E-facturatie, of elektronische facturatie, is een vorm van facturering waarbij de factuur elektronisch aan de klant wordt verstrekt met behulp van een standaardformaat voor het uitwisselen van gestructureerde gegevens. De rekeningen betalen proces kan worden vereenvoudigd en geautomatiseerd met behulp van elektronische documentuitwisseling tussen de koper en de verkoper. Lees verder om de betekenis van elektronische facturering te ontdekken, hoe het werkt en welke voordelen het biedt aan bedrijven.
Elektronische facturering
De term "e-facturering" verwijst naar de praktijk van het uitwisselen van facturen via elektronische middelen. In tegenstelling tot het gebruik van papieren facturen, bespaart deze methode zowel tijd als geld.
Elektronisch factureren heeft veel voordelen.
- Met e-facturering kunnen bedrijven geld besparen op het verzenden, afdrukken en opslaan van papieren facturen.
- Efficiënte facturatie met behulp van elektronische middelen stelt bedrijven in staat tijd en geld te besparen.
- Elektronische facturering kan de betaling versnellen, wat de cashflow van een bedrijf ten goede komt.
- Fraude- en foutenpercentages kunnen worden verlaagd door het gebruik van e-facturering door bedrijven.
Een elektronische factuur (of "e-factuur") is een factuur die digitaal en in een vooraf bepaald, gestandaardiseerd formaat wordt verzonden. Als zowel het verzendende als het ontvangende systeem hetzelfde formaat gebruiken, kunnen gegevens gemakkelijk worden verzonden. Bovendien zorgen de gestructureerde gegevens in e-facturen voor moeiteloze invoer in de rekeningen te betalen systeem van het inkoopbedrijf.
De meeste elektronische facturen missen een duidelijke en beknopte grafische weergave van de factuurgegevens. Ze kunnen echter tijdens de verwerking kort in visuele representaties worden gepresenteerd of getransponeerd. Leveranciersgegevens in een gestructureerde elektronische factuur kunnen direct in het Accounts Payable (AP)-systeem van de koper worden geladen, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt. Bij het vergelijken van e-facturen met papieren facturen, is het belangrijk om in gedachten te houden dat papieren facturen drie kenmerken gemeen hebben die zo met elkaar verweven zijn dat we hun onafhankelijkheid vaak niet erkennen. Factuur opsturen:
- Voeg details toe zoals hoeveelheden, beschrijvingen en hoeveelheden informatie.
- Maak een afbeelding van de gegevens op papier, zodat deze met de hand kunnen worden gelezen.
- Een materiële vorm hebben die directe menselijke interactie en handel mogelijk maakt.
Elektronisch facturatiesysteem
Een elektronisch facturatiesysteem is een softwaretoepassing die het facturatieproces automatiseert. Hiermee kunnen bedrijven facturen elektronisch maken, verzenden en volgen. Elektronische facturen zijn efficiënter en goedkoper dan papieren facturen. Ze helpen ook om de cashflow te verbeteren door de tijd die nodig is om betaald te worden te verkorten. Als u op zoek bent naar een manier om uw facturatieproces te verbeteren, dan is een elektronisch facturatiesysteem een goede optie.
Hier zijn enkele voordelen van het gebruik van een elektronisch factuursysteem:
- Verhoogde efficiëntie: Bedrijven kunnen zowel tijd als geld besparen door over te stappen op elektronische facturen.
- Lagere kosten: Elektronische facturen maken papier, drukwerk en verzendkosten overbodig.
- Verbeterde cashflow: Elektronische facturen worden doorgaans sneller betaald dan papieren facturen.
- Iverbeterde nauwkeurigheid: Elektronische facturen gaan minder snel verloren of worden verkeerd gearchiveerd dan papieren facturen.
- Verhoogde beveiliging: Elektronische facturen zijn versleuteld om gevoelige gegevens te beschermen.
- Verbeterde compliance: Elektronische facturen kunnen bedrijven helpen om te voldoen aan fiscale en boekhoudkundige voorschriften.
Software voor elektronische facturatie
Electronic Invoicing Software (EIS) is software die bedrijven helpt bij het elektronisch maken, verzenden en volgen van facturen. EIS kan bedrijven helpen tijd en geld te besparen, de efficiëntie te verbeteren en het risico op fouten te verminderen. Op basis van een aangepast e-factuurformaat genereert e-facturatiesoftware automatisch factuurpapieren en details voor goederen en diensten. Eenmaal voltooid, kan de e-factuur worden aangesloten op het AP-systeem van de koper of worden opgeslagen in de cloud. Dit helpt bedrijven om een proces aan te nemen dat meer gestroomlijnd, effectiever en productiever is.
Enkele voordelen van het gebruik van EIS zijn:
#1. Verhoogde efficiëntie
EIS kan veel van de factureringstaken automatiseren, zoals het maken en verzenden van facturen, het volgen van betalingen en het genereren van rapporten. Dit kan bedrijven veel tijd en geld besparen. Mensen van verschillende afdelingen kunnen gemakkelijk de gegevens verkrijgen die ze nodig hebben om hun werk te doen, aangezien alle essentiële factuurgegevens centraal beschikbaar zijn op een e-facturatieportaal of systeemdatabase.
#2. Verminderd risico op fouten
EIS kan bedrijven helpen om fouten in hun facturen, zoals onjuiste bedragen of vervaldata, te voorkomen. Dit kan bedrijven helpen hun cashflow te verbeteren en betalingsachterstanden te voorkomen. E-facturatiesoftware helpt u betalingsachterstanden te verminderen. Dergelijke software geeft alle transacties, zelfs die met naderende vervaldata, meer zichtbaarheid. Bovendien stroomlijnt het de betalingsverwerking doordat u goederen en diensten veel sneller kunt goedkeuren en betalen. Het opbouwen van een reputatie voor tijdige betalingen kan u helpen een sterkere band op te bouwen met de bedrijven waarmee u zaken doet.
#3. Verbeterde klantenservice
EIS kan bedrijven helpen een betere klantenservice te bieden door het voor klanten gemakkelijker te maken hun facturen online te bekijken en te betalen. Mensen van verschillende afdelingen kunnen gemakkelijk de gegevens verkrijgen die ze nodig hebben om hun werk te doen, aangezien alle essentiële factuurgegevens centraal beschikbaar zijn op een e-facturatieportaal of systeemdatabase. Voor elk bedrijf kan het een verwarrende en tijdrovende taak zijn om ervoor te zorgen dat de lokale wetgeving wordt nageleefd. Gelukkig is de meerderheid van de e-facturatiesoftware die vandaag beschikbaar is, gebouwd om compliance te vereenvoudigen. Ze stellen gebruikers in staat om leveranciersinformatie veilig te beheren, bieden een veilige manier om documenten te authenticeren met elektronische handtekeningen en stellen bedrijven in staat om hun facturen gedurende een bepaalde periode te bewaren in overeenstemming met de wettelijke vereisten.
#4. Verhoogde beveiliging
EIS kan bedrijven helpen hun financiële informatie te beschermen door facturen te versleutelen en veilige betalingsgateways te gebruiken. Gebruikers die AP-software gebruiken, hebben vaak toegang tot een lijst met de geaccrediteerde leveranciers van hun bedrijf. Hierdoor kan e-factureringssoftware verifiëren of een klant op de goedgekeurde lijst staat voordat een factuur wordt uitgegeven. De manier waarop e-factureringssystemen werken, is een ander element dat fraude voorkomt. Wanneer bedrijven deze technologie gebruiken, worden facturen rechtstreeks van het verzendende bedrijf naar het ontvangende bedrijf gestuurd. Fraudeurs kunnen de automatisch gegenereerde e-facturen niet onderscheppen en manipuleren omdat het systeem-naar-systeem-transmissies mogelijk maakt. Bedrijven kunnen software voor e-facturering gebruiken om de beveiliging te verbeteren terwijl cybercriminaliteit toeneemt. Er zullen meerdere beschermingsniveaus aanwezig zijn in een competent e-facturatieprogramma om documenten en privégegevens te beschermen tegen fraudeurs en hackers.
Belangrijke opmerking
Als u een bedrijfseigenaar bent, zou u moeten overwegen om EIS te gebruiken om uw factureringsproces te verbeteren. EIS kan u helpen tijd en geld te besparen, de efficiëntie te verbeteren en het risico op fouten te verminderen.
Hier zijn enkele van de beste elektronische factureringssoftware op de markt:
- FreshBooks
- QuickBooks
- Zoho Invoice
- Wave
- Sage 50 cloudboekhouding
- Xero
Elektronische facturering en betaling
Het elektronisch verzenden en ontvangen van facturen en betalingen wordt elektronische facturering en betaling genoemd. In vergelijking met conventionele papieren systemen is het een effectievere en veiligere manier om facturen en betalingen te beheren.
Het gebruik van elektronisch factureren en betalen heeft een aantal voordelen, waaronder:
#1. Efficiëntiewinst:
Het versturen en ontvangen van elektronische facturen gaat aanzienlijk sneller dan met papieren facturen. Bedrijven kunnen hiermee een hoop tijd en geld besparen.
#2. Lagere kosten:
Bedrijven kunnen kosten besparen door gebruik te maken van elektronische facturatie. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld bezuinigen op porto- en drukkosten.
#3. Verhoogde nauwkeurigheid:
In vergelijking met papieren facturen is de kans kleiner dat elektronische facturen kwijtraken of kwijtraken. Dit kan bedrijven helpen bij het vergroten van hun cashflow en het verminderen van het risico op betalingsachterstanden.
#4. Verhoogde beveiliging:
In vergelijking met papieren facturen zijn elektronische facturen veiliger. Dit is het resultaat van hun codering en veilige netwerkoverdracht.
#5. Verbeterde naleving:
Het gebruik van elektronische facturatie kan bedrijven helpen om aan de wettelijke vereisten te voldoen. Zo kunnen bedrijven via elektronische facturatie de omzetbelasting volgen en doorgeven. Overweeg elektronische facturering en betaling als u op zoek bent naar een snellere, veiligere en goedkopere oplossing om uw facturen en betalingen te beheren.
Enkele tips voor het gebruik van elektronische facturatie en betaling:
- Kies een gerenommeerde aanbieder: Er zijn veel verschillende aanbieders van elektronische facturatie- en betalingsoplossingen. Het is belangrijk om een aanbieder te kiezen die een goede reputatie heeft en een goede staat van dienst heeft.
- Zorg ervoor dat uw software compatibel is: Zorg ervoor dat de software die u kiest compatibel is met uw boekhoudsoftware en de betalingssystemen van uw klanten.
- Train uw medewerkers: Zorg ervoor dat uw medewerkers zijn opgeleid in het gebruik van het elektronische facturerings- en betalingssysteem.
- Bewaak uw resultaten: Controleer uw resultaten om er zeker van te zijn dat het systeem aan uw behoeften voldoet.
Elektronisch factureren en betalen kan een goede manier zijn om uw bedrijfsprocessen te verbeteren. Door deze tips te volgen, kunt u ervoor zorgen dat u het meeste uit deze technologie haalt.
Regelgeving voor elektronische facturering
Elektronische facturering (e-facturering) is over het algemeen het proces van het elektronisch verzenden en ontvangen van facturen. Het is een efficiëntere en veiligere manier om facturen te verwerken dan traditionele papieren facturen. Er zijn een aantal regelgevende instanties die richtlijnen of vereisten voor e-facturering hebben uitgevaardigd. Deze omvatten:
1. De Europese Unie (EU) heeft opdracht gegeven dat alle entiteiten in de publieke sector in de EU tegen 2020 elektronische facturen van bedrijven accepteren.
2. In de Verenigde Staten (VS) heeft de federale overheid richtlijnen gepubliceerd waarin bureaus worden aanbevolen elektronische facturen van bedrijven te accepteren.
3. Volgens een beleid inzake elektronische facturering dat is opgesteld door de Australische overheid, moeten alle Australische overheidsinstanties in 2022 beginnen met het accepteren van e-facturen van bedrijven.
Om het gebruik van elektronische facturatie, die verschillende voordelen kan opleveren, aan te moedigen, hebben de bovengenoemde regelgevende instanties de bovengenoemde regels of criteria uitgevaardigd. Als u een bedrijf bent dat e-facturatie overweegt, is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de wettelijke vereisten die op u van toepassing kunnen zijn. Overweeg ook de voordelen van e-facturatie en of dit de juiste oplossing is voor uw bedrijf.
Hoe maak ik een elektronische factuur?
Een elektronische factuur maken: een stapsgewijze handleiding
- Ontvang een gratis digitaal factuursjabloon.
- Vermeld de naam van uw bedrijf, uw naam en uw e-mailadres.
- Als je een logo hebt, mag je dat gerust gebruiken.
- Vermeld de gegevens van de klant, inclusief naam, adres en e-mailadres.
- U dient de factuurdatum en het factuurnummer te vermelden.
Wat is het verschil tussen digitale en elektronische factuur?
Meestal een PDF- of Word-bestand, een digitale factuur kan ook een gescande papieren factuur zijn. Een digitale factuur is eenvoudig te begrijpen voor een mens. Een elektronische factuur, ook wel e-factuur genoemd, is een gegevensbestand dat heen en weer wordt gestuurd tussen computers en moeilijk te begrijpen is voor mensen. XML en EDI zijn twee populaire bestandsindelingen.
Wat zijn de systeemvereisten voor e-factuur?
De systeemvereisten voor e-facturatie zijn als volgt:
- Een computer met een internetverbinding
- Een webbrowser die HTML5 ondersteunt
- Een pdf-lezer
- Een softwareoplossing voor e-facturatie
De softwareoplossing voor e-facturatie moet e-facturen kunnen genereren, verzenden en ontvangen. Het moet ook e-facturen kunnen opslaan en volgen. De systeemvereisten voor e-facturatie kunnen variëren, afhankelijk van de specifieke e-facturatieoplossing die wordt gebruikt.
Wat zijn soorten E-facturering?
Soorten elektronische facturen
- Organisatorisch kader. Dit zijn data-only facturen, waarin geen beeldmateriaal is opgenomen.
- Hybride formaat.
- Ongestructureerd formaat.
- Constitutionele beperkingen.
- Digitale authenticatie en handtekeningen.
- Archiveren en bewaren van gegevens.
- Belastingconformiteit.
- Formaat en inhoud van de factuur.
Hoeveel soorten e-facturen zijn er?
Er zijn drie soorten e-facturen:
- Standaard e-factuur: Dit is het meest voorkomende type e-factuur. Het is een digitaal document dat alle informatie bevat die vereist is voor een standaardfactuur, zoals het factuurnummer, de datum, de naam van de leverancier, de naam van de klant, de geleverde goederen of diensten en het verschuldigde bedrag.
- Geavanceerde e-factuur: Dit is een complexer type e-factuur dat aanvullende informatie bevat, zoals het bankrekeningnummer van de leverancier en het fiscaal identificatienummer van de klant.
- Gecertificeerde e-factuur: Dit is het veiligste type e-factuur. Het is digitaal ondertekend door zowel de leverancier als de klant en is gecodeerd om de inhoud te beschermen.
E-facturen kunnen expliciet op verschillende manieren worden uitgewisseld, onder meer via e-mail, een beveiligd protocol voor bestandsoverdracht of een cloudgebaseerd platform.
Hoe werkt de e-factuur?
Een elektronische factuur (of "e-factuur") is een document dat elektronisch wordt verzonden van uw IT-systeem (meestal uw ERP-systeem) naar het IT-systeem van uw klant. Deze facturen volgen een uniek formaat dat gemakkelijk te begrijpen is door de ERP-software gebruikt door uw klant.
Tot slot
Met het gebruik van elektronische facturen kunnen gegevens worden verzameld, gestructureerd en gestroomlijnd, wat essentiële informatie oplevert voor bedrijfsmanagement. Door naar de geaggregeerde gegevens van de facturen van een organisatie te kijken, kunnen potentiële knelpunten en inefficiënties worden geïdentificeerd. Bovendien kunnen managementteams betere zakelijke beslissingen nemen met behulp van real-time gegevens die laten zien waar de organisatie is en waar deze naar verwachting zal zijn.
gerelateerde berichten
- WAT BETEKENT FACTUUR: definitie, typen, elementen en waarom het belangrijk is
- Werkkapitaalbeheer: wat is het en hoe werkt het?
- Inzicht in afschrijving en activabeheer
- Vorderingen beheren: tools, beleid en hoe ze efficiënt te beheren
- Het crediteurenproces automatiseren: wat u moet weten voordat u gaat automatiseren
Referenties
