Veel bedrijven worstelen met interne problemen die zowel het productiviteitsniveau als de algehele communicatie binnen de organisatie kunnen beïnvloeden. Een intranet kan dergelijke problemen mogelijk oplossen, afhankelijk van de aard van het bedrijf. Het belang van het gebruik van een intranetsite kan niet genoeg benadrukt worden.
Wat is een intranet en hoe kunt u het gebruiken om de productiviteit van werknemers te verbeteren? Laten we erover praten!
Wat is een intranet?
Een organisatie kan een eigen privénetwerk hebben, ook wel een intranet genoemd, waarmee werknemers veilig informatie over het bedrijf en computerbronnen met elkaar kunnen delen. Het is afhankelijk van webservers, contentmanagementsystemen en firewalls om veilig en efficiënt te functioneren. De beveiliging van intranetten wordt meestal onderhouden met behulp van een database die alle gebruikersnamen bevat van werknemers die toegang hebben gekregen tot het netwerk.
Intranetten kunnen variëren van eenvoudige interne websites tot complexe systemen met meerdere onderling verbonden LAN's en WAN's. Ze bieden ook een scala aan functies, zoals sociale intranetelementen voor werknemersprofielen, het indienen, leuk vinden, reageren en delen van berichten. Ze kunnen ook groepswerk en teleconferenties ondersteunen en toegang bieden tot belangrijke informatie, toepassingen, formulieren en bedrijfsgegevens.
Communicatie tussen werknemers wordt bevorderd door het gebruik van intranetten in bedrijven. Hierdoor hebben werknemers snel toegang tot vitale informatie, evenals relevante koppelingen, applicaties en databases met de administratie van het bedrijf.
Kenmerken van het moderne intranet
Moderne intranetten bevatten functies zoals:
#1. Gepersonaliseerde inhoud
Moderne intranetten bieden gepersonaliseerde homepages en tijdlijnen voor werknemers, met relevant bedrijfsnieuws en aankondigingen. Het heeft ook tools voor het maken van pagina's voor het maken van statische communicatie, onboarding-trajecten en wikipagina's.
#2. Samenwerking
Sociale netwerken, door gebruikers gegenereerde inhoud en cloud computing worden benadrukt in moderne intranetten, waardoor werknemersparticipatie, interactie en samenwerking worden bevorderd.
#3. Integratie met andere tools
Integratie met oplossingen voor het delen van bestanden of ingebouwde systemen voor bestandsopslag. Het integreert met andere applicaties, zoals Microsoft 365, Yammer en Teams, om een naadloze digitale werkplekervaring te bieden.
#4. Toegang op afstand
Moderne intranetten bieden cloudgebaseerde opties of lokale installaties, waardoor externe toegang tot de site mogelijk is.
#5. Contentbeheer en delen van documenten
Het maakt directe bewerking van intranetdocumenten, spreadsheets en dia's mogelijk. Het heeft ook efficiënte systemen voor het beheer van grote hoeveelheden gegevens en documenten die essentieel zijn in moderne intranetten.
#6. Beheerinterfaces, inhoudssjablonen en analyses
Intuïtieve interfaces, efficiënt intranetbeheer en mogelijkheden voor contentbeheer, en robuuste analysedashboards zijn belangrijke kenmerken van moderne intranetten.
#7. Aanpassingsvermogen
Moderne intranetten zijn ontworpen om samen met de organisatie te evolueren, met de nadruk op het doorvoeren van veranderingen die de meeste impact hebben op het bedrijf. Site-analyse en gebruikersfeedback houden de voortgang bij en begrijpen het gedrag van gebruikers.
Waar wordt een intranet voor gebruikt?
Er zijn meerdere toepassingen van intranetten, maar drie belangrijke toepassingen zijn:
- Communicatie en samenwerking: Intranetten vergemakkelijken de communicatie tussen werknemers, managers en leidinggevenden, waardoor het gemakkelijker wordt om nieuws, updates en informatie binnen de organisatie te delen. Ze bieden ook tools voor samenwerking, zoals het delen van documenten, realtime bewerken en taaktoewijzingen met deadlines.
- Document- en contentbeheer: Intranetten helpen bij het beheren en controleren van documenten, het volgen van versies en het bijhouden van een geschiedenis van bewerkingen. Ze bieden ook gecentraliseerde opslag voor bedrijfsdocumenten, video's en audiobestanden, waardoor het voor werknemers gemakkelijker wordt om toegang te krijgen tot informatie en deze te delen.
- Informatie ophalen: Intranetten fungeren als een one-stop-shop voor alle bedrijfsinformatie, waardoor het voor werknemers gemakkelijker wordt om te vinden wat ze nodig hebben. Ze bieden krachtige zoekmogelijkheden en kunnen fungeren als een filter om de belangrijkste informatie en context weer te geven.
Andere functies waarvoor een intranetsite kan worden gebruikt, zijn onder meer:
- Een intranetportaal verbetert de productiviteit en de betrokkenheid van medewerkers door middel van zowel top-down als bottom-up communicatie.
- De intranetsite personaliseert taken voor werknemers om specifieke organisatorische rollen te vervullen.
- Een intranetportaal biedt werknemers een platform om informatie te zoeken, workflows te beheren en te communiceren binnen de organisatie.
Hoeveel soorten intranetten zijn er?
Er zijn twee hoofdtypen intranetten; intranet op locatie en in de cloud.
- Intranetten op locatie: Een bedrijfsorganisatie host dit soort intranetten volledig op locatie. On-site intranetten vereisen een toegewijd IT-team om hun servers te beheren, bij te werken en er een back-up van te maken. Ze zijn meestal alleen haalbaar voor grote ondernemingen met voldoende middelen om ze te onderhouden.
- Cloudgebaseerde intranetten: Dit soort intranetten worden gemaakt, onderhouden en online beschikbaar gesteld. Ze vereisen geen infrastructuur ter plaatse en zijn direct online beschikbaar. Cloudgebaseerde intranetten hebben echter enkele beveiligingsproblemen, waardoor sommige organisaties intranetten op locatie verkiezen boven hen.
Soorten intranetten op basis van hun functionaliteiten en de mate van toegang verleend aan gebruikers:
#1. Organisatiebrede intranetten
Deze intranetten bieden een centrale hub voor interne communicatie en samenwerking, met functies zoals zoekmachines, gebruikersprofielen, blogs, mobiele apps en evenementenplanning. Ze worden doorgaans tot stand gebracht met behulp van LAN- (Local Area Network)- en WAN-technologieën (Wide Area Network).
#2. Extranetten
Klanten, leveranciers en andere goedgekeurde partijen hebben toegang tot extranetten, terwijl gewone intranetten alleen toegankelijk zijn voor medewerkers van de organisatie. Extranetten breiden een particulier netwerk uit naar het internet met voorzieningen voor authenticatie, autorisatie en boekhouding (AAA-protocol).
#3. Op samenwerking gerichte intranetten
Deze intranetten helpen het werken in groepen en teleconferencing te vergemakkelijken. Ze bevatten vaak tools voor projectbeheer, verkoop- en klantrelatiebeheer en bedrijfsgidsen.
#4. Platforms voor cultuurverandering
Intranetten zijn ook nuttig als platforms voor de verandering van de bedrijfscultuur, waar veel werknemers belangrijke kwesties kunnen bespreken, wat leidt tot nieuwe ideeën op het gebied van management, productiviteit en andere bedrijfsaspecten.
Voors en tegens van het gebruik van een intranetsite
Het gebruik van een intranetsite biedt meerdere voor- en nadelen. Zij zijn:
De voordelen van het gebruik van intranetten
- Intranetten bieden een mogelijkheid voor betere communicatie.
- Het maakt het delen van informatie makkelijker.
- Samenwerken binnen een bedrijf wordt makkelijker.
- Records beheren en vereenvoudigen
- Het maakt sneller volgen van verzoeken mogelijk
- Een plek om nieuwe concepten voor bedrijfswebsites te testen.
- Het geeft een betere bedrijfscultuur die medewerkers centraal stelt en participatie en interactie stimuleert
- Het geeft een goed rendement op de investering door lage implementatie- en operationele kosten.
De nadelen van het gebruik van intranetten
Bij het opzetten van een intranetportaal kunnen er ook enkele problemen optreden, zoals:
- Beveiligingsrisico's: Intranetbeveiliging is een belangrijk punt van zorg, aangezien alle belangrijke gegevens en informatie op één plaats worden verzameld.
- Informatie overload: Het beheren en opslaan van grote hoeveelheden informatie op het platform kan een uitdaging zijn.
- Tijdmanagement en kosten: Het implementeren en onderhouden van een intranetsysteem kan tijdrovend zijn en leiden tot terugkerende kosten.
- Uitdagingen bij het vinden van informatie: Sommige intranetsystemen hebben slechte zoekmachines, waardoor het moeilijk wordt voor werknemers om de informatie te vinden die ze nodig hebben.
- Moeilijkheden bij het updaten van inhoud: De informatie op intranetten kan moeilijk bij te werken zijn, waardoor middelen en kennis het risico lopen onnauwkeurig en verouderd te zijn
- Complexe en kostbare implementatie: Het implementeren van intranetten kan complex en duur zijn, vooral voor aangepaste intranetten.
- Werken op afstand: Wanneer mobiele apparaten en hulp op afstand niet beschikbaar zijn, kunnen externe medewerkers het moeilijk vinden om informatie op het intranet te vinden.
Best Practices van het intranet
Om ervoor te zorgen dat uw intranetportaal effectief is, zijn er verschillende best practices die u moet volgen, waaronder:
- Maak van uw intranet het geprefereerde communicatiemiddel om werknemers aan te moedigen het regelmatig te gebruiken.
- Zoek naar intuïtieve, gebruiksvriendelijke oplossingen die zijn ontworpen met de gebruikerservaring (UX) in gedachten.
- Gebruik uw intranet om feedback van werknemers te verzamelen door middel van enquêtes, pulse-polls en opmerkingen te plaatsen. Het implementeren van feedback van werknemers kan hun ervaring verbeteren en anderen aanmoedigen om hun mening te delen.
- Kies een intranetplatform dat modern is en ontworpen met de behoeften van de hedendaagse beroepsbevolking in gedachten. Traditionele intranetoplossingen zijn vaak verouderd en bereiken niet elke werknemer, wat gevolgen heeft voor de betrokkenheid van werknemers.
- Implementeer een intranet dat toegankelijk is voor alle medewerkers, ongeacht de locatie, om samenwerking en communicatie te bevorderen.
- Zorg ervoor dat uw intranet mobielvriendelijk is, aangezien meer werknemers op afstand werken en toegang hebben tot bedrijfsinformatie op hun mobiele apparaten.
- Overweeg om sociale functies zoals chatten en berichten te implementeren om de betrokkenheid en samenwerking van werknemers te stimuleren.
- Zorg voor training en ondersteuning om ervoor te zorgen dat werknemers het intranet effectief kunnen gebruiken.
- Update en onderhoud uw intranet regelmatig om ervoor te zorgen dat het relevant en nuttig blijft voor werknemers.
- Kies een schaalbare intranetoplossing die kan meegroeien met de behoeften van uw organisatie.
Wat zijn een intranet en extranet?
Een extranet is een soort intranet waarmee mensen buiten een bedrijf bepaalde materialen en programma's kunnen gebruiken. Sommige delen van het intranet zijn toegankelijk voor derden, zoals klanten, leveranciers en zakelijke partners. Het onderscheidt zich van een intranet omdat het een particulier netwerk is dat toegankelijk is voor geautoriseerde externe gebruikers, zoals klanten of zakelijke partners, waardoor veilige informatie-uitwisseling tussen organisaties mogelijk is.
Een intranet is het besloten, beveiligde netwerk van een organisatie dat de communicatie, samenwerking en het delen van informatie tussen werknemers mogelijk maakt. Intranetten zijn over het algemeen beperkt tot werknemers van de organisatie.
Twee verschillen tussen intranet en extranet?
De twee belangrijkste verschillen tussen een extranet en een intranet zitten in het aantal gebruikers en de toegankelijkheid en veiligheid.
#1. Het aantal gebruikers en toegankelijkheid
- Intranetten zijn alleen toegankelijk voor een specifieke groep of organisatie, meestal de werknemers van het bedrijf, waardoor ze beschikbaar zijn voor een kleinere groep gebruikers.
- Veel gebruikers, waaronder leden binnen de organisatie en externe belanghebbenden zoals leveranciers, partners en klanten, hebben toegang tot een extranet.
# 2. Veiligheid
- Intranetten zijn over het algemeen veiliger vanwege hun beperkte interface en beperkte toegankelijkheid. Ze worden beveiligd door een gedefinieerde firewall, waardoor het netwerk wordt beveiligd om toegang te krijgen tot het systeem.
- Aangezien extranetnetwerken worden gedeeld tussen de organisatie en externe leden, bestaat het gevaar dat gevoelige gegevens ongewenst worden geraadpleegd. Een firewall isoleert het internet van het extranet en scheidt externe gebruikers van bedrijfsgebruikers voor veilige toegang.
Wat is een intranetportaal
Een intranetportaal is een startpunt voor toegang tot bedrijfsinformatie of toepassingen van derden. Als gevolg hiervan stelt het bedrijven in staat om gegevens, software en andere informatie efficiënter te beheren door gebruikers geïndividualiseerde perspectieven te bieden. Met behulp van intranetsoftware kunnen bedrijven een privénetwerk bouwen waartoe alleen hun werknemers toegang hebben met een wachtwoord.
Is VPN een type intranet?
Een VPN is geen type intranet. Een intranet is een privé netwerk dat is afgesloten van het internet en alleen toegankelijk is binnen een organisatie. Aan de andere kant staat VPN voor "Virtual Private Network", dat gecodeerde communicatie tot stand brengt tussen twee computers via een openbaar netwerk zoals internet, waardoor het veilig en privé wordt.
Is Google een intranet?
Nee, Google is geen intranet. Intranetten zijn de privénetwerken die organisaties gebruiken om informatie en middelen te delen met hun werknemers. Hoewel Google een bedrijf is dat een reeks producten levert, waaronder Google Workspace, een verzameling cloudgebaseerde productiviteits- en samenwerkingstools. Intranetoplossingen van derden kunnen echter worden geïntegreerd met Google Workspace om een zogenaamd 'Google-intranet' te creëren.
U kunt Google Sites gebruiken om een intranet voor een bedrijf of organisatie te ontwikkelen. Google Sites is een alles-in-één intranetoptie waarmee u al uw Google Drive-tools, zoals Google Formulieren, Google Agenda en Google Maps, op één plek kunt plaatsen waar ze gemakkelijk te vinden zijn.
Wat is een intranetsite?
Een intranetsite is een privéportaal dat werknemers toegang geeft tot intern nieuws, updates en documenten. Het kan fungeren als een communicatiekanaal voor leiderschap, een gespreks- en samenwerkingsgebied en een kennisbank voor het bedrijf.
- SAMENWERKINGSVAARDIGHEDEN: definitie, voorbeelden en hoe te verbeteren
- COMMUNICATIETOOLS VOOR KLEINE BEDRIJVEN: de beste en meest effectieve tools om te gebruiken
- WAT IS SAMENWERKING: definitie, voorbeelden, software en belang
Referenties
