Contractcreatie, -onderhandeling en -beheer zijn cruciale componenten van elk bedrijf, ongeacht de grootte. Elke stap kost echter tijd en is gevoelig voor veelvoorkomende fouten bij het invoeren van gegevens. Contractbeheersoftware, ook wel contract lifecycle management (CLM) genoemd, versnelt het proces en verlaagt de financiële en auditrisico's.
Wat is contractbeheersoftware?
Contractbeheersoftware automatiseert het genereren, volgen en bewaken van contracten. Professionals die betrokken zijn bij contractonderhandelingen, zoals verkopers of accountvertegenwoordigers, zijn belast met het definiëren van voorwaarden en overeenkomsten inzake serviceniveaus, het wijzigen van overeenkomsten en het uitvoeren van contracten. Beide partijen van de juridische afdelingen van een deal nemen deel aan het contractproces om te zorgen voor naleving van wet- en regelgeving, evenals het interne bedrijfsbeleid.
Software voor het beheer van de levenscyclus van contracten stroomlijnt deze procedures door gebruikers in staat te stellen complexe zakelijke contracten te schrijven, op te slaan, te bewaken, te herlijnen en te distribueren. Door bedrijven in staat te stellen verkoopprocessen te vereenvoudigen en te communiceren tijdens het maken van contracten, helpt dit type software knelpunten in het contractonderhandelingsproces te verminderen. Software voor contractlevenscyclusbeheer werkt over het algemeen samen met CRM-software, voorstelsoftware, boekhoudsoftware en software voor e-handtekeningen en maakt deel uit van een portfolio van technologieën die worden gebruikt om de algehele relaties met leveranciers of aannemers te beheren.
Een product moet aan de volgende criteria voldoen om in aanmerking te komen voor opname in de categorie Contractbeheer:
- Voeg een documentopslagplaats toe die kan worden ingedeeld in meerdere categorieën voor elk type contract.
- Gebruikers die betrokken zijn bij het opstellen van zakelijke contracten voorzien van sjablonen die kunnen worden gewijzigd.
- Laat medewerkers moeiteloos contracten maken, wijzigen, verspreiden en samenwerken aan contracten, zowel binnen als buiten (met klanten of partners)
- Sta gebruikers toe om meldingen te ontvangen voor belangrijke mijlpalen, zoals het aflopen of verlengen van een contract.
- Voldoen aan de zakelijke wettelijke vereisten en de interne bedrijfsvoorschriften van de contractpartijen.
We onderzochten meer dan drie dozijn leveranciers op basis van belangrijke kenmerken zoals maatwerk en automatisering om de beste contractbeheeroplossingen te bepalen. Daarnaast hebben we gekeken naar prijsopties, beveiligings- en complianceprocedures en populaire connectoren.
De 6 beste contractbeheersoftware-opties voor 2023
- PandaDoc is over het algemeen de beste.
- DocuSign is de beste optie voor kleine bedrijven.
- Concord is de beste optie voor grote bedrijven.
- Agiloft is het beste voor maatwerk.
- Outlaw is het beste voor rapportage.
- ContractWorks is het beste voor automatisering.
#1. PandaDoc
PandaDoc is een voordelige alles-in-één softwareoplossing voor contractlevenscyclusbeheer met een krachtig contract- en documentbeheerplatform.
VOORDELEN
- Bij betaalde programma's is de klantenservice 24 uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar.
- Documenten, elektronische handtekeningen en gebruikers zijn allemaal onbeperkt.
- 14 dagen risicovrije proefperiode
NADELEN
- Alleen Business- of Enterprise-abonnementen hebben toegang tot de inhoudsverzameling.
- De bulkverzendoptie is niet gratis.
- Het gratis abonnement heeft weinig integraties.
PandaDoc, opgericht in 2011, gebruikt eenvoudige software voor contractbeheer om u te helpen de hele levenscyclus van uw contracten te beheren. Deze voordelige software met veel functies onderscheidt zich van de rest, waardoor het de beste totaaloplossing is voor bedrijven van elke omvang.
Gebruik deze browsergebaseerde software of download de mobiele app van PandaDoc voor Android en iOS om snel aan de slag te gaan. U zult genieten van de krachtige tools, waaronder:
- Contract- en inhoudsbibliotheek
- Contractduplicatie
- E-handtekening
- Meldingen in realtime
- Verwerking van betalingen
PandaDoc biedt configureerbare sjablonen en een editor voor slepen en neerzetten met rich media. U kunt ook uw eigen workflows, processen en regels maken. Klanten genieten van de 15 Customer Relationship Management (CRM)-verbindingen, waaronder HubSpot, Pipedrive en Microsoft Dynamics.
Deze beveiligde service biedt bedrijven een documentcontrolespoor terwijl de gegevens veilig worden bewaard in de beveiligde cloudopslagfaciliteiten. PandaDoc biedt unieke oplossingen als u een Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)-compatibel programma nodig heeft.
PandaDoc CLM-software is beschikbaar in maandelijkse of jaarlijkse abonnementen, met jaarlijkse betalingen die u tot 34% besparen. Voor de volgende pakketprijzen wordt maandelijks gefactureerd:
- Gratis eSign: ontvang een oneindig aantal wettelijk bindende handtekeningen en documentuploads, evenals de mogelijkheid om gratis betalingen te accepteren.
- Sjablonen, een editor voor slepen en neerzetten, prijstabellen en documentanalyse kosten $ 19 per maand per gebruiker.
- CRM-integraties, inhoudsbibliotheek, aangepaste branding, goedkeuringsworkflows en Zapier-integraties kosten $ 49 per maand per gebruiker in een bedrijf.
- Enterprise: ontvang een pakket op maat met een onbeperkt aantal teamwerkruimten, Salesforce-integratie en rapportage van gebruikersprestaties.
#2. DocuSign
DocuSign biedt kleine bedrijven goedkope softwareoplossingen voor contractbeheer, variërend van e-handtekeningen tot een volledig CLM-systeem.
VOORDELEN
- Er is geen creditcard vereist voor de gratis proefperiode van 30 dagen van een e-handtekeningservice.
- 24/7 live chat hulp
- Workflowconfiguraties die aanpasbaar zijn
NADELEN
- Een volledige CLM-oplossing vraagt om een offerte op maat.
- De initiële workflowconfiguratie is moeilijk.
- Heeft soms problemen met het synchroniseren van documenten.
DocuSign werd in 2003 gelanceerd als een bedrijf voor elektronische handtekeningen, maar de overname van SpringCM in 2018 voorzag het bedrijf van CLM-mogelijkheden. DocuSign wordt veel gebruikt door bedrijven omdat het voor alle partijen eenvoudig te gebruiken is. Volgens onze beoordeling waren de plannen voor elektronische handtekeningen van DocuSign het beste voor kleine bedrijven, hoewel er end-to-end-oplossingen beschikbaar zijn voor contractzware operaties.
U kunt deze browsergebaseerde software online of onderweg gebruiken met de mobiele DocuSign-app voor Android en iOS. In het e-handtekening- en CLM-programma worden verschillende functionaliteiten aangeboden, waaronder:
- Sjablonen die herbruikbaar zijn
- Herinneringen aan ontvangers
- Ontvangst van betalingen
- Reageermeldingen in realtime
- Opslagplaats van inhoud
Gebruik aanpasbare logo- en kleurthema's om uw contractcommunicatie te personaliseren en profiteer van slimme formulieren met aangepaste formules. DocuSign kan worden geïntegreerd met meer dan 350 vooraf gebouwde integraties, waaronder Salesforce, Microsoft en Google.
Eigenaren van kleine bedrijven waarderen audit trails die kunnen worden gebruikt in de rechtbank, beveiligde opslagfaciliteiten en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Om u te helpen bij uw wettelijke verplichtingen, biedt het bedrijf specifieke plannen voor makelaars, overheidsinstanties en gezondheidszorg.
Veel kleine bedrijven profiteren van plannen voor elektronische handtekeningen. U heeft de mogelijkheid om per jaar of per maand te betalen. De volgende pakketten zijn gebaseerd op maandelijkse betalingen:
- Personeel: $ 10 voor een abonnement voor één gebruiker met vijf e-handtekeningdocumenten per maand en primaire contractvelden.
- Standaard: $ 25 per maand per gebruiker voor maximaal vijf gebruikers; omvat automatische e-mailherinneringen, deadlinemeldingen, gepersonaliseerde branding en opmerkingen.
- Zakelijke Pro: $ 40 per maand per gebruiker voor maximaal vijf gebruikers om betalingen te accepteren, geavanceerde velden te gebruiken en contracten in bulk af te geven.
#3. Verdrag
Concord, met zijn uitgebreide onboarding-assistentie en enterprise-grade functionaliteit, stelt bedrijven in staat een oneindig aantal documenten te verzenden.
VOORDELEN
- Contracten, kijkers, e-handtekeningen en opslag zijn allemaal onbeperkt.
- Alle abonnementen bevatten mogelijkheden voor bulkupload.
- Voor de gratis proefperiode van 14 dagen is geen creditcard vereist.
NADELEN
- Er zijn geen restituties op plannen.
- Lange datalogs worden gegenereerd als gevolg van versiebeheer.
- Contracten die buiten het platform worden onderhandeld, zijn moeilijk te integreren.
Concord is opgericht in 2014 en het eenvoudige ontwerp helpt organisaties om op de hoogte te blijven van naleving en wijzigingen gedurende de hele levenscyclus. Het is het beste alternatief voor grote ondernemingen vanwege de oneindige capaciteit en cruciale integraties.
Concord lijkt op het eerste gezicht identiek aan Gmail. U kunt het binnen enkele minuten instellen en volledige assistentie bij het instappen krijgen bij alle programma's. U kunt werken met welke software u maar wilt, of het nu het Concord-dashboard is of Google Drive. De belangrijkste CLM-kenmerken zijn onder meer:
- In realtime bewerken
- Reageer, redline en chat
- Opslag van sjablonen
- Vul slimme velden automatisch in
- OCR (optische tekenherkenning) zoeken in volledige tekst
- Herinneringen over deadlines
- Geïntegreerde e-handtekeningfunctie
Concord biedt een hoog niveau van maatwerk met een op maat gemaakt goedkeuringsproces, rapporten, inzichten en gebruikersgroepen. Het heeft integraties met Dropbox, DocuSign en Salesforce. Het bedrijf maakt gebruik van versleuteling van bankkwaliteit en beveiligde datacenters. Bovendien genereren strikte vereisten voor versiebeheer elke keer dat een veld wordt ingevoerd of bijgewerkt, een nieuw logboek, waardoor u een consistent controlespoor krijgt.
De CLM-pakketten bieden heldere en transparante prijzen op basis van het aantal gebruikers en de duur van het contract. Kies uit drie tot onbeperkte gebruikersopties, evenals maandelijkse of jaarlijkse prijzen. Met jaarlijkse betalingen bespaart u meer dan 26%. De volgende jaarpakketten zijn gebaseerd op vijf gebruikers:
- Gratis: Maximaal drie gebruikers en drie sjablonen kunnen onbeperkt documenten en elektronische handtekeningen gebruiken.
- Standaard: Bulkverzend- en wijzigingsbeheer voor $ 115 per maand.
- Pro: Alle integraties zijn $295 per maand.
- Enterprise: Vraag een aangepaste offerte aan voor een SLA van 99.9%, een vooraf goedgekeurde clausulebibliotheek en aangepaste branding.
#4. Agiloft
Agiloft biedt codevrije wijzigingen in contract- en handelslevenscyclusbeheer.
VOORDELEN
- MKB-bedrijven kunnen een gratis abonnement krijgen.
- Garantie zonder voorwaarden
- Service level agreement met 99.9% uptime (SLA)
- Onbeperkte gratis proefperiode
NADELEN
- Er is geen interne chatfunctie.
- Er zijn zoveel opties met onbeperkte personalisatie dat het overweldigend kan zijn.
Agiloft is de oudste aanbieder van de lijst, opgericht in 1991. Het is echter actueel gebleven met tal van aanpassingen, waardoor bedrijven van elke omvang oplossingen op maat kunnen bieden. Agiloft is de duidelijke winnaar in onze categorie beste voor maatwerk dankzij zijn enterprise-grade en unieke mogelijkheden.
Agiloft's cloudgebaseerde software voor contractlevenscyclusbeheer kan op elke computer worden gebruikt. Elk bedrijf profiteert van:
- Gratis online training
- Contract maken
- Clausule repository
- Sjablonen voor het afdrukken van contracten
- DocuSign of Adobe Sign e-handtekening
- Opslagplaats van inhoud
Met zijn codevrije aanpassingen kunt u aangepaste workflows, routeringsprocedures, rapporten en zelfs een aangepast dashboard maken om key performance indicators (KPI's) en alarmen te beheren. Agiloft werkt samen met Google en Microsoft zodat u snel documenten kunt uploaden met de software die u momenteel in bedrijf heeft.
Agiloft biedt een audittrail voor elk document, slaat uw gegevens op in beveiligde datacenters en voldoet aan Sarbanes-Oxley, AVG en HIPAA.
Qua kosten gelooft Agiloft in oplossingen op maat. U heeft de mogelijkheid om per maand, per kwartaal of per jaar te betalen. Alle abonnementen zijn gebaseerd op het aantal gebruikers dat u heeft en beginnen bij $ 65 per gebruiker per maand:
- Professional: Telefonische ondersteuning en intervallen van vijf minuten voor op timer gebaseerde regels zijn nu beschikbaar.
- Professioneel Uitgebreid: Profiteer van leveranciers- en klantportals, meertalige ondersteuning en kant-en-klare Salesforce- en Jira-verbindingen.
- Enterprise: Vooraf gebouwde modi voor kunstmatige intelligentie (AI) en interne implementatie.
- Enterprise uitgebreid: Biedt XNUMX uur per dag assistentie en een onbeperkt aantal aangepaste modellen.
#5. Balling
Volg met behulp van Outlaw CLM-software kritieke datapunten voor volledige zichtbaarheid.
VOORDELEN
- Contracten, opslag en e-handtekeningen zijn allemaal onbeperkt.
- Snelle installatie
- Live chat-assistentie
NADELEN
De overeenkomsten kunnen alleen door bepaalde personen worden ondertekend en niet alle bedrijven hebben dit beveiligingsniveau nodig.
Outlaw, een nieuweling voor de organisatie, werd in 2017 opgericht. Het is de beste oplossing die we hebben gevonden voor uw rapportagebehoeften, vanwege het robuuste dashboard en AI-ondersteunde analyses.
Outlaw is geschikt voor de meeste organisaties en dankzij de onbeperkte cloudopslag, contracten en e-handtekeningen hoeft u zich geen zorgen te maken over het volume. Dit zijn de beste eigenschappen:
- Native ondersteuning voor e-handtekeningen
- Redlining in de cloud
- Stripe veilige betalingsverwerking
- Meldingen in realtime
- Zoeken op volledige tekst
- Sjablonen voor zelfbediening
- Contractvelden die dynamisch veranderen
U zult de AI-analyse waarderen, waarmee u rapporten kunt genereren over deadlines, contractstatussen en lopende activiteiten. Salesforce, HubSpot, Zapier, Slack en QuickBooks worden allemaal ondersteund door Outlaw. Bovendien slaat het bedrijf uw gegevens op in SOC 2-conforme datacenters.
Met jaarlijkse facturering kunt u 20% besparen en biedt flexibele pay-per-seat-plannen. Voor betalingspakketten definieert Outlaw twee gebruikersrollen, maar je kunt pas medewerkers toevoegen als je vijf kerngebruikers hebt. Deze prijs is voor maandelijkse facturering:
- Kerngebruikers: Accounteigenaren met volledige controle betalen $ 125 per maand.
- Medewerker: $ 60 per maand per gebruiker voor actieve gebruikers die niet over volledige administratieve mogelijkheden beschikken.
#6. ContractWorks
ContractWorks biedt, in samenwerking met AI-technologie, geautomatiseerde diensten die u tijd en geld besparen.
VOORDELEN
- Gebruikers zijn onbeperkt.
- 24-uurs klantenservice
NADELEN
- Er zijn weinig integraties.
- Er is geen mobiele app.
- Er is geen documentcreatie, maar er kunnen sjablonen worden gemaakt.
ContractWorks levert sinds 2012 eenvoudige software die in slechts enkele minuten kan worden ingesteld. ContractWorks is het beste alternatief voor uw automatiseringsbehoeften vanwege de automatische slimme documenttagging, waarbij gebruik wordt gemaakt van AI-technologie.
Gebruikers houden van de eenvoud, waaronder downloads via slepen en neerzetten en een OCR-tekstgebaseerd zoeksysteem dat eruitziet als een Google-browser. Veel populaire functies zijn inbegrepen, waaronder:
- Automatische slimme contractoverzichten
- Contractopslag
- Mijlpaalmeldingen
- Automatische gegevensverzameling
- Annotaties zorgen voor een snelle en gemakkelijke documentcontrole.
- OCR en geavanceerde zoekfuncties
- Herinneringen automatisch verzonden
- Geïntegreerde e-handtekening
ContractWorks biedt verschillende aanpassingsmogelijkheden, waaronder branding en rapporten waarmee u elk datapunt kunt bestuderen. U kunt ook snel rapporten opslaan, plannen, delen en exporteren. Bij Professional- en Enterprise-abonnementen integreert de software met Salesforce.
Dit CLM-systeem omvat auditlograpportage, 256-bits gegevensversleuteling en veilige gegevensopslagfaciliteiten.
Alle prijsniveaus worden jaarlijks en op volumebasis gefactureerd. Ook voor volumekortingen kunt u bij het bedrijf terecht. Plannen omvatten het volgende:
- Maandelijkse vergoeding van $ 600 voor 2,500 documenten en vijf licenties voor elektronische handtekeningen.
- Professionele ontwerpmethode: $ 800 per maand voor 10,000 documenten en tien licenties voor elektronische handtekeningen.
- Enterprise: $ 1,000 per maand voor onbeperkte papieren en 20 licenties voor elektronische handtekeningen.
Is contractbeheer onderdeel van CRM?
Klantrelatiebeheer houdt zich bezig met klant- en klantrelaties en met verkoop, terwijl contractbeheer zich bezighoudt met de relaties van alle partijen die bij een contract betrokken zijn. Door de hoeveelheid data waar CM en CRM dagelijks mee te maken hebben, zijn beide systemen gebaat bij een technische oplossing.
Wat is een contractlevenscyclusbeheersysteem?
Contract Lifecycle Management (CLM) automatiseert en vereenvoudigt contractbewerkingen in kritieke fasen. Initiatie, authoring, proces en workflow, onderhandeling en goedkeuring, uitvoering, doorlopend beheer en compliance (binnen de repository) en contractverlenging behoren tot deze fasen.
Hoeveel kost Contract Lifecycle Management-software?
Goedkope CLM-software begint bij $ 59 per gebruiker per maand, terwijl duurdere systemen wel $ 775 per maand kunnen kosten. De werkelijke vergoeding wordt bepaald door het aantal contracten dat u aanmaakt en opslaat in de software, evenals het aantal gebruikers.
Wat zijn de uitdagingen van contractbeheer?
- Problemen met niet-naleving van contracten en naleving van wet- en regelgeving
- Contracten zijn niet gestandaardiseerd of gecentraliseerd.
- Ineffectief Supply Chain Management.
- Verval- en verlengingsdata worden verkeerd beheerd.
- Slechte tools voor contractlevenscyclusbeheer.
Concluderend
Slecht contractbeheer kan uw bedrijf geld kosten. Volgens een SpringCM-rapport beweert 64% van de organisaties dat de goedkeuringsprocessen voor contracten ervoor zorgen dat de onderhandelingen stagneren. Volgens het rapport is de belangrijkste belemmering voor bedrijven een gebrek aan systemen voor het beheren en vooruitschuiven van contracten. Zestig procent van de bedrijven gebruikt e-mail om contracten te beheren, terwijl slechts 32 procent een toepassing voor contractbeheer gebruikt. Zes procent van de bedrijven heeft geen proces voor contractbeheer.
SpringCM ondervroeg 1,409 respondenten, van wie 32% werkt voor organisaties met minder dan 100 werknemers en 16% voor bedrijven met meer dan 8,000 werknemers. Volgens de respondenten zijn mensen verantwoordelijk voor 92% van het falen van contractbeheer. Als gevolg hiervan, hoe meer geautomatiseerd uw contractbeheersysteem is en hoe meer componenten van de end-to-end contractlevenscyclus het kan beheren, hoe kleiner de kans dat een probleem het goedkeuringsproces zou vertragen.
Veelgestelde vragen over contractbeheersoftware
Waarom is contractbeheersoftware belangrijk?
Een Contract Management software geeft het gewenste inzicht in contractgegevens, verbetert de communicatie tussen partijen en bespaart tijd en geld bij kleine risico's.
Wat is de beste manier om contracten te beheren?
Het doen van een antecedentenonderzoek bij de andere partij, het bepalen van een aanspreekpunt voor beide partijen, het vaststellen van de contractlevenscyclus, het overeenkomen van de beoordelingsprocessen, het schetsen van de gevolgen van vertragingen en het bijhouden van documentatie over hoe het proces is verlopen, zijn zes effectieve strategieën voor meer effectiviteit contract management.
Wat zijn de vier componenten van contractmanagement?
- Contractbeheerplan.
- Relatiebeheer leveranciers.
- Transactiebeheer.
- Variatie.
- Belangrijkste voordelen van het gebruik van contractlevenscyclusbeheer voor kleine bedrijven
- Beste kennisbeheersoftware 2023: Top 21 keuzes
- MARKETINGDIENSTEN: Digitale marketingdiensten en contracten
- TICKETINGSYSTEEM: 17+ beste ticketsystemen in het VK (+ gratis opties)
- ONBEPERKTE AANSPRAKELIJKHEID UITGELEGD !!! Zakelijke definitie en alles wat je nodig hebt
Referenties
