We bespreken graag tools voor evenementbeheer. Specifiek, volgens ervaringsgerichte marketingstatistieken, verhoogt het gebruik van software voor evenementbeheer de opkomst met 20%, de productiviteit met 27% en de winstmarge met gemiddeld 20-30%.
Met zoveel meer gratis software en tools voor evenementenbeheer die tegenwoordig online beschikbaar zijn, is het geen verrassing dat steeds meer evenementenplanners een kijkje nemen.
We hebben een lijst samengesteld met de beste tools voor evenementenbeheer op basis van gebruikersfeedback uit de echte wereld, relatieve scores op softwarebeoordelingswebsites zoals Capterra en opmerkelijke functies waarvan we weten dat evenementenplanners deze zouden waarderen. Maar voordat we aan de slag gaan, volgt hier wat meer informatie over het kiezen van software voor evenementenbeheer voor uw volgende grote project. (Britespan-gebouwen)
Hoe u de beste software voor evenementenbeheer selecteert
Er zijn verschillende toepassingen voor software voor evenementbeheer en een groot aantal beschikbare mogelijkheden, dus begin met het prioriteren van uw vereisten. Wilt u tijd besparen op repetitieve evenementenbeheertaken, zoals het opstellen en herzien van conferentieschema's? Wilt u de deelname van bezoekers verbeteren en uw exposanten helpen hun bedrijf te laten groeien? Hoe zit het met het besparen van geld door uw evenementregistratie- en ticketingsysteem te upgraden?
Zorg er vervolgens voor dat elk hulpmiddel aan uw vereisten voldoet. Houd rekening met het volgende bij het lezen van de lijst "Favoriete software voor evenementenbeheer van organisatoren" hieronder:
- Wat heb je nodig voor je evenement? Een ticketsysteem, een web- of mobiele brochure, een evenementenwebsite, oplossingen voor publieksbetrokkenheid, een check-in tool voor aanwezigheid en tools voor het ophalen van leads voor exposanten. Maak een lijst van alles wat in je opkomt.
- Is de software voor het plannen van evenementen compatibel met mobiele apparaten? Is er een app beschikbaar voor je bezoekers op het platform?
- Wat zeggen de app store en software-reviewsites zoals G2 erover?
- Hoe eenvoudig is het om de software te implementeren? Kijk vooraf of je een live demo of een proefrit kunt plannen.
Top 33 evenementenbeheersoftware in 2023
#1. Kvent
De evenementenbeheersoftware van Cvent automatiseert en vereenvoudigt het hele planningsproces. Begin met het vinden van een locatie en eindig met op maat gemaakte dashboards en gegevens die je evenement volgen.
#2. Sociale tabellen
Social Tables biedt de beste locatie-sourcing, evenementenplanning, gastenbeheer en incheckservices. Met de gratis software en tools voor evenementenbeheer kun je snel ontwerpen op maat maken. U kunt elk aspect plannen en delen met locaties, klanten en partners. Bovendien helpt Social Tables u bij het beheren van gasten, van VIP's tot speciale maaltijdwensen, en bij het visueel indelen van gasten in diagrammen.
Social Tables ontwikkelt ook bekroonde oplossingen voor hotels en locaties, zoals CRM-software, verkoopplatforms voor evenementen en platformen voor evenementenservices.
#3. driezits
Voor unieke evenementen is Tripleseat de beste software voor het plannen van evenementen. Het is een online app voor verkoop en evenementenbeheer die voornamelijk is ontworpen voor restaurants, hotels en locaties. U kunt de verkoop van evenementen verbeteren en het planningsproces stroomlijnen door Tripleseat te gebruiken.
U kunt eventleads verzamelen, leads omzetten in boekingen, contracten en BEO's maken en nog veel meer. Tripleseat biedt ook verschillende rapportage-opties om ROI te analyseren voor eventprofessionals die geobsedeerd zijn door statistieken.
#4. Regpack
Met Regpack kunt u registratieformulieren personaliseren en een onbeperkt aantal aanwezigheidstypen genereren. U kunt gasten inchecken met een mobiel apparaat of ze zelf laten inchecken. U kunt de software zelfs opnemen op de aanmeldingspagina van uw website.
Groepsregistratie en versleutelde betalingsverwerking zijn ook beschikbaar. Als je naast het evenement spullen wilt verkopen, kun je ook een winkelwagentje en snel afrekenen. Vraag vervolgens met behulp van de enquêtetool van de software om opmerkingen van gasten.
#5. Oplossingen voor leden
Omdat Member Solutions is ontworpen om lidmaatschapsregistraties te verwerken, is het populair bij fitnessstudio's. Sinds de oprichting in 1991 is het uitgegroeid tot een verscheidenheid aan tools voor evenementplanning.
Met behulp van een bibliotheek met sjablonen, maakt de evenementregistratiefunctie het eenvoudig om aanmeldingsformulieren, aansprakelijkheidsvrijstellingen en andere presentiepapieren te maken. Alle formulieren zijn voorzien van een wit label en kunnen eenvoudig worden aangepast met uw bedrijfsbranding. Als je van marketing houdt, kan de e-mailmarketingfunctie van Member Solutions helpen om deelnemers op de hoogte te houden van je evenement.
#6. Catease
Caterease maakte het cateringaspect van het plannen van evenementen eenvoudiger. Hiermee kunt u visuele menu's ontwerpen voor uw bezoekers. U kunt ook ingrediëntenlijsten en voedselvoorbereidingslijsten maken voor de koks aan de achterkant van het huis.
Gasten kunnen hun eigen maaltijdvoorkeuren invoeren. De gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt om te berekenen hoeveel eten en drinken u nodig heeft. De interface van Caterease is vergelijkbaar met Microsoft Word en Excel, daarom is er weinig tot geen leercurve.
#7. Fonteva
Met één jaarlijkse kost kunt u met Fonteva een onbeperkt aantal evenementen beheren. Vooral in de horeca is deze service erg geliefd. In feite is het Westin Hotel een frequente consument.
Fonteva is een geweldige optie als je een evenement organiseert met internationale deelnemers. Het systeem ondersteunt meer dan 100 betaalmethoden, waardoor gasten tickets en andere dingen kunnen betalen zonder zich zorgen te hoeven maken over valutaconversies.
Daarnaast kunnen evenementplanners een tijdelijke evenementwebpagina maken om mensen geïnteresseerd te houden. In de dagen voorafgaand aan het evenement kun je bijvoorbeeld forums, wedstrijden en andere online activiteiten delen.
#8. Hub
Als u als bedrijfsconferentiemanager werkt, heeft u misschien het gevoel dat u voortdurend op zoek bent naar programmeerinformatie voor uw evenement. Hubb is in staat om dit probleem op te lossen. Met deze software heb je sneller toegang tot de inhoud die je nodig hebt voor je evenementen.
Hubb verlaagt de administratieve tijd met 67% door sprekers toe te staan hun eigen informatie te uploaden. Bedenk wat je zou kunnen bereiken op een evenement als je 67% meer tijd had!
#9. mama
Momice is alles-in-één software voor evenementenbeheer die alles dekt, van registratie tot het maken van websites tot evenementstatistieken. Hoewel de prijs in euro's is, is de oplossing toegankelijk voor iedereen met een internetverbinding, ongeacht de locatie. Startpakketten bieden toegang tot de tools voor het plannen van evenementen voor drie evenementen en je kunt maximaal vijf gebruikers tegelijk toevoegen.
#10. Dubbel-nederlands
Bij DoubleDutch draait alles om het bevorderen van de gemeenschap. Het ontwerpen van plezierige gastervaringen, toekomstbestendige evenementen, het faciliteren van grootschalige evenementenplanning en het gebruik van een netwerk van partners vormen hun vierledige strategie. De meest populaire zinnen die in de uitstekende evaluaties worden gebruikt, zijn 'gebruiksvriendelijk' en 'geweldige app'.
#11. Ticketmaster
Dit is een populaire ticketoptie voor alles, van kleine borrels tot grote concerten. Het systeem is aanpasbaar en kan ook e-mailbevestigingen en herinneringen verzenden. Het stelt gebruikers ook in staat om zich zowel vanaf hun telefoon als vanaf hun pc te registreren.
Ze voegen 3.5% toe aan de ticketprijs plus $ 1.59 per ticket. Hoewel Eventbrite bekend is, vinden sommige organisatoren de prijs een beetje overdreven.
#12. slappe
Deze populaire tool voor teamcommunicatie is ook gebruikt voor sessie-interactiviteit op evenementen. Met Slack kun je verschillende kanalen bouwen voor verschillende thema's binnen dezelfde werkruimte, zodat je geheime kanalen hebt voor je team om te communiceren en openbare kanalen die gasten kunnen gebruiken als discussieonderwerpen tijdens het evenement.
Gebruikers kunnen een-op-een met elkaar chatten, video- en telefoongesprekken voeren en bestanden delen via de app, naast groepsgesprekken.
#13. Projectleider
ProjectManager.com is cloudgebaseerde projectbeheersoftware die uitbreidbaar is naar teams en ondernemingen en een methode biedt voor het organiseren, samenwerken en versnellen van projectoplevering. ProjectManager is een uitstekende keuze voor individuen die op zoek zijn naar een oplossing die zich richt op teamefficiëntie en projectorganisatie.
Hoewel ProjectManager niet primair is ontwikkeld voor evenementen, biedt het organisatoren van evenementen wel een gecentraliseerde interface met tools voor het beheren van planningen, projecten en samenwerking om het projectbeheer van evenementen efficiënter te maken.
# 14. Wix
Wix is een populair platform voor het maken van websites dat organisatoren van evenementen gebruiken om webpagina's voor evenementen te maken. Het heeft vooraf gemaakte thema's en sjablonen, waarvan sommige speciaal zijn gebouwd voor evenementenwebsites, en is volledig aanpasbaar.
Hoewel Wix het maken van websites zeker stroomlijnt, kan er een leercurve zijn wanneer je het voor de eerste keer gebruikt. Bovendien moet u elke keer dat er iets verandert, gebeurtenisitems zoals de conferentieagenda en sprekerinformatie handmatig bewerken, wat tijdrovend en foutgevoelig is.
#15. schuif
Met Slido, een bekende applicatie voor vragen en antwoorden en live polls, kunnen gebruikers populaire vragen crowdsourcen om belangrijke dialogen op gang te brengen. Omdat een live peiling de betrokkenheid en deelname van deelnemers verbetert, bevatten veel evenement-apps en conferentiebeheertools live-peilingfunctionaliteit.
Als je aarzelt om een andere app alleen voor QA/live polls te gebruiken, kijk dan eerst of je evenement-app deze functies al bevat. Sommige hulpprogramma's voor evenementbeheer geven bijvoorbeeld resultaten weer op een groot scherm, bieden een verscheidenheid aan sjablonen voor live poll-vragen voor snelle installatie, of ondersteunen het rangschikken van vragen, automatische herinneringen, het integreren van Q&A in de dia's van sprekers, enzovoort.
#16. Zoom-evenementen
Je bent waarschijnlijk al bekend met Zoom en hoe je het moet gebruiken, wat hun nieuwe evenementtool, Zoom Events, een aantrekkelijk alternatief maakt. De software is ontworpen om organisatoren te helpen met verschillende onderdelen van evenementenbeheer, zoals het streamen van sessies, het delen van evenementen en het beheren van ticketing, onder andere.
Zoom Event heeft zich daarentegen vooral geconcentreerd op kleinere cursussen en webinarseries. Het mist ook enkele van de meer complexe mogelijkheden die andere platforms kunnen bieden, zoals digitale stands voor sponsors en exposanten, dus als u een grotere conferentie of evenement plant, is dit misschien niet de beste optie.
#17. Everwall
Wil je sociale media voor evenementen opnemen in je evenementontwerp? Everwall biedt de tools die je nodig hebt om een gepersonaliseerde social media wall te maken met realtime social media-activiteiten van al je deelnemers. CNN, Forbes en Microsoft behoren tot hun prestigieuze klanten.
#18. Maandag
Je hebt misschien onlangs hun vrolijke en fantasierijke advertenties op YouTube opgemerkt, aangezien hun team- en projectbeheersoftware een must-have is geworden in de toolkits van de meeste evenementenplanners. Monday biedt een zeer visueel volgsysteem met vereenvoudigde statusupdates, of je nu de leiding hebt over een team van interne planners of ernaar streeft om al je evenementaanbieders op één lijn te krijgen.
Hoewel deze applicatie niet uitdrukkelijk is ontworpen voor evenementen, kunt u deze applicatie eenvoudig aanpassen voor samenwerkingen, zoals conferenties, seminars en roadshows.
#19. Boomset
Bij Boomset zijn krachtige on-site evenementtools de naam van het spel. Met deze oplossing voor evenementbeheer kun je check-ins ter plaatse beheren, badges afdrukken, vouchers inwisselen en nog veel meer. De marketingtool helpt je ook bij het verzamelen van evenementgegevens en het promoten van een evenement. Het is een uitstekende aanvulling op elke andere softwarebundel voor evenementbeheer.
#20. Akkroo
Akkroo gebruikt digitale marketingautomatisering en CRM-technologieën om gekwalificeerde leads te verwerven op evenementen. Ze krijgen extra punten omdat ze eenvoudig te combineren zijn met andere belangrijke zakelijke tools zoals Salesforce, HubSpot en Marketo.
#21. bijwonen
Op basis van de grootte van je volgende evenement, biedt deze app voor mobiele evenementen en online registratietool aanpasbare prijzen. Enkele van de opmerkelijke functies van Attendify zijn links naar de sociale media-accounts van deelnemers, een gemakkelijk te lezen evenementenagenda en hulpmiddelen voor evenementensponsors.
Als u op zoek bent naar sponsors voor evenementen, dan is dit een fantastische plek om te beginnen.
#22. overzien
Omdat het een gesloten betalingsoplossing biedt voor evenementen en evenementenlocaties, noemt Oveit zichzelf de 'laatste mijl van betalingen'. Ze worden over het algemeen gebruikt op festivals en conventies waar er een groot aantal individuele verkopers of een hoog aantal voorspelde totale verkopen zal zijn.
De gratis editie van Oveit ondersteunt maximaal 1,000 consumenten, dus als u een kleine productactivering of een elite VIP-evenement plant, wilt u deze service misschien eens proberen.
#23. RSVPBOEK
Deze aanpasbare tool vereenvoudigt de uitnodigings- en evenementregistratieprocessen. RsvpBOOK, dat ideaal is voor lessen en workshops met meerdere sporen, stelt gebruikers in staat om ticketlinks op sociale media te plaatsen, on-site check-ins voor evenementen af te handelen en direct evenementrapporten te maken van automatisch verzamelde gegevens.
Het is ook de moeite waard om te vermelden dat hun vorige klantenkring enorme kunsteducatieconferenties en databeschermingsbijeenkomsten omvatte, wat aangeeft dat ze geen onbekenden zijn in de B2B-industrie.
#24. Borstelvuur
Brushfire is een branchespecifieke oplossing voor online evenementregistratie en ticketing. Ze dienen voornamelijk kerken en missies, daarom dienen hun unieke kenmerken als een lichtend voorbeeld van de waarde van nichesoftware.
Over het algemeen blijft het product extreem veelzijdig en biedt het de beste gegevenscompliance, deelnamesoftware en aanpassingsopties in de evenementenbranche. Brushfire is een tweede blik waard, zelfs als je geen op geloof gebaseerd evenement plant.
#25. Bijeenkomen
Restaurants, evenementenlocaties en cateraars zullen onze oplossing voor evenementbeheer die speciaal voor hen is ontworpen, waarderen. Het belangrijkste doel van Gather is het stroomlijnen van de boekingsprocessen van locaties, maar klanten prijzen ook de e-mailcommunicatiefunctie en hoe eenvoudig de platformlay-out te gebruiken is.
#26. Geef Smart
GiveSmart is mobiele software voor fondsenwerving die ideaal is voor uw aanstaande gala of stille veiling. Fondsenwervingstools zoals ticketing voor evenementen, mobiel bieden en evenementrapportage helpen merken om het meeste uit hun persoonlijke evenementen te halen, of je nu een non-profitorganisatie of een technologiebedrijf bent.
#27. Gids
Dit app-ontwikkelingsplatform is gespecialiseerd in alles, van kleine bijeenkomsten tot grote bedrijfsbelangen. Het Guidebook event biedt handige templates, integraties met systemen als Mailchimp en Salesforce, en tools voor verdere ontwikkeling via hun open API systeem.
Dit jaar hebben hun klantenondersteuningsteams talloze onderscheidingen ontvangen voor hun vaardigheden.
#28. Allcal
Allcal is een agenda-app die wordt aangestuurd door de community (die goed zou passen bij andere community-gebaseerde tools zoals de eerder genoemde DoubleDutch). Hun klanten variëren van onervaren organisatoren van maandelijkse game-avonden tot doorgewinterde organisatoren van meerdaagse technische conferenties.
Dus, ongeacht het type evenement dat je organiseert, moet je kijken naar de registratie-, plannings- en mobiele app-agendatools van Allcal.
#29. Avocato
Avochato is een CRM die sms-updates, herinneringen of realtime aanpassingen aan de planning van evenementen snel en eenvoudig maakt. Je klantenservice- en evenemententeams hebben volledige controle over de berichten die binnenkomen en vertrekken via een samenwerkingsplatform.
Over het algemeen is Avochato een geweldige tool voor zowel de verkoop- als de marketingafdeling voor, tijdens en na evenementen.
#30. Topic
Topi kan bogen op een snelle en voordelige oplossing voor het plannen van evenementen, evenals ons favoriete motto op onze lijst met tools voor evenementbeheer ("designed serendipity").
De sterke punten van het platform zijn onder meer een mobiele app waarmee je bezoekers kunnen netwerken, tools voor evenementregistratie en check-in, en mogelijkheden om snel leads op te halen.
#31. GroepMeet
GruupMeet streeft ernaar de meest basale versie te zijn van alle tools op deze lijst. In hun meest gestroomlijnde configuraties dekken deze tools de meeste taken op het gebied van evenementenplanning en bieden ze unieke functies zoals tweerichtingsberichten voor teams, zoekopdrachten naar vluchten en evenementstatistieken.
Bezoekers die ervoor kiezen om de tool te gebruiken, hoeven geen apps te downloaden of nieuwe accounts aan te maken, wat voordelig kan zijn voor de doelgroep van je evenement.
#32. Trello
Trello is nog zo'n uitstekende applicatie voor het maken van lijsten en projectbeheer die goed werkt met organisatoren van evenementen. Hun bord- en kaartsysteem biedt visuele hulpmiddelen om collega's op het goede spoor te houden. En hun gebruiksvriendelijke projectupdate-interface in één oogopslag houdt evenementplanners te allen tijde kalm.
#33. Conferentietracker
De Conference Tracker, een product van Engineerica, is een ongewoon specifieke tool voor aanwezigheidsbewaking die we in deze lijst moesten opnemen. Conference Tracker, dat het meest wordt gebruikt door academische instellingen, conferenties en onderwijsgerelateerde organisaties, kan zelfs de meest veeleisende multi-track en complexe sessie-evenementen doorstaan.
Ze raden zelfs aan om deze applicatie te gebruiken voor kleine klusjes, zoals het controleren van de aanwezigheid van werknemers bij trainingsseminars.
#34. Ticketmaatjes
Ticketbud is een white label platform voor ticketing en evenementenplanning dat dient als een one-stop-shop voor zowel kleine als grote organisatoren van evenementen. De mogelijkheid van Ticketbud om variabele uitbetalingsschema's te regelen voor meerdere leveranciers van evenementen met behulp van specifieke datums, wekelijkse en maandelijkse verhogingen is een intrigerende functie.
Gebruikers geven ook de voorkeur aan Ticketbud boven vergelijkbare programma's (zoals Squarespace), omdat de software herhaalde of terugkerende evenementen mogelijk maakt, terwijl de meeste andere dat niet doen.
Conclusie
Wanneer je op zoek bent naar de beste tools voor evenementbeheer, kunnen je resultaten verschillen. Overweeg een of meer van deze tools te gebruiken als je een hyperspecifieke tool nodig hebt voor een enkele evenementtaak of een alles-in-één software voor evenementbeheer die je verschillende leveranciers, bezoekers en evenementensites aankan.
Veelgestelde vragen over evenementenbeheersoftware
Wat zijn de 5 C's van eventmanagement?
De 5 C's van eventmanagement zijn Concept, Coördinatie, Controle, Culminatie en Sluiting.
Wat zijn de 7 belangrijkste elementen van eventmanagement?
De 7 belangrijkste elementen van eventmanagement zijn; evenementinfrastructuur, publiek, aanwezigen, organisatoren, locatie en media. Al deze onderdelen moeten worden beheerd door uw evenementensoftware.
Wat is een boekingssysteem voor evenementen?
Door online/elektronische registratie en betaling te vergemakkelijken, maakt het boekingssysteem voor evenementen dingen eenvoudig door het gebruikers gemakkelijk te maken zich voor elk evenement te registreren.
Gerelateerde artikelen
- TICKETINGSYSTEEM: 17+ beste ticketsystemen in het VK (+ gratis opties)
- EVENT MARKETING: de ultieme gids voor evenementmarketing
- Bedreigingen voor beveiliging op afstand: wat moet u weten?
Referenties
