U bent misschien niet bekend met debiteuren als u een nieuwe bedrijfseigenaar bent of onlangs boekhoudsystemen hebt geconverteerd van contante naar transactieboekhouding. In de boekhoudkundige cyclus, debiteuren spelen een vrij cruciale rol. En omdat debiteuren als inkomsten worden beschouwd, hebben hun totalen onmiddellijk invloed op uw netto-inkomen. De definitieve inning van eventuele debiteurensaldi heeft echter geen invloed op uw ingehouden inkomsten, omdat deze al zijn opgenomen in uw totale inkomsten. Debiteuren zijn ook een permanente rekening die niet wordt beïnvloed door sluitingsboekingen. Hoe is dit echter mogelijk? Geloof me, je zou er snel genoeg achter komen als we de basisprincipes van debiteuren bespreken met de voorbeelden, het proces en de formule.
Debiteuren begrijpen
Zou het niet fantastisch zijn als al uw klanten u contant betalen op het moment dat ze een bestelling plaatsen?
Helaas werken de meeste bedrijven, waaronder de mijne, niet op kasbasis. In plaats daarvan sturen we onze klanten facturen met termen als "Net-30" bovenaan om aan te geven dat we willen dat ze ons binnen 30 dagen na ontvangst van de rekening betalen.
En we weten allemaal dat dit niet altijd het geval is. U hebt misschien een aantal onverslaanbare klanten en anderen die gewoon de tijd nemen om hun betalingen aan u te ontvangen, zoals bij de meeste bedrijven.
Dit is waar debiteuren, meestal afgekort als "AR", binnenkomen. AR is het bedrag dat uw klanten aan u verschuldigd zijn voor items die u hen al heeft verkocht. Het is in wezen een totaal van alle rekeningen die u aan klanten hebt uitgegeven maar nog niet betaald hebt. Deze verschijnt als een actief op uw balans in de jaarrekening van uw onderneming.
Lees ook: REKENINGEN GIDS VEREENVOUDIGD! (+ Gedetailleerde uitsplitsing van de formule)
Definitie van debiteuren
In eenvoudige bewoordingen zijn debiteuren het uitstaande saldo van geld dat uw klanten aan u verschuldigd zijn voor producten of diensten die u aan hen hebt geleverd. Het vertegenwoordigt alle op krediet gebaseerde aankopen die door een klant zijn gedaan en wordt als een vlottende activa op uw balans geregistreerd.
Nu je een bijna duidelijk beeld hebt van hoe dit werkt, laten we eens kijken naar enkele van de voordelen ervan.
Voordelen van debiteuren
Het is van cruciaal belang om uw vorderingen bij te houden als u uw cashflow goed wilt vastleggen. Zelfs als uw verkopen het goed doen, kunt u zich in een liquiditeitscrisis bevinden als uw AR blijft groeien en uw klanten u niet snel genoeg betalen.
Dit is een klassiek voorbeeld van waarom snelle ontwikkeling moeilijk kan zijn voor kleine bedrijven. Als u niet snel genoeg wordt betaald bij het verkopen en leveren van uw product, kunt u problemen ondervinden bij het voltooien van toekomstige bestellingen of zelfs het financieren van basiskosten van het bedrijf omdat u niet genoeg contant geld op de bank heeft.
Debiteuren zijn dus essentieel om de situatie te volgen of op de hoogte te blijven. Het helpt ook om ervoor te zorgen dat u deze schulden van klanten incasseert.
U moet echter niet alleen uw totale vorderingen bijhouden (hoeveel geld al uw klanten u verschuldigd zijn), maar ook wie u geld schuldig is en wie achterstallig is met hun betalingen. Met deze informatie kunt u bepalen met welke consumenten u wilt betalen terwijl u uw bankrekening op peil houdt.
Is het beter om hogere of lagere debiteuren te hebben?
Een lager debiteurensaldo verdient in het algemeen de voorkeur. Dit geeft aan dat uw consumenten u stipt betalen en dat ze geen grote som geld verschuldigd zijn.
Als uw bedrijf echter groeit, merkt u mogelijk een toename van uw AR-saldo naarmate u meer klanten krijgt en meer aan hen verkoopt.
Als dit het geval is, moet u de debiteurenomzetratio controleren, echter met behulp van een formule, om ervoor te zorgen dat het percentage AR ten opzichte van de omzet stabiel blijft. Hieronder vindt u de debiteurenomzetformule;
Debiteurenomzetratio = verkoop op krediet / gemiddelde debiteuren
Debiteurenomzet Forumla
Met deze formule kunt u de ratio bijhouden naarmate uw bedrijf groeit om ervoor te zorgen dat uw debiteuren niet hoger zijn dan uw omzet.
Het debiteurenproces
Het debiteurenproces is een vrij eenvoudig systeem. Bovendien helpen deze stappen u als u voor het eerst kredietvoorwaarden aan uw klanten wilt aanbieden.
Lees ook: REKENINGEN TE BETALEN PROCES: Hoe het proces effectief te beheren?
Stap 1: Stel een kredietgoedkeuringsprocedure op voor uw klanten
Zorg ervoor dat uw bedrijf een kredietgoedkeuringsproces heeft. Dit is zo dat elke keer dat u van plan bent klanten op krediet te factureren, u en uw boekhouder een soort structuur hebben om te volgen.
Een kredietgoedkeuringsproces maken
Voordat u krediet aan uw klanten uitdeelt, zijn er een paar dingen die u moet doen. Dit bevat;
- Een kredietaanvraag maken: U kunt vanaf nul beginnen of gebruik maken van een sjabloon. Ze zijn te koop in winkels voor kantoorbenodigdheden; of beter nog een download. De aanvraag moet alle voorwaarden bevatten die van toepassing zijn op het kredietaanbod, evenals de naleving van de federale kredietregelgeving.
- Kredietvoorwaarden maken: Als uw cashflow robuust is, kunt u het krediet met 30-45 dagen verlengen. Als uw cashflow echter beperkt is, wilt u misschien het krediet met slechts 10-15 dagen verlengen. Met andere woorden, zodat klanten het hele proces volledig begrijpen, moeten debiteurentermijnen aan hen worden toegewezen voordat ze voor krediet worden geaccepteerd.
Stap 2: Maak een factuur voor uw klanten.
Facturering is een cruciaal onderdeel van het debiteurenproces. Zorg er dus voor dat u direct een factuur voor uw klanten kunt genereren.
Stel dat u een klant voor $ 300 aan pennen verkoopt en hem $ 8 omzetbelasting in rekening brengt. Of u nu handmatig facturen invoert in een grootboek of automatisch met uw boekhoudsoftware, de onderstaande tabel laat zien hoe de journaalboeking voor dit voorbeeld debiteuren eruit zou zien met een eenvoudige formule.
| DATUM | REKENINGEN | DEBITEREN | CREDIT |
|---|---|---|---|
| 14/08/203 | Debiteuren | $308 | |
| 14/08/2023 | Verkoop | $300 | |
| 14/08/2023 | Btw | $8 |
Een factuur maken Tips
Door zo snel mogelijk een factuur naar uw klanten te sturen, zorgt u ervoor dat de betaling zo snel mogelijk wordt ontvangen.
- Verstuur de factuur direct: Stel het indienen van een factuur niet een week uit. Na afronding van een aankoop dient ook de factuur te worden ingevuld.
- Gebruik indien mogelijk boekhoudsoftware: Een van de voordelen van het gebruik van boekhoudsoftware is dat u de luxe heeft om de factuur naar uw klanten te sturen zodra u klaar bent met het verwerken van de verkoop.
- Zorg ervoor dat de kredietvoorwaarden prominent op de factuur worden weergegeven: Als je betaling binnen 30 dagen verwacht, zorg er dan voor dat dit duidelijk op de factuur staat. Houd er rekening mee dat als uw klanten niet weten wanneer de betaling verschuldigd is, ze u niet op tijd kunnen betalen.
Hier is een van de vele voorbeelden van debiteuren met de kredietvoorwaarden.
Stap 3: Debiteurensaldi bijhouden
Het is van cruciaal belang om uw debiteurensaldi bij te houden. Hiermee kunt u ervoor zorgen dat klanten op de hoogte worden gehouden van betalingsvervaldata als ze naderen, en kunt u late betalingen opvolgen.
Ondertussen kunt u een wekelijks debiteurenrapport uitvoeren als u boekhoudsoftware gebruikt om te bepalen welke rekeningen achterstallig zijn en welke binnenkort verschuldigd zijn. Dit zou helpen bij het innen van achterstallige rekeningen.
Tips om uw AR-saldi bij te houden
Bij het bijhouden van uw vorderingen zijn hier een paar tips om in gedachten te houden;
- Houd altijd rekening met betalingstermijnen: U moet voortdurend weten welke betalingen verschuldigd zijn, of u nu een spreadsheet of boekhoudsoftware gebruikt om uw debiteuren af te handelen.
- Stuur een herinnering naar uw klanten: Een snelle e-mail om uw klanten eraan te herinneren dat hun betaling binnenkort moet worden betaald, kan nuttig zijn.
- Wees proactief: Als de vervaldatum van uw factuur verstreken is zonder betaling, neem dan onmiddellijk contact op met uw klanten. Hoewel het geen garantie biedt voor betaling, dient het wel als een tijdige herinnering aan uw klanten.
Stap 4: Betalingen boeken
Het boeken van ontvangen betalingen van klanten is de laatste stap in het debiteurenproces.
Wanneer u een betaling van uw klant ontvangt, maakt u de volgende journaalboeking:
| DATUM | REKENINGEN | DEBITEREN | CREDIT |
|---|---|---|---|
| 14/08/2023 | Contant geld | $308 | |
| 14/08/2023 | Debiteuren | $308 |
Houd er rekening mee dat, aangezien de btw-afdracht in een afzonderlijke transactie wordt verwerkt, de btw niet in deze journaalboeking wordt opgenomen.
Tips voor het boeken van betalingen
Online betalingen accepteren is de eenvoudigste manier om klantbetalingen te boeken. Veel bedrijven eisen echter nog steeds dat hun klanten betalingen per post verzenden. Hier zijn enkele tips voor het correct beheren van klantbetalingen, ongeacht uw methode:
- Bied verschillende betalingsalternatieven aan: Uw klanten een verscheidenheid aan betalingsopties bieden, is de snelste manier om betaling te verkrijgen. Ondanks het gemak van internetbetalingen, kiezen sommige bedrijven er nog steeds voor om rekeningen te betalen via controle. Zorg ervoor dat uw klanten kunnen kiezen tussen de twee.
- Controleer of online betalingen correct zijn geboekt: Als uw boekhoudsoftware automatisch betalingen van uw bank boekt, controleer dan nogmaals of de betaling correct is geregistreerd. In de meeste gevallen kan de automatische boeking probleemloos verlopen, hoewel er ook scenario's zijn waarin betalingen in het ongewisse kunnen blijven of op de verkeerde rekening worden geboekt.
Wat is debiteuren in eenvoudige woorden?
In eenvoudige bewoordingen zijn debiteuren het uitstaande saldo van geld dat uw klanten aan u verschuldigd zijn voor producten of diensten die u aan hen hebt geleverd.
Is debiteuren een debet of credit?
Debiteuren zijn een afschrijving op een proefbalans totdat de klant betaalt. En omdat het geld nu op uw bankrekening staat, moet u de debiteuren crediteren en van uw geldrekening afschrijven zodra de consument heeft betaald. Ondertussen is op uw proefsaldo het eindsaldo van debiteuren vaak een debet.
Wat is debiteurenformule?
De debiteurenformule voor omzet is; Netto-omzet op krediet / gemiddelde debiteuren.
Is debiteuren een actief of passief?
Op een balans vindt u debiteuren in de sectie voor vlottende activa. Dit zijn dingen die klanten aan een bedrijf verschuldigd zijn en die in minder dan een jaar in contanten kunnen worden omgezet.
Wat is de invoer voor debiteuren?
Een journaalboeking voor debiteuren is de boekhoudkundige vastlegging van een transactie met betrekking tot debiteuren. Dit is een cruciale stap in het nauwkeurig documenteren van deze financiële transactie. De boekhoudkundige uitdrukking debiteuren verwijst naar verkopen waarvoor de betaling nog niet is ontvangen.
Tot slot
Welk bedrijf wil geen extra klanten? Het verkopen van producten en diensten op krediet aan uw consumenten zou u enorm helpen bij het uitbreiden van uw klantenbestand.
Het is van cruciaal belang dat het proces correct wordt afgehandeld, inclusief adequate klantverificatie, kredietvoorwaarden aanbieden die geschikt zijn voor uw bedrijf cash flowen grondig zijn in het innen van debiteurensaldi.
Gerelateerde artikelen
- PROEFBALANS: Wat is een proefbalans en hoe werkt het?
- Factuurkorting: uitgelegd!! (+ Snelle tools en alles wat je nodig hebt)
- SLECHTE SCHULDKOSTEN - Definitie, schatting en berekening
- Factuurfinanciering versus factoring: overzicht, verschillen en overeenkomsten
- Factuurfinanciering: definitie, typen, voor- en nadelen
- DUURZAAM: definitie, huuropzegging, facturen (+ gratis tips)
