Er is een procedure voor het afronden van elk proces. Desalniettemin bevatten veel workflows handmatige handelingen die duur, tijdrovend en foutgevoelig zijn. Een van de meest arbeidsintensieve en ineffectieve taken in de zakenwereld is misschien wel handmatige gegevensinvoer. Behalve dat je er slaperig van wordt, kost het ook kostbare tijd en middelen, waardoor je productie ernstig afneemt. Om processen te versnellen en de communicatie te verbeteren, gaan organisaties dus over op meer automatisering van de workflow binnen de bedrijfsvoering en binnen IT-processen. Workflowautomatisering automatiseert processen door handmatige arbeid te vervangen door software die een proces geheel of gedeeltelijk voltooit. Maar wat zijn de stappen bij workflowautomatisering en wat zijn de marketingvoordelen? Lees verder om erachter te komen...
Wat is workflowautomatisering?
Workflow-automatisering is een strategie om de onafhankelijke uitvoering van taken, documenten en informatie over werkgerelateerde activiteiten mogelijk te maken in overeenstemming met vastgestelde zakelijke normen. Dit soort automatisering moet een eenvoudige handeling zijn die regelmatig wordt uitgevoerd om de dagelijkse productiviteit te verhogen.
Met andere woorden, workflowautomatisering is het stroomlijnen en automatiseren van handmatige, tijdrovende taken met behulp van technologie om aanzienlijke tijd en middelen te besparen. Door een reeks regels en processen te ontwerpen die de workflow bepalen, gebruikt het software om repetitieve taken zoals gegevensinvoer, e-mailcommunicatie en documentbeheer te automatiseren. Het resulteert in sneller, eenvoudiger en betrouwbaarder werk door de efficiëntie en nauwkeurigheid te verhogen en tegelijkertijd fouten te verminderen. Workflow automatisering draagt de uitvoering van bepaalde taken over van mensen naar een computerprogramma.
Een organisatie moet echter eerst de taken identificeren waaruit een taak bestaat voordat de workflow wordt geautomatiseerd. Vervolgens ontwikkelt het de logica en regels die specificeren hoe die taken moeten worden uitgevoerd. De software wordt vervolgens geprogrammeerd met behulp van vooraf gedefinieerde bedrijfslogica en voorschriften.
De logica en regels zijn over het algemeen een reeks als-dan-instructies die dienen als instructies voor het programma, om het te informeren wat het moet doen en hoe het van de ene taak naar de volgende moet gaan. Om te voorkomen dat mensen de activiteit moeten beheren, volgt de software deze regels en logica om de reeks taken van begin tot eind te voltooien.
Hoe automatiseer je een workflowproces?
Workflowprocesautomatisering verwijst naar het creëren, implementeren en automatiseren van bedrijfsprocessen op basis van workflowregels. Zakelijke workflows omvatten het verplaatsen van informatie, het werk van mensen of bestanden tussen systemen en mensen in overeenstemming met gevestigde zakelijke voorschriften. Workflow-automatisering wordt gedaan om de bedrijfsvoering te stroomlijnen en tegelijkertijd overbodige handmatige verwerking te elimineren.
Enkele voorbeelden van typische bedrijfsprocessen die kunnen worden geautomatiseerd zijn
- Personeelszaken
- Marketing
- Financiering
- Procurement
- Verkoop
- IT-serviceverzoeken
De meest effectieve techniek om een geautomatiseerde workflow op te zetten, is het maken van een grondig workflowdiagram.
Nadat u het workflowdiagram hebt opgesteld, is het creëren van een geautomatiseerde workflow heel eenvoudig met behulp van de interface voor slepen en neerzetten die wordt aangeboden door moderne automatiseringssoftware.
Met behulp van workflowautomatisering kunnen zowel eenvoudige als ingewikkelde bedrijfsprocedures worden geautomatiseerd. Automatisering stroomlijnt niet alleen het bedrijfsproces, maar verlaagt ook de operationele kosten. Werknemers en management kunnen stoppen met vervelende klusjes, zodat ze zich kunnen concentreren op meer strategische, productieve projecten.
Stappen voor workflowautomatisering
Laten we nu snel de vijf belangrijkste stappen bekijken waar elke organisatie aan zal denken voordat ze volledig overgaat op workflowautomatisering.
#1. Herken repetitieve taken
Wanneer een bedrijf nadenkt over workflowautomatisering, moet de eerste stap zijn om de gebieden met herhaalde processen te identificeren.
Een grondige kennis van het bedrijf is nodig om het probleem te lokaliseren. De beste methode om uw zakelijke workflow beter te begrijpen en terugkerende taken te herkennen, is door er een visuele weergave van te maken met behulp van stroomdiagrammen.
U kunt nu een workflow ontwerpen die uw huidige workflow verbetert en het proces eenvoudiger kan maken door vervelende processen te automatiseren. Dit is een cruciale fase die nauw moet worden uitgevoerd in samenwerking met de andere belanghebbenden en de daadwerkelijke gebruikers van het proces.
U kunt ook rekening houden met de netto voordelen in termen van tijd en daadwerkelijke kostenbesparingen. Dit maakt het makkelijker om een overtuigende business case te maken waarom bepaalde bedrijfsvoering geautomatiseerd zou moeten worden.
#2. Opstellen van zakelijke doelstellingen
Zodra het probleem is gelokaliseerd, is de volgende stap het schetsen van de doelstellingen van uw bedrijf, gebruikmakend van de handmatige workflow die momenteel als standaard wordt gebruikt.
Uw doel kan zijn om bronnen te optimaliseren voor taken die meer uitvoer zouden opleveren door de doorvoer te vergroten of de cyclustijd op een enkele CPU te verkorten.
Uw team hoeft mogelijk minder gegevens in te voeren en zich meer te concentreren op procesoptimalisatie.
Alles kan het geval zijn, maar u moet kunnen uitleggen hoe automatisering u zal helpen uw bedrijfsdoelstellingen te bereiken en hoe u van plan bent succes te meten.
#3. De juiste oplossing voor workflowautomatisering kiezen
Het kiezen van de middelen om het doel te bereiken zou de volgende fase zijn. Hoe willen we onze bedrijfsdoelstellingen bereiken? Uw volgende belangrijke stap is het kiezen van het beste automatiseringssysteem voor workflows, zodat u tot een oplossing kunt komen.
Kies de juiste software om een idee te krijgen van hoe u uw leverancier van oplossingen kunt kiezen. Voor een automatiseringstool zijn er in principe tal van mogelijkheden op de markt. Het is van cruciaal belang om te begrijpen wat perfect bij uw bedrijf past.
Veel bedrijven stappen over op het cloudalternatief omdat het meer flexibiliteit en lagere kosten biedt.
U kunt ervoor kiezen om 3 tot 5 providers op de shortlist te zetten op basis van uw unieke eisen voordat u de voor- en nadelen van elke optie grondig afweegt. Voordat u deze keuze maakt, wilt u misschien een grondige demo bekijken van de cloudgebaseerde, veilige en beveiligde workflowsoftware, waarmee u uw workflow in slechts enkele minuten kunt ontwerpen.
Kies uw workflowsoftware om het proces van uw bedrijf te automatiseren op basis van de doelstellingen die u in de vorige fase hebt vastgesteld. De workflow die u kiest, moet eenvoudig, gebruiksvriendelijk en eenvoudig zijn voor uw gebruikers om aan te passen.
#4. Leid de gebruikers op
Het personeel zou dan worden getraind in het gebruik van de nieuwe workflowsoftware in de volgende fase. Elke nieuwe verandering die door het management wordt doorgevoerd, stuit op weerstand omdat het door het personeel als overbodig wordt beschouwd.
Om de eindgebruikers een cruciaal onderdeel van het besluitvormingsproces te maken, is het essentieel om ze vanaf het begin mee te nemen in de gesprekken. Dit maakt de eindgebruiker verantwoordelijk en verheft de mooiste concepten.
Het zou veel gemakkelijker zijn om deze overgang effectief te maken als er een duidelijk pad was van de bestaande handmatige procedure naar het nieuwe geautomatiseerde systeem en als ze voldoende training kregen om de achterstand in te halen.
#5. Optimaliseer uw proces door kritische prestatie-indicatoren te meten
Zodra u de bovengenoemde procedures hebt voltooid, is uw nieuwe geautomatiseerde workflowsysteem klaar voor gebruik.
Het is van cruciaal belang om in dit stadium de knikken in het pantser glad te strijken, omdat uw zakelijke gebruikers input zullen geven over de procedure op basis van hun gebruik. De laatste fase, het meten van de belangrijkste prestatie-indicatoren en het stroomlijnen van uw workflow, staat nu voor u klaar.
Uw geautomatiseerde workflow wordt continu gemeten en gemonitord, wat u helpt knelpunten te signaleren en ontwikkelpunten aan te bieden. Uw team zal effectiever functioneren als uw pas bijgewerkte workflow voortdurend wordt beoordeeld.
Wat zijn de verschillende soorten workflowautomatisering?
Workflowautomatisering kan worden onderverdeeld in twee categorieën: bedrijfsprocessen (BP) en robotprocessen (RP).
#1. Workflows voor bedrijfsprocessen
Organisaties kunnen hun klanten beter van dienst zijn door een business process management (BPM) aanpak toe te passen. Het dwingt bedrijfsworkflows over het algemeen om effectiever te worden bij het bereiken van essentiële bedrijfsdoelstellingen. Workflow-automatiseringssoftware wordt vaak gemaakt met behulp van BPM-principes. Deze software helpt zo om voorheen moeizame handmatige processen binnen een organisatie te stroomlijnen.
#2. Robotische procesworkflows
Robotic Process Automation (RPA)-software is nu beschikbaar en stelt robots in staat taken uit te voeren die mensen ooit deden. In veel gevallen helpen bots administratieve procedures naast IT (maar ook in andere domeinen). Bots kunnen de meest relevante gegevens herkennen en leveren om verwerkingsproblemen op te lossen. Bovendien kunnen bots helpdeskverzoeken en aanmeldingsauthenticaties verminderen en ingrijpen wanneer er verwerkingsproblemen optreden.
Software voor workflowautomatisering
Workflowautomatisering kan u helpen tijd te besparen als uw personeel herhalende taken uitvoert, wat de meeste bedrijven doen. Het automatiseren van workflows kan natuurlijk ontmoedigend zijn. Als zodanig moet u beschikken over sterke workflowautomatiseringssoftware om uw processen snel te automatiseren.
Laten we voor meer opties voor het beheren van processen en workflows kijken naar de beste automatiseringssoftware voor zakelijke workflows;
#1. Zapier
Workflow-automatiseringstool Zapier maakt gebruik van een proceseditor met slepen en neerzetten zonder code. Het kan u helpen bij het automatiseren van alles, van eenvoudige bewerkingen tot zich herhalende taken in meerdere stappen.
Maar wat Zapier onderscheidt, is hoeveel programma-integraties het biedt. Kortom, Zapier is compatibel met meer dan 5,000 apps. En door deze software te gebruiken, kunt u procedures automatiseren voor al uw zakelijke toepassingen, waaronder Gmail, Slack, Trello en Stripe. Bovendien ondersteunt het tal van verschillende tools voor workflowautomatisering op de softwareverbindingen van deze lijst. In het onwaarschijnlijke geval dat u de gewenste integratie niet kunt vinden in de lijst met apps van Zapier, kunt u om een extra app vragen of er zelf een maken.
#2. Klik op
ClickUp is in feite een complete tool voor werkbeheer. Het bevat tools voor projectbeheer, teamsamenwerking en nog veel meer, naast tools voor workflowautomatisering.
Anders gezegd, u zou ClickUp moeten beschouwen als veel meer dan alleen een hulpmiddel voor automatisering. Ja, verschillende andere automatiseringsprogramma's bieden enkele taakbeheerfuncties. Desalniettemin bieden er maar weinig zoveel functies als ClickUp, dat algemene tools biedt, waaronder Gantt-diagrammen, kanban-borden, subtaken en nog veel meer. Dat komt bovenop ClickUp's toch al robuuste automatisering van routinetaken. Met andere woorden, met ClickUp kunt u al uw vereisten voor workflowbeheer afhandelen met één stuk software zonder in te leveren op automatisering en projectbeheer.
#3. Integreren
Integrify is een programma voor het beheren en automatiseren van workflows met weinig tot geen codering. Het platform heeft tools voor het maken van processen, het ontwerpen van formulieren en rapportageprocessen.
Hoewel Integrify veel kenmerken heeft met andere workflow-applicaties, heeft het ook enkele unieke kenmerken, zoals de mogelijkheid om notities en opmerkingen toe te voegen terwijl u een proces opbouwt. Integrify is daarom perfect voor groepen die willen samenwerken om hun zakelijke workflow te ontwikkelen en te verbeteren. Vergelijkbaar met hoe Integrity procestesten mogelijk maakt en audittrails genereert voor alle automatiseringsworkflows, maakt het ook samenwerking mogelijk zonder angst voor verstoring van de workflow.
#4. Nintex
Met meer dan 3 miljoen workflow-apps die momenteel op het platform draaien, helpt Nintex meer dan 8,000 zakelijke klanten bij het beheren, automatiseren en verbeteren van hun bedrijfsprocessen zonder kennis van codering.
Uw bedrijf kan elk van zijn processen in kaart brengen, uitvoeren en het succes ervan evalueren door een breed scala aan workflowautomatiseringstools aan te bieden, zoals procesmapping, geavanceerde workflows en procesintelligentie.
Voor grote bedrijven met gevestigde processen wordt Nintex ten zeerste aanbevolen. Het is een geavanceerd stuk software dat een gebruiksvriendelijke tool voor het ontwerpen van workflows combineert met sterke verbindingen om al uw apps aan elkaar te koppelen. Dit is met name handig voor mensen die werkzaam zijn in HR, financiën, IT en de advocatuur.
#5. Kusstroom
Voor workflows en app-constructie biedt Kissflow zowel no-code als low-code alternatieven. Kissflow heeft nu de veelzijdigheid om te functioneren als een workflowbeheerplatform, een lichte projectbeheertool en misschien wel marketingautomatiseringssoftware.
De processoftwarepakketten van Kissflow zijn fantastisch. Ze bieden de ideale combinatie van een eenvoudige gebruikersinterface en krachtige analyses. Om bijvoorbeeld statistieken over uw workflowautomatiseringssysteem te bekijken, kunt u het houden bij eenvoudige op statistieken gebaseerde rapporten. Of u kunt uw eigen rapporten uitvoeren om taken of gegevens in meer detail te onderzoeken. Bovendien maakt Kissflow het eenvoudig om dashboards te maken (zonder code of slechts een beetje), waardoor uw rapportage toegankelijk en gemakkelijk te begrijpen is.
#6. Flokzu
Met de Flokzu-tool voor bedrijfsprocesbeheer kunnen bedrijven formulieren ontwerpen, procedures automatiseren, rapporten uitvoeren en meer. Het integreert met tal van andere softwareprogramma's met behulp van Zapier.
Flokzu heeft echter een aantal tools waarmee het zich qua flexibiliteit onderscheidt van andere workflowprogramma's. Het maakt bijvoorbeeld vervangingen van teamleden eenvoudig. U kunt uw aangepaste procedure daarom gemakkelijk wijzigen om een vervangend teamlid op te nemen terwijl iemand niet op kantoor is. Zo hoef je je geen zorgen te maken over eventuele vertragingen in je werk. Evenzo kunt u met Flokzu pauzeren en timers instellen terwijl u de workflow automatiseert. Kortom, de workflowsoftware van Flokzu kan zich aanpassen aan uw veranderende procesvereisten.
Voordelen van workflowautomatisering
Workflowautomatisering kan alle afdelingen ontlasten van de last van handmatige handelingen, van administratie tot financiën, IT en marketing.
Hier zijn enkele voordelen van software voor workflowautomatisering voor elke afdeling in uw bedrijf:
Voordelen van workflowautomatisering in marketing
- Stel een machine aan om repetitieve, vervelende taken uit te voeren
- Werk samen aan workflows met collega's van verschillende locaties.
- Zorg ervoor dat de juiste mensen alle inhoud goedkeuren.
- Creëer een betrouwbare procedure voor het koesteren en nastreven van kwaliteitsleads.
- Verschillende campagnes kunnen worden geautomatiseerd en ze kunnen allemaal worden gevolgd vanaf één dashboard.
Voordelen van IT-procesautomatisering
- Distribueer tickets en escalaties aan teamleden die beschikbaar zijn.
- Elimineer overbodige ondersteuningsverzoeken
- Controleer geplande updates met geïnteresseerde partijen.
- Neem de controle over Shadow IT
- Beheer bronnen en observeer gebruikspatronen
Workflow Automation Voordelen in personeelszaken (HR)
- Drastisch bezuinigen op papierwerk
- Snellere werving, verificatie en werving van kandidaten met geautomatiseerde goedkeuring
- Zorg ervoor dat alle processen compliant zijn.
- Verhoog de zichtbaarheid van de workflow
- Verbeter de snelheid van de onboarding- en offboardingprocessen.
Voordelen van workflowautomatisering in de financiële wereld
- Maak documentbeheer eenvoudiger
- Besteed minder tijd aan het verwerken van goedkeuringen.
- Stel automatische betalingen in voor terugkerende rekeningen.
- Maak een slim mechanisme voor het beheren van de salarisadministratie.
- Synchroniseer gegevens met andere boekhoudprogramma's
Voordelen van het inschakelen van workflowautomatisering in verkoop
- Zorg ervoor dat alle leads dezelfde koninklijke behandeling krijgen.
- Krijg verhelderende informatie en analyse van lopende procedures.
- Laat een voorsprong nooit door een fout gaan.
- Stuur gepersonaliseerde begroetingen, waardering of promotionele e-mails.
- Standaardiseer het maken van lijsten om het gemakkelijker te maken.
Moet ik een ontwikkelaar zijn om workflowautomatisering te gebruiken?
Nee. Met behulp van slepen-en-neerzetten-technieken voor het genereren van formulieren en processen, zijn deze producten gemaakt voor zakelijke gebruikers. Desgewenst kunnen ontwikkelaars het systeem uitbreiden met extra tools.
Wat zijn tools voor workflowautomatisering?
Workflow-automatiseringstools worden gebruikt om gegevens tussen systemen te standaardiseren, automatiseren en verzenden.
Wat is workflowautomatisering in CRM?
Workflowautomatisering is een functie die in de meeste CRM-oplossingen is ingebouwd. In de meeste gevallen gaat het om het starten van een pijplijn voor een gegevensupdate, integratie, timing van een actie, enz. Gebruikers moeten CRM-licenties hebben om deze mogelijkheden te gebruiken, die exclusief zijn voor het CRM-systeem. Workflowautomatisering kan helpen om uw CRM nog efficiënter te maken.
Conclusie
Workflowautomatisering kan bedrijven helpen groeien en bloeien zonder dat er iets tussen de kieren glipt. U kunt zonder groeipijn uw bedrijf succesvol uitbreiden door technologie handmatig werk te laten verrichten.
Deze technologie kan uw bedrijf in vrijwel elke divisie of afdeling ten goede komen. Workflowautomatisering biedt vele voordelen, waardoor u efficiënter kunt werken in plaats van harder, of het nu gaat om marketing, human resources of financiën.
Gerelateerde artikelen
- Workflowbeheersoftware: topopties in 2023
- BESTE 10 WORKFLOW-MANAGEMENTSYSTEMEN: 2023 Beoordelingen
- HULPMIDDELEN VOOR HET MAPPEN VAN BEDRIJFSPROCESSEN: gebruik, gratis tools en gids
- Verkoopautomatisering: betekenis, platforms en voordelen
Referentie
