HOA-MANAGEMENTSOFTWARE: beoordelingen van de beste opties in 2023

Inhoudsopgave Verbergen

Wat is een HOA-beheersoftware?
Waarom heb je HOA-beheersoftware nodig?
Waar u op moet letten bij HOA-beheersoftware
Top 10 uitstekende alternatieven voor HOA-beheersoftware
Software en services voor beheer van communityverenigingen
Conclusie
Veelgestelde vragen over HOA-beheersoftware
Kun je QuickBooks gebruiken voor een VvE?
Wat maakt een goede HOA-website?
Hoe stel ik Hoa in QuickBooks in?
1. Gerelateerde artikelen
2. Referenties

Het beheren van een VvE is geen gemakkelijke taak. Je handen zijn altijd vol, van het innen van online betalingen en ervoor zorgen dat de rekeningen op orde zijn, tot het plannen van bestuursvergaderingen, het beheren van de communitywebsite en bewonersdatabases, het communiceren met die mensen, het beheren van bouwkundige beoordelingen, serviceverzoeken of het handhaven van CC&R-regels, en tientallen andere taken tussendoor.
En het lijkt erop dat er geen einde in zicht is aan al deze inspanningen.
Dat is niet helemaal correct. Om zeker te zijn, zal het runnen van een VvE je altijd bezig houden. U kunt echter tijd besparen door de meeste van uw taken te vereenvoudigen en te stroomlijnen door HOA-beheersoftware te gebruiken.

In deze tutorial leer je alles wat je erover moet weten. We overlopen alle voordelen van het gebruik van HOA-software en laten u zien welke oplossingen momenteel beschikbaar zijn voor uw vereniging op de markt.

Wat is een HOA-beheersoftware?

Een HOA-software is een programma of platform dat organisaties van huiseigenaren helpt bij het beheren van veel elementen van hun activiteiten.

Doorgaans concentreert HOA-software zich op één gebied van de activiteiten van de HOA: rekeningen, planning, betalingen, CC&R-handhaving, enzovoort. De software kan echter ook een verscheidenheid aan verschillende modules bevatten die helpen bij verschillende HOA-processen. Deze softwareoplossingen worden alles-in-één HOA-beheersoftware genoemd.

Waarom heb je HOA-beheersoftware nodig?

De basisreactie is natuurlijk dat het je een hoop moeite kan ontnemen. Maar het is niet alles. Daarom hebben we hieronder enkele van de extra voordelen uiteengezet van het gebruik van softwareoplossingen om uw VvE te helpen beheren.

Bijna al uw processen kunnen worden gestroomlijnd met HOA-software. Verschillende zelfbeheerde HOA-softwareprogramma's kunnen u helpen bij het beheren van alle documentatie, het uitgeven van CC&R-overtredingsrapporten en overtredingsbrieven, het accepteren van betalingen, het beheren van de boeken en nog veel meer. Omdat de software veel van deze taken automatisch afhandelt, maakt u tijd vrij om u te concentreren op andere elementen van de VvE.

U kunt uw huiseigenaren of gemeenschapsvereniging overal beheren met HOA-software. Bijna alle oplossingen die tegenwoordig op de markt zijn, zijn webgebaseerd, wat betekent dat u via een gespecialiseerde app toegang hebt tot de gegevens vanaf elke computer of zelfs vanaf uw mobiele telefoon.

Lees ook: VvE (vereniging van huiseigenaren): definitie, vergoedingen en regels

Het hebben van speciale HOA-software betekent dat alle documentatie en gegevens van uw vereniging zich nu op één locatie bevinden. Alle belangrijke belanghebbenden zullen er toegang toe hebben, vaak via een mobiele app, wat een betere verantwoording voor alle betrokken partijen impliceert.

Uw gegevens zijn ook veiliger wanneer ze worden opgeslagen in een cloudgebaseerd systeem in plaats van op een enkele machine of in een wirwar van mappen.

De software heeft het potentieel om zowel de interne als de externe communicatie sterk te verbeteren. Een deel hiervan is te wijten aan het feit dat alle gegevens zich op één locatie bevinden. Wanneer iedereen toegang krijgt tot alle kennis over een onderwerp, is het veel gemakkelijker om een oordeel te vellen en overeenstemming te bereiken over verschillende onderwerpen. Evenzo zal een betere en effectievere communicatie met bewoners het resultaat zijn van gestroomlijnde communicatiesoftware. Mensen in uw buurt kunnen snel nieuws ontvangen en leren wat er in hun gemeenschap gebeurt.

Ten slotte maken software en de gegevens die het kan leveren betere middelen mogelijk om verslag uit te brengen over de activiteiten van de vereniging en die kennis te gebruiken om de toekomst van de buurt te organiseren en te plannen.

Waar u op moet letten bij HOA-beheersoftware

Niet alle HOA-software is gelijk gemaakt. Sommige bieden modules die andere niet hebben, terwijl andere zich specialiseren in een bepaald type service (bijvoorbeeld het bouwen van websites). Het is van cruciaal belang om de juiste software voor uw VvE te selecteren, wat vaak betekent dat u moet kiezen voor een alles-in-één platform.

Dit zijn de belangrijkste kenmerken van HOA-software:

#1. Financiële rapportage en boekhouding

Boekhoudkundige vaardigheden in goede HOA-software moeten u in staat stellen uw financiën bij te houden. Het moet u ook nauwkeurige rapporten geven en u in staat stellen uw bankafschriften op elkaar af te stemmen.

#2. Communicatie middelen

Een uitgekiend communicatiesysteem stelt u in staat om bewoners op de hoogte te houden via verschillende kanalen (e-mails, pushmeldingen, waarschuwingen, enz.). Goede software moet berichten zowel in bulk als individueel kunnen verzenden.

#3. Evenementmanagement

Zoek naar HOA-software met een uitstekend evenementenbeheersysteem. U kunt dit gebruiken om evenementen in uw agenda te plannen en om een online agenda bij te houden voor de lokale bevolking. Het moet u ook helpen bij het evenement zelf door gasten toe te staan zich online te registreren en tickets te betalen.

#4. Online betalingssysteem

Een strategie om leden tevreden te houden, is het voor hen gemakkelijk maken om hun contributie online te betalen. Geweldige software bevat een verscheidenheid aan betalingsopties, waaronder creditcards/betaalkaarten en ACH-cheques. Leden moeten hun bankgegevens rechtstreeks aan hun rekeningen kunnen koppelen.

Een online betalingssysteem kan u ook helpen achterstallige betalingen te verminderen, die u met uw software moet kunnen volgen.

#5. Online woonportaal

Kies software met een portaal waar bewoners vanaf elke locatie online toegang toe hebben. Met een paar simpele klikken kunnen leden hun profiel bijwerken, contributie betalen, de evenementenkalender bekijken, reageren op communicatie en toegang krijgen tot HOA-gegevens.

#6. Residentiële database

Uw software zou u in staat moeten stellen een hoofdlijst van de informatie van uw leden bij te houden en te zoeken met filters. Dit bevat hun namen, contactgegevens, profielen, enzovoort. Het bijwerken van hun informatie moet ook eenvoudig zijn.

#7. Overtredingen Tracker

Bewoners zullen af en toe de regels overtreden, dus uw software zou een mechanisme moeten hebben om die informatie bij te houden. Dit is vooral handig in grotere gemeenschappen omdat meerdere schendingen tegelijkertijd kunnen plaatsvinden of elkaar overlappen. Met deze module kunt u eenvoudig de overtredingen van leden bijhouden, toegang krijgen tot hun overtredingsgeschiedenis en kennisgevingen verzenden.

Top 10 uitstekende alternatieven voor HOA-beheersoftware

#1. AppFolio-eigendomsbeheerder

Prijs: Vanaf $ 1.40 per eenheid per maand
Demo/proefversie: Een demonstratie is op aanvraag beschikbaar.

AppFolio is een uitgebreide HOA-beheersoftware die het mogelijk maakt om architectuurevaluaties, contributie- en beoordelingsverzamelingen, het volgen van overtredingen, goedkeuringen van bestuursleden, bankconnectoren en meer uit te voeren. Al deze functies zijn beschikbaar via een web- of mobiele applicatie.