De laatste tijd zijn steeds meer bedrijven begonnen met het gebruik van virtuele datarooms (VDR's) omdat hun talrijke voordelen duidelijk worden. Maar met zoveel aanbieders van virtuele datarooms op de markt, raken bedrijven in de war over welke ze moeten kiezen.
De virtuele dataroom die u kiest, is natuurlijk gebaseerd op uw zakelijke doelen en behoeften, of dat nu het verbeteren van de beveiliging, het verbeteren van de naleving of het vergroten van de betrokkenheid van investeerders is. Er zijn in ieder geval een paar eigenschappen die elke VDR moet hebben.
Hier zijn enkele belangrijke functies waar u op moet letten.
#1. Beveiliging en versleuteling
Beveiliging is misschien wel de belangrijkste factor om te bepalen voordat u een virtuele dataroom kiest om in te werken. VDR's worden vaak door bedrijven gebruikt om gevoelige bestanden en informatie op te slaan, dus het is niet meer dan normaal dat ze verschillende beveiligingsprocedures hebben om uw belangrijke informatie.
Moderne virtuele datarooms, zoals Firmex, hebben bestandsrechten die u kunt instellen, zodat de informatie niet in verkeerde handen valt en interne informatielekken van de teamleden worden voorkomen. Bezoek Firmex.com om meer te weten te komen.
#2. Taakbeheersysteem
Meestal hebben mensen tijdens het werk verschillende apps en software nodig, waaronder beheersoftware waarbij taken aan iedereen worden toegewezen. Door taken in de dataroom toe te wijzen en te bekijken, kan iedereen beter georganiseerd blijven.
#3. Slim zoeken
Een geavanceerde tekstzoekfunctie geeft u de mogelijkheid om alle documenten, mappen en bestanden in de virtuele dataroom te doorzoeken met een paar specifieke trefwoorden en alles direct te vinden.
Een slimme zoekfunctie stelt je ook in staat om door meerdere documenten tegelijk te bladeren en toont kleine voorbeelden van het document voordat ze worden geopend.
#4. Geavanceerde analyse
Met toegang tot analyses kunt u bijhouden wat gebruikers in de virtuele dataroom doen, hoeveel tijd ze aan een document besteden en hoeveel kijkers tegelijkertijd naar een document kijken.
Er zijn ook auditlogboeken die een chronologische volgorde bijhouden van alles wat er in de virtuele dataroom gebeurt, inclusief downloads, weergaven, enz.
#5. Beperkte weergave
Beperkte weergave maakt het gemakkelijker om uw documenten veilig te houden voor iedereen die u niet wilt dat er toegang toe heeft. Het zou moeten hebben meerdere niveaus van gebruikersrechten zodat u kunt bepalen wie het document kan bekijken, bewerken of downloaden.
U kunt de verschillende niveaus van documentbeveiliging kiezen en de toegang beperken tot wie u maar wilt.
#6. Gemakkelijke toegankelijkheid
Aangezien de virtuele dataroom door veel mensen zal worden gebruikt, met behulp van veel verschillende apparaten in verschillende delen van de wereld, moet deze voor hen gemakkelijk toegankelijk zijn. De virtuele dataroom zou moeten werken op alle populaire besturingssystemen zoals Android, IOS, Windows, etc.
Het moet mobiel geoptimaliseerd zijn en meertalige ondersteuning hebben, zodat gebruikers in elke gewenste taal kunnen spreken. Een goede virtuele dataroom zou ook geen extra gedownloade plug-ins nodig moeten hebben voor specifieke taken.
#7. Live chatten
Samenwerking en teamwerk worden vooral moeilijk wanneer alle medewerkers verspreid zijn over verschillende landen en tijdzones. Maar een live chatfunctie waarbij leden in realtime teksten kunnen verzenden en ontvangen die is opgenomen in de virtuele dataroom, kan zeer efficiënt blijken te zijn.
Het biedt hen ook een opgeslagen communicatieketen waar ze op elk moment naar terug kunnen komen of voor andere doeleinden kunnen gebruiken.
