Dankzij de aanhoudende digitaliseringstrend willen mensen minder op papier werken en verwachten ze vanaf elk apparaat toegang te hebben tot hun meest cruciale documenten. Het wordt ten zeerste aanbevolen om een documentbeheersysteem te gebruiken om dit proces te vereenvoudigen. In de digitale wereld van vandaag vormen documentbeheertools een integraal onderdeel van elke succesvolle onderneming. Documentbeheersystemen genereren in plaats van rijen archiefkasten een elektronisch archief dat door iedereen met de juiste autorisatie kan worden geopend en gewijzigd. Het beheren van uw digitale papieren en het scannen van oude papieren bestanden is een fluitje van een cent met behulp van documentbeheertools. We nemen een lijst met beheertools door, met de nadruk op enterprise- en Microsoft-tools voor documentbeheer, en noemen ook enkele DM-systeembedrijven, waaronder Open Source.
Lees ook: Password management
Wat is een documentbeheertool?
De tool voor documentbeheer is software die wordt gebruikt om documenten bij te houden, te beheren en op te slaan en tegelijkertijd het papierverbruik te verminderen. Dit programma heeft verschillende potentiële bedrijfstoepassingen, van het archiveren van mediabestanden in de cloud tot het faciliteren van teamwork op papierwerk.
DM bevat een breed scala aan functies en functionaliteiten die essentieel zijn voor de goede werking van een bedrijf. De functies van documentbeheertools die van onschatbare waarde zijn en allerlei soorten bedrijven helpen, zijn onder meer;
- Eén locatie waar records kunnen worden doorzocht en geopend.
- Documenten die voorheen op papier werden opgeslagen, kunnen nu worden gescand, geüpload en digitaal georganiseerd, waardoor er geen extra ruimte (en geld) nodig is die voorheen nodig was voor papieropslag.
- Verbetering van de organisatie en productiviteit, deze verandering.
- Het gebruik van digitale documentopslag verkleint de kans dat bestanden misplaatst of beschadigd raken.
Instrumenten voor documentbeheer kunnen vooral nuttig zijn voor bedrijven in de medische en financiële sector, die grote hoeveelheden gegevens met persoonlijk identificeerbare informatie verwerken en/of opslaan. Deze systemen kunnen de naleving van documenten op een bepaald gebied garanderen en geautoriseerde gebruikers snelle en betrouwbare toegang geven tot alle benodigde bestanden.
Wat is de beste bestandsbeheersoftware?
Laten we eens kijken naar enkele van de meest bekende DM-software, die vaak wordt gebruikt om de afhankelijkheid van papieren documenten te verminderen en de DM-prestaties van een bedrijf te verbeteren.
- ClickUp
- M-bestanden
- Smartsheet
- Teamwerkruimten
- pCloud
- HubSpot
Wat zijn de verschillende soorten documentbeheersystemen?
De vijf soorten DM-systemen zijn;
- Inhoudsbeheer voor bedrijven.
- Contentmanagement (webcontentmanagement)
- Beeldvorming van documenten.
- Workflow management.
- Recordbeheer.
Lijst met hulpprogramma's voor documentbeheer
Advocatenkantoren, ontwerpstudio's en uitgeverijen zijn slechts enkele voorbeelden van MKB'ers die papierloos willen werken, maar hulp nodig hebben bij het vinden van de juiste oplossing. Aangezien bedrijven altijd een grote hoeveelheid gegevens moeten beheren, is het essentieel om een DM-tool te selecteren die zowel betrouwbaar als uitbreidbaar is om de efficiëntie te maximaliseren.
Kleine en middelgrote bedrijven (MKB's) kunnen veel baat hebben bij effectieve tools voor documentbeheer. De meest fundamentele is de behoefte aan een centrale locatie om de administratie op orde te houden. Een DM-tool kan ook zaken als versiebeheer, processen, gebruikersrechten, back-up en beveiliging beheren. Hier moet u beginnen bij het zoeken naar een plek om gevoelige bedrijfsbestanden te bewaren en met anderen te delen. Gegevensclassificatie is een andere DM-functie die het potentieel heeft om de manier waarop uw bedrijf zijn processen nu in kaart brengt aanzienlijk te veranderen. De verwachte wereldwijde inkomsten voor DM- en ECM-systemen groeien met een gezond tempo, en niet zonder reden.
Dat gezegd hebbende, vindt u hieronder een lijst van enkele toptools voor documentbeheer;
#1. TekenBureau
SignDesk is een Smart Contract Lifecycle Management (CLM)-platform dat is ontwikkeld met de bedoeling om alle aspecten van het contractproces te automatiseren. Met behulp van SignDesk CLM kunnen teams onmiddellijk contracten ontwikkelen met door AI voorgestelde clausules, deze vervolgens goedkeuren en onderhandelen over hun voorwaarden.
#2. Inhoudvers
Het beheren van uw documenten met Contentverse zorgt ervoor dat u nooit zonder de middelen komt te zitten die u nodig heeft. Contentverse kan voldoen aan de specifieke vereisten van uw afdeling omdat het cloud- en on-premises implementatiekeuzes biedt, evenals gebruikersconfiguraties die kunnen worden aangepast.
#3. Optix
Documentbeheersoftware die zowel krachtig als gebruiksvriendelijk is, Optix biedt oplossingen voor workflowautomatisering, beheer van standaardprocedures en andere moderne functies die zijn ontworpen om de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren.
#4. Documentvrij
Docufree Document Cloud is een servicegericht zakelijk contentbeheersysteem en integreert het scannen en vastleggen van documenten, documentbeheer en procesautomatisering in één cloudgebaseerd platform.
#5. DocStar ECM
DocStar Enterprise Content Management is geschikt voor grote en middelgrote ondernemingen in alle sectoren en biedt tools voor het uploaden, opslaan en uitwisselen van documenten in een aantal formaten. Haar klanten komen uit een breed scala van industrieën. Er zijn versies van de software die zowel in de cloud als lokaal draaien.
#6. BestandHold
Een papierloos kantoor is misschien gemakkelijker te realiseren met behulp van de documentbeheertool; FileHold Enterprise, dat is ontworpen voor gebruik in grote bedrijven. De installatie van FileHold kan zowel on-premises als in een veilige private of publieke cloudomgeving plaatsvinden.
#7. DocuPhase
Documentbeheer, workflowautomatisering en OCR-opnametools (optical character recognition) worden allemaal geleverd door het DocuPhase Enterprise Automation Platform. Het DocuPhase-systeem kan worden aangepast aan de behoeften van bedrijven van elke omvang. Het is verkrijgbaar in een on-premises model naast een cloudgebaseerd model.
#8. eFileCabinet
eFileCabinet is een documentbeheersysteem dat is gericht op het helpen van bedrijven van elke omvang bij het vergroten van hun winstgevendheid en efficiëntie door het verminderen van de hoeveelheid papier die binnen hun activiteiten wordt verbruikt en het stroomlijnen van hun werkprocedures.
#9. DocuXplorer
Door papierloos te werken en repetitieve gegevensinvoerprocessen te automatiseren, kunnen uw medewerkers tijd besparen en ergernis verminderen, terwijl tegelijkertijd het risico wordt verminderd en ze worden blootgesteld aan minder potentiële problemen. Behaal uw bedrijfsprocesdoelen met behulp van deskundige hulp en tools die eenvoudig en eenvoudig te bedienen zijn.
#10. Documentzoeker
Document Locator, een documentbeheersoftware voor ondernemingen, is geïntegreerd op een manier die alleen beschikbaar is met Microsoft Windows. Het platform is niet alleen compatibel met Microsoft Office en andere commerciële software, maar kan ook volledig binnen het Windows-besturingssysteem draaien.
Microsoft SharePoint is geen DM-tool, maar kan voor sommige ondernemingen als documentbeheeroplossing fungeren. De veelzijdigheid van SharePoint maakt het beter geschikt voor grote organisaties die hulp nodig hebben bij contentbeheer en intranetontwikkeling dan voor kleine bedrijven die op zoek zijn naar Microsoft-tools voor documentbeheer
Hoe beheer je documenten?
Het implementeren van standaardprocedures voor documentbeheer kan uw bedrijf helpen efficiënter te werken. Voor een soepele overgang moet u uw huidige middelen beoordelen, eventuele hiaten identificeren en speciale studietijd reserveren, net zoals u zou doen voor elke andere nieuwe onderneming. De stappen bij het beheren van uw documenten zijn;
- Het maken en bewaren van documenten plannen
- Een systeem kiezen
- Uitvoering
- Opslag instellen
- Blijf op de hoogte van het onderhoud
Wat zijn documentbeheervaardigheden?
- Systeemanalyse - Het proces om uit te zoeken hoe DMS zou moeten functioneren en hoe verschillende inputs en variabelen het eindproduct zullen beïnvloeden.
- Time management
- Systeemevaluatie
- Begrijpend lezen vaardigheden
- Kritisch denkvermogen
- Goede schrijfvaardigheden
- Oordeel en besluitvorming
- Programming
Microsoft-hulpprogramma's voor documentbeheer
Elk bedrijf, hoe groot of klein ook, moet een manier vinden om zijn papierwerk efficiënt te beheren. Een documentbeheersysteem (DMS) kan voor elk bedrijf de efficiëntie verbeteren en de kosten verlagen. Er zijn een aantal alternatieven beschikbaar, dus het is van cruciaal belang dat u ze allemaal zorgvuldig overweegt voordat u een oplossing voor uw bedrijf kiest.
U moet op zoek gaan naar hulpprogramma's voor documentbeheer die compatibel zijn met Microsoft-producten als uw bedrijf er sterk van afhankelijk is. Er zijn verschillende opties (tools voor documentbeheer) die u kunt overwegen vanwege de wijdverbreide acceptatie van Microsoft-platforms in de zakenwereld. Welke Microsoft-tools voor documentbeheer voor uw bedrijf ideaal zijn, wordt echter grotendeels bepaald door de specifieke vereisten.
Zijn Microsoft Office Suite Document Management Tools?
Hoewel deze misvatting blijft bestaan, is Microsoft Office Suite (ook bekend als MS Office) geen volwaardige tool voor documentbeheer. Meerdere bedrijven hebben ontdekt dat het combineren van Microsoft Office met hulpprogramma's voor documentbeheer geweldig is en gebruiken het. Deze procedure resulteert bij gebruik in een elektronisch documentbeheersysteem dat zowel uitgebreid als schaalbaar is.
Het meest opvallende onderscheid tussen Microsoft Office- en documentbeheertools zit in de kernfuncties. Terwijl Microsoft Office zich richt op het maken van documenten, zorgt het Document Management System (DMS) voor de documentstructuur en het onderhoud en houdt de bestaande op orde
Met behulp van een documentbeheersysteem kunnen bedrijven belangrijke bestanden archiveren en gemakkelijk specifieke bestanden ophalen om hun workflow en besluitvorming te verbeteren.
MS Office heeft niet alleen een Document Management Systeem (DMS) in tal van onderdelen, maar bevat ook tools voor het genereren en distribueren van documenten.
Dat Microsoft Office functies voor documentbeheersystemen (DMS) bevat, betekent echter niet dat andere DMS-tools of -platforms niet ook haalbare opties zijn. Of uw bedrijf beide opties nodig heeft, hangt af van de vereisten voor documentbeheer en opslag.
Microsoft SharePoint is geen DM-tool, maar kan voor sommige ondernemingen als documentbeheeroplossing fungeren. De veelzijdigheid van SharePoint maakt het beter geschikt voor grote organisaties die hulp nodig hebben bij contentbeheer en intranetontwikkeling dan voor kleine bedrijven die op zoek zijn naar Microsoft-tools voor documentbeheer
Het is een flexibel en configureerbaar platform dat wordt gebruikt voor het bouwen van vele soorten oplossingen, zoals intranetten, leerbeheersystemen, ticketingsoftware en meer.” Om specifieker te zijn, Microsoft SharePoint is bij uitstek geschikt voor het bouwen van documentbeheersystemen”, omdat het uitgebreide tools voor deze toepassing biedt.
Daarnaast heeft SharePoint nog een aantal extra handige features; eenvoudige documentproductie en -opslag in een veilige en beveiligde omgeving, snel zoeken en ophalen van documenten, realtime samenwerking, versiebeheer, een audittrail en ondersteuning bij naleving.
Lijst met de beste Microsoft Office 365-hulpprogramma's voor documentbeheer
Office 365 is een abonnementsservice voor toegang tot een webversie van Microsoft Office. Het omvat Word, Excel en PowerPoint, evenals Outlook voor e-mail en agenda's, Access voor het beheren van databases op pc's, Publisher voor publicatie op pc's, OneNote voor het maken van aantekeningen, OneDrive voor cloudopslag en regelmatige software-upgrades. Het is ook compatibel met een breed scala aan besturingssystemen en mobiele platforms, waaronder Windows, macOS, Android en iOS.
Aangezien de meeste tools voor documentbeheer compatibel zijn met Microsoft Office en Office 365, is het belangrijk om de mogelijkheden van elk systeem zorgvuldig te vergelijken. Door dit te doen en met behulp van de informatie die je hebt verzameld, kun je een DM-tool kiezen die voor jou werkt.
Hier is een lijst van enkele van de beste tools voor documentbeheer voor Microsoft Office 365-integratie:
- M-bestanden
- Dezelfde pagina
- Vak ineengedoken
- Nimbus Portal-oplossingen
- DocuXplorer
- Bitrix24
Documentbeheerbedrijven
Het tijdperk waarin we nu leven wordt terecht het informatietijdperk genoemd. Elk bedrijf dat het wil maken in de huidige moordende zakelijke omgeving, moet leren om het meeste uit de beschikbare gegevens te halen.
Onderzoek wijst uit dat mensen elke dag tussen de dertig minuten en twee uur besteden aan het zoeken naar bestanden. Hierdoor stijgen de kosten, verwerkingstijden en foutenpercentages van een bedrijf, waardoor de bedrijfsresultaten dalen.
Documentbeheersoftware is er in verschillende smaken, waarvan sommige gratis en open source zijn, terwijl voor andere een licentie vereist is.
Aan al uw documentgerelateerde service-eisen kan worden voldaan door tal van documenten beheermaatschappijen. De documentservices van deze beheermaatschappijen omvatten die voor het maken, scannen, archiveren en beheren van de bestanden die binnen uw bedrijf worden gebruikt.
In de onderstaande lijst staan de twaalf belangrijkste bedrijven voor documentbeheertools in de VS in 2022
- LaserCycle VS
- Stargel DMS-oplossing
- Accesscorp MasterControl
- Amerikaanse Micro
- Ricoh
- AGS-recordbeheer
- 5i-oplossingen
- Docupace-technologieën
- leiding
- GRM-documentbeheer
- Crown's oplossingen voor documentbeheer
- Opslagruimten
Hulpprogramma's voor bedrijfsdocumentbeheer
De term "tools voor bedrijfsdocumentbeheer" verwijst naar software die is ontworpen om grote hoeveelheden documenten en gegevens te verwerken, evenals hun opslag, opvraging en verwerking via verschillende processen.
Kortom, u kunt uw documenten gemakkelijk produceren, opslaan, beheren, indexeren, beschermen, ophalen en zelfs ordenen dankzij de hulpprogramma's voor bedrijfsdocumentbeheer. Wanneer bedrijven tools voor bedrijfsdocumentbeheer gebruiken, stappen ze praktisch af van het gebruik van papieren documenten en gaan ze het digitale tijdperk in.
Bedrijven kunnen tijd en geld besparen door tools voor bedrijfsdocumentbeheer te gebruiken. Ze kunnen EDMS gebruiken om hun documenten te digitaliseren en op te slaan op een manier die snelle en gemakkelijke toegang en een verbeterde organisatie mogelijk maakt.
Wat zijn de soorten Enterprise Document Management Tools?
In principe zijn er twee hoofdtypen EDM-tools;
#1. Cloudgebaseerd:
Gebruikers van cloud-EDM-systemen kunnen hun systemen beheren door op afstand verbinding te maken met de server van de ontwikkelaar. Met cloudgebaseerde EDM-tools hebt u er toegang toe vanaf elke computer of elk mobiel apparaat zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over softwarecompatibiliteitsproblemen. Dit komt omdat de documenten voortdurend worden geback-upt naar de cloud,
#2. Zelf gehost:
Self-hosted EDM-systemen daarentegen bevinden zich volledig binnen de grenzen van de eigen netwerkinfrastructuur van de gebruiker. Self-hosted EDMS biedt misschien niet zoveel gegevenstoegankelijkheid als cloudgebaseerde systemen, maar ze geven de gebruiker vaak meer zeggenschap over hoe documenten worden verwerkt.
Wat is het basisproces van Enterprise Document Management Tools?
EDMS kan voldoen aan de behoeften van een bedrijf aan digitaal documentbeheer, of het nu net begint met het gebruik van digitale systemen op het werk of er al sterk afhankelijk van is. Hieronder hebben we het basisproces of de stap van hulpprogramma's voor bedrijfsdocumentbeheer;
#1. Digitalisering en verzameling van papieren documenten
De EDMS-software maakt het mogelijk om papieren documenten geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd om te zetten in digitale bestanden. Door deze tools te gebruiken, wordt het digitaliseren van documenten eenvoudiger. Papieren documenten, e-mails en door het systeem gegenereerde rapporten worden allemaal gescand, geconverteerd naar een digitaal formaat en opgeslagen als onderdeel van het elektronische documentbeheersysteem.
#2. Documentopslag centraliseren
Nadat het document is getransformeerd, kan het worden bewaard in het digitale archief van een documentbeheersysteem. De elektronische archiefkast is in wezen een centrale documentopslag die een belangrijke rol speelt in het proces van het beheren en bewaren van alle documenten die worden opgehaald van de vele locaties die zijn aangesloten op de centrale opslag. Iedereen met een internetverbinding kan eraan toe komen.
#3. Ophalen en verspreiden van documenten
De open uitwisseling van documenten en het gebruik ervan voor zakelijke doelen is een belangrijke stap. In dit stadium worden documenten opgehaald en verspreid om dit doel te bereiken.
Wat zijn de kenmerken van Enterprise Document Management Tools?
- Centrale documentopslaghub
- Collaboratieve functies
- Werkstroombewerkingen
- Verscheidenheid aan beveiligingsmachtigingen voor documenten en mappen
- Gebruiksvriendelijke zoekoptie
Documentbeheersysteem open source
Een DMS is als een verbeterde en meer overzichtelijke versie van een elektronische archiefkast. In tegenstelling tot een traditionele archiefkast, kan een DMS uw papieren op een groot aantal verschillende manieren ordenen.
Met de hulp van een open source document management systeem, kunt u documenten voor uw bedrijf opslaan, beheren en snel vinden. Als open-source documentbeheersysteem geeft het gebruikers toegang tot de broncode van het programma en kunnen ze hun eigen wijzigingen aanbrengen om het voor hen beter te laten werken.
Toegang hebben tot de broncode is een groot pluspunt, omdat u deze kunt aanpassen aan de behoeften van uw team of organisatie. Elke softwareontwikkelaar met zelfs maar een klein beetje kennis kan wijzigingen aanbrengen in de software of nieuwe connectoren bouwen met andere direct beschikbare business line-applicaties, maar ze zullen de talen moeten leren die worden gebruikt om het product te maken.
Aan de andere kant moet DMS met licentie vooraf of periodiek worden betaald op basis van het aantal gebruikers en documenten, en de gebruiker heeft minder controle omdat er niet zoveel aanpassingsopties zijn. Wanneer bedrijven software moeten wijzigen, moeten ze meestal de softwareontwikkelaar betalen om de wijzigingen aan te brengen.
U kunt kiezen uit een groot aantal geweldige open-source documentbeheersystemen, maar het maken van de juiste systeemkeuze kan een grote impact hebben op hoe goed uw bedrijf draait.
U kunt een systeem kiezen dat past bij de doelstellingen van uw organisatie uit de lijst met open source document beheer onderstaande systemen;
- OpenDocman
- LogischDoc
- ZaadDMS
- OpenKM
- In de open lucht
- Kimios DMS
- Crystal DMS
Conclusie
Een DMS is als een verbeterde en meer overzichtelijke versie van een elektronische archiefkast. Een DMS kan uw papieren op veel meer manieren ordenen dan een traditionele archiefkast. Met één druk op de knop kunt u uw documenten opslaan, beheren en openen. Voor archivering kunnen papieren documenten ook worden gescand en digitaal worden opgeslagen.
Veelgestelde vragen over documentbeheertools
Wat zijn de voordelen van het gebruik van open source software om documenten te beheren?
Met een open-source documentbeheersysteem heeft u minder papieren documenten nodig en hoeft u minder uit te geven aan het afdrukken en opslaan ervan.
Wat zijn de verschillende soorten archiefsystemen?
Er zijn 3 categorieën archiveringssystemen als het gaat om hulpmiddelen voor documentbeheer, zoals weergegeven in de onderstaande lijst;
- Alfabetisch
- Numerieke
- alfanumerieke
Gerelateerde artikelen
- BESTE BELEIDSBEHEERSOFTWARE: 2023 Beoordelingen
- WORKFORCE MANAGEMENT TOOLS: Beste Workforce Management Tools
- TWITTER-BEHEERHULPMIDDELEN: Alles wat u moet weten
- RISICOBEHEERSOFTWARE: Top 10 keuzes in 2023
- GEWIJZIGD AANGEPASTE BRUTO-INKOMEN (MAGI): hoe het te berekenen?
Referentie
