van elke printerinstallatie op kantoor of thuis. Kopieerpapier produceert resultaten van hoge kwaliteit en zorgt ervoor dat uw gedrukte materialen er professioneel en gemakkelijk leesbaar uitzien, of u nu documenten afdrukt of kopieën maakt.