De hoeveelheid gegevens die voor ons beschikbaar is, is gegroeid, evenals de kans op fouten. Als gevolg hiervan vertrouwen we op het opschonen van gegevens om de efficiëntie van onze procedures voor gegevensbeheer te verbeteren. Het opschonen van gegevens verbetert de kwaliteit en relevantie van gegevens door inconsistenties te verminderen, fouten te elimineren en bedrijven in staat te stellen nauwkeurige, weloverwogen beslissingen te nemen. In dit bericht leert u de basisprincipes van het opschonen van gegevens, waarom het belangrijk is voor uw bedrijf en hoe u aan de slag kunt met een proces voor het opschonen van gegevens.
Wat is gegevensopschoning?
Gegevens opschonen, ook wel gegevens opschonen of opschonen genoemd, is het lokaliseren en verwijderen van fouten, inconsistenties, duplicaties en ontbrekende invoer van gegevens om de consistentie en kwaliteit van gegevens te verbeteren.
Hoewel bedrijven proactieve maatregelen kunnen nemen om de gegevenskwaliteit tijdens de hele verzamelingsfase te waarborgen, kan het nog steeds luidruchtig of onrein zijn. Dit kan te wijten zijn aan verschillende problemen, waaronder:
- Duplicaties veroorzaakt door veel niet-gerelateerde gegevensbronnen
- Spelfouten en verschillen in gegevensinvoer
- Onvolledige of ontbrekende gegevens of velden
- Onjuiste interpunctie of niet-conforme symbolen
- Gegevens die verouderd zijn
Gegevensopschoning pakt deze problemen aan en zuivert de gegevens met behulp van verschillende benaderingen om te garanderen dat ze voldoen aan de zakelijke criteria.
Gebruik van gegevensreiniging
Hoewel het opschonen van data in de professionele sector veel ter sprake komt, is het cruciaal voor zowel organisaties als mensen.
Gegevenszuivering voor individuen
Individuen kunnen in relatief korte tijd een grote hoeveelheid persoonlijke informatie op hun computers verzamelen. Creditcard- of bankgegevens, belastinggegevens, geboortedata en wettelijke namen, hypotheekgegevens en andere informatie kunnen allemaal in talloze mappen op uw computer worden opgeslagen. Als u bijvoorbeeld een digitale kopie van uw T4 heeft, staat er veel informatie op slechts een paar pagina's!
Individuen hebben het opschonen van gegevens nodig, omdat al deze informatie overweldigend kan worden. Het kan moeilijk zijn om de meest recente documentatie te vinden. Het is mogelijk dat u tientallen oude bestanden moet doorzoeken voordat u de meest recente vindt. Desorganisatie kan frustratie en zelfs documentverlies veroorzaken!
Gegevensopschoning garandeert dat u alleen over de meest recente bestanden en essentiële papieren beschikt, zodat u ze gemakkelijk kunt terugvinden wanneer dat nodig is. Het zorgt er ook voor dat u geen gevoelige persoonlijke informatie op uw computer hebt staan, wat een beveiligingsprobleem kan vormen.
Diensten voor het opschonen van gegevens voor bedrijven
Bedrijven slaan doorgaans veel persoonlijke informatie op: bedrijfsinformatie, werknemersinformatie en soms zelfs consumenten- of klantinformatie. Bedrijven moeten er, in tegenstelling tot individuen, voor zorgen dat de persoonlijke informatie van tal van mensen en organisaties veilig en gestructureerd wordt bewaard.
Iedereen heeft baat bij nauwkeurige informatie. Het is van cruciaal belang om up-to-date personeelsinformatie te hebben. Het is handig om over correcte klantgegevens te beschikken, zodat je je doelgroep beter leert kennen en indien nodig contact kunt opnemen. Als u beschikt over de meest actuele en correcte informatie, kunt u het meeste uit uw marketinginspanningen halen.
Het opschonen van gegevens is ook cruciaal omdat het de gegevenskwaliteit verbetert en als gevolg daarvan de algehele productiviteit. Wanneer u uw gegevens opschoont, wordt alle verouderde of foutieve informatie verwijderd, waardoor u alleen de beste gegevens overhoudt. Dit elimineert de noodzaak voor uw team om talloze verouderde documenten door te nemen en helpt medewerkers om het meeste uit hun werkuren te halen.
Nauwkeurige informatie helpt ook om onverwachte kosten te verminderen. U kunt bijvoorbeeld onnauwkeurige informatie afdrukken op stevige briefhoofden, om vervolgens te ontdekken dat alles moet worden weggegooid zodra de onnauwkeurigheid is ontdekt! Consistente blunders in uw werk kunnen mogelijk de reputatie van uw bedrijf schaden.
Waarom is het opschonen van gegevens belangrijk?
Het regelmatig en georganiseerd opschonen van data kan verstrekkende gevolgen hebben voor een organisatie.
#1. Voorkom kostbare fouten.
Het opschonen van gegevens is de meest effectieve manier om de kosten te verlagen die ontstaan wanneer organisaties bezig zijn met het verwerken van fouten, het corrigeren van verkeerde gegevens of het oplossen van problemen. Bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat leveringen de eerste keer op het juiste adres worden gedaan en zo dure herleveringen te voorkomen.
#2. Maak data op verschillende manieren beschikbaar.
Het opschonen van gegevens maakt de weg vrij voor succesvol beheer van consumentengegevens via meerdere kanalen. Nauwkeurigheid in klantgegevens, inclusief telefoon-, post- en e-mailkanalen, zorgt ervoor dat uw contactstrategie met succes over alle kanalen heen kan worden uitgevoerd.
#3. Stimuleer klantenwerving
Organisaties met goed onderhouden gegevens zijn het best gepositioneerd om prospectlijsten te genereren op basis van nauwkeurige en actuele informatie. Hierdoor worden hun acquisitie- en onboarding-activiteiten efficiënter.
#4. Beslissingen vergemakkelijken
Schone data zijn essentieel voor een transparant besluitvormingsproces. Nauwkeurige gegevens maken MI en andere essentiële analyses mogelijk, die organisaties op hun beurt de inzichten geven die ze nodig hebben om goede beslissingen te nemen.
#5. Verhoog de productiviteit van het interne team
Het opschonen van gegevens is ook belangrijk omdat het de gegevenskwaliteit verhoogt, wat leidt tot een hogere productiviteit. Wanneer onnauwkeurige gegevens worden geëlimineerd of gecorrigeerd, houden organisaties informatie van hoge kwaliteit over, wat betekent dat hun personeel geen tijd verspilt aan het doorzoeken van irrelevante en onjuiste gegevens.
Gegevens opschonen: stapsgewijze handleiding
Een tool voor het opschonen van gegevens kan het grootste deel van het totale programma voor het opschonen van gegevens van een bedrijf automatiseren, maar het is slechts één onderdeel van een doorlopende oplossing voor het opschonen van gegevens op de lange termijn. Hier is een kort overzicht van de stappen die u moet volgen om ervoor te zorgen dat uw gegevens schoon en bruikbaar zijn:
Stap 1. Bepaal de kritieke gegevensvelden
Bedrijven hebben nu meer data dan ooit tevoren, maar niet alles is even waardevol. De eerste fase bij het opschonen van gegevens is het bepalen welke soorten gegevens of gegevensvelden nodig zijn voor een specifiek project of activiteit.
Stap 2. Verzamel de gegevens
Nadat de juiste gegevensvelden zijn geïdentificeerd, worden de gegevens die erin staan verzameld, gesorteerd en gerangschikt.
Stap 3. Verwijder dubbele waarden
Na het verzamelen van gegevens begint het proces van het corrigeren van onjuistheden. Dubbele waarden worden gedetecteerd en geëlimineerd.
Stap 4. Omgaan met lege waarden
Tools voor het opschonen van gegevens zoeken naar ontbrekende waarden in elk veld en kunnen die waarden vervolgens invullen om een complete gegevensverzameling op te bouwen en hiaten in informatie weg te werken.
Stap #5. Maak het reinigingsproces consistenter
Om effectief te zijn, moet een proces voor het opschonen van gegevens worden gestandaardiseerd, zodat het eenvoudig kan worden herhaald voor consistentie. Om dit te doen, is het noodzakelijk om te beslissen welke gegevens het meest worden gebruikt, wanneer deze nodig zijn en wie verantwoordelijk is voor het beheer van het proces. Ten slotte moet u beslissen hoe vaak u uw gegevens moet opschonen. Dagelijks? Wekelijks? Maandelijks?
Stap #6. Bekijk, pas aan en herhaal
Reserveer elke week of maand wat tijd om de procedure voor het opschonen van gegevens door te nemen. Wat is bewezen effectief? Waar kun je verbeteringen aanbrengen? Zijn er zichtbare gebreken of defecten die aanwezig lijken te zijn? Betrek leden van verschillende teams die te maken hebben met het opschonen van gegevens in de vergadering om een volledig beeld te krijgen van het proces van uw bedrijf.
Datakwaliteit wordt steeds meer een bedrijfsbrede strategische doelstelling waarbij specialisten van elke afdeling betrokken zijn, en een krachtig programma voor het opschonen van gegevens is een onderdeel van dat grotere streven. Werken als een sportteam is een geweldige methode om de belangrijkste aspecten te demonstreren die nodig zijn om problemen met datakwaliteit te overwinnen. Je zult moeite hebben om iets te bereiken als je alleen traint en oefent, net als bij teamsporten. Om als team effectief te zijn, moet je samen trainen.
Hoe vaak moet u gegevens opschonen?
De procedure voor het opschonen van gegevens wordt meestal in één keer voltooid en kan lang duren als de informatie zich al jaren ophoopt. Daarom moet regelmatig data worden opgeschoond.
De frequentie waarmee organisaties moeten opschonen, wordt bepaald door een aantal criteria, waaronder de hoeveelheid gegevens die ze bewaren. Het is ook cruciaal om niet te vaak schoon te maken, anders verspil je middelen door dingen te doen die niet nodig zijn.
Methoden en tips voor het opschonen van gegevens
U vraagt zich misschien af hoe u met het gegevensopschoningsproces moet beginnen nu u begrijpt wat het is en waarom het zo belangrijk is! Als het gaat om het opschonen van gegevens, is er geen 'one size fits all'. Uw procedures voor het opschonen van gegevens worden vaak bepaald door het type gegevens dat u heeft. Hier zijn echter enkele algemene tips om u op weg te helpen.
#1. Onderzoek uw gegevens
Het opschonen van gegevens uit een enkele database, zoals een spreadsheet op de werkplek, is typerend voor het opschonen van gegevens. Als uw gegevens al in een database of spreadsheet zijn georganiseerd, kunt u snel analyseren hoeveel gegevens u hebt, hoe gemakkelijk ze te begrijpen zijn en wat er al dan niet moet worden bijgewerkt. Als uw gegevens nu in verschillende bestanden over uw computer zijn verspreid, wilt u ze samenvoegen, zodat u ze als geheel kunt evalueren.
Brendan Bailey van Towards Data Science biedt verschillende basisvragen voor gegevensbeoordeling, waaronder:
- Kloppen mijn gegevens?
- Zijn er duplicaten, en zo ja, zijn ze acceptabel?
- Kloppen de numerieke gegevens?
- Zijn er spelfouten of cijfers die er niet zouden moeten zijn?
Deze voorlopige beoordeling kan u helpen om te bepalen hoeveel werk er nodig is. Als je ziet dat al je gegevens uit 2005 komen, heb je misschien nog veel werk voor de boeg! Vindt u echter slechts enkele verouderde cijfers en een paar spelfouten, dan kan een korte update volstaan.
#2. Gegevens opschonen in een apart spreadsheet
Maak voordat u wijzigingen aanbrengt een kopie van uw spreadsheet en breng eventuele wijzigingen aan in de kopie in plaats van in het origineel. Dit is om u en uw informatie te beschermen in het geval u een fout maakt! Bij het werken met commerciële of zakelijke informatie kan een enkele fout catastrofale gevolgen hebben.
Nadat u alle fouten hebt verwijderd en al uw gegevens en informatie hebt opgeschoond, kunt u uw herziene secties terugzetten naar uw originele spreadsheet. Het kan wat meer tijd en moeite kosten, maar het zal de moeite waard zijn voor uw gemoedsrust en om te verifiëren dat uw inspanningen niet voor niets zijn geweest.
#3. Gebruik functies
Het kan onmogelijk zijn om elke onnauwkeurigheid of verouderd stuk gegevens handmatig op te ruimen! Gebruik functies in uw spreadsheet en laat uw applicatie het werk voor u doen! Als u Microsoft Excel gebruikt, zijn er tal van "functies" waaruit u kunt kiezen die enkele opschoningen voor u zullen uitvoeren.
Zoals aangetoond in de video hierboven, is "duplicaten verwijderen" een Excel-functie. Deze functie is alleen van toepassing op op tekst gebaseerde kolommen. Als u per ongeluk twee keer dezelfde werknemers- of contactgegevens invoert, kan de tool "duplicaten verwijderen" door de kolom scannen en alle duplicaten voor u verwijderen.
#4. Maak gebruik van software voor het opschonen van gegevens.
Als u niet zeker weet hoe u uw gegevens op de juiste manier moet opschonen, maar dringend behoefte heeft aan een goede opschoning, is er software voor het opschonen van gegevens beschikbaar om u te helpen! De software is niet gratis, maar kan de moeite waard zijn voor mensen die niet de tijd of kennis hebben om zelf reinigingsprocessen uit te voeren.
Hoe kan gegevensbeheer u helpen?
Bedrijven en zelfs individuen hebben vaak moeite om hun gegevens op te schonen omdat ze deze te lang laten staan. Gegevens kunnen al snel een wirwar worden, vol met numerieke en spelfouten, onnodige duplicatie en verwarrende, verouderde gegevens waarvan u niet zeker weet hoe ze daar überhaupt terecht zijn gekomen.
Gegevensbeheer kan het gegevensopschoningsproces aanzienlijk efficiënter maken. Het is het creëren en implementeren van processen, architecturen, beleid, praktijken en procedures om de informatie van een organisatie te beheren. Gegevensbeheer omvat een breed scala aan onderwerpen, waaronder:
- Database administratie
- veiligheidsgegevens
- Opslag van documenten en bescheiden
- Administratie van dossiers
- Gegevensuitwisseling en meer!
Wanneer u beschikt over goede methoden voor gegevensbeheer, is de kans aanzienlijk kleiner dat uw bestanden worden opgeblazen met onjuiste of verouderde informatie. Werken met een gegevensbeheerprovider kan u helpen bij het correct beheren van uw informatie gedurende de gehele levenscyclus.
- DATA ANALIST: overzicht, salaris, baan, cv en alles wat je nodig hebt
- BEDRIJFSKOSTENCATEGORIEN: Beste 2023 bedrijfskostencategorieën om te overwegen
- DATA SCIENTIST: definitie, taken, salaris, kwalificatie en verschil
- WAT IS KWALITATIEVE GEGEVENS: definitie, voorbeelden, analyse en verschil
- DATABASEBEHEER: definitie, typen en voordelen
Referenties
