Het openhouden van een bedrijf houdt in dat u zich aan verschillende voorschriften en regels moet houden. De aanvraag voor een federaal werkgeversidentificatienummer (FEIN) moet een van de eerste stappen zijn bij het opzetten van een bedrijf. Maar wat is een FEIN precies? Is het ook verplicht om er een te hebben? Dit artikel zal dienen als een gids voor alles wat u moet weten. Laten we naar het goede gedeelte gaan.
Wat betekent FEIN?
Entiteiten die zaken doen in de Verenigde Staten krijgen een federaal belastingidentificatienummer, ook wel bekend als een werkgeversidentificatienummer (EIN). Het nummer is een uniek negencijferig bedrijfs-ID-nummer dat op dezelfde manier werkt als het burgerservicenummer van een persoon. Met 'sofinummer' bedoel ik de belastingnummers van individuen, vaak ook wel belastingidentificatienummers of TIN's genoemd. Het is gemakkelijk om de twee soorten nummers door elkaar te halen, maar houd er rekening mee dat de ene voor bedrijven is en de andere voor particulieren. Dat mag niet in je opkomen.
Met een FEIN kunnen de IRS en andere overheidsinstanties de fiscale en financiële activiteiten van bedrijven identificeren en volgen. Het is essentieel om belastingaangiften in te dienen en pensioen- en ziektekostenrekeningen op te stellen om onder andere medische en tandheelkundige voordelen aan werknemers te verstrekken.
Wie heeft een FEIN nodig?
Een FEIN is niet altijd nodig, maar er zijn verschillende situaties waarin het voor elk bedrijf nodig is, zelfs voor een eenmanszaak. Je hebt het echter nodig als je:
- Creëer een bedrijf of werk samen met anderen.
- Bepaalde belastingformulieren indienen (bijv. Werkgelegenheid of accijnzen)
- Houd belastingen in op het inkomen, anders dan loon, voor niet-ingezeten vreemdelingen
- Heb een Keogh-plan
Als u lid bent van of leiding geeft aan de volgende soorten organisaties, heeft u mogelijk ook een federaal werkgeversidentificatienummer (FEIN) nodig:
- Trusts, met uitzondering van enkele herroepbare trusts die eigendom zijn van de schenker, IRA's en belastingvrije organisaties
- Estates
- Beleggingskanalen voor onroerend goed hypotheken
- Coöperaties van boeren
- Plan beheerders
Een FEIN is niet vaak nodig bij de volgende organisaties:
- Ondernemers die opereren in een "one-man show"
- Wie niemand aanneemt of niemand in dienst heeft.
- Iedereen die bovengenoemde belastingen niet hoeft te betalen
Als u uw bedrijf start als een enkele eigenaar en uw sofinummer gebruikt in plaats van een FEIN, komt u er later misschien achter dat u er een nodig heeft. Vooral als u van plan bent uw bedrijf uit te breiden of te reorganiseren tot een bedrijf en werknemers in dienst te nemen. Als u later een bedrijf start, heeft u zelfs een FEIN nodig. Zelfs als het gaat om het indienen van lokale, provinciale en federale belastingen, is uw FEIN een cruciaal stuk informatie.
Waar wordt een FEIN voor gebruikt?
U hebt een FEIN nodig om formulieren in te vullen zoals:
- Formulier W-2 – Loon- en belastingaangifte
- Formulier W-3 – Verzending van loon- en belastingaangiftes
- Formulier 1096 - Jaarlijkse samenvatting en verzending van Amerikaanse informatieteruggaven
- Formulier 940 - Jaarlijkse federale werkloosheidsaangifte (FUTA) van de werkgever
- Formulier 941 - Driemaandelijkse federale belastingaangifte van de werkgever
- Schema C – Winst of verlies uit zaken
- Formulier 1065 - Amerikaanse teruggave van partnerschapsinkomsten
- Formulier 1120 – Aangifte inkomstenbelasting Amerikaanse vennootschappen
Een FEIN is ook vereist wanneer uw bedrijf belasting van welke aard dan ook betaalt en werknemergerelateerde belastingformulieren zoals W-2's uitgeeft. Werkgevers moeten aan het einde van elk boekjaar W-2's aan hun werknemers verstrekken. Alle salarisrapporten, inclusief maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse belastingformulieren, bevatten uw FEIN en kunnen worden ingediend door een competente leverancier van salarisverwerking.
U moet ook een 1099 afgeven aan elke onafhankelijke contractant aan wie u tijdens het belastingjaar ten minste $ 600 hebt betaald, en uw FEIN moet op dat formulier worden vermeld. Niet alleen uw bedrijf heeft voor tal van doeleinden een FEIN nodig, maar ook uw werknemers en externe aannemers bij het opstellen van hun belastingaangifte.
Hoe kom ik aan een FEIN?
Om uw FEIN-nummer gemakkelijk te verkrijgen, kunt u essentieel gebruik maken van de onderstaande stappen.
#1. Bepaal of u in aanmerking komt voor een FEIN.
Als uw hoofdbedrijf is gevestigd in de Verenigde Staten of zijn territoria, en u beschikt over een geldig burgerservicenummer of een andere vorm van belastingidentificatie, zoals een andere FEIN, komt u in aanmerking voor een FEIN.
Als u uw hoofdbedrijf in de Verenigde Staten of zijn territoria heeft, komt het grootste deel van uw inkomen als bedrijfseigenaar uit een praktijk in dit gebied. Als gevolg hiervan kunt u, zelfs als u een ander bedrijf buiten de Verenigde Staten heeft, nog steeds in aanmerking komen voor een FEIN. De aanvrager hoeft niet de bedrijfseigenaar te zijn, maar hij moet wel grondige kennis hebben van en transacties hebben met de financiën van het bedrijf. Ook een secretaresse of administratief medewerker kan een FEIN aanvragen. Het enige dat u hoeft te doen, is formulier SS-4 ondertekenen en het gedeelte voor door derden aangewezen personen invullen.
#2. Verzamel de informatie die de IRS nodig heeft.
Formulier SS-4: aanvraag voor werkgeversidentificatienummer is vereist door de IRS. Om een FEIN te verkrijgen, moet u eerst een fysiek adres opgeven voor uw bedrijf (met een locatie in de Verenigde Staten).
Op het aanvraagformulier moet u de juridische structuur van uw bedrijf specificeren, zoals een LLC of een bedrijf. Als uw bedrijf een LLC is, moet u alle leden vermelden. U moet ook de aard van uw bedrijf specificeren.
Bij de aanvraag heeft u de volgende aanvullende informatie nodig:
- De reden waarom u een FEIN aanvraagt. U kunt bijvoorbeeld een nieuw bedrijf starten of een bestaand bedrijf herstructureren.
- De exacte datum waarop u uw bedrijf startte of kocht.
- De branche waarin uw bedrijf actief is of waarin u klanten houdt, zoals retail of consultancy, evenals de product- of dienstomschrijving.
- Wanneer het eerste werknemersloon via uw bedrijf werd betaald.
- De einddatum van uw boekjaar of boekjaar. Als u het hele kalenderjaar uw belastingen betaalt, is dit meestal de maand december.
- Het meest waarschijnlijke aantal werknemers dat u in het komende jaar wilt aannemen.
#3. Vraag een FEIN online, telefonisch of per post aan.
Als u in aanmerking komt voor een FEIN, zijn er tal van mogelijkheden om er een te verkrijgen:
- Telefoonnummer: (800) 829-4933
- Per fax of gewone post: Formulier SS-4 vindt u hier, evenals het faxnummer en postadres voor uw locatie op de IRS-website.
- Op de website van de Belastingdienst: U kunt Formulier SS-4 online indienen of deelnemen aan een live chat in interviewstijl waar u vragen zult worden gesteld en indien nodig een FEIN krijgt. Deze service is beschikbaar van maandag tot en met vrijdag van 7 uur tot 10 uur EST. Het duurt twee weken voordat uw nummer actief is in het IRS-systeem, ongeacht welke methode u gebruikt.
Ook als uw bedrijf geen FEIN nodig heeft, kan het toch de moeite waard zijn om er een aan te vragen. Er zijn geen kosten aan verbonden en u weet nooit wanneer u besluit een werknemer in dienst te nemen of wanneer uw bedrijfsomstandigheden veranderen.
Wanneer moet ik mijn FEIN wijzigen?
U hoeft uw FEIN na aanschaf niet te updaten of te wijzigen. Tenzij er uitzonderlijke omstandigheden zijn zoals bepaald door de IRS, moet u, als uw bedrijf een bedrijf is, uw FEIN bijwerken of wijzigen als:
- Uw bedrijf wordt een eenmanszaak of een maatschap.
- Een fusie resulteert in de oprichting van een nieuwe onderneming.
- Uw bedrijf wordt een dochteronderneming van een ander bedrijf.
Als uw bedrijf een maatschap is, moet u uw FEIN actualiseren als:
- Het bedrijf wordt een eenmanszaak.
- Uw bedrijf wordt een bedrijf.
- Een nieuwe samenwerking vervangt een oude.
Als u een FEIN hebt als eenmanszaak of een LLC, moet u deze wijzigen als u:
- Je hebt faillissement aangevraagd.
- U zet uw bedrijf om in een BV of een maatschap.
- U verwerft zeggenschap over een andere onderneming.
U hoeft niet opnieuw een nieuwe FEIN aan te vragen als uw bedrijf verhuist of van naam verandert.
Opzegging van uw FEIN
De IRS gebruikt uw FEIN-nummer nooit voor een ander bedrijf nadat het aan u is toegewezen. U kunt uw FEIN ook niet opzeggen. Wel kunt u uw zakelijke rekening opheffen bij de Belastingdienst. Het is belangrijk op te merken dat het annuleren van uw zakelijke account uw FEIN niet uit de IRS-database wist.
Vermeld bij het sluiten van uw zakelijke account de wettelijke naam van uw bedrijf, FEIN, bedrijfsadres en reden voor het annuleren van uw account. Voeg een kopie van de IRS EIN Assignment Notice toe als u deze nog hebt.
U kunt alle materialen opsturen naar:
Belastingdienst, 45999 Cincinnati, OH
Als u alle vereiste belastingaangiften heeft ingediend, deactiveert de IRS alleen uw zakelijke account. Retourzendingen moeten worden ingediend als u:
- Er is een federale belastingstorting of een andere federale betaling gedaan
- Zijn verplicht om aangiften omzetbelasting in te dienen
- Hebt u een bericht van de Belastingdienst gekregen dat uw aangifte omzetbelasting moet worden betaald?
Is een FEIN vereist om de salarisadministratie in te stellen?
Voordat u kunt beginnen met het opzetten van de salarisadministratie voor uw werknemers, moet u eerst een FEIN van de IRS verkrijgen. U zou vrijwel zeker ook een EIN van uw staat nodig hebben. Beide nummers zijn vereist om de loonadministratie af te handelen, omdat bronbelasting op loonstrookjes van werknemers moet worden overgemaakt aan de relevante belastinginstanties. Om federale en nationale werkloosheidsbelastingen in te dienen, evenals W-2- en 1099-papierwerk, hebt u zowel de FEIN als de EIN nodig.
Wat moet u met uw FEIN doen als u uw bedrijf moet sluiten?
Als u eenmaal een FEIN hebt verkregen, heeft u deze voor de rest van uw leven. Dat betekent niet dat u uw bedrijf niet kunt sluiten. Maar zelfs als uw bedrijf wordt gesloten, blijft de FEIN geregistreerd bij de IRS en wordt deze opgeslagen in de database.
Als u zich realiseert dat u uw bedrijf moet sluiten, moet u contact opnemen met de IRS en hen de officiële naam van uw bedrijf, uw FEIN, het adres en de reden voor de sluiting geven. Voeg indien mogelijk een kopie van uw CP-575-kennisgevingsbrief toe aan uw verzoek. Vergeet niet dat de IRS een account pas zal annuleren als alle essentiële belastingaangiften voor bedrijven zijn ingediend.
Wat is FEIN versus TIN?
Een FEIN kan worden gebruikt als belastingbetaler-ID. Voor sommige bedrijven is een FEIN vereist, voor andere niet. Met name is een FEIN niet altijd vereist als u geen werknemers heeft en uw bedrijf niet wordt opgericht. In dergelijke gevallen kan alleen het SSN van een persoon dienen als een geldig fiscaal identificatienummer (TIN).
Zoals hierboven ook vermeld, is de FEIN vereist voor het indienen van federale belastingaangiften. Als u belasting wilt indienen bij de staat, moet u mogelijk een EIN of EAN van de staat aanvragen. Het is mogelijk om die cijfers te gebruiken als uw officiële belastingidentificatienummer in de staat.
Is een FEIN hetzelfde als een SSN?
Een EIN is niet hetzelfde als een SSN. In tegenstelling tot het belastingnummer van een persoon, wat hun burgerservicenummer is, is het EIN van een bedrijf zijn eigen unieke nummer. Ondanks dat beide nummers hetzelfde doel dienen qua belastingaangifte, is een EIN voorbehouden aan commerciële ondernemingen.
Wat is een voorbeeld van een FEIN-nummer?
IRS EIN's hebben de vorm XX-XXXXXXX en bestaan uit negen cijfers. Het is een manier voor werkgevers en mensen zonder werknemers om hun belastingrekeningen te onderscheiden. In het geval van personeelsbeloningen kan het EIN echter worden gevolgd door een alfa (zoals P) of het plannummer (zoals 003).
Wat is het verschil tussen SSN en FEIN?
De afkorting "SSN" verwijst naar uw sofinummer. Dit nummer wordt, net als een FEIN, verstrekt door de federale overheid. Een burgerservicenummer identificeert u daarentegen als een individu voor de overheid en andere entiteiten, terwijl een FEIN het tegenovergestelde doet voor uw bedrijf. Burgerservicenummers kunnen in zeldzame gevallen als bedrijfs-ID worden gebruikt, hoewel dit alleen aan te raden is voor eenmanszaken of zeer kleine bedrijven zonder werknemers.
Volgens één definitie heb je de status van eigenaar van een klein bedrijf als je überhaupt 1099 inkomsten ontvangt. Het is voor u mogelijk om uw belastingen in te dienen met alleen uw sofinummer en de noodzaak van een federaal werkgeversidentificatienummer (FEIN) te vermijden, maar u kunt nog steeds profiteren van bedrijfsinhoudingen.
Hoe verifieer ik een FEIN?
Het gebrek aan wijdverbreid gebruik maakt EIN's gemakkelijker te vergeten; in tegenstelling tot SSN's, leggen maar weinig mensen ze daadwerkelijk vast in het geheugen. Als u de uwe moet verifiëren om zeker te zijn, kunt u uw FEIN-nummer controleren in de IRS-bevestigingsbrief, andere documenten zoeken met uw werkgeversidentificatienummer of contact opnemen met de IRS om uw FEIN te krijgen.
Conclusie
Het verkrijgen van een FEIN is een noodzakelijk onderdeel van het doen van een bedrijf en het proces is vrij eenvoudig. En omdat het gunstig kan zijn voor andere bedrijfsdoelstellingen, is het aanvragen van een aanvraag een goed bestede tijd en misschien wel een van de eenvoudigste beslissingen die een bedrijfseigenaar kan nemen. Beste wensen terwijl u uw bedrijf uitbreidt!
Gerelateerde artikelen
- HOE BEGIN U MET PAYROLL VOOR KLEINE BEDRIJVEN: 2023 Best Easy Guide
- Salarisadministratie voor kleine bedrijven: de beste service voor salarisadministratie in het VK
- 17 BESTE LOONSYSTEMEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN 2023, bijgewerkt!!!
- HR-SERVICES VOOR KLEINE BEDRIJVEN: functies en voorbeelden van HR-services
- KOSTEN VAN SALONDIENSTEN EN BELASTINGEN
- 10 BESTE EN SLECHTSTE TIMESHARE-BEDRIJVEN TER WERELD
- HOE PREKWALIFICEREN VOOR HUISLENING: alles wat u moet weten
- ZELFBEOORDELING: gedetailleerde uitleg en alles wat u moet weten
OPMERKINGEN
