Kleine bedrijven en startups hebben een taakbeheersysteem nodig om ervoor te zorgen dat hun projecten goed samenwerken. Het open-source taakbeheersysteem wordt echter een haalbare optie voor bedrijven omdat het kosten en functionaliteit in evenwicht houdt. Veel bedrijven overwegen hoe ze een open source taakbeheersysteem op de juiste manier kunnen creëren, zodat het de aandacht van gebruikers trekt en teams van verschillende bedrijven helpt bij het organiseren van al hun werkprocessen. Projectmanagers van kleine bedrijven kunnen bijvoorbeeld een gratis taakbeheersysteem gebruiken om het volgen van taken te automatiseren en ook te helpen bij de visualisatie van specifieke taken. In dit artikel maakt u kennis met het beste gratis open-source taakbeheersysteem voor uw bedrijf.
Wat is een taakbeheersysteem?
Taakbeheer is het proces waarmee een projectmanager de dagelijkse taken die moeten worden voltooid, bepaalt, volgt en voltooit. In projectbeheer is taakbeheer de manier waarop de workflow efficiënt wordt georganiseerd. Het is echter taakgericht, gedetailleerd en maakt deel uit van een groter projectschema. U kunt uw projecten gemakkelijk beheren met behulp van de ingebouwde tools voor taakbeheer, tijdregistratie en teamsamenwerking van ProjectManager.
Taken hebben, net als projecten, een levenscyclus. Het begint wanneer de taak is voltooid; vervolgens wordt het toegewezen, gestart, voltooid en geverifieerd. Het kan ook worden gestopt, gepauzeerd of mislukt. Sommige taken kunnen afhankelijk zijn van andere om te beginnen of te voltooien. Het volgen van taken is een cruciaal aspect van projectbeheer waarbij ze worden gecontroleerd. Taakbeheer is dus een complexe discipline die nauwgezette aandacht voor detail, flexibiliteit en de juiste hulpmiddelen voor projectbeheer vereist.
Wat zijn de 4 categorieën taken?
De Eisenhower-methode classificeert taken in vier categorieën: belangrijk/urgent, niet belangrijk/urgent, niet belangrijk/urgent en niet belangrijk/niet urgent. Deze zijn effectief omdat u snel kunt bepalen of een taak onmiddellijk, later of helemaal niet moet worden voltooid.
Beste gratis taakbeheersysteem
Tools worden steeds populairder in de software-industrie en spelen nu een belangrijke rol in elk project. Voor elke categorie zijn er verschillende tools beschikbaar. Deze tools helpen handmatige inspanning te verminderen en tijd te besparen. Hier zijn enkele van de beste tools voor taakbeheer.
#1. Taakbeheersoftware
Het gebruik van gratis taakbeheersoftware is de meest efficiënte manier om uw taken te beheren. Het bevat alle functies die u nodig hebt, zoals herinneringen, terugkerende evenementen, tijdregistratie, automatische meldingen en werkopdrachten. Een taakbeheersysteem maakt het eenvoudig om samen te werken met niet alleen je teamgenoten, maar ook met alle andere belanghebbenden. Er zijn talloze tools online beschikbaar met verschillende mate van complexiteit en functies, waardoor het eenvoudig is om de beste pasvorm voor uw bedrijf te vinden.
#2. Takenlijsten
Takenlijsten zijn een van de meest populaire tools voor taakbeheer. Mensen gebruiken elke dag takenlijsten om hun taken te beheren. Het grote voordeel is dat het zo eenvoudig te gebruiken is; alles wat je nodig hebt is een pen en papier. Dingen afvinken is ook bevredigend op een manier die niets anders is. Hoewel een takenlijst handig is voor het beheren van eenvoudige lijsten en taken, is deze niet voldoende voor complexere werkitems met meerdere personen en afhankelijkheden.
#3. Kanban-borden
Kanbanborden zijn een leuke manier om je taken te organiseren. Er zijn meerdere online versies van een Kanbanbord, maar een whiteboard en een paar sticky notes is voldoende. De visuele weergave van taken maakt het voor meerdere mensen gemakkelijker om in een oogwenk een statusupdate te krijgen. De online versies bevatten meer geavanceerde functies, zoals aangepaste taakstatussen en weergaven op basis van uw zakelijke vereisten.
#4. Spreadsheets
Spreadsheets worden ook vaak gebruikt om taken bij te houden, omdat ze gemakkelijk te vinden en te gebruiken zijn. Elke spreadsheetsoftware, zoals takenlijsten, kan worden gebruikt om uw werkitems in te vullen en bij te houden. Een spreadsheet maakt het ook eenvoudig om gegevens te beheren en te delen. Het nadeel is dat geavanceerde taakbeheerfuncties zoals tijd- en voortgangsregistratie, workflowautomatisering en resourcebeheer niet beschikbaar zijn.
#5. Gantt-diagrammen
Gantt-diagrammen, die vaker worden gebruikt voor projectplanning, kunnen ook worden gebruikt voor taakbeheer. De visuele weergave, vergelijkbaar met Kanban-borden, stelt iedereen in staat om eenvoudig werk over te nemen en te beheren met behulp van deze tool. Het is ook een nauwkeurige manier om werk in realtime weer te geven dankzij functies zoals afhankelijkheidsbeheer en kritiek pad en baselines. Er zijn verschillende soorten online Gantt-software en gratis versies beschikbaar als onderdeel van taakbeheersoftware.
Waarom hebben we een gratis taakbeheersysteem nodig?
Hier zijn de vijf belangrijkste redenen waarom u de gratis app voor taakbeheer in uw bedrijfssysteem zou moeten integreren.
#1. Bevordert betere samenwerking en coördinatie
Een van de belangrijkste voordelen van een tool voor taakbeheer is dat het de samenwerking verbetert tussen verschillende intra- en interdepartementale teams die werken aan het voltooien van een gemeenschappelijke taak. Elk teamlid heeft specifieke rollen en verantwoordelijkheden, ongeacht hoe groot of klein het project is. Het onderhouden van constante communicatie binnen de groep is cruciaal voor de succesvolle uitvoering en tijdige uitrol van het project.
Bovendien houdt een gratis taakbeheersysteem iedereen up-to-date en verbetert de samenwerking. Zo kunnen teamleden hun vragen of statusupdates gemakkelijk delen met de juiste persoon om onmiddellijk hulp te krijgen. Het open-source taakbeheersysteem stelt het team ook in staat om bestanden en documenten te delen terwijl iedereen op de hoogte blijft van het laatste nieuws.
#2. Het verbetert de planning en uitvoering.
Als u geen tijd en energie wilt verspillen, is planning een must. Projectplanning is essentieel voor elke fase van de projectontwikkelingscyclus. Managers kunnen projectbeheersoftware gebruiken om taken toe te wijzen aan verschillende teamleden op basis van hun capaciteiten en het project correct uit te voeren. Projectplanning duurt lang omdat het team alle belangrijke stappen moet uitstippelen. Met het open source taakbeheersysteem kan het management de volgorde van taken kiezen.
#3. Hulp bij de toewijzing van middelen
Het is moeilijk voor het management om middelen toe te wijzen op basis van de moeilijkheidsgraad van taken en de mogelijkheden van middelen. Om ervoor te zorgen dat bedrijfsprocessen soepel verlopen, moeten middelen efficiënt worden beheerd.
De tool voor taakbeheer helpt bedrijven ook bij het definiëren van materialen, bronnen en hulpmiddelen. Het is nodig om een projectlevenscyclus soepel te laten verlopen. Een goede project management tool kan bedrijven ook helpen om onnodige resources in te huren, wat de overhead vermindert en de ROI in de loop van de tijd verhoogt.
#4. Verbetert de teamworkflow
De taakbeheertool maakt het gemakkelijk om iedereen op de hoogte te houden. De tool kan ook dienen als een platform dat alle teamleden bij elkaar brengt en dwingt om samen te werken. De projectmanager kan eenvoudig de activiteiten van verschillende teamleden volgen en de status van toegewezen taken in realtime controleren.
Het is ook mogelijk om te bepalen hoe lang het duurt om de taak te voltooien. De app voor taakbeheer is vooral handig voor grotere projecten, omdat de manager verschillende leden kan groeperen voor samenwerking. Als gevolg hiervan kan het bedrijf de vruchten plukken van een sterke teamworkflow en op tijd aan al zijn doelstellingen voldoen.
#5. Continue taakbewaking
Om succes op lange termijn en tijdige levering te bereiken, moeten bedrijven de projectprestaties in elke fase volgen. De taakbeheertool houdt elke taak bij om dit doel zo soepel mogelijk te bereiken. Via deze tool kan het bedrijfsmanagement ook prestatiegegevens voor elk teamlid verkrijgen en elke fase van het project continu monitoren. Het helpt het bedrijf bij het effectief optimaliseren van alle projecten.
Wat zijn taakbeheervaardigheden?
Taakbeheermogelijkheden stellen u in staat efficiënter en effectiever met uw tijd om te gaan. Het zijn zachte vaardigheden - interpersoonlijke kenmerken die nuttig zijn in verschillende beroepen en professionele situaties. Timemanagement is essentieel voor elke medewerker op elk gebied. Het stelt hen in staat minder tijd te besteden aan niet-essentiële taken en meer tijd aan belangrijke taken.
Voorbeelden van vaardigheden voor taakbeheer
Hier zijn enkele voorbeelden van aan taakbeheer gerelateerde vaardigheden:
#1. Effectieve planning
Taakplanning is een essentieel onderdeel van taakbeheer. Hiermee kunt u ze effectiever organiseren. Een goed gepland schema stelt u ook in staat om het meeste uit uw professionele tijd te halen, waardoor u misschien niet wordt afgeleid. Door een dagelijks, wekelijks en maandelijks schema bij te houden, kunt u op de hoogte blijven van elke taak en de duur ervan inschatten of prioriteit geven aan de belangrijkste.
#2. Effectieve prioritering
Sommige van uw taken kunnen dringender zijn dan andere, maar dit is afhankelijk van uw beroep. Het vermogen om hun belang correct in te schatten en ze uit te voeren op basis van hun prioriteit kan zowel de kwantiteit als de kwaliteit van uw werk verbeteren. Prioriteiten stellen is een belangrijk onderdeel van een efficiënte planning, omdat u hierdoor meer werk kunt doen terwijl u meer energie toewijst en u kunt concentreren op de taken die voor u het belangrijkst zijn.
#3. Werklastbeheer
Hoewel het besteden van zoveel mogelijk tijd aan uw taken op korte termijn tot een hoge productiviteit kan leiden, leidt dit op de lange termijn waarschijnlijk ook tot uitputting en burn-out. Een belangrijk aspect van taakbeheer is het inschatten van uw werklastcapaciteit en het daarop afstemmen van uw plannen. Het stelt je in staat om voor langere tijd op hoog niveau te presteren, waardoor je een aantrekkelijkere kandidaat bent voor werkgevers.
#4. Aandacht voor details
Het analyseren van de bijzonderheden van elke taak en het bepalen van het belang ervan vereist een sterk ontwikkelde aandacht voor detail. Deze mogelijkheid kan u helpen bij het evalueren van de tijd die nodig is om elke taak te voltooien, wat uw planning kan verbeteren. Afgezien van het helpen bij het prioriteren en plannen van uw taken, vergroot het goed op details letten de kans dat u ze met succes zult voltooien.
#5. Efficiënte delegatie
Afhankelijk van uw functie kunt u mogelijk een deel van uw verantwoordelijkheden delegeren. Dit kan de productiviteit van zowel u als uw organisatie verhogen. Delegeren is een bijzonder belangrijke taakbeheervaardigheid als u in het management werkt en toezicht houdt op de taken van andere mensen naast die van uzelf.
#6. Geavanceerd kritisch denkvermogen
Kiezen aan welke taken prioriteit moet worden gegeven en hoe lang het duurt om ze te voltooien, is niet altijd een gemakkelijke beslissing. U kunt echter de kwaliteit van uw besluitvorming verbeteren door kritisch te kunnen denken en logische argumenten voor elke beslissing te kunnen identificeren. Dit kan u helpen uw taken beter te beheren. Als je baas je schema in twijfel trekt, kan kritisch denken je helpen dit te rechtvaardigen.
Hoe kan ik taakbeheer verbeteren?
Overweeg deze stappen te volgen om uw taakbeheervaardigheden te verbeteren:
#1. Identificeer uw piekproductiviteitsperioden.
De meeste mensen hebben bepaalde momenten van de dag of week waarop ze het meest productief zijn. Als u weet wanneer uw piekuren zijn, kunt u uw moeilijkste taken op die momenten plannen. Dit kan u helpen die taken sneller en efficiënter uit te voeren, waardoor u meer tijd heeft om minder belangrijke taken uit te voeren wanneer u niet op uw hoogste productiviteitsniveau bent.
#2. Plan belangrijke taken in uw agenda.
Het proces van het toewijzen van een bepaalde hoeveelheid tijd in uw agenda aan een specifieke taak staat bekend als tijdsblokkering. Hierdoor kunt u uw planning beter organiseren en uw efficiëntie verhogen. Hoewel dit uw tijdbeheer waarschijnlijk zal verbeteren, moet u toch flexibel genoeg zijn om verschillende taken opnieuw te plannen in geval van nood.
#3. Bewaak de voortgang van individuele taken
U kunt de voortgang van elke belangrijke taak volgen en er tijd voor vrijmaken. Als u weet hoeveel werk er nog moet worden gedaan om een taak te voltooien, kunt u gemotiveerd blijven en kunt u inschatten hoeveel tijd nodig is om de taak te voltooien. Het laat u ook zien welke onderdelen van de taak langer hebben geduurd dan zou moeten, wat u kan helpen uw efficiëntie in de toekomst te verbeteren.
Is Jira een tool voor taakbeheer?
Ja, met Jira Core en Confluence kun je online taken toewijzen, uitvoeren en volgen.
Conclusie
Een open-source tool voor taakbeheer biedt tal van voordelen voor moderne ondernemingen, variërend van workflowoptimalisatie tot verhoogde productiviteit, wat resulteert in een hogere ROI in de loop van de tijd. Het enige dat u hoeft te doen, is een betrouwbare en toekomstbestendige app voor taakbeheer kiezen die uw medewerkers gemakkelijk zullen accepteren en gebruiken.
Veelgestelde vragen over het taakbeheersysteem
Wat zijn de 4 elementen van taakbeheer?
Do, Defer (Delay), Delegate en Delete zijn de vier D's (Drop). Door een taak of project in een van deze categorieën te plaatsen, kunt u uw beperkte tijd beter beheren en gefocust blijven op wat voor u het belangrijkst is.
Hoe houdt u alle taken op het werk bij?
Taken op het werk bijhouden
- Maak je checklists in Timely.
- Voeg taken toe aan je planning.
- Versleep tijdregistratie naar taken.
- Houd de status van alle taken bij.
Hoe houd ik taken bij voor meerdere projecten?
Hier zijn zeven strategieën voor het beheren en volgen van meerdere projecten.
- Vooruit plannen.
- Maak gebruik van alle tools die je tot je beschikking hebt.
- Organiseer je taken.
- Controleer uw plan regelmatig.
- Weet wanneer je moet delegeren.
- Houd je concentratie vast.
Gerelateerde artikelen
- TOOLS VOOR TAAKBEHEER: 24 beste tools voor taakbeheer voor teams [2022]
- HULPMIDDELEN VOOR WERKBEHEER: de betekenis, voorbeelden en gratis beste hulpmiddelen voor werkbeheer
- Hulpprogramma's voor projectbeheer Excel Gratis: alles wat u moet weten, typen en gratis hulpmiddelen om te gebruiken
- Wat is BUSINESS CYCLE? - Definitie, interne en externe oorzaken
- 6 tips om de automatisering van zakelijke taken goed uit te voeren
Referenties
