HOE EEN MAIL SAMENVOEGEN: De complete beginnershandleiding

Hoe u een samenvoegbewerking uitvoert
Fotocredit: freepik.com

Het handmatig aanspreken van elke ontvanger, of het nu gaat om gepersonaliseerde brieven, uitnodigingen of e-mailcampagnes, kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Dit is wanneer mail merge van pas komt. In deze gedetailleerde handleiding definiëren we samenvoegingen en geven we stapsgewijze instructies voor het uitvoeren van samenvoegingen in populaire toepassingen zoals Microsoft Word, Outlook en Gmail. Bereid u voor om uw communicatieproces te transformeren en tijd te besparen!

Een overzicht van Afdruk samenvoegen

Afdruk samenvoegen is een krachtige functie die een document- of e-mailsjabloon combineert met een gegevensbron om op maat gemaakte communicatie te creëren. Het elimineert de noodzaak van tijdrovende handmatige procedures zoals het adresseren van enveloppen of het schrijven van individuele e-mails voor elke ontvanger.

Voordelen van Afdruk samenvoegen

U kunt tijd besparen, de nauwkeurigheid verbeteren en uw communicatie beter afstemmen door er gebruik van te maken. Hiermee kunt u op efficiënte wijze een breed publiek bereiken met behoud van een persoonlijk tintje, of u nu rekeningen, nieuwsbrieven of uitnodigingen voor evenementen verstuurt.

Belangrijke onderdelen voor samenvoegbewerkingen

Het hoofddocument of de e-mailsjabloon, de gegevensbron met informatie over de ontvanger en het samengevoegde resultaat zijn de drie basiscomponenten van de samenvoeging. Het hoofddocument dient als sjabloon met statische inhoud, terwijl de gegevensbron variabele informatie bevat die uniek is voor elke ontvanger.

Hoe u een samenvoegbewerking in Word uitvoert

Als u Microsoft Word gebruikt om samenvoegingen uit te voeren, kunt u uw communicatieproces transformeren, zodat u eenvoudig op maat gemaakte brieven, enveloppen, etiketten en meer kunt verzenden. In dit deel leiden we u door de stappen voor het uitvoeren van een samenvoegbewerking in Microsoft Word.

Het hoofddocument maken:

Begin met het openen van Microsoft Word en het maken van een nieuw document. Creëer uw favoriete inhoud in het hoofddocument, inclusief statische tekst, tijdelijke aanduidingen voor ontvangerspecifieke informatie en eventuele opmaak- of stijlcomponenten. Als u bijvoorbeeld een brief schrijft, neem dan de juiste aanhef, inleiding en conclusie op in de hoofdtekst van de brief.

De gegevensbron gereed maken:

Daarna moet u uw gegevensbron voorbereiden. Dit kan een spreadsheet in Excel zijn, een CSV-bestand of een ander databasetype. Controleer of de gegevensvelden overeenkomen met de tijdelijke aanduidingen in het hoofddocument. Als u bijvoorbeeld een tijdelijke aanduiding in het hoofddocument heeft voor de naam van de ontvanger, zorg er dan voor dat de overeenkomende kolom in uw gegevensbron de naam van de ontvanger bevat.

Start de samenvoegbewerking:

Zodra uw primaire document en gegevensbron klaar zijn, gaat u naar het tabblad 'Mailings' van Microsoft Word en selecteert u de knop 'Afdruk samenvoegen starten'. Selecteer in het vervolgkeuzemenu het type document dat u wilt maken, zoals brieven, enveloppen, etiketten of e-mailberichten.

Samenvoegvelden toevoegen:

Nadat u met het samenvoegen bent begonnen, is het tijd om de samenvoegvelden in het hoofddocument in te voegen. Plaats uw cursor in het document waarin u ontvangerspecifieke informatie wilt opnemen, zoals de naam, het adres van de ontvanger of andere relevante informatie. Klik op de knop ‘Samenvoegveld invoegen’ in het menu ‘Mailings’ en selecteer het relevante veld uit uw gegevensbron. Dit proces moet worden herhaald voor elk samenvoegveld dat u wilt opnemen.

Het samenvoegen voltooien:

Nadat u alle vereiste velden heeft ingevoerd, kunt u een voorbeeld van het gecombineerde resultaat bekijken door op de knop “Voorbeeld van resultaten” op de pagina “Mailings” te klikken. Hierdoor kunt u zien hoe het samengevoegde document er voor elke ontvanger uitziet. Als alles in orde lijkt te zijn, kunt u doorgaan met de samenvoeging. Selecteer de juiste actie, zoals het afdrukken van de samengevoegde documenten of het maken van een nieuw document met de samengevoegde resultaten, door op de knop “Voltooien en samenvoegen” te klikken.

Wanneer u gepersonaliseerde e-mails verzendt, kan het gebruik van de functie voor samenvoegen van Microsoft Word u tijd en moeite besparen. U kunt uw communicatie-inspanningen stroomlijnen door de stapsgewijze aanpak te volgen die in dit gedeelte wordt uitgelegd, of u nu brieven, enveloppen, etiketten of andere soorten documenten verzendt. Gebruik Afdruk samenvoegen in Microsoft Word om uw professionele communicatie te verbeteren en een blijvende indruk achter te laten bij uw ontvangers.

Hoe u een samenvoegbewerking uitvoert in Outlook

Microsoft Outlook is een populaire e-mailsoftware die door miljoenen mensen en bedrijven over de hele wereld wordt gebruikt. Wist u dat u de functie voor het samenvoegen van Outlook kunt gebruiken om uw e-mailcommunicatie te optimaliseren? In dit deel leiden we u door de stappen voor het samenvoegen van mail in Outlook, zodat u eenvoudig gepersonaliseerde en aangepaste e-mails naar veel ontvangers kunt verzenden.

Een e-mailsjabloon maken:

Begin met het openen van Microsoft Outlook en het maken van een nieuw e-mailbericht. Creëer de juiste inhoud voor uw e-mailsjabloon, inclusief tijdelijke aanduidingen voor ontvangerspecifieke informatie. Wanneer u de samenvoeging uitvoert, worden deze tijdelijke aanduidingen bijgewerkt met echte gegevens. U kunt bijvoorbeeld tijdelijke aanduidingen opgeven voor de naam, het bedrijf of andere relevante informatie van de ontvanger.

De gegevensbron gereed maken:

U moet eerst uw gegevensbron instellen voordat u met het samenvoegen begint. Dit kan een Excel-spreadsheet, een CSV-bestand of een ander compatibel formaat zijn. Controleer of de gegevensvelden in uw bron overeenkomen met de tijdelijke aanduidingen in de e-mailsjabloon. Als u bijvoorbeeld een tijdelijke aanduiding voor de naam van de ontvanger heeft, zorg er dan voor dat de relevante kolom in uw gegevensbron de namen van de ontvangers bevat.

Start de samenvoegbewerking:

Navigeer naar het tabblad ‘Mailings’ in Outlook en selecteer de knop ‘Ontvangers selecteren’. Selecteer de juiste gegevensbron, zoals een Excel-spreadsheet, in het vervolgkeuzemenu. Blader naar en kies het bestand met de gegevens van uw ontvanger.

Samenvoegvelden toevoegen:

Maak in Outlook uw e-mailsjabloon en voeg vervolgens de samenvoegvelden in waar u ontvangerspecifieke informatie wilt weergeven. Plaats uw cursor in de hoofdtekst van de e-mail waar u het samenvoegveld wilt invoeren. Klik op de knop “Samenvoegveld invoegen” in het menu “Mailings” en selecteer het gewenste veld uit uw gegevensbron. Deze methode moet worden herhaald voor elk samenvoegveld dat u wilt opnemen.

Het samenvoegen voltooien:

Nadat u alle relevante velden heeft ingevoerd, klikt u op de knop 'Voorbeeld van resultaten' op de pagina 'Mailings' om een ​​voorbeeld van de e-mails te zien. Zo kunt u zien hoe de samengevoegde e-mails er voor elke ontvanger uitzien. Maak van deze tijd gebruik om de tekst te onderzoeken en eventueel noodzakelijke wijzigingen aan te brengen, zoals het personaliseren van de onderwerpregel of het toevoegen van meer informatie. Selecteer ten slotte de optie om de samengevoegde e-mails te verzenden door op de knop "Voltooien en samenvoegen" te klikken.

U kunt tijd en moeite besparen door de functie voor het samenvoegen van mail in Outlook te gebruiken, waarmee u uw e-mailcommunicatie op grote schaal kunt afstemmen. U kunt snel e-mailsjablonen samenstellen, verbinding maken met de gegevensbron van uw ontvangers, samenvoegvelden invoeren en het samenvoegproces voltooien met behulp van de stapsgewijze aanpak die in deze sectie wordt beschreven. Benut de kracht van mail merge in Outlook om de efficiëntie van uw e-mailcommunicatie te verhogen en op maat gemaakte berichten aan te bieden die een blijvende impact op uw ontvangers achterlaten.

Hoe u een samenvoegbewerking uitvoert in Gmail

Gmail is een van de populairste e-mailplatforms en bevat verschillende tools waarmee u uw e-mailefficiëntie kunt verbeteren. Afdruk samenvoegen is zo'n functie waarmee u eenvoudig op maat gemaakte e-mails naar veel ontvangers kunt verzenden. In dit gedeelte leiden we u door de stappen voor het samenvoegen van mail in Gmail met een populaire add-on van derden genaamd 'Yet Another Mail Merge'.

De plug-in installeren:

Open uw Gmail-account in een webbrowser om Afdruk samenvoegen in Gmail te gaan gebruiken. Zoek in de “G Suite Marketplace” naar de add-on “Yet Another Mail Merge”. Installeer de add-on en geef deze de benodigde rechten om te integreren met uw Gmail-account.

Het e-mailsjabloon maken:

Open een nieuw Google-spreadsheet nadat u de add-on hebt geïnstalleerd en maak uw e-mailsjabloon in een van de kolommen. Maak de vereiste inhoud voor de sjabloon, inclusief tijdelijke aanduidingen voor ontvangerspecifieke informatie. Voeg tijdelijke aanduidingen toe voor bijvoorbeeld de naam van de ontvanger, het bedrijf en andere relevante informatie.

De gegevensbron gereed maken:

Maak een nieuwe kolom in hetzelfde Google-spreadsheet voor elk gegevensveld dat u in uw samenvoegbewerking wilt opnemen. Vul in deze kolommen de ontvangerspecifieke gegevens in, zoals namen, e-mailadressen en andere relevante informatie. Controleer of de kolomkoppen overeenkomen met de tijdelijke aanduidingen in de e-mailsjabloon.

Start de samenvoegbewerking:

Open het Google-spreadsheet en selecteer het menu 'Add-ons' nadat uw e-mailsjabloon en gegevensbron zijn voltooid. Kies 'Nog een nieuwe Afdruk samenvoegen' en vervolgens 'Start Afdruk samenvoegen'. Dit leidt u door het proces van het configureren van uw samenvoeging.

Het samenvoegen voltooien:

Om het samenvoegen te voltooien, volgt u eenvoudigweg de stappen van de add-on. Pas de parameters naar wens aan, zoals de naam van de afzender, het antwoordadres en of u de e-mails onmiddellijk of later wilt verzenden. Om het samenvoegen te starten, bekijkt u een voorbeeld van de samengevoegde e-mails om te controleren of alles er correct uitziet en klikt u vervolgens op de knop "Verzenden".

U kunt eenvoudig samenvoegingen uitvoeren en gepersonaliseerde e-mails sturen naar talloze ontvangers in Gmail met behulp van de add-on "Yet Another Mail Merge". Met de stapsgewijze instructies in deze sectie kunt u de add-on installeren, een e-mailsjabloon bouwen, uw gegevensbron voorbereiden, het samenvoegen starten en het samenvoegproces binnen enkele minuten voltooien. Gebruik de functie voor het samenvoegen van Gmail om uw e-mailcommunicatie te stroomlijnen en gepersonaliseerde berichten aan te bieden die een blijvende impact hebben op uw ontvangers.

Hoe voer ik een samenvoegbewerking uit in Excel?

Voeg een samenvoegveld in:

  • Ga naar Mailings > Adresblok. Zie Adresblok invoegen voor meer informatie.
  • Als u een begroetingsregel wilt toevoegen, kiest u Begroetingsregel. Zie Begroetingsregel invoegen voor meer informatie.
  • Zie Samenvoegvelden invoegen als u andere samenvoegvelden wilt toevoegen, zoals factuurnummers.
  • Kies OK
  • Kies Bestand > Opslaan.

Hoe kan ik samenvoegen met labels?

Maak uw adreslabels:

  • Klik in Word op Mailings > Afdruk samenvoegen starten > Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen om de wizard Afdruk samenvoegen te starten.
  • Kies Etiketten en klik vervolgens op Volgende: Startdocument.
  • Kies Labelopties, selecteer uw labelleverancier en productnummer en klik vervolgens op OK.
  • Klik op Volgende: Selecteer ontvangers.
  • Klik op Bladeren, selecteer uw Excel-mailinglijst en klik vervolgens op Openen.
  • Zorg ervoor dat het vak Eerste rij met gegevens met de kolomkoppen is geselecteerd en klik op OK.
  • Controleer je lijst. Sleep de rechterbenedenhoek om het dialoogvenster groter te maken. Klik vervolgens op OK.
  • Klik op Volgende: Orden uw labels.
  • Om het adresblok toe te voegen, klikt u op Adresblok en vervolgens op OK.
  • Klik op Alle labels bijwerken.
  • Klik op Volgende: Bekijk een voorbeeld van uw labels.
  • Als de tekst niet past, drukt u op Ctrl + A om alles te selecteren, klikt u vervolgens met de rechtermuisknop en selecteert u Alinea. Vink de optie aan met de tekst Geen ruimte toevoegen tussen paragrafen met dezelfde stijl en klik op OK.
  • Voltooi het samenvoegen door op Volgende te klikken.
  • Klik op Afdrukken, vervolgens op OK en vervolgens nogmaals op OK.

Wat zijn de zes stappen van Mail Merge?

Bijvoorbeeld de namen en adressen van de ontvangers van een brief.

  • Selecteer Documenttype.
  • Selecteer Startdocument.
  • Selecteer Ontvangers.
  • Schrijf je brief.
  • Bekijk een voorbeeld van uw brieven.
  • Voltooi de samenvoeging.

Wat is de eerste stap van Afdruk samenvoegen?

De eerste stap is het kiezen van wat Word een “documenttype” noemt in het taakvenster Afdruk samenvoegen, dat bepaalt welk type samenvoeging u wilt uitvoeren: standaardbrieven, e-mailberichten, enveloppen voor massamailings, etiketten voor massamailings. mailings of een directory (een lijst of catalogus).

Conclusie

Als het gaat om het optimaliseren van uw communicatie-inspanningen, kan het gebruik van een samenvoegbewerking een game changer zijn. Met Afdruk samenvoegen kunt u eenvoudig unieke berichten naar talloze ontvangers sturen, of u nu Microsoft Word, Outlook of Gmail gebruikt. U kunt het primaire document of de e-mailsjabloon maken, uw gegevensbron voorbereiden, samenvoegvelden introduceren en het samenvoegproces efficiënt voltooien door de stapsgewijze tips in de overeenkomstige secties te volgen.

Door het proces van het afstemmen van uw communicatie te automatiseren, kunt u met merge tijd en moeite besparen. U kunt elke communicatie personaliseren met ontvangerspecifieke informatie, zoals namen, adressen of andere relevante feiten, of u nu brieven, enveloppen, etiketten of e-mails verzendt.

Met Afdruk samenvoegen kunt u uw professionele communicatie verbeteren, of het nu gaat om zakelijke communicatie, marketinginitiatieven of persoonlijke communicatie. Hiermee kunt u een persoonlijk tintje toevoegen dat resoneert met uw ontvangers en een blijvende indruk achterlaat.

Accepteer de kracht van mail merge in uw favoriete software, of het nu Microsoft Word, Outlook of Gmail is, en u zult efficiënter en effectiever kunnen communiceren. U kunt uw communicatieworkflow stroomlijnen en unieke communicatie bieden die zich onderscheidt van de massa door gebruik te maken van deze krachtige tool.

Referenties

0 aandelen:
Laat een reactie achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd *

Dit vind je misschien ook leuk