Hoeveel mensen zijn er nu aanwezig in uw kantoor? Hoeveel had je er gisteren? Hoe zit het met augustus van het voorgaande jaar? Dit artikel definieert bezoekersbeheersystemen en legt uit waarom veel bedrijven ze tegenwoordig gebruiken.
Als de vorige vragen er niet waren, heeft de laatste u zeker wat problemen opgeleverd.
Als je de oude Excel-spreadsheet in je gedeelde Drive kon vinden of de vragen kon beantwoorden, kwam dat waarschijnlijk doordat je handmatig de vermeldingen moest tellen in de map met de aanmeldingsformulieren voor gasten.
Hier zijn nog enkele vragen voor u terwijl die map of spreadsheet open is:
- Hoeveel namen kun je lezen, of ben je verkeerd ingevoerd?
- Hoeveel bezoekers hebben hun aankomsttijd niet genoteerd?
- Wie heeft verzuimd zich af te melden? (Of zijn ze nog ergens op kantoor verstopt?)
- Was de geregistreerde tijd voor in- of uitloggen correct?
- Met welke medewerker heeft elke bezoeker precies contact gehad?
Bedenk wat er gebeurt als gasten nu uw kantoor binnenkomen. Wie verwelkomt ze? Een vriendelijke receptioniste die hen persoonlijk aanspreekt en zich welkom laat voelen? Of iemand die de hele dag aan een bureau vastzit, last heeft van koffie en geen koffie heeft?
Misschien is er helemaal niemand aanwezig om gasten te verwelkomen. Wat doen ze vervolgens? Wacht je tot een arbeider langskomt of klop je op de deuren die je ziet? In veel gebouwen zijn onbeheerde lobby's en open deuren gebruikelijk, waardoor het voor iedereen mogelijk is om elk kantoor op elk moment binnen te gaan.
Deze eenvoudige situaties komen dagelijks voor in kantoren over de hele wereld. Ze laten ook zien hoe belangrijk bezoekersmanagement is.
Ze tonen specifiek de noodzaak aan van een bezoekersbeheersysteem, soms een digitaal inchecksysteem.
Bezoekersbeheersystemen
Het monitoren van iedereen die uw faciliteit of bedrijf betreedt, staat bekend als bezoekersbeheer.
Klanten, bezorgers, sollicitanten, aannemers, consultants of de achterneef van de CEO die twee keer verwijderd is, kunnen allemaal bezoekers zijn.
Iedereen die geen vaste, voltijdse werknemer is, is in wezen een bezoeker.
Een tool genaamd bezoekersbeheersysteem wordt gebruikt om bezoekers formeel te volgen.
Bezoekersbeheersystemen vandaag
Digitale tools voor bezoekersbeheer, zoals The Receptionist voor iPad, vervangen tegenwoordig traditionele tools voor bezoekersbeheer, zoals ordners, pennen en papier in bedrijven.
Een digitaal bezoekersbeheersysteem vervult de essentiële functie van het controleren van gasten. Maar het kan ook verschillende taken uitvoeren die pen en papier niet leuk vinden:
- Houd een online bezoekerslogboek bij.
- Maak foto's van uw gasten zodat u ze kunt herkennen.
- Maak badges voor bezoekers-ID's met de branding van uw bedrijf erop.
- Leg handtekeningen vast op geheimhoudingsovereenkomsten en andere juridische documenten.
- Accepteer levering van koeriersdiensten zoals UPS, FedEx en anderen.
- Stel gebruikers via sms, e-mail en Slack op de hoogte wanneer bezoekers arriveren.
- Maak interactie tussen personeel en gasten in beide richtingen mogelijk.
- Erken voedselleveringen en drop-off papierwerk
- Gasten aanwijzingen geven.
Een bezoekersbeheersysteem verhoogt de kantoorproductiviteit, verbetert de kantoorbeveiliging en verbetert de reputatie van uw bedrijf.
Bezoekersbeheersystemen voor scholen
Een geïntegreerd beveiligingssysteem dat alles in de gaten houdt, ook tijdens de drukste tijden, is nodig om een veilige schoolomgeving te creëren.
Scholen kunnen eenvoudig een risicovrije omgeving in stand houden door gebruik te maken van een bezoekerscontrolesysteem.
Heeft u een betrouwbaar mechanisme opgezet om bezoekers aan de school te volgen? Houdt u bezoekers bij die interactie hebben met uw faculteit of leerlingen terwijl ze op het schoolterrein zijn? Is de campus van uw school vrij van indringers?
Autoriteiten moeten deze vragen stellen om de instructeurs en studenten veilig te houden in het schoolgebouw.
Met een bezoekersbeheersysteem voor scholen kunt u elk van deze problemen afzonderlijk efficiënt aanpakken en zorgen voor andere facilitaire vereisten.
Bezoekersbeheersysteem voor scholen - Topfuncties
#1. Geverifieerd inchecken
Het beheer van bezoekersinformatie met maximale eenvoud is een kenmerk van systemen voor bezoekersbeheer op scholen.
Zodra men het schoolterrein betreedt, moet men formulieren invullen. Het systeem valideert vervolgens de ingediende gegevens en informatie.
De geldigheid van hun identiteit wordt bevestigd, het telefoonnummer wordt dubbel gecontroleerd met behulp van tools zoals OTP-verificaties en andere informatie wordt beoordeeld.
Pas als alle persoonlijke gegevens zijn geëxtraheerd, gevalideerd en goedgekeurd, kan een persoon worden toegelaten tot de faciliteit.
Als extra veiligheidsmaatregel fotografeert de hedendaagse VMS elke bezoeker.
Dankzij het snelle incheck- en verificatieproces aan de voordeur is de campus altijd veilig.
#2. Contactloos inchecken
Slimme instellingen gebruiken een proactieve aanpak om de verspreiding van pandemieën zoals COVID-19 te stoppen, die ernstige verstoringen veroorzaakten en de veiligheid van docenten en personeel binnen de school in gevaar brachten.
Contactloze check-in-opties met pandemiebestendige technologieën, zoals gezichtsherkenningssoftware en het scannen van QR-codes op mobiele apparaten, kunnen de kans verkleinen dat vervoerders het schoolgebouw binnenkomen.
Zorg ervoor dat u de juiste optie kiest bij het kiezen van een bezoekersbeheersysteem voor scholen.
#3. Geverifieerde invoer
Scholen zien regelmatig honderden personeelsleden met bezoekers het gebouw in- en uitgaan.
Een bezoekersbeheersysteem biedt ook de mogelijkheid om vooraf personeelsgegevens in te voeren, zodat iedereen die de faciliteit betreedt, kan worden gevolgd.
Het schoolterrein is te allen tijde beveiligd dankzij de vooraf ingevoerde namen en gegevens van personeelsleden, omdat alleen geauthenticeerde leerkrachten en personeel toegang hebben tot het gebouw.
U kunt aangeven of een OTP-validatie als extra laag nodig is.
Zelfs als de faculteit of het personeel de school betreedt, is het gemakkelijk om hun naam vooraf op te schrijven en alleen degenen met een pasje mogen de zones betreden.
Bovendien maakt dit het voor geautoriseerde werknemers gemakkelijker om de bewegingen van alle personeelsleden en docenten in het gebouw te volgen, inclusief hun frequentie, verblijfsduur en in- en uitstaptijden.
#4. Realtime dashboard
Een realtime dashboard dat de bewegingen van alle bezoekers, medewerkers, docenten, ouders en kinderen (indien nodig) op elk moment weergeeft, is een kenmerk van een efficiënt bezoekersbeheersysteem voor scholen.
Dit maakt het gemakkelijk om mensen die zich door het pand verplaatsen te identificeren en te volgen.
Dit dashboard kan bijhouden hoe lang ouders, gasten of werknemers op het terrein verblijven. Als een ouder bijvoorbeeld zijn of haar kind wil bezoeken, houdt de app eenvoudig bij hoe lang de ouder blijft.
#5. Inzichten van bezoekers
Het bijhouden van een nauwkeurig logboek van elke persoon die de faciliteit in een bepaalde periode heeft bezocht, is het grootste probleem waarmee scholen worden geconfronteerd.
Papieren logboeken of pen-papiermethoden mislukken vaak omdat ze kwetsbaar zijn voor manipulatie, beschadiging of zelfs diefstal.
Een bezoekersbeheersysteem zorgt ervoor dat er altijd een veilige locatiegebaseerde registratie van bezoekers beschikbaar is.
De autoriteiten kunnen de bezoekersinzichten van het systeem eenvoudig onderzoeken.
Wie kwam er naar de campus? Wanneer heeft een bepaalde persoon het gebouw verlaten? Hoe vaak heeft een gast ingecheckt?
Het team kan een actieplan opstellen om de bezoekers die een bepaald pand binnenkomen en verlaten beter te beheren, dankzij deze cijfers die in het systeem worden voorbereid en gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle relevante partijen.
Beste bezoekersbeheersystemen
#1. Qminder-software
Qminder is cloudgebaseerde software voor het beheren van wachtrijen die bedrijven helpt om memorabele wachttijden te bieden.
Gebruik on-site check-in kiosken en real-time voortgangsinformatie om klantlijnen te beheren. Klanten kunnen Qminder gebruiken om op afstand met hun telefoon in de wachtrij te staan en meldingen via sms te ontvangen.
U kunt meer geïndividualiseerde service bieden dankzij de informatie die wordt verzameld tijdens het zelf inchecken van de klant.
Prijzen
- starter: $ 429.00 per maand per locatie
- Afdeling: $ 659 per maand per locatie
- Enterprise: Aangepaste prijzen
- Gratis proefversie: Beschikbaar
- Gratis versie: Niet Beschikbaar
#2. HID-software voor bezoekersbeheeroplossingen
Het cloudgebaseerde programma van WorkforceID Visitor Manager helpt kleine en middelgrote organisaties in de sectoren transport, energie, gezondheidszorg, onderwijs en andere sectoren om fysieke en digitale identiteitstoegang te beheren.
Beheerders kunnen geïndividualiseerde screeningvragen maken met behulp van de oplossing om incheckprocedures te automatiseren.
Prijzen
- Beginprijs: $ 2,000.00 per jaar
- Gratis proefversie: Beschikbaar
- Gratis versie: Niet beschikbaar
#3. ALICE receptioniste software
ALICE Receptionist is een bezoekersbeheersysteem voor kleine, middelgrote en grote organisaties in verschillende branches. Het is cloudgebaseerd en on-premise.
Bezoekersregistratie, bewegingsdetectie, afdrukken van legitimatiegegevens, een bedrijvengids en evenementenbeheer zijn de opvallende functies van de oplossing.
Gebruikers kunnen hun gastbeheerprocedures automatiseren met behulp van ALICE Receptionist.
Afdelingsoverzichten, tweerichtingscommunicatie, melding van werknemers, het vastleggen van afbeeldingen en bewaking op afstand zijn andere functies.
Prijzen
- Beginprijs: $ 3,588.00 per jaar
- Gratis proefversie: Beschikbaar
- Gratis versie: Niet Beschikbaar
#4. Proxyclick-software
Voor kleine, middelgrote en grote bedrijven is Proxyclick een effectief bezoekersbeheersysteem dat op de cloud is gebaseerd.
Enkele van de belangrijkste functies zijn bezoekersregistratie, directe foto's, afdrukken van badges, directe meldingen, rapportage en Proxyclick.
Gebruikers kunnen bezoekers controleren met behulp van Proxyclick, de reputatie van hun merk verbeteren en de veiligheid garanderen.
Extra mogelijkheden van het systeem zijn onder meer badgepersonalisatie, toegangscontrole, preregistratie van bezoekers, gebruikersrechten, gegevensbescherming en veiligheidscontroles.
Prijzen
- Beginprijs: $ 100.00 per maand
- Gratis proefversie: Beschikbaar
- Gratis versie: Niet Beschikbaar
#5. VisitLog-software
Kleine, middelgrote en grote bedrijven kunnen allemaal profiteren van het gebruik van VisitLog, een lokaal bezoekersbeheersysteem.
De fundamentele functies zijn onder meer de voorregistratie van bezoekers, het printen van badges, e-mail- en sms-meldingen, bezoekersregistratie en melding van bezoekers.
De VisitLog-kioskfunctie houdt de aankomst en vertrek van bezoekers en het totale aantal aanwezige bezoekers bij.
Een programmeerbaar welkomstscherm, lijsten met noodevacuaties, parkeerbeheertools en rapportagefuncties zijn andere functies.
Prijzen
- Beginprijs: Eenmalig $ 1,800.00
- Gratis proefversie: Beschikbaar
- Gratis versie: Niet Beschikbaar
Elektronische bezoekersbeheersystemen
Eenvoudige computer- of elektronische bezoekersbeheersystemen, die vaak zijn ondergebracht op een iPad of een touchless kiosk, maken gebruik van een computernetwerk om bezoekersinformatie te bewaken en vast te leggen.
Een elektronisch bezoekersbeheersysteem verhelpt de meeste tekortkomingen van een pen-en-papiermethode.
Om te controleren op mogelijke beveiligingsproblemen, kunnen bezoekers-ID's worden vergeleken met gemeentelijke, staats- en federale databases en interne databases.
Geautomatiseerde bezoekersbeheersystemen
Verschillende bedrijven gebruiken nog steeds verouderde methoden voor het handmatig inchecken van bezoekers, zoals naamlabels en gastenboeken, maar de overstap naar een geautomatiseerd bezoekersbeheersysteem heeft veel voordelen voor een bedrijf, waaronder kosten-, tijd- en resourcebesparingen.
In de whitepaper uit 2017, The Evolution of Visitor Management, beweerde 82% van de ondervraagde organisaties dat het implementeren van een geautomatiseerd bezoekersbeheersysteem de operationele efficiëntie verhoogde.
Een bezoekersbeheersysteem dat de receptie en administratieve handelingen automatiseert en tegelijkertijd de veiligheid verbetert en gevaren vermindert, biedt een uitstekend rendement op uw investering.
Wanneer een bezoeker arriveert, verwittigt het bezoekersbeheersysteem onmiddellijk de juiste medewerker.
Het personeel wordt geïnformeerd dat hun gast is gearriveerd.
Conclusie
Oude en slecht beheerde systemen voor bezoekersbeheer brengen verschillende problemen met zich mee.
Een verouderd platform kan leiden tot nalevingsproblemen of beveiligingsfouten die behoorlijk duur kunnen zijn.
De hele procedure moet opnieuw worden geëvalueerd, waarbij het bezoekersbeheersysteem de hoogste aandacht krijgt.
Bezoekersbeheersystemen Veelgestelde vragen
Hoeveel soorten bezoekersbeheersystemen zijn er?
Er zijn twee verschillende operationele benaderingen, ook al zijn er niet twee verschillende soorten software voor bezoekersbeheer.
Hoe zet ik een bezoekersbeheersysteem op?
Er moet een meldingssysteem worden opgenomen in bezoekersbeheersystemen om personeelsleden op de hoogte te stellen wanneer een bezoeker zich heeft aangemeld.
Werknemers zouden idealiter de mogelijkheid moeten hebben om te selecteren welke meldingen ze willen ontvangen en wanneer.
Gastbadges moeten snel en direct kunnen worden afgedrukt.
Hoe ga je om met bezoekers zonder afspraak?
De secretaresse biedt een zitplaats aan en stelt zich voor aan bezoekers die geen afspraak hebben ingepland.
- Verkrijg de informatie van de beller
- Praat met het kantoor van de supervisor
- Informeer naar de beschikbaarheid van de supervisor
- Weiger bezoeken strategisch
Wat zijn de soorten bezoekers?
Bezoekers die per vliegtuig arriveren, zoals tussenstops, dagbezoekers en transitbezoekers, worden vliegtuigaankomsten genoemd.
Bezoekers die over zee aankomen, zoals cruisepassagiers, worden aankomsten op zee genoemd.
Aankomsten over zee omvatten ook gasten die een tussenstop maken, zoals zeilers en watersporters.
- Beste zakelijke intercomsystemen van 2023 (+ draadloze optie)
- Beste 10 wachtwoordbeheersoftware: topoplossingen voor uw bedrijf
- Beste contentmanagementsoftwaresysteem voor uw website in 2023
- Wat zijn relationele databasebeheersystemen?
- CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM): definitie, tools en belang
Referenties
