Er zijn softwarebeheertools die u helpen bij het centraliseren en automatisch afhandelen van reisboekingen voor uw klanten. Als u deze softwarecategorie voor het eerst onderzoekt, behandelt dit bericht alles wat u moet weten over de belangrijkste functies, leveranciersopties en de markt als geheel. Houd ons in de gaten, want we zetten de beste tools voor zakelijk reisbeheer op een rij.
Softwaretools voor reisbeheer
Een tool voor reisbeheer is software waarmee gebruikers hun reisuitgaven kunnen plannen, kopen en volgen. Bedrijven gebruiken deze software om aankoopbeslissingen te stroomlijnen, gegevens over reiskosten van werknemers te centraliseren en budgetten voor zakenreizen te beheren. In plaats van individuele agenten in dienst te nemen of zelf gekochte bonnen naar onkostenbeheersoftware te sturen, bieden reisbeheertools gebruikers een platform voor het plannen en automatisch rapporteren van hun reisaankopen.
Tools voor reisbeheer bevorderen de zichtbaarheid tussen managers en werknemers met betrekking tot bedrijfsreizen, en stellen accountants en managers in staat rapporten op te stellen en werknemers te compenseren. Het garandeert ook dat werkgerelateerde reizen van werknemers in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid.
Welke tools voor reisbeheer hebben bedrijven nodig?
Software voor reisbeheer is uitgegroeid tot een essentieel hulpmiddel voor moderne ondernemingen. Dit komt door de snelle aard van de zakelijke omgeving, de globalisering en de noodzaak om te reizen. Hoewel communicatie op afstand mogelijk is, vereisen veel scenario's face-to-face ontmoetingen om zakelijke contacten te ontwikkelen. Als gevolg hiervan moeten bedrijven af en toe bedrijfsvertegenwoordigers op zakenreizen sturen. Dit is waar tools voor reisbeheer kunnen helpen. Bedrijven kunnen op basis van hun specifieke vereisten kiezen uit verschillende oplossingen voor reisbeheer, die de hele zakelijke reiservaring kunnen stroomlijnen en verbeteren.
Er zijn verschillende soorten tools voor reisbeheer beschikbaar, elk met een unieke reeks mogelijkheden. Hieronder volgen de meest voorkomende soorten hulpmiddelen voor reisbeheer:
#1. Beheertools voor zakenreizen
Tools voor het beheer van zakenreizen bieden bedrijven een uitgebreid platform voor het beheer van de zakenreizen van hun werknemers. Deze applicaties omvatten vaak het boeken van reizen, het beheer van reisroutes en het bewaken van de naleving van het beleid, allemaal in één geconsolideerd dashboard.
#2. Hulpmiddelen voor planning en beheer
Oplossingen voor planning en beheer van zakenreizen zijn bedoeld om bedrijven te helpen bij het plannen en beheren van de zakenreizen van hun werknemers. Het boeken van reizen, het beheer van reisroutes, offline toegang en automatische reisroutesynchronisatie met andere applicaties zijn veelvoorkomende aspecten van deze producten
#3. Hulpmiddelen voor onkostenbeheer
Oplossingen voor onkostenbeheer zijn bedoeld om particulieren en bedrijven te helpen bij het volgen, organiseren en beheren van al hun reisgerelateerde uitgaven. Het scannen van facturen, geautomatiseerde onkostendeclaraties en interactie met boekhoudsoftware zijn veelvoorkomende aspecten van deze tools.
#4. Tools voor reisbeheer
Met software voor het beheer van reisroutes kunnen klanten hun vakantieplannen op één locatie consolideren en organiseren, waardoor het gemakkelijker wordt om al hun reisarrangementen te beheren en bij te houden. Deze apps en websites verzamelen vaak reisinformatie van e-mailbevestigingen of boekingssites en maken een hoofdreisplan dat kan worden bekeken via een app of website.
Waar u op moet letten bij het doorlichten van beheertools voor zakenreizen
Tools voor reisbeheer die alles dekken, van het beheer van reizigersgegevens tot boekingen tot beleidsontwikkeling tot automatische uitgaven en meer, zijn zonder twijfel de beste oplossing op de markt. Ze verschillen echter aanzienlijk in termen van bruikbaarheid en de kostenbesparingen die ze kunnen opleveren voor organisaties, waarbij toegang tot laaggeprijsde goederen de belangrijkste drijfveer is.
Hier is een checklist van waar u op moet letten bij het evalueren van software voor het beheer van zakenreizen:
- Zelfboekingsfunctie.
- Gratis hulp de klok rond
- Reisinventaris.
- Een tool die in de toekomst kan worden opgeschaald en aangepast.
- Reisbijstand is 24 uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar via telefoon, chat en e-mail.
- Er zijn geen extra kosten voor reisbijstand.
- Consolidatie van facturen
- Rapporteren over reiskosten
Toptools voor zakelijk reisbeheer
Met de meeste software voor het boeken van zakenreizen kunnen werknemers vanuit één interface vluchten, voertuigen en hotels boeken. Hier zijn enkele populaire tools voor het beheer van zakenreizen.
#1. kosten
Dit reis- en onkostenbeheersysteem (TMS) dat wordt gehost in de cloud, helpt bedrijven bij het beheren van de levenscyclus van onkostendeclaraties, facturen en T&E-vergoedingen. Werknemers kunnen de beeldherkenningsmogelijkheden van Expensya gebruiken om bedragen, datums en handelaarsinformatie uit hun reis- en amusementsbewijzen te extraheren.
#2. Circulaire
De app voor onkostenbeheer die door Circula wordt aangeboden, helpt bedrijven bij het effectief beheren van dagvergoedingen, contante uitgaven, reiskosten en contante uitgaven in verband met vakanties. Naast de functies voor reisbeheer, waaronder regels voor het toewijzen van fondsen, zakelijke creditcards en geautomatiseerde nalevingscontroles, omvat de oplossing ook personeelsvoordelen als een van de functies.
#3. Airbnb
Airbnb for Work vereenvoudigt het proces van het boeken en beheren van reizen voor uw bedrijf door toegang te bieden tot lokale en internationale advertenties die geschikt zijn voor zowel korte als lange zakenreizen. Hoewel het geen speciaal TMS is, biedt de oplossing enkele van dezelfde functies als die van speciale TMS'en, waaronder het bijhouden van uitgaven, gedeelde betaalmethoden en boekingen.
#4. TripActies
TripActions kan bedrijven helpen bij het automatiseren van hun zakenreizen door opties te bieden voor rapportage, boekingsbeheer en het genereren van facturen. Naast de goedkeuringsworkflow omvatten andere functies onkostendeclaratie, herinneringen, vakantieplanning en mobiele toegang. TripActions maakt het voor teams mogelijk om reisuitnodigingen te sturen naar zowel gasten als kandidaten voor openstaande vacatures. Een dashboard geeft je ook de mogelijkheid om je jaarlijkse uitgaven en budget te monitoren.
#5. ReisBank
TravelBank is een programma voor het bijhouden van onkosten en het beheer van zakenreizen dat beide functies combineert in één enkel platform. Het gebruiksvriendelijke ontwerp, de snelle onkostenvergoedingen en het reisbeloningsprogramma helpen organisaties allemaal bij het opstellen en in de praktijk brengen van een kosten- en reisbeleid. De TravelBank-tool is beschikbaar in zowel mobiele als desktopformaten.
#6. ReisPerk
TravelPerk verlicht de stress die gepaard gaat met zakenreizen door klanten het grootste assortiment boekingsopties over de hele wereld te bieden tegen betaalbare prijzen. Het biedt XNUMX uur per dag klantenservice en met het FlexiPerk-programma kunt u uw geld terugkrijgen voor elke reis die u maakt.
#7. SAP Akkoord
SAP Concur is het meest gebruikte geïntegreerde systeem voor het beheren van reiskosten, zakelijke facturen en andere bijbehorende kosten over de hele wereld. Met SAP Concur krijgen werknemers een app die hoog aangeschreven staat om hen bij elke reis te helpen, en ook geautomatiseerde factuurgoedkeuringen. Integratie van gegevens in bijna realtime en het gebruik van kunstmatige intelligentie om de nauwkeurigheid van zakelijke transacties te beoordelen, kan bedrijven helpen begrotingstekorten te voorkomen.
#8. Fiel
Fyle doet de belofte dat het werknemers zal helpen bij het naleven van het T&E-beleid van uw bedrijf, terwijl het ook financiële teams zal voorzien van creditcardbeheer en ontvangstbeheersoftware om hen te helpen de totale T&E-uitgaven onder controle te houden. Een kilometerregistratie, de mogelijkheid om personeelskosten, dagvergoedingen en reisrapporten te splitsen, zijn enkele van de extra functies die zijn opgenomen in de reisbeheermogelijkheden van Fyle.
#9. Embursus
Emburse elimineert de noodzaak van moeizame handmatige processen, verbetert het beheer en de zichtbaarheid van uitgaven en biedt gratis ondersteuning. Certify Expense van de software omvat een workflow voor bestedingsverzoeken en kaartuitgifte die met elkaar zijn geïntegreerd, evenals mobiele ontvangstregistratie en ingebouwde audittools.
#10. Bestek
Spendesk is een oplossing voor het beheren van onkosten die bedrijven helpt bij het boeken van zakenreizen, het bewaken van de uitgaven van werknemers en het automatiseren van onkostendeclaraties. Met deze reisbeheertool kunnen gebruikers goedkeuring vragen aan het management en veilig boeken op elke website, net als de rest van de reisbeheertools op de lijst.
#11. egencia
Egencia is een TMS dat mogelijkheden biedt voor het rapporteren van uitgaven, beheerderstoegang, een mobiele app voor extra gemak en facturering aan klanten. Daarnaast biedt Egencia informatie over reisbeleidsinstellingen op landniveau voor landen die door de epidemie zijn getroffen.
#12. Rydoo
Rydoo geeft zijn gebruikers de mogelijkheid om hun uitgaven in realtime en vanaf elke locatie ter wereld te volgen en te beheren. De software is compatibel met verschillende boekhoudtoepassingen, waaronder Oracle, Xero en Quickbooks. Integraties met Uber en Lyft zijn ook beschikbaar op dit platform, waardoor het voor medewerkers veel eenvoudiger wordt om vervoer van en naar de luchthaven te plannen.
#13. Zoho-kosten
Klanten kunnen alle aspecten van de zakenreizen van hun werknemers beheren met behulp van Zoho Expense, een onderdeel van Zoho's uitgebreide softwareportfolio. De Zoho-onkostenoplossing biedt gebruikers ook de mogelijkheid om uitgebreide reisroutes samen te stellen, vluchten en hotels te boeken, pre-reisrechten en reizigersprofielen in te stellen.
#14. paarsoft
Door een boekingsmodule te bieden die reisinhoud aan uw personeel toont, maakt Pairsoft het gemakkelijker om reisarrangementen af te handelen. Het combineert het reisbeleid van een bedrijf voor onderhandelingen met luchtvaartmaatschappijen, hotels en autoverhuurbedrijven, en het synchroniseert alle reisinformatie met de oplossing voor onkosten die de tool biedt.
#15. kosten maken
De mogelijkheid om een gesprek met een conciërge te beginnen en vervolgens reisarrangementen zoals vluchten, hotels en auto's te boeken, is een van de handigste aspecten van Expensify. De reisbeheeroplossing van Expensify bevat een aantal functies die handig waren voor zakenreizigers in het tijdperk van COVID. Deze functies omvatten diensten voor reisrisico's, medische adviezen en vervoer in noodgevallen. Houd er rekening mee dat de oplossing werknemers in staat stelt om te boeken bij de luchtvaartmaatschappij, het hotel en het frequent flyer-programma van hun keuze, wat gevolgen kan hebben voor het totale bedrag dat wordt uitgegeven aan reizen en entertainment.
Hoe werkt een Travel Management Systeem?
Een zakenreisbeheersysteem stroomlijnt boekingen door alle hotel- en ticketkeuzes samen te brengen op één platform. Bovendien biedt het systeem een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface waarmee zakenreizigers alles op één platform kunnen boeken in plaats van door meerdere websites te navigeren, wat tijd bespaart.
Wat zijn de vier C's van Corporate Travel management?
De vier C's van zakelijk bedrijfsbeheer
- Cultuur.
- Samenwerking.
- Kosten.
- CFO's.
Wat zijn de stappen bij het beheren van zakelijk reisbeheer?
Als uw organisatie regelmatig zakenreizen beheert, helpen de onderstaande vijf acties om het proces te stroomlijnen en problemen te minimaliseren.
- Selecteer een tool voor zakelijk reisbeheer.
- Maak polissen voor de reizen van uw werknemers.
- Hulp bieden aan je team.
- Maak een financieel beheersplan.
- Vereenvoudig de goedkeuringsprocedure.
Wat zijn de doelstellingen van het reisbeleid?
Het doel van het reisbeleid is om duidelijke beleidsregels en procedures aan te bieden die in overeenstemming zijn met nationale en federale normen, om veilig reizen te bevorderen, om redelijke en beheersbare reiskosten mogelijk te maken met behoud van essentiële controles en verantwoording, en om ervoor te zorgen dat al deze doelstellingen worden gehaald.
gerelateerde berichten
- De beste all-inclusive familieresorts in het Caribisch gebied 2023
- REISAGENTSCHAP DALLAS: De beste beste dienstverleners 2023
- Wanneer is de beste tijd om IJsland te bezoeken? Alles wat u moet weten
- Kun je snacks meenemen in een vliegtuig: TSA-regels 2023
Referenties
