Met reisbeheertools krijgt u een beter inzicht in de behoeften van uw klanten, die u kunt gebruiken om op hun behoeften afgestemde promotiestrategieën te creëren en te visualiseren. U kunt een reismanagementsysteem vergelijken met de centrale verwerkingseenheid (CPU) van uw computer. Omdat het zo'n belangrijk systeem is, wilt u er zeker van zijn dat u het juiste platform gebruikt voor de reizen van uw bedrijf. In dit artikel leer je over de beste gratis tools die je kunt gebruiken bij het zoeken naar reisbeheersoftware.
Wat is een reismanagementsysteem?
Een reisbeheersysteem (TMS) is een uitgebreid softwareplatform dat het beheer van alle aspecten van de reisindustrie vergemakkelijkt, van dienstverleners tot boekingen, het volgen van prijzen, voorraadanalyse en meer.
Deze gratis reisbeheersoftware kan alle soorten reizen omvatten, zoals hotels, auto's, bussen, treinen en vliegtuigen, evenals individuele of groepsreispakketten. Bedrijven gebruiken deze tools om aankoopbeslissingen te stroomlijnen, reiskostenregistraties van werknemers te centraliseren en budgetten voor zakenreizen te beheren. Met het reisbeheersysteem kunnen gebruikers reisaankopen boeken en rapporteren zonder tussenpersonen of zelfaangekochte bonnen in te dienen.
Bovendien verbetert deze software de zichtbaarheid tussen managers en werknemers als het gaat om zakenreizen en kunnen accountants en managers rapporten opstellen en werknemers vergoeden. Het zorgt er ook voor dat werkgerelateerde reizen van werknemers in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid. Hoewel producten in deze categorie vaak integreren met of onkostenbeheer- en kilometerregistratiefuncties bevatten, richt de gratis reisbeheersoftware zich uitsluitend op het rapporteren van reiskosten.
Wat is de rol van Travel Management Services?
Naast vlucht- en hotelreserveringen biedt de TMC ook vliegtuigcharter, luchthavenlounges, parkeren en transfers, hotelbedaanvragen, autoverhuur, chauffeurs, buitenlandse valuta, groepsreizen, hotelrekeningen, verzekeringen, vrijetijdsreizen, zeereizen, maaltijden aan. aanvragen, meet & greets, aankoop van paspoorten en visa, treinkaartjes, roadshow-services en sourcing van locaties. Elke boeking wordt gemaakt in overeenstemming met het reisbeleid van het bedrijf, dat is gebaseerd op een database met profielen van reizigers en werknemers.
Andere beheerservices die vaak worden geleverd, zijn onder meer MIS-rapportage, accountbeheer, risicobeheer, kosten-/onkostenbeheer, het volgen/beveiliging van reizigers en naleving van reisbeleid. Veel TMC's bieden nu online zelfboekingstools, waarmee organisaties hun eigen vlucht- en hotelreserveringen en boekingen kunnen maken. Daarnaast werken TMC's vaak met leveranciers en verkopers met voorkeursprogramma's voor prijsstelling en lidmaatschapsbeloningen.
Wat zijn de kenmerken van de gratis reisbeheersoftware?
De gratis reisbeheersoftware heeft de volgende kenmerken:
- Hotel- en luchtvaartreserveringen
- Hoofdroutes maken
- Individueel planningsbeheer
- Coördinatie van de planningen van teamleden
- Rapporteren en bijhouden van reiskosten
- Betaling en aangifte van belastingen
- Agendasynchronisatie voor reisplannen
- Opslag van reisdocumenten
- Hulp bij annulering van vluchten
- Updates van de toestand van de bestemming
- Veiligheid en veiligheid van reizigers
- Beheer van reisbeleid
- Applicatie voor mobiele apparaten.
- Herinneringen en waarschuwingen voor reizigers
- Updates van de weersvoorspelling
De voordelen van het gebruik van een reisbeheersysteem
- U kunt automatisch leads toewijzen aan teamleden.
- Met behulp van een telefonie-integratie van derden kunt u uw CRM-systeem koppelen aan uw bestaande telefoonsysteem.
- U hebt de mogelijkheid om inkomende leads te taggen als 'Heet', 'Warm' of 'Koud'. Dit zal u helpen bij het concentreren op het eerst converteren van de heetste leads.
- Als u billboards heeft, kunt u deze koppelen aan uw e-mail om oproepen en e-mails te verzamelen.
- Wanneer een lead wordt gegenereerd, wordt automatisch een klantaccount gemaakt en als de lead een bestaande is, wordt het oude account bijgewerkt.
- U kunt ook de vermeldingen van uw bedrijf op sociale media volgen met eenvoudige API-integratie.
- Vanaf één handige locatie kunt u het aantal leads bijhouden dat door elke bron wordt gegenereerd. U kunt ook de meest vruchtbare acquisitiemethoden voor de lead identificeren. De telefoontjes en e-mails die van uw billboards komen, kunnen rechtstreeks naar uw inbox worden verzonden.
- Met tools voor reisbeheer kunt u leads van websiteformulieren, pop-ups, sociale media en livechats sorteren zonder meerdere spreadsheets te gebruiken. Kijk hoe uw leads binnenkomen in uw centrale inbox.
Waarom is een Travel Management Systeem belangrijk?
Een goed reisbeheersysteem centraliseert reisgegevens en besluitvorming en integreert met andere bedrijfscomponenten, waardoor de bedrijfsvoering wordt verbeterd.
Hoe werken reismanagementbedrijven?
Het omvat doorgaans het definiëren van een reisbeleid, het communiceren met leveranciers, het maken van reserveringen en het assisteren bij het bewaken en beheren van reiskosten en -uitgaven. Zij zijn verantwoordelijk voor het afhandelen van de reisarrangementen van een klant.
Wat zijn de pijlers voor reisbeheer?
Vanwege de vele bewegende delen en overwegingen die een reis veilig maken, kunnen reisbeheertools complex zijn. Deze vier pijlers zijn essentieel om een zakenreis lonend en succesvol te maken, ondanks de moeilijkheden die zich kunnen voordoen.
#1. Veiligheid van werknemers
De veiligheid van werknemers tijdens zakenreizen is een topprioriteit voor de meeste bedrijven, ongeacht de branche. De groei van het aantal zakenreizen en veranderingen als gevolg van klimaatveranderingen, natuurrampen, terroristische activiteiten, ongevallen en politieke onrust hebben ertoe geleid dat bedrijven behoefte hebben aan een uitgebreid en gestructureerd veiligheidsprogramma voor zakenreizen.
Beheerders van zakenreizen kunnen hiaten in het beleid opvullen en hun bedrijven voorbereiden op toekomstige veiligheidsuitdagingen naarmate veilig reizen toeneemt. Preventieve initiatieven om werknemers te helpen, zoals veiligheidsbriefings, training en documenten voorafgaand aan de reis, kunnen werknemers een gevoel van veiligheid geven. Dit kan op zijn beurt leiden tot een hogere productiviteit en loyaliteit van medewerkers, wat het bedrijf een boost geeft.
#2. Kost efficiëntie
De kosten van zakenreizen zijn voor de meeste organisaties de op één na hoogste operationele kosten. Zakenreizen zijn van cruciaal belang voor zowel het behoud als de uitbreiding van een bedrijf, en met de stijgende reiskosten wordt het voor bedrijven steeds belangrijker om hogere niveaus van efficiëntie te bereiken in hun beheerde reisprogramma's.
De reiskosten van een organisatie omvatten veel meer dan alleen de kosten van vliegtickets. Organisaties moeten alle kosten voor inkoop, beheer en gebruik van reizen in overweging nemen om de totale financiële impact te bepalen. Dit zijn enkele voorbeelden:
- Front-end kosten: Deze omvatten het geld dat een bedrijf uitgeeft aan "Duty of Care", "reisbeheer", "inkoop", "leverancier" en "contract"-administratie.
- Reiskosten en kosten: De reiskosten omvatten de aankoop van tickets, parkeergelden, autolease- of huurkosten, evenals onderhouds- en brandstofkosten. Accommodatiekosten, reiskosten en verzekeringsclaims kunnen allemaal extra kosten met zich meebrengen.
- Back-endkosten: Facturatie- en onkostenverwerkingskosten, beheer- en rapportagekosten, en mogelijk proceskosten zijn andere belangrijke kosten wanneer u internationaal reist, vooral gezien de volatiliteit van wisselkoersen.
#3. productiviteit
In de huidige hogedrukwerkomgeving lijdt 46% van het personeelsbestand aan stress als gevolg van strakke deadlines, conflicten tussen collega's, lange werkuren, enz. Werknemers die onder veel stress staan, presteren slecht. Dit komt tot uiting in een lagere betrokkenheid bij het werk, een lagere productiviteit en een hoger ziekteverzuim. Reizen voor zaken kan werknemers blootstellen aan variabelen buiten hun controle, zoals vluchtvertragingen. Dit kan de kans op stress vergroten.
Er werd ontdekt dat 87% van de zakenreizigers van mening is dat de kwaliteit van hun zakenreizen een impact heeft op hun bedrijfsresultaten. Toegang tot bepaalde faciliteiten en Wi-Fi-connectiviteit is van cruciaal belang voor een succesvolle zakenreis voor de moderne zakenreiziger. Lange transittijden, vijandige werkomgevingen tijdens het reizen, onhandige hotellocaties en maaltijden kunnen onder andere stress veroorzaken bij een zakenreiziger.
De beschikbaarheid van buitenlandse valuta is echter een grote zorg voor internationale reizigers vanwege beperkingen op het meenemen van vreemde valuta. Dit geldt met name voor langeafstandsreizen met meerdere bestemmingen. Zakenreizigers moeten soms meerdere valuta's meenemen voor dergelijke reizen, wat stressvol kan zijn. Het hebben van een forex-reiskaart kan deze zorgen aanzienlijk verlichten.
Deze stressveroorzakende elementen kunnen de productiviteit van werknemers verminderen door hun gemoedsrust te verstoren en hen af te leiden van zakelijke doelstellingen. Werknemers moeten zich in alle stadia van het reizen ontspannen en verfrist voelen om het doel van een zakenreis te maximaliseren. Hierdoor kunnen zij zich uitsluitend op hun werk concentreren, wat resulteert in betere prestaties. Meer dan 90% van deze zakenreizigers was het ermee eens dat zakenreizen een impact hebben op hun werktevredenheid en prestaties. Dit geldt vooral onder millennials, die geloven dat om productief te zijn, zaken en plezier hand in hand moeten gaan.
#4. Transparantie
De zakenreisindustrie heeft, net als alle andere, kopers en verkopers, evenals een netwerk van partners die de kloof tussen vraag en aanbod helpen overbruggen. De toeleveringsketen van een reisinkoper is complex, met luchtvaartmaatschappijen, hotels, vervoerders, technologiebedrijven, betalingsproviders, GDS, TMC's en anderen. Deze leveranciers en partners hebben niet alleen contracten met kopers, maar ook met elkaar, wat de toeleveringsketen nog complexer maakt. Luchtvaartmaatschappijen en hotels hebben overeenkomsten met GDS'en; GDS'en hebben overeenkomsten met TMC's en TMC's hebben overeenkomsten met luchtvaartmaatschappijen en hotels - die allemaal los staan van de overeenkomst van elke partij met de koper. Er is een complex web van onderlinge afhankelijkheden tussen deze deelnemers.
Als gevolg hiervan stroomt een complexe en onmerkbare stroom van betalingen, incentives, commissies, bonussen, overschrijvingen, kortingen, vrijstellingen en gunsten door de waardeketen. Dit vormt een probleem voor reismanagers. Met de komst van online boeken en het groeiende belang van de beveiliging van persoonlijke gegevens, is er een toenemende behoefte om ervoor te zorgen dat er geen datalekken optreden in termen van werknemers die voor zaken reizen. Hoewel overeenkomsten met derden altijd vertrouwelijkheids- en geheimhoudingsclausules bevatten, moeten bedrijven de effectiviteit ervan waarborgen.
Transparantie over de tevredenheid van reizigers kan bedrijven niet alleen helpen bij het behouden en aantrekken van werknemers, maar ook bij het verbeteren van de ROI van reizen. Transparantie op bovengenoemde gebieden kan travelmanagers helpen om de effectiviteit van hun bedrijfsreizen te verbeteren.
Welke technologie gebruiken reisbureaus?
Met zoveel technologieën die de reisindustrie voortdurend bombarderen, kan het moeilijk zijn om de opties en kansen te doorzoeken om te vinden wat zelfs de meest technologisch onderlegde reisagenten ten goede zal komen.
Mobiele technologie, sociale media en de menselijke maat behoren tot de meer kritische technologieën die een reisbureau moet gebruiken. De technisch onderlegde agenten van vandaag moeten mobiel zijn, verbinding kunnen maken met hun klanten en toegang hebben tot kritieke reisgegevens vanaf elk apparaat - notebooks, tablets en smartphones - op elk moment en vanaf elke locatie.
Bovendien verdwijnen sociale media niet, en een schrijver in de branche zei dat reisbureaus 'een persoonlijkheid moeten krijgen'. Bouw een aanwezigheid op sociale media op en integreer deze in marketing- en communicatiestrategieën. Social media is een van de belangrijkste tools voor reisbeheer die grote bedrijven gebruiken om de naamsbekendheid en klantrelaties te vergroten.
Ten slotte is er de menselijke maat. Geen enkele technologie op de planeet kan ooit de waarde van de menselijke aanraking vervangen. Computers en analyses kunnen een overvloed aan trendgegevens genereren, maar het is aan de reismanager of reisagent om die gegevens te gebruiken om de reis van elke klant te personaliseren. Mensen bouwen relaties, geen technologie.
Conclusie
Als het om zakenreizen gaat, bevordert een reisbeheersysteem de zichtbaarheid tussen managers en werknemers en stelt het accountants en managers in staat rapporten op te stellen en werknemers te compenseren. Ik hoop dat deze gids u zal helpen.
Veelgestelde vragen over het reisbeheersysteem
Wat zijn de kenmerken van toeristisch management?
Het betekent het beheren van een overvloed aan activiteiten, zoals het onderzoeken van reisbestemmingen, het plannen van de reis, het maken van reisarrangementen en het verstrekken van accommodatie. Het omvat ook marketinginspanningen om toeristen te verleiden om specifieke bestemmingen te bezoeken.
Hoe kan het reismanagement verbeterd worden?
5 stappen naar de beste processtroom voor reisbeheer
- Stel prioriteiten voor beheerders, managers en reizigers.
- Gebruik een boekingsplatform waarmee reizigers zelf kunnen reserveren.
- Vereenvoudig uw beleid en goedkeuringsproces.
- Reizigers helpen bij het verkrijgen van directe hulp.
Wat is een reissoftware?
Reisbureausoftware is een soort software waarmee bedrijven een breed scala aan reisproducten kunnen beheren, zoals vluchten, hotels en activiteiten. Met deze software kunnen bedrijven pakketten, offertes en reisroutes aanbieden, marketingcampagnes starten, betalingen verwerken en de financiële gezondheid van de organisatie bijhouden.
{
"@Context": "https://schema.org",
"@Type": "FAQPage",
"hoofdentiteit": [
{
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Wat zijn de kenmerken van toeristisch management?
"
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
Het betekent het beheren van een overvloed aan activiteiten, zoals het onderzoeken van reisbestemmingen, het plannen van de reis, het maken van reisarrangementen en het verstrekken van accommodatie. Het omvat ook marketinginspanningen om toeristen te verleiden om specifieke bestemmingen te bezoeken.
"
}
}
, {
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Hoe kan het reismanagement worden verbeterd?
"
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
5 stappen naar de beste processtroom voor reisbeheer
- Stel prioriteiten voor beheerders, managers en reizigers.
- Gebruik een boekingsplatform waarmee reizigers zelf kunnen reserveren.
- Vereenvoudig uw beleid en goedkeuringsproces.
- Reizigers helpen bij het verkrijgen van directe hulp.
"
}
}
, {
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Wat is reissoftware?
"
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
Reisbureausoftware is een soort software waarmee bedrijven een breed scala aan reisproducten kunnen beheren, zoals vluchten, hotels en activiteiten. Met deze software kunnen bedrijven pakketten, offertes en reisroutes aanbieden, marketingcampagnes starten, betalingen verwerken en de financiële gezondheid van de organisatie bijhouden.
"
}
}
] }
Gerelateerde artikelen
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering: definitie, kosten, dekking en kosteneffectieve opties
- ALGEMENE AANSPRAKELIJKHEIDSVERZEKERING VOOR KLEINE BEDRIJVEN: kosten en beste opties
- DE BESTE UITGAVENBEHEERSYSTEMEN
- HULPMIDDELEN VOOR UITGAVENBEHEER: Stapsgewijze handleiding en de beste tools om te gebruiken
- Onkostenbeheer: definitie en 13 beste onkostenbeheersoftware
Referenties
