Bouwbedrijven moeten elke dag uitdagende financiële beslissingen nemen, zoals op welke projecten ze moeten bieden, welke financieringsopties ze nodig hebben om de benodigde benodigdheden en gereedschappen na te streven, en welke winstmarge ze voor elk project moeten vaststellen. Het vermogen om te groeien en een positieve cashflow te behouden, is gebaseerd op een nauwkeurige boekhouding van kosten, verkopen en andere financiële gegevens. Om fondsen effectief te beheren in het licht van de specifieke financiële beperkingen van de bouwsector, hebben bedrijfsleiders geavanceerde boekhoudsystemen nodig. Dit artikel bevat de beste software voor bouwboekhouding waarmee u uw bouwbedrijf kunt laten groeien. We hebben ook enkele certificeringen voor bouwboekhouding toegevoegd om u te helpen groeien op dit gebied. Geniet van de rit!
Wat is een bouwboekhouding?
Kosten worden doorgaans toegeschreven aan individuele contracten in de bouwboekhouding, een subset van projectboekhouding. Elk bouwproject wordt behandeld als een unieke "klus" in de boekhoudsoftware en de kosten worden er in realtime aan toegewezen door er een specifiek taaknummer aan toe te wijzen. Materialen en arbeid vormen het grootste deel van deze uitgaven, met andere kosten zoals kosten voor architectuur en advies. Bouwprojecten brengen een aantal extra, indirecte kosten met zich mee, zoals kosten voor toezicht, huur van apparatuur, ondersteuningsuitgaven en verzekeringen. Tenzij goedgekeurd door de klant, mogen bouwprojecten geen administratieve kosten bevatten.
Hoe bouwboekhouding te doen
Er zijn enkele stappen die u moet volgen als het gaat om bouwboekhouding. Hier zijn enkele van de stappen:
#1. Begin op de juiste voet met uw boeken
We weten dat het op orde houden van uw boeken niet bepaald bovenaan uw to-do-lijstje staat als u bezig bent met het begeleiden van leerlingen en het beantwoorden van noodoproepen voor service. U kunt het zich niet veroorloven om het belang van boekhouding en boekhouding te negeren. Het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens is essentieel voor elke organisatie, omdat het helpt bij het beheer van uitgaven en toekomstige beslissingen informeert. Taken als het bijhouden van geldstromen en het verwerken van salarisadministratie vallen in deze categorie.
#2. Belangrijkste uitgaven moeten worden gecontroleerd
Het kan moeilijk zijn om de uitgaven van een bedrijf in de gaten te houden. Materialen en arbeid moeten beide in de gaten worden gehouden. Zonder speciale persoonlijke accounts of creditcards kan het een gedoe zijn om dit soort activiteiten op te sporen wanneer de belastingtijd rondrent. Als u dit nog niet eerder heeft gedaan, kunt u dit probleem eenvoudig oplossen door een betaalrekening aan te maken die alleen voor zakelijke transacties wordt gebruikt. Dit zal nuttig zijn bij het onderscheiden tussen boodschappen en bouwmaterialen.
#3. Houd dagelijkse records bij
Het belangrijkste aspect van de bouwboekhouding is het bijhouden van een consistent schema. Het bijhouden van een regelmatige administratie is een van de meest elementaire vereisten. Als u geen gedetailleerde administratie bijhoudt, wordt het monitoren van de financiële gezondheid van uw bedrijf een groot gedoe. Organiseer en blijf zo. Er zijn eenvoudige apps die boekhouden handig maken, zelfs als u niet achter uw bureau zit en aan een project werkt. Het is niet alleen handig, maar het volgt ook de MTD-richtlijnen. Als u dagelijks een nauwkeurige administratie bijhoudt, wordt het indienen van uw belastingen een fluitje van een cent.
#4. Houd rekening met belastingvervaldata
Iedereen vindt belastingaangifte een gedoe. Om uw belastingaangifte foutloos af te ronden, is het aan te raden om een aanmaning in te stellen. Het bijhouden van nauwkeurige gegevens is cruciaal voor het halen van indieningstermijnen. U hoeft zich ook geen zorgen te maken dat u door HMRC een boete krijgt voor een fout.
#5. Houd uw cashflow bij
Bij bouwboekhouding moet u voorzichtig te werk gaan. De verwachting is dat complexe klussen met hoge kosten ook voor hoge winsten zullen zorgen. Zorg ervoor dat u regelmatig facturen verstuurt, of vraag om vooruitbetaling voor dure arbeid en producten.
Stop onmiddellijk met werken als een klant om welke reden dan ook besluit niet te betalen. Het falen van de meeste kleine bouwbedrijven is terug te voeren op het overslaan van deze cruciale fase. U kunt voorkomen dat u zich bij die groep aansluit door uw financiële stroom goed in de gaten te houden.
Boekhoudsoftware voor de bouw
Om de cashflow van het bedrijf bij te houden, gebruiken bouwbedrijven boekhoudsoftware voor de bouw. Als het gaat om het bijhouden van taakspecifieke uitgaven en inkomsten, het beheren van de salarisadministratie en het factureren en werven van klanten, gaat bouwboekhoudsoftware verder dan wat traditionele boekhoudsoftware biedt.
Tal van leveranciers voorzien bouwbedrijven van verschillende groottes en specialisaties van passende boekhoudsoftwareoplossingen. Eenvoudige boekhoudsoftware, zoals QuickBooks, is voldoende voor veel freelancers en kleine ondernemingen waarvan de activiteiten in een kleine sector vallen. Het bijhouden van taakspecifieke kosten en opbrengsten is echter doorgaans geen kenmerk van generieke boekhoudsoftware, waardoor handmatige processen noodzakelijk zijn. Als het gaat om het afhandelen van financiën en het genereren van bruikbare rapporten over de toestand van een bedrijf, worden deze tijdelijke oplossingen minder effectief en efficiënt naarmate de projectcomplexiteit toeneemt.
Aan de andere kant is boekhoudsoftware vaak een integraal onderdeel van ERP-systemen (Enterprise Resource Planning), die een alomvattend antwoord bieden op verschillende zakelijke behoeften van grotere organisaties. Boekhouding, activa, contracten, CRM, salarisadministratie en andere bedrijfsprocessen kunnen allemaal centraal worden beheerd met behulp van ERP-oplossingen voor de bouwsector. Een mogelijk nadeel van enterprise resource planning-systemen is dat veel van de beschikbare alternatieven niet zijn ontwikkeld met het oog op de bouwsector. Als uw bedrijf op zoek is naar een ERP, is een optie om er een te vinden die bouwspecifieke boekhoudmodules heeft, zoals kostprijsberekening.
Beste boekhoudsoftware voor de bouw
Hieronder volgen enkele van de beste boekhoudsoftware voor de bouw waar u voor kunt kiezen:
#1. CMiC
Als het gaat om het beheer van de financiën en boeken van een bouwbedrijf, is CMiC ongeëvenaard. CMiC heeft capaciteiten op het gebied van boekhouding, projectbeheer, human resources en het veld om te voldoen aan de overgrote meerderheid van de vereisten voor een bouwbedrijf. Om de projectkosten beter te begrijpen en de risico's te verminderen, verzamelt CMiC alle gegevens van het bedrijf in een gecentraliseerde database waaruit gebruikers een breed scala aan diepgaande analyses kunnen halen. De belangrijkste boekhoudfuncties voor de bouwsector die door CMiC worden geleverd, zijn onder meer budgettering, bedrijfs- en projectprognoses, het grootboek, crediteuren en debiteuren. De boekhoudhulpmiddelen van CMiC, zoals de ingebouwde geautomatiseerde controles en mogelijkheden voor risicobeheer, stellen bedrijven in staat om de kans op verliezen te verkleinen, hun greep op de boeken te verstevigen en hun bedrijfsresultaten te verbeteren. Door tijd te besparen, de gegevensintegriteit te waarborgen en nauwkeurige documentatie, prognoses en rapportage over de financiële gezondheid mogelijk te maken, creëert CMiC één enkel geconsolideerd overzicht van vroegere en huidige financiële activiteiten.
CMiC is uitgerust met krachtige mogelijkheden voor projectbeheer, beheer van menselijk kapitaal en vermogensbeheer, naast de krachtige functies voor boekhouding en financieel beheer. Als gevolg hiervan is CMiC een krachtig bedrijfsproduct dat projectbrede afstemming en zichtbaarheid mogelijk maakt. Daarnaast biedt de FIELD-oplossing van CMiC een mobiele app voor het communiceren van projectinformatie, papers en updates van het veld naar kantoor.
VOORDELEN
- Kan worden geschaald om te voldoen aan de behoeften van bedrijven van verschillende grootte
- Verkrijgbaar als cloudgebaseerde of on-premise oplossing
- Hoogwaardige klantenondersteuning en trainingsmateriaal
NADELEN
- Gebruikers melden dat het product soms traag kan zijn
- Installatie en initiële training kunnen tijdrovend zijn
#2. Jonas premier
Jonas Premier is een uitgebreid boekhoud- en projectbeheersysteem dat is ontworpen voor bouwbedrijven van elke omvang. De mogelijkheid om achterstallige betalingen voor onderaannemers te automatiseren, op maat gemaakte betalingsworkflows en goedkeuringen te ontwikkelen en terugkerende crediteuren (A/P) in te stellen, zijn slechts enkele van de uitstekende boekhoudmogelijkheden. Het biedt ook robuuste projectboekhoudingsmogelijkheden, zoals de mogelijkheid om direct RFI-documenten te creëren, tijd bij te houden via een mobiele app en taakkostenrapporten te genereren met drill-down-capaciteit.
VOORDELEN
- Hiermee kunt u inzoomen op regelitems voor kostprijsberekening
- Verwerkt elk type factureringscontract
- Biedt onbeperkte documentopslag
- Kan apparatuur- en inventariskosten volgen
- Hiermee kunt u RFI's maken, verzenden en volgen
- Beheert onderaannemersovereenkomsten en betalingen
NADELEN
- Dure implementatiekosten
- Ontbreekt functies voor salarisbeheer
- Er is geen klantenportaal
- Mist functies voor klantrelatiebeheer (CRM).
#3. FUNDERING
FOUNDATION, opgericht in 1985, is een pionier in de bouwsector en een toonaangevende leverancier van boekhoudsoftware voor de bouw. Het is een uitgebreid en aanpasbaar alternatief dat een breed scala aan bouwactiviteiten kan bedienen dankzij de robuuste functies en een grote keuze aan modules voor ondernemingen van elke omvang. Het bevat de standaardmodules voor boekhoudsoftware voor de bouw, zoals kostenberekening, salarisadministratie, grootboek, AP/AR en PO/onderaannemersadministratie. FOUNDATION overtreft zijn concurrenten door aanvullende modules aan te bieden voor een breed scala aan financiële managementfuncties in de bouw, inclusief maar niet beperkt tot projectbeheer, planning, voorraad- en apparatuurtracering, documentafbeeldingen en meer.
Gebruikers hebben verschillende meningen over de rapportagemogelijkheden van FOUNDATION, en sommigen zijn van mening dat de standaardrapporten van het systeem ontoereikend zijn. De recente toevoeging van DataGenie-integratie heeft daarentegen de rapportagemogelijkheden van FOUNDATION aanzienlijk verbeterd. Met DataGenie kunnen klanten hun eigen rapporten personaliseren en maken, terwijl FOUNDATION slechts een selectie van gevestigde opties biedt. In vergelijking met complexere boekhoud- en beheersoftware voor de bouw, vinden gebruikers FOUNDATION eenvoudig te leren en te gebruiken. De modules zijn overzichtelijk en overzichtelijk. Verschillende gebruikers hebben echter geklaagd over het vastlopen of crashen van de software, en veel updates lijken zich uitsluitend te richten op het oplossen van bugs in plaats van het introduceren van nieuwe functies.
VOORDELEN
- Gemakkelijker te leren en te gebruiken dan veel andere toonaangevende opties
- Mobiele app en cloudgebaseerde installatie beschikbaar
- Uitzonderlijk behulpzame en responsieve klantenservice
NADELEN
- Rapportagemogelijkheden zijn niet zo sterk als sommige concurrenten
- Gebruikers komen soms glitches, bevriezing, crashes, etc. tegen.
#4. Sage 100 Aannemer
U kunt de vele beschikbare formules, sjablonen en variabelen in Sage 100 Contractor gebruiken om snel en nauwkeurig schattingen te genereren. Met behulp van standaard Windows-functies zoals knippen, kopiëren en plakken kunt u snel en eenvoudig offertes maken. U kunt bijvoorbeeld gegevens uit andere schattingen importeren of een schattingsraster kopiëren en in een Excel-sheet plakken. U kunt ook calculatienotities exporteren naar documenten zoals inkooporders, wijzigingsorders, werkorders, offerteaanvragen (RFP's) en onderaannemingen.
VOORDELEN
- Maakt gebruik van Windows-functies om eenvoudig schattingen te maken
- Inclusief tijdregistratie op afstand door medewerkers en materiaalbeheer
- Ondersteunt bouwspecifieke facturatie, zoals AIA en tijd en materiaal
- Heeft een mobiele app die kan worden gebruikt voor het verzenden van wissel- en verzendopdrachten
NADELEN
- Heeft geen klantenportaal
- Ontbreekt aan mobiele boekhoudfuncties
- Kan de locatie van de werknemer niet volgen
- Heeft geen prijs vooraf
#5. QuickBooks voor de bouw
Hoewel QuickBooks niet speciaal is gemaakt voor bouwboekhouding, heeft het wel handige functies voor de branche waardoor het door kleinere bedrijven kan worden gebruikt. Met branchespecifieke mogelijkheden, waaronder werkkostenberekening en interfaces met andere constructiebeheersoftware, breidt QuickBooks for Construction het standaard QuickBooks-aanbod van het bedrijf uit. QuickBooks is een fantastisch alternatief voor kleine bouwondernemingen vanwege de lage prijs en de duidelijke interface naast de basismogelijkheden. Het is een geweldige optie voor kleinere bouwbedrijven met minder personeel die werken aan projecten met stabielere budgetten. QuickBooks mist een aantal van de complexere functies van concurrerende bouwboekhoudsoftware, maar de QuickBooks for Construction-editie van het product biedt voldoende bouwgerichte tools om voor sommige organisaties een optie te zijn.
QuickBooks heeft de basisfuncties die u nodig hebt om taken af te handelen, klanten te factureren en contracten bij te houden. De software biedt ook dashboards voor het bijhouden van inkomsten en uitgaven voor individuele projecten. Tijd- en onkostenregistratie voor werknemers is inbegrepen, evenals eenvoudige integratie met de Payroll-service van QuickBooks (tegen een meerprijs). Het gebruiksvriendelijke ontwerp van QuickBooks is een ander voordeel. QuickBooks maakt het gemakkelijk om rapporten op maat te maken, facturen in te voeren en bankrekeningen te koppelen voor snellere financiële transacties. QuickBooks vereenvoudigt de boekhouding voor degenen die geen uitgebreide financiële rapportage willen
VOORDELEN
- Betaalbare prijzen voor kleine bedrijven
- Integreert met bouwbeheersoftware zoals Corecon en Buildertrend
- Gebruiksvriendelijke interface is gemakkelijk te leren
NADELEN
- Beperkte functieset in vergelijking met meer bouwspecifieke boekhoudsoftware
- Caps op gebruikers maken het minder geschikt voor middelgrote tot grote bedrijven
#6. Sage 300 Bouw en Vastgoed
Sage 300 CRE is een van de meest prominente oplossingen op de markt en voorziet in de gecompliceerde eisen op het gebied van financieel beheer van middelgrote tot grote bouwondernemingen, met duizenden klanten en meerdere decennia in het veld. Bij het zoeken naar betrouwbare boekhoudsoftware voor de bouw, is Sage 300 CRE een van de beste beschikbare opties. Sage 300 CRE onderscheidt zich van de concurrentie omdat het een uitgebreide set functionaliteit biedt, waaronder hoogwaardige boekhoudtools en rapportage voor taakkostenberekening, salarisadministratie en HR, en facturering.
De software is een solide allround keuze voor bedrijven die op zoek zijn naar een uitgebreid softwareproduct, omdat het ook tools heeft voor schattingen, documentbeheer, projectbeheer, business intelligence en servicebeheer. Veel gebruikers houden van de business intelligence- en rapportagemogelijkheden van Sage 300 CRE. Sage 300 CRE biedt gebruikers kritische inzichten over hun bedrijf en specifieke projecten via de meer dan 1,400 kant-en-klare rapportindelingen en aanzienlijke aanpassingsmogelijkheden.
VOORDELEN
- Lange staat van dienst in de bouw- en vastgoedsector
- Uitgebreide rapportage- en business intelligence-functies
- Sterke klantenservice en ondersteuningsaanbiedingen
NADELEN
- De software kan moeilijk te leren zijn en de gebruikersinterface voelt gedateerd aan in vergelijking met nieuwere concurrenten
- Hoge prijs, vooral voor bepaalde functies en hogere niveaus van klantenondersteuning
- Alleen beschikbaar als on-premise oplossing
#7. Bouwtrend
Hoewel Buildertrend niet is ontworpen om al uw boekhoudkundige behoeften zelf af te handelen, kan het worden gesynchroniseerd met services zoals QuickBooks Online en Xero om u toegang te geven tot tools zoals facturering en kostenbewaking. De voordelen in de bouwsector zijn echter ongeëvenaard. Het is ideaal als u elke dag een grote verscheidenheid aan bestanden moet opslaan en beheren, aangezien alle abonnementen worden geleverd met onbeperkte opslag van documenten, foto's en video's. Bestanden kunnen worden geïmporteerd, georganiseerd in taakspecifieke mappen, rechtstreeks vanuit de mobiele app worden geopend en met klanten worden gedeeld, zodat professionele verbindingen kunnen worden onderhouden.
De functie Dagelijkse logboeken wordt ook verbeterd door de documentbeheermodule. U of uw team kunnen bijvoorbeeld bestanden, afbeeldingen en video's uploaden om cruciale projectinformatie te verifiëren bij het invoeren van een dagelijks logboek.
VOORDELEN
- Biedt onbeperkte bestands- en foto- en video-opslag in al zijn abonnementen
- Bevat een CRM-functie
- Heeft een tijdklokfunctie die de locaties van werknemers op een kaart bijhoudt
- Integreert met QuickBooks of Xero voor verbeterde boekhoudfuncties
NADELEN
- Vereist een aparte vergoeding voor uw QuickBooks- of Xero-abonnement
- Kan apparatuur niet beheren
- Kan rekeningen en inkooporders niet beheren in het Essential-abonnement
- Is duurder dan de meeste bouwspecifieke boekhoudsoftware
Boekhoudsoftware voor de bouw vs. ERP
Een ERP-systeem is software voor bedrijfsbeheer die onder andere de financiën, activa, klanten, leveranciers en werknemers van een bedrijf bijhoudt. Hoewel boekhoudkundige functies aanwezig kunnen zijn in ERP's, is dit meestal niet de primaire focus, aangezien ERP's zijn ontwikkeld om aan een breder scala aan operationele vereisten te voldoen. Tools voor projectbeheer, schattingen, biedingen, contractbeheer, planning en andere typische zakelijke taken kunnen ook worden opgenomen in bouwspecifieke ERP's.
De financiële administratie en rapportage die een bouwbedrijf nodig heeft, zijn meestal de enige focus van boekhoudsoftware voor de bouw. De bovengenoemde functies zijn niet universeel in boekhoudsoftware. De uitgebreide functieset van een enterprise resource planning-systeem is misschien overdreven voor sommige kleinere bouworganisaties, maar kan van onschatbare waarde zijn voor andere.
Hoewel de meeste ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) generiek van aard zijn, zijn er verschillende die zijn toegesneden op de unieke vereisten van de bouwsector. U moet ERP's controleren om te zien of ze bouwspecifieke boekhoudmodules bieden naast andere mogelijkheden als u serieus de beste software voor financieel beheer in uw bouwbedrijf wilt kiezen. Als dat niet het geval is, moet u wellicht investeren in aparte bouwboekhoudsoftware om samen te werken met uw enterprise resource planning-systeem.
Certificeringen bouwboekhouding
Hieronder volgen enkele certificeringen voor bouwboekhouding waar u voor kunt gaan:
#1. GECERTIFICEERDE FINANCIËLE PROFESSIONALS IN DE BOUWINDUSTRIE (CCIFP)
CCIFP-certificering is drie jaar geldig, waarna de houder zich opnieuw moet certificeren. Het doel is om vaardigheid aan te tonen op verschillende belangrijke gebieden, zoals:
- boekhouding en rapportage
- risicobeheer
- belastingen
- human resources
- wettelijk
- informatietechnologie
- inkomen erkenning
#2. GRONDBEGINSELEN VAN DE BOUWFINANCIERING VAN HET CORPORATE FINANCE INSTITUTE
Het doel van de inleidende cursus getiteld "Construction Finance Fundamentals" is om studenten vertrouwd te maken met de basisprincipes van het beheer van de financiële aspecten van bouwprojecten en bedrijven. Volgens het Corporate Finance Institute moeten studenten die geïnteresseerd zijn in een carrière in de financiering van de bouw van onroerend goed hun cursus Construction Finance Fundamentals volgen.
Er zijn in totaal 38 lessen in het curriculum van Commercial Banking en Credit Analyst, waarvan er één Construction Finance Fundamentals heet. Een opleiding in bouwboekhouding kan op zich nuttig zijn, maar kan ook dienen als opstap naar een carrière op andere gebieden van bedrijfsfinanciën. Aan het einde van de cursus wordt verwacht dat de studenten weten:
- hoe de verschillende fasen van vastgoedontwikkeling te communiceren
- verschillende soorten bouwbedrijven
- due diligence-rapporten en hun doel
#3. BOUWBOEKHOUDING EN FINANCIEEL BEHEER VAN DE UNIVERSITEIT VAN CALIFORNIË, DAVIS
De Universiteit van Californië, Davis, biedt een cursus bouwboekhouding en financieel beheer aan. Daarin leer je van Joann Hillenbrand, CCIFP, die ook de CFO is bij Airco Mechanical, Incorporated. Joann heeft meer dan 30 jaar op het gebied van bouwboekhouding gewerkt en leert studenten een scala aan vaardigheden, zoals:
- contract management
- boekhoudkundige
- geldbeheer
- beheer van de jaarrekening
- basisprincipes van bouwboekhouding
- basisprincipes van bouwrisicobeheer (inclusief verzekeringen)
Wat doet een accountant in de bouw?
De rol van een bouwaccountant is het toezicht houden op en het beheren van het budget voor een bouwproject. Budgettering, kostenanalyse en het analyseren van inkooporders, facturen en leverancierscontracten maken allemaal deel uit van hun taak als bouwprojectplanners.
Welke vaardigheden heb je nodig om bouwaccountant te zijn?
- Crediteuren.
- Financiële overzichten.
- Controle.
- Financiële analyse.
- Snelle Boeken.
- Debiteuren (AR)
- Boekhouding.
- Financiële rapportage
Conclusie
Het vinden van boekhoudsoftware voor de bouw die geïntegreerde bouwspecifieke functies bevat, zoals kostenberekening, materiaalbeheer en gespecialiseerde bouwfacturering, is cruciaal omdat het runnen van een bouwbedrijf een uitdaging is. U kunt kiezen uit een van de bovenstaande bouwboekhoudsoftware.
Gerelateerde artikelen
- HUISBOUWLENING: hoe het werkt en hoe u het kunt krijgen
- LENING VOOR HET BOUWEN VAN EEN HUIS: gids en wat u moet weten
- Bouwproject: betekenis, voorbeelden en beste software
- HOE JE IN PROJECTMANAGEMENT KOMT: definitie, gids en vereisten
- BOUWBEDRIJF: Gedetailleerde opstartgids
Referenties
