De meest populaire HR-software is een Human Rеѕоurcess Infоrmаtіn System (HRIS). Sindsdien is de technologie ongetwijfeld aanzienlijk vooruitgegaan. Als reactie op veranderingen in bedrijfsregelgeving of naleving van regelgeving, kunnen moderne HRIS-systemen procedures automatiseren, input opnemen en rapportageformaten in realtime wijzigen. Moderne HRIS-systemen zijn even effectief en gebruiksvriendelijk als krachtig en flexibel omdat ze gebruikerservaringen van consumentenkwaliteit en aanpasbare functionaliteit bieden. De beste HRIS-software wordt aangeboden via de cloud, wat een groter aantal voordelen biedt, zoals meer gegevensopslag, verbeterde beveiliging en eenvoudigere interactie met aanvullende programma's zoals salarisadministratie, het volgen van sollicitanten en andere HR-systemen.
Dit artikel geeft een overzicht van HRIS-systemen, inclusief definities, voorbeelden en trainingsinformatie. Laten we ze eens bekijken.
Wat is HRIS-SYSTEEM?
Een personeelsinformatiesysteem (HRIS) is een softwareprogramma dat specifieke personeelsinformatie organiseert en verwerkt, evenals regels en procedures met betrekking tot personeelszaken. De HRIS onderscheidt zich menselijke hulpbronnen (HR) plichten en procedures, terwijl het nauwkeurig bijhouden en rapporteren een interessant voorbeeld is van informatiebeheer.
In wezen is een HRIS-systeem een "tweerichtingsverkeer" waarin informatie over werknemers wordt geleverd aan de organisatie en vervolgens wordt teruggestuurd naar de werknemers. Een HRIS-systeem (HRIS) zorgt voor vlottere, vereenvoudigde en effectievere interacties tussen werknemers en de bedrijven waarvoor ze werken door papieren en handmatige HR-gerelateerde activiteiten te elimineren. Hierdoor komen HR-specialisten vrij om meer strategisch en hoogwaardig werk te verrichten.
HRIS versus HRMS versus HCM
De termen HRIS, HRMS (Human Resources Management System) en HCM (Human Capital Management) worden soms door elkaar gebruikt. Maar afhankelijk van de functies die een bedrijf toestaat, kunnen er kleine verschillen zijn tussen de drie.
HRIS
In eerste instantie bedoeld als basissysteem voor het bijhouden van administratieve medewerkersgegevens. HRIS omvat nu procedures zoals het werven van talent, het werven en het voortzetten van de opslag en verwerking van werknemersgegevens naarmate HR-activiteiten ingewikkelder zijn geworden.
HRMS
Kwam in gebruik toen bedrijven hun HR-activiteiten begonnen uit te voeren met behulp van complexere software en geautomatiseerde bewerkingen, terwijl het nog steeds op dezelfde manier wordt gebruikt als organisatorische HRIS. Salarisbeheer en tijd en arbeid kunnen worden opgenomen in de HRIS van vandaag.
HCM
Verwijst naar een uitgebreidere of allesomvattende oplossing die alle facetten van personeelsbeheer en de HR-functie aanpakt. Geavanceerde functies voor talentbeheer, waaronder prestatiebeheer, opvolgingsplanning, loonplanning, strategische personeelsplanning en vele andere HR-planningsactiviteiten zijn inbegrepen in de extra mogelijkheid. Of ze nu transactioneel, strategisch of op gegevens gebaseerd zijn, HR-taken zijn allemaal inbegrepen in HCM.
Wat zijn de twee pijlers van HRIS?
Een HR-informatiesysteem is opgebouwd rond twee pijlers die de basis vormen voor het beheren van zaken en het verbeteren van de algehele prestaties van de organisatie.
#1. Ontwerp van de organisatie
Structureel gezien bestaat HRIS uit rollen, functies en rapportagehiërarchieën. HRIS biedt een duidelijke verantwoordelijkheid en een stappenplan voor de volledige functionaliteit en het bewustzijn van de organisatiestructuur.
Door u te helpen bij het inzetten van het juiste personeel, kan het juiste HRIS-systeem u helpen zakelijke problemen op te lossen.
#2. Gegevensbeheer voor medewerkers
De HRIS biedt een grondig beeld van elke werknemer, inclusief naam, adres, aanwervingsdatum, salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en nog veel meer, vergelijkbaar met klantrelatiebeheer, maar dan in een werkgever/werknemer-scenario. Met de juiste gegevens bent u beter in staat om met uw werknemers om te gaan, hen te helpen bij het opstellen van carrièredoelen, de beste opleiding te vinden en hun prestaties te verbeteren.
Welke soorten HRIS bestaan er?
Er zijn veel verschillende HRIS-oplossingen beschikbaar, en veel daarvan bieden vergelijkbare functies. Deze HRIS kunnen in twee groepen worden verdeeld: cloudgebaseerd en on-premises HRIS.
- Op de cloud gebaseerde HRIS
Cloudgebaseerde HRIS wordt off-site gehuisvest door de provider en is online toegankelijk. Bedrijven die het systeemonderhoud niet zelf willen doen of te klein zijn om een toegewijde IT-staf te hebben, vinden deze systemen vaak geschikt. Cloudgebaseerde HR IS-oplossingen krijgen ook automatische updates van leveranciers die geen on-site IT nodig hebben om ze toe te passen.
- Op locatie gebaseerde HRIS
De IT-afdeling van een bedrijf host lokale HRIS-systemen op eigen servers. Dit vereist een meer geavanceerde IT-infrastructuur dan veel kleine bedrijven hebben, maar het kan een bedrijf meer controle geven over zijn HRIS-oplossing en beveiliging.
Welke voordelen kan een HRIS hebben als het naar de cloud wordt verplaatst?
Het implementeren van een HRIS-systeem in de cloud heeft verschillende voordelen ten opzichte van een on-premises HRIS-systeem, waaronder de volgende:
- Schaalbaarheid is eenvoudig. U kunt snel op- of afschalen in de cloud als de eisen van uw bedrijf veranderen. Ook heeft u meer financiële flexibiliteit en kunt u de uitgaven beter beheersen wanneer u uw activiteiten uitbreidt of afbouwt.
- Meer controle over operationele versus kapitaaluitgaven. U betaalt gewoon voor wat u in de cloud gebruikt, zodat u geen dure infrastructuurinvesteringen hoeft te doen. Uw kosten zijn operationeel in plaats van kapitaal.
- Eenvoudige en snelle toegang tot innovatie. U krijgt veel eerder toegang tot updates en innovaties in de cloud, omdat ontwikkeling en implementatie zo snel gaan.
Wie heeft een HRIS-systeem nodig?
Zelfs de kleinste bedrijven kunnen baat hebben bij een HRIS-systeem. HRIS-oplossingen kunnen HR en bedrijfseigenaren genoeg tijd besparen om zichzelf in veel gevallen terug te verdienen. Om de software met het bedrijf mee te laten groeien, is het essentieel om zo snel mogelijk in een HRIS-systeem te investeren.
Voordelen van een HRIS
Het gebruik van een HRIS biedt veel duidelijke voordelen, zoals we doornemen in ons digitale HR-certificaatprogramma. Hierdoor gebruiken bedrijven van elke omvang deze applicatie om hun human resources-activiteiten te ondersteunen. Werknemersinformatie wordt gecentraliseerd in het HRIS-systeem. Vervolgens zijn in één systeem diverse medewerkersgegevens direct beschikbaar.
#1. Record houden
Een archiveringssysteem, een HRIS-systeem genaamd, houdt toezicht op veranderingen in alles waarbij werknemers betrokken zijn. Als het gaat om personeelsgegevens, kan de HRIS worden gezien als de enige betrouwbare bron.
#2. Toegegeven
Voor nalevingsdoeleinden worden bepaalde gegevens verzameld en bewaard. Thіѕ contains іnfоrmаtіоn fоr іdеntіfуіng еmрlоуееѕ in thе event of thеft, frаud, or оthеr wrongdoing, first соntасt іnfоrmаtіоn іn the еvеnt оf ассіdеntѕ, citizen іdеntіtу information for the tаx office, and оblіgаtоrу сеrtіfісаtіоn expiry dates. Het HRIS-systeem heeft de capaciteit om al deze informatie op te slaan. In overeenstemming met de vereisten van de AVG moeten gegevens goed en veilig worden bewaard.
#3. rendement
De nauwkeurigheid wordt verbeterd en er wordt tijd bespaard door al deze informatie op één locatie te hebben. Als tastbare documentatie bewaren verschillende bedrijven nog steeds veel gegevens over hun werknemers. Het vinden van de juiste map en het juiste blad kan veel personeelswerk vergen.
#4. HR-plan
Het HRIS-systeem (HRIS) maakt het volgen van gegevens mogelijk die nodig zijn om bedrijfs- en HR-strategieën te ontwikkelen. Verschillende gegevens zullen cruciaal zijn om te monitoren, afhankelijk van de doelstellingen van de organisatie. Het HRIS-systeem blinkt uit in deze situatie.
#5. Selfservice HR
Het vermogen om self-service HR te bieden aan werknemers en managers is een laatste voordeel. Medewerkers kunnen hierdoor nu hun eigen zaken regelen. Het HRIS-systeem kan een positieve werknemerservaring bieden als het correct wordt geïmplementeerd. Vergeet niet dat niet alle HRIS-systemen dit op een intuïtieve manier bieden!
De organisatie, HR en medewerkers profiteren allemaal van het gebruik van een HRIS. Wanneer u tussen de 30 en 50 werknemers heeft, wordt het gebruik van een HR IS intrigerend.
Welke kenmerken heeft HRIS-software?
Bedrijven kunnen tijdens hun uitbreiding problemen oplossen met behulp van HRIS-software, die schaalbare oplossingen en gespecialiseerde HR-tools biedt. Hieronder volgen enkele van de meest typische HR IS-kenmerken:
Zowel werving als onboarding
Recruiters kunnen cv's scannen, voorlopige screenings van sollicitanten doen en antecedentenonderzoeken uitvoeren met behulp van HRIS Systems.
Loonlijst
Een HRIS-systeem houdt vaak automatisch belastingen en voordelen in op de salarissen van werknemers, waardoor tijd wordt bespaard en de kans op fouten wordt verkleind. Bepaalde systemen bieden ook flexibele beloningsalternatieven.
Tijd, aanwezigheid en planning
Tijdregistratie in een HR-systeem ondersteunt vaak een verscheidenheid aan werktypes en werkt zeer nauw samen met de taak om nauwkeurig te helpen.
Toediening van uitkeringen
HRIS omvat vaak een breed scala aan mogelijkheden om zowel door vrijwilligers als werkgevers aangeboden voordelen af te handelen, waaronder medische verzekeringen en pensioenspaarregelingen.
Conformiteit
Bepaalde HRIS kunnen gelijke tred houden met veranderingen in werkgelegenheid en belastingvereisten wanneer deze zich voordoen.
Analytics en rapporten
Met HRIS is soms een geconsolideerde dataset voor alle HR-statistieken toegankelijk. Geavanceerdere services maken gegevens on-demand beschikbaar en pushen rapporten, waarschuwingen of acties naar belanghebbenden.
Integraties
Tijdregistratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie kunnen allemaal worden gecombineerd in één systeem met HRIS. Sommige stellen eindgebruikers in staat unieke integraties te bouwen of te synchroniseren met andere bedrijfssystemen.
Voorbeelden van HRIS-systemen
Organisaties kunnen kiezen uit een breed scala aan voorbeelden van HRIS-systeemsoftware. ADP biedt bijvoorbeeld de volgende alternatieven, afhankelijk van de grootte van het bedrijf:
#1. ADP Workforce Now®
ADP Workforce Today biedt een alles-in-één platform voor het afhandelen van salarisadministratie, talent, secundaire arbeidsvoorwaarden, tijd, mensen, analyses en meer voor middelgrote bedrijven.
#2. ADP Vantage HCM®
Met behulp van ADP Vantage HCM® kunnen grote, internationale bedrijven met vestigingen in de VS hun personeelsbestand beheren en strategische keuzes maken op belangrijke groeifactoren zoals arbeidskosten en omzet.
#3. ADP volgende generatie HCM
ADP Next Gen HCM kan groeiende bedrijven helpen zich aan te passen aan snel veranderende omgevingen en personeelsbehoeften.
Een cruciale keuze die van invloed kan zijn op het behalen van bepaalde bedrijfsdoelstellingen, is het selecteren van HRIS-systeemsoftware. De algemene stappen in het aankoopproces zijn, ook al is het niet helemaal lineair:
- Maak een lijst van eventuele problemen of moeilijkheden met de huidige HR-procedures.
- Onderzoek hoe een HRIS-systeem kan helpen bij het overwinnen van dergelijke uitdagingen.
- Maak een lijst met HRIS-eisen.
- Beoordeel aanbieders van HRIS-systemen aan de hand van de checklist
Zes fasen voor HRIS-implementatie
Als het gaat om HR IS-implementatie, zouden we een aantal essays kunnen publiceren. We zullen in dit artikel een samenvatting op hoog niveau geven. Er zijn verschillende fasen in de software-implementatie.
#1. ZOEKEN
Ontdek wat uw verschillende stakeholders nodig hebben van een HR IS voordat u met de implementatie begint. Op basis van deze specificaties kunt u een lijst met mogelijke oplossingen samenstellen. U kunt dan offertes opvragen bij deze dienstverleners. Tegen de tijd dat deze ronde voorbij is, had je een geschikte HR IS-leverancier moeten kiezen.
#2. Plan en lijn uit
U stelt in deze fase een testcommissie, een implementatieteam en een implementatiepartner in. De besturing bestaat meestal uit verstandige reacties van de geselecteerde HRIS-afdeling van uw organisatie, de HR-afdeling, het eerste deel (en hoger). Het werken aan de lopende implementatietaken is de belangrijkste taak van het implementatieteam.
#3. Definieer en ontwerp
U moet nu uw gebruikersgroepen definiëren en uw procedures en workflows indelen. Beschrijf de functionele en technologische behoeften van uw HRIS-infrastructuur, -systeem en beveiliging. Houd er bovendien rekening mee dat u in deze fase mogelijk integratie tussen uw HR IS en andere huidige systemen tot stand moet brengen.
4. Configureren en testen
Om uw nieuwe HRIS-systeem te testen en suggesties voor verbeteringen te doen, moet u in deze fase een kerntestteam samenstellen. Daarna moet u een gebruikersacceptatietest ontwerpen waarbij u veel mensen kunt uitnodigen om de laatste input te leveren.
#5. Communiceren en trainen
U moet vóór het Go-live-moment een trainingsprogramma voor uw technisch personeel, een communicatiestrategie, een website met veelgestelde vragen en ander ondersteunend materiaal maken.
#6. Implementeren en onderhouden
U kunt uw HR IS formeel starten nadat al uw ondersteuningsprocedures zijn ingevoerd. Vergeet niet om regelmatig feedback te verzamelen en uw trainingsmateriaal bij te werken om de veranderende systemen weer te geven. Hier is voortdurende, nauwkeurige communicatie essentieel.
Lees ook WAT IS HRIS: wat het is, voordelen en toepassingen
Conclusie
Organisaties die hun personeelsbeheer willen verbeteren, vinden mogelijk een krachtige tool in het HRIS-systeem. HRIS-systemen kunnen bedrijven helpen het potentieel van hun werknemers te maximaliseren en een effectievere en productievere werkplek te bevorderen door werknemersgegevens vast te leggen en inzicht te bieden in de prestaties van de organisatie. HRIS heeft het potentieel om een onschatbare aanwinst te zijn voor elke organisatie met de juiste instructies en assistentie. Uiteindelijk kunnen HRIS-systemen helpen om het element van gissen uit personeelsbeheer weg te nemen en een effectievere en vruchtbaardere organisatie op te bouwen.
Veelgestelde vragen over het Hris-systeem
Wie maakt er gebruik van een HRIS Systeem?
Een HRIS-systeem wordt vaak gebruikt door bedrijven die hulp nodig hebben bij het beheren van de complexiteit van een veranderend personeelsbestand. Dit geldt met name voor bedrijven die zich willen ontwikkelen, regionaal willen uitbreiden of fusies en overnames willen onderzoeken.
Hoe kan HRIS Systems helpen bij het inhuren?
Recruiters kunnen HRIS gebruiken om vacatures te adverteren, leads van sollicitanten te volgen, antecedentenonderzoeken uit te voeren en meer. Om bedrijven te helpen om te strijden om talent, bieden sommige systemen ook benchmarking voor beloningspakketten.
Valt payroll onder HRIS?
HRIS-systemen bevatten vaak geautomatiseerde salarisadministratie, omdat ze zijn ontworpen om administratieve taken te verminderen, wat kan helpen tijd te besparen en fouten te verminderen.
Gerelateerde artikelen
1. HUMAN CAPITAL MANAGEMENT (HCM): typen, voorbeelden en softwareoplossingen
2. De beste HCM-SOFTWARE-tools, bedrijven en leveranciers van 2022
3. Hete nieuwe zakelijke ideeën 2023 met 100% slagingspercentage. Vind er hier 10 (+ alles wat je nodig hebt)
